access的数据库和表

第二章

access的数据库和表本章任务了解access的功能和特点掌握access数据库的主要组成对象能用向导方式、自定义方式创建数据库能够熟练地建立表、修改表的结构和数据概述Access是一个功能强大的桌面关系数据库管理系统，可以组织、存储并管理任何类型和任意数量的信息，是office中一个成员Access的发展过程20世纪90年代初ACCESS1.0到目前的ACCESS2003。Access的主要特点和功能方便实用、能处理多种数据类型、设计过程自动化、与internet集成，提供功能强大的向导、采用OLE技术处理多媒体数据。Access简介Access数据库的系统结构对象间的关系见教材P21对象组表查询窗体报表数据访问页宏模块所有对象都存放在同一个数据库文件*.mdb中，方便了数据库文件的管理启动和关闭Access启动Access

单击“开始”菜单，然后在“程序”中选择图标，即可打开Access。关闭Access单击Access右上角的“关闭”按钮。选择“文件”菜单中的“退出”命令。使用Alt+F4快捷键。使用Alt+F+x快捷菜单命令。2.1创建数据库对数据库应用系统进行分析和研究，全面规划，再根据数据库系统的设计规范创建数据库。本节重点介绍数据库的设计步骤和创建数据库的方法。2.1.1数据库设计的步骤分析建立数据库的目的确定数据库中的表确定表中的字段确定主关键字确定表之间的关系1.分析建立数据库的目的应将用户需求融入其中。数据库设计者应与数据库的最终用户进行交流，了解现行工作的处理过程，共同讨论使用数据库应该解决的问题和应该完成的任务，并进一步讨论应保存哪些数据，怎样保存这些数据。2.确定数据库中的表按以下原则对数据进行分类：每个表应该只包含关于一个主题的信息。表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。3.确定表中的字段注意每个字段包含的内容应该与表的主题相关，而且应包含相关主题所需的全部信息。字段命名规则：字段名长度为1-64个字符可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符不能包含句号、惊叹号、方括号和重音符号‘4.确定主关键字主关键字：为了使保存在不同表中的数据产生联系，每个表必须有一个字段能惟一标识每条记录。例如：教师表中的教师编号，学生表中的学生编号，课程表中的课程编号。5.确定表之间的关系只有确定了表之间的关系，才能将不同表中的相关数据联系起来，为使用它打下良好的基础。2.1.2创建数据库Access的数据库可以包括表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块七种数据库对象组成，也可以是不含任何对象的空数据库。数据库是一个文件，扩展为mdb。数据库对象不是单独的文件，它们存储在数据库文件中。2.1.2创建数据库创建数据库的两种方法先建一个空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体和报表等对象。

