物业公司法律事务管理条例模板

8/8物业公司法律事务管理条例第一章总则第一条为加强和完善公司法律事务管理，建立健全公司法律事务管理体系，更好地发挥法律保障和服务作用，依据国家关于法律、法规及《XX工业区有限公司法律事务管理规定(试行)》，充分考虑物业管理行业特点，结合公司总部和各属下公司实际，特制定本细则。第二条法律事务工作以维护公司权益，防范法律风险和解决经营管理活动中遇到的法律问题为基本任务。第三条法律事务工作在XX工业区和蛇口控股股份公司监督指导下，依照分级与授权的原则，建立以法律事务管理制度为基础，以公司总部企业管理与培训部和各属下公司法律事务联络员为纽带，以外聘常年法律咨询顾问和律师为社会资源支持的法律事务管理体系。第二章职责范围第四条法律事务工作分两级管理，公司总部的法律事务归口企业管理与培训部管理，各属下公司指派一名法律事务联络员。第五条公司总部企业管理与培训部的职责如下：1、负责建立和完善招商局物业系统法律事务管理制度；2、负责公司总部和指导各属下公司的行政复议、听证、诉讼、仲裁事务；3、帮助参加重大的对外商务谈判；4、依据总部、各属下公司、行业协会的要求，为法律方面的事项提供法律建议或意见；5、起草总部对外投资、合作、股权转让和资产处置关于的协议、章程、股东会和董事会决议等法律资料文件；审查各属下公司上述资料文件，并存档备案；6、接受XX工业区和XX控股股份公司法律事务管理的监督、指导，按上级单位要求上报案件进展状况和结案报告；对各属下公司法律事务监督、检查、指导和考核；7、建立XX物业系统"外聘律师备选名录"，指导、审查各属下公司外聘法律咨询顾问和律师事务；8、协作培训经理组织各属下公司法律事务联络员的法律常识、证据收集保存和业务的培训；9、建立物业管理法规规章、案例资料文件资料库；10、办理公司领导交办的其它法律事务。第六条各属下公司法律事务联络员的职责如下：1、负责各属下公司与总部法律事务工作的联系和沟通，及时报送法律事务工作总结；2、负责各属下公司与外聘法律咨询顾问和个案律师的对口联系；3、负责各属下公司重大法律事项、案件进展状况和结案报告的报告；4、负责各属下公司法律事务的管理，督促各管理中心(管理处)执行公司法律事务管理细则的规定；5、负责组织各属下公司二、三级培训中的法律常识、证据收集保存和业务的培训；6、负责各属下公司协议的管理，建立协议档案；7、负责收集本地的物业管理行业的法规规章、正在使用的协议、业主公约、业主委员会章程文本以及在物业管理实际操作中成功与失败的典型案例，并上报总部企业管理与培训部。第三章日常法律事务的管理第七条公司总部依据各属下公司业务和工作需要签发《授权书》，授予各属下公司签署经济协议、劳动协议、在银行开立帐户等法律事务的权限，期限一年。各属下公司在权限内行使职权。第八条公司总部与各属下公司主要印章如行政公章、协议专用章和财务专用章等，对外代表企业，须严格其使用管理。部门印章只在业务和内部往来中使用，不具有对外效力。各属下公司应制定严格的印章管理使用制度。第九条各属下公司加强空白法律资料文件如空白协议(特殊是格式协议)、法定代表人身份证明书、授权委托书的管理。授权委托书应由各属下公司的法定代表人签字，并加盖公司公章。第十条各属下公司应将法律事务工作纳入年度工作总结内容。各属下公司聘请常年法律咨询顾问的，可要求律师提交年度咨询顾问工作清单。第十一条依照分级管理原则，对各属下公司日常法律事务管理分为三级：1、重大法律事项应报总部批准：(1)超出本细则第七条各属下公司《授权书》权限的法律事务；(2)各属下公司需主动发出《法律建议或意见书》《律师函》《公司函》或在媒体发布声明、启示等法律文书的，涉及金额在10万元以上的，应在发出3日前报总部批准；接到对方上述法律文书的，应在3日内向总部汇报。