大学网络视频会议管理办法

XXXX大学网络视频会议管理办法1.为充分发挥XXXX大学网络视频会议系统（以下简称视频会议系统）的效能，确保网络视频会议规范、优质、高效、安全运行，特制定本办法。2.视频会议系统是新形势下推动我校进一步转变工作方式，改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。各部门单位要予以高度重视，充分运用视频会议资源召开会议。3.视频会议系统由校长办公室与教育技术中心统筹规划并组织推动。鼓励各部门单位在本部门内逐步推广扩大视频会议系统的覆盖范围。4.XXXX大学网络视频会议系统由校长办公室、教育技术中心、网络与信息中心和各会议室管理部门分工负责管理。具体职责分工如下：（1）校长办公室负责视频会议的统筹管理及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见；拟订以学校名义召开的全校性视频会议方案并组织实施；审核各部门单位申报的视频会议方案；协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作；协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。（2）教育技术中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括拟订视频会议操作规范并组织实施；申报视频会议系统所用设备的维护、保养预算；视频会议系统的主控设备等技术设施的日常管理维护；安排专业人员负责会前、会中的相关技术保障；做好重要视频会议数据存贮、归档；组织各会议室管理人员开展必要的专业培训等。（3）各会议室管理部门指定为各楼宇的物业公司，负责视频会议的场地管理、设备操作与保管，并协助会议主持人正确使用视频会议系统。（4）网络与信息中心负责网络畅通与安全。（5）召开视频会议必须按照会议审批的规定程序网上申请报批，经校长办公室审核后安排，视频会议优先一般会议。会议申请应按要求填写，包括会议名称、时间、出席领导、主会场参会人员、分会场参会人员、发言人信息等。（6）全校性的视频会议（包括教育部和省教育厅的视频会议），由校长办公室通知会场按照视频会议要求进行会场设置；通知教育技术中心负责系统测试、全程运行保障；通知网络中心负责网络畅通与安全保障。（7）视频会议主办单位应在视频会议召开的3个工作日之前提交申请，以便提前做好相关测试及技术保障工作。（8）视频会议会场应当满足会议需要，环境整洁，设备齐全可靠，桌椅等设施摆放有序。在会议召开期间，参会人员应当着装整齐，自觉保持良好秩序，不得随意走动。不发言的分会场应将麦克风置于静音状态。（9）视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。5.视频会议召开前一天，各主分会场应按照会议通知要求准时、全程参加会前的调测试。调测试参加人员为会场操作人员、会议秘书、教育技术中心技术保障人员、网络中心网络保障人员。6.视频会议开始前30分钟，主会场和各分会场系统进入就绪状态，保持各项技术配置参数到会议结束。7.各分会场应按统一的规格要求配置视频会议系统，严禁在会议过程中随意改变参数配置。8.会议期间，会场操作人员、会议秘书、技术保障人员必须坚守岗位。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风。9.各会场的视频会议系统的设备需指定专人负责管理和维护，会议期间，除视频会议操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备，不得谈论无关话题。10.会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。11.会场设备或网络出现故障，应及时排除。如暂时无法解决的，需及时将有关问题报告教育技术中心