（比较灵活，但用户必须分别定义数据库的每一个对象）使用“数据库向导”，利用系统提供的模板创建出快速创建出数据库，并创建所需的表、窗体和报表。自动创建后，可以进行修改。（仅一次操作就可以创建所需的表、窗体和报表，但不太灵活。）启动Access时，可选择创建空数据库或用向导建立数据库两种方式。进入access后，使用“新建”命令，也可以选择两种方式。启动对话框新建对话框演示：用向导建立数据库创建空数据库2.1.3数据库的简单操作一、打开数据库（与打开ppt文件相似）启动时，用启动对话框打开启动后，用“打开”命令打开双击某个access数据库文件(*.MDB)。二、关闭数据库（与关闭ppt文件相似）单击“数据库”右上角的“关闭”双击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标单击“数据库”窗口左上角的“控制”菜单图标，从弹出的菜单中选择“关闭”命令。创建空数据库后，应创建数据库中的各种对象，最基本的就是数据表（简称“表”），只有建立表后，才能创建数据库的其它对象，如查询、窗体、报表等。因此表是数据库最基本的对象，也是最重要的对象。2.2建立表表的构成：表结构、表内容建立表的过程：先建立表结构，再输入表内容设置表的字段（字段名、字段的数据类型、字段长度、字段约束等。）输入表的记录2.2.1Access数据类型文本数据类型使用的对象为文本或文本与数字的组合。例如：姓名、地址；也可以是不需要计算的数字，例如电话号码、邮编。默认大小为50个字符，最多255个字符，若字符个数超过了255，可以使用备注数据类型。备注数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题，可保存较长的文本和数字。例如，简短的备忘录或说明。内容可长达64000个字符。注意：不能对备注型字段进行排序或索引，但文本型字段却可以进行排序和索引。对备注型字段中的文本搜索，速度慢。所以，在对相对简短的字符、数字性数据进行设置时，特别是需要对字段的数据进行排序和索引时，尽量使用文本数据类型。3.数字数据类型用来存储进行算术运算的数字数据。可以通过设置“字段大小”属性，定义一个特定的数字类型。可设置值说明小数位数存储量大小字节保存从0～255(无小数位)的数字无1个字节整型保存从-32,768～32,767(无小数位)的数字无2个字节长整型(默认值)保存从-2,147,483,648～2,147,483,647的数字(无小数位)无4个字节单精度型保存从-3．4×1038～3．4×103874个字节双精度型保存从-1.8×10308～1.8×10308158个字节日期/时间数据类型用来存储日期、时间或日期时间组合。需要8个字节的存储空间。货币数据类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字数据类型。不必键入货币符号和千位分隔符，系统自动显示。自动编号数据类型每次向表中添加新记录时，Access会自动插入惟一顺序号，即在自动编号字段中指定某一数值。可通过此方法建主键（主关键字）。一般占4个字节。注意：自动编号数据类型一旦被指定，就会永久地与记录连接。如果删除了表中含有自动编号字段的一个记录，并不会对表中自动编号型字段重新编号。当添加某一记录，不再使用已被删除的自动编号型字段，按递增的规律重新赋值。是/否数据类型针对只包含两种不同取值的字段而设置的。又被称为为“布尔”型数据。OLE对象数据类型指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。可以链接任意类型的文件，如各种多媒体文件。超级链接数据类型是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。查阅向导数据类型为用户提供了建立一个字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为字段的内容。可以显示下面所列的两种列表中的字段。从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询的所有更新都将反映在列表中。存储了一组不可更改的固定值的列表。2.2.2建立表结构一、使用“数据表”视图是按行和列显示表中数据的视图。在此视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各项操作。在“数据库”窗口中，单击“表”对象，按“新建”后单击“数据表视图”。在“数据库”窗口中，单击“表”对象，双击“通过输入数据创建表”只说明了表中字段名，没有说明每个字段的数据类型和属性值，默认数据类型为“文本”型。数据库是一种文件。表是其中的成员。只有建立好数据库后才可建表。二、使用“设计”视图★★使用此视图，要详细说明每个字段的字段名和所使用的数据类型。在“数据库”窗口中，单击“表”对象，单击“新建”，选择“设计”视图。在“数据库”窗口中，单击“表”对象，双击“使用设计器创建表”。三、使用“表向导”在“表向导”的引导下，选择系统提供的一个表模板来创建所需表。注意：使用“表向导”创建表结构，有时与用户的实际要求有所不同，需要通过“设计”视图对其进行修改，所以我们一般常用“设计视图”的建表方法。我们发现，使用“数据表”视图建表需再修改结构（类型等）；使用“设计视图”先建结构再输入数据，实用；使用“向导”建表不灵活，也需根据实际需要,在“设计视图”中修改结构。2.2.3向表中输入数据一、使用“数据表”视图直接输入数据二、获取外部数据如果在创建数据库表时，所需建立的表已经存在，那么只需将其导入到Access数据库中即可。既可以简化用户的操作、节省用户创建表的时间，又可以充分利用所有数据。2.2.4打开和关闭表打开表在“数据表”视图中打开表在“设计”视图中打开表关闭表单击“文件”菜单中的“关闭”命令单击窗口的“关闭窗口按钮”2.3维护表为了使数据库中的表在结构上更合理，内容更新，使用更有效，就需要经常对表进行维护。维护表的基本操作表结构的修改、字段属性设置（设计视图）表内容的修改表格式的调整其他操作2.3.1修改表的结构添加字段删除字段改变字段顺序设置主关键字和索引

设置字段属性修改表结构设置“字段名”控制“字段大小”选择所需“格式”设置“默认值”定义“有效性规则”使用“输入掩码”添加字段在“数据库”窗口中，单击“表”对象；单击需要添加字段的表名称，然后单击“设计”按钮；将光标移动到要插入新字段的位置上，单击工具栏上的“插入行”按钮；在新行的“字段名称”列中输入新字段的名称；选择所需的数据类型；保存所做的修改。修改字段在“数据库”窗口中，单击“表”对象；单击要修改字段的表，然后单击“设计”按钮；修改字段名，选择数据类型；保存修改。删除字段在“数据库”窗口中，单击“表”对象；单击要删除字段的表名称，然后单击“设计”按钮；将光标移到要删除字段的位置上；单击工具栏上的“删除行”按钮。注意：删除字段后，原先该字段对应的数据丢失。重新设置关键字