2、一般法律事项应报总部知会备案：(1)在本细则第七条各属下公司《授权书》权限范围内，但案件性质、损失严峻、影响突出的法律事务；(2)各属下公司需主动发出《法律建议或意见书》《律师函》《公司函》或在媒体发布声明、启示等法律文书的，涉及金额在10万元以下的，应在发出3日前报总部知会备案；3、本细则第七条各属下公司《授权书》权限范围内的可以自行处理。第四章协议管理第十二条公司总部和各属下公司协议的谈判、签订、履行、解除、终止都必需依照《中华人民共和国协议法》和物业管理法规规章执行。第十三条本细则所指的"协议"包括：1、合资合作经营企业协议、企业章程；2、股权转让协议；3、借款协议、担保协议；4、物业管理委托协议(外委)、物业管理咨询顾问协议；5、电梯、空调等机电设备修理修缮养护协议、清洁绿化等外包协议；6、其他协议。第十四条协议审批权限：1、公司总部和各属下公司所有权整合、股权转让、借款和担保和对外投资新设公司事务由总部统一管理，各协议由总部审批。各属下公司新拓展项目的外委和咨询顾问物业服务协议均报总部批准。2、各属下公司预算范围内其它经济协议审批权限：(1)公司：金额不超过20万元，期限1年；(2)公司：金额不超过20万元，期限1年；(3)公司：金额不超过5万元，期限1年；(4)公司：金额不超过10万元，期限1年；(5)公司：金额不超过10万元，期限1年；(6)公司：金额不超过20万元，期限1年。超过上述金额和期限的协议需报公司总部批准。各属下公司上述权限由法定代表人按本细则第七条签发的《授权书》确认。第十五条协议的谈判、审批、签署、履行、解除、终止的全过程，常年法律咨询顾问或律师均可依据实际需要介入。常年法律咨询顾问或律师应在公司总部和各属下公司对外协议签署前出具《律师协议审查建议或意见书》。第十六条协议签署程序：1、协议的谈判：新设公司的投资项目谈判由总部领导、进展策划部、企业管理与培训部、项目所在地人员共同组建谈判小组进行；不设公司的投资项目谈判由进展策划部和各属下公司组建谈判小组进行；其他协议由各属下公司二人以上相关人员进行。2、需报总部审批的协议按本细则的审批权限、《协议审批单》和《协议审批流程》进行。各属下公司应建立公司内协议审批制度。3、协议的签署：需经总部批准的协议原则上要求由法定代表人签署，并加盖公章；其他协议由各属下公司依据本细则第七条《授权书》的职权签署，并加盖公章。第十七条协议谈判与签署时应注意以下几项重点审查内容：1、签约对方的主体资格/资质：营业执照、经营范围、资质证书、注册资本等；在与业主委员会签订物业服务协议时，应注意业主委员会是否经当地主管部门的登记，是否取得业主大会的决议同意。2、授权委托书：受托人及身份证复印件、受托事项及权限、有效期等。3、签约对方的履约能力：有无违约记录、银行信誉、股东背景等；对电梯维护养护等分包协议，应从合格分包方中选取。4、协议条款的完备和严谨，特殊是对于违约责任的商定应明确合理，经办人应充分估量违约风险。建议在协议中商定仲裁条款。第十八条协议应采纳书面形式，部、行政管理局和各所在地有示范文本的应使用该范本，没有的应使用公司范本。实行电子数据交换和E-MAIL形式的，应特殊注意保存，须打印存档。各属下公司应指派一个特定系统接收数据电文，并要求签订确认书。第十九条总部及各属下公司经办人应本着"认真负责"的态度保证协议的履行，注意保存各方往来资料文件、函件和数据电文。发生可能中止履行、履行未能，或协议变更、解除或终止等情形时，应及时向法律事务联络员和主管领导汇报。第二十条因执行协议需申请资金支付或调动的，应由经办人向财务部出示协议副本，经核对无误后方可办理。协议履行与条款不全都时，应及时向法律事务联络员和主管领导报告。财务部发觉协议的付款严峻与协议条款不符时应及时向总经理和总部企业管理与培训部汇报。第二十一条属下公司应建立协议档案制度，将协议正本(至少一份)、《协议审批单》和《律师协议审查建议或意见书》原件存档。由总部批准的协议，上述资料文件的复印件一份由总部备案。第五章外聘律师管理第二十二条公司总部将选择几家律师事务所作为长期合作伙伴，建立"外聘律师备选名录"。总部企业管理与培训部应加强和各地律师协会的联系，及时把握律师的业绩、执业纪律和执业道德状况，充分了解律师执业背景资料文件资料，对律师的满意度进行评价。第二十三条公司依据各属下公司业务量、所在地物业管理和律师行业进展水平，实行外聘律师的层级管理：1、、、公司应选择当地行业内的两至三家知名律师事务所，征询后择优聘请知名律师，依据业务量和律师实际协商确定费用；2、、公司按往年惯例和业务量聘请律师；3、公司外聘律师由总部监管、指导聘用。第二十四条各属下公司工作需要常年法律咨询顾问时，原则上由各属下公司自行聘请，但应由律师出具法律建议或意见书，并将《聘请常年法律咨询顾问协议书》(明确工作任务、工作方式、协议期限、费用和法律责任)、律师事务所简介、律师简介等背景材料报总部审批。第二十五条各属下公司依据工作需要，可以聘请项目律师或个案代理律师。项目律师指为特定项目临时聘请的律师，一般是非讼代理，一事一聘，采纳固定金额制。个案代理律师指诉讼仲裁代理的律师，费用可依据纠纷状况实行固定费率制、风险费率制或其他方式。采纳固定费率制的，应分期支付，且在结案后支付的律师费应不少于总额的30%。采纳风险费率的，不得超过胜诉金额的30%，一般不再支付差旅费等办案费，且律师费须在结案后支付。第六章特殊法律事务管理第二十六条本章所称的特殊法律事务是指人民法院(仲裁机构)、当事人及其他参加人为解决案件所进行的全部活动的诉讼仲裁事务，行政复议、行政处罚听证等特殊事务。第二十七条公司总部企业管理与培训部是公司特殊法律事务的归口管理部门。各属下公司在诉讼仲裁事务上接受总部企业管理与培训部的业务指导和监管。第二十八条各属下公司主动提起起诉、仲裁的：1、应做好起诉前筹备，收集整理各种有利和不利的证据；2、在起诉前10日内，向总部提出书面报告，拟聘律师及其法律建议或意见书和起诉书(申请书)；3、总部征询律师建议或意见后确定，并书面回复。第二十九条各属下公司接到对方律师起诉前的《律师函》，或接到法院或仲裁机构《应诉通知书》的，依据案件性质、可能损失和危机程度实行分级管理：1、属于解除物业管理服务协议(外委和咨询顾问)纠纷性质、或标的金额在10万元以上(公司5万元)、或已由媒体曝光的纠纷，必需在2日内口头或电话报告总部，并在7日内书面报告，附拟聘律师及其法律建议或意见书、答辩书；2、属于一般民事协议纠纷、或标的金额在10万元以下(公司5万元)的纠纷，在7日内书面报告，附拟聘律师及其法律建议或意见书、答辩书。3、总部收到书面报告后5日内书面回复。第三十条各属下公司接到行政机关的《行政确定书》和《行政处罚确定书》等，必需在5日内上报总部，确定是否复议或者提起行政诉讼。第三十一条各属下公司接到行政机关的将被重大行政处罚的口头或书面《听证告知书》，必需在次日报告总部，确定是否聘请代理人，筹备参加听证。第三十二条各属下公司依据总部的授权权限、案件性质和危机程度将案件进展状况上报：1、属于解除物业管理服务协议(外委和咨询顾问)纠纷性质、或标的金额在10万元(公司5万元)以上、或需由总部决策的案件应依据需要，一事一报、一事一请示；2、各属下公司授权范围内的其他案件，在每季度末最后一个工作日前知会公司总部，报企业管理与培训部备案。第三十三条