在“数据库”窗口中，单击“表”对象；单击需要重新定义主关键字的表，然后单击工具栏上的“设计”按钮；在“设计”视图中，单击主关键字所在行的字段选定器，然后单击工具栏上的“主关键字”按钮，取消原主关键字；单击要设为主关键字的字段选定器，然后单击工具栏上的“主关键字”按钮。关于主键Access中有三种主键：自动编号主键、单字段主键和多字段主键。字段属性的设置字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性，表中每个字段都有一系列的属性描述。在“设计”视图设置字段属性。字段属性的设置设置“字段名”控制“字段大小”选择所需“格式”设置“默认值”定义“有效性规则”使用“输入掩码”设置“字段名”字段命名规则：字段名长度为1-64个字符可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符不能包含句号（.）、惊叹号(!)、方括号([])和重音符号(`)。控制“字段大小”控制字段宽度，减少输入错误。如：对于学生表中的“年龄”字段，可以设置大小为3。注意：改变字段宽度与更改类型都会导致数据丢失。定义“有效性规则”防止非法输入。对于学生表中的“年龄”字段，可以设置有效性规则为>=10and<=50。选择所需“格式”用于设置当前字段的显示和打印方式，但不影响数据的存储。如学生表中“年龄”字段的格式设置为“整型”，“入学日期”字段的格式设置为“短日期”。设置“默认值”如果某个字段中有大量记录都是相同的值，设置默认值可以大大减少输入量，加快输入速度。如：对于学生表中的“性别”字段，可以设置“男”为默认值。使用“输入掩码”用于定义数据的输入格式。主要用于“文本”和“日期/时间”数据类型的字段。如“学生”表中的“入学日期”字段。2.3.3编辑表更改表名复制表结构、复制表数据导入表、链接表删除表对整个表操作2.3.4编辑表的内容定位记录选择记录添加记录删除记录修改数据复制字段中数据排序记录查找、替换筛选记录编辑表的内容1、定位某一条记录1）、使用记录号定位2）、使用快捷键定位，见教材2、选择记录1）用鼠标选择数据范围2）用鼠标选择记录范围3）用键盘选择数据范围3、添加记录在“数据库”窗口中，单击“表”对象双击要编辑的表，这时Access将在“数据表”视图中打开这个表单击工具栏上的“新记录”按钮，光标移到新记录上输入新记录的数据4、删除记录在“数据库”窗口中，单击“表”对象双击要编辑的表单击要删除记录的记录选定器，然后单击工具栏上的“删除记录”按钮注：删除操作是不可恢复的操作5、修改数据Del、backspace退格键删除数据内容6、复制数据快捷键：剪切：Ctr+x复制：Ctr+c粘贴：Ctr+v7.查找数据

在记录中查找特定的字符。可使用通配符。*？[]找到包含单个字符的。！找到不包含的特定字符。-找到某个范围内（a-z间）的特定字符。查找空值和空字符串输入null或“”匹配方式整个字段、字段任何部分、字段开头8.替换数据可以一个一个替换，也可以全部替换。对于空值和空字符串必须一一替换。9.排序记录排序规则：根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列，有以下规则：字符型数据英文：按字母顺序排序，大、小写视为相同，升序时按A到Z排序，降序时按Z到A排序中文：按拼音字母的顺序排序数字类型数据：按数字的大小排序日期和时间字段：按日期的先后排序排序目的：将记录按照一定顺序排列。如按成绩降序排列。9.排序记录（续）注意：对于“文本”型的字段，如果它的取值有数字，排序时是按照ASCII码值的大小来排序，而不是按数值大小排序。如希望按数值大小排序，应在较短的数字前加零。

如“10”和“2”按ASCII码值升序排列“10”<“2”,但

“10”>“02”。按升序排列字段时，如果字段值为空值，则将包含空值的记录排列在第一条。数据类型为备注、超级链接或OLE对象的字段不能排序。排序后，排序次序信息将与表一起保存。即下次打开后依然保持这种次序。9.排序记录（续）按一个字段排序记录选定字段，单击升序或降序按钮按多个字段排序记录例如：对学生表，先按性别升序，再按年龄降序排列。方法一：使用“数据表”视图实现排序先选性别字段，单击升序按钮，先选年龄字段，单击降序按钮。方法二：使用“记录”——“筛选”——“高级筛选/排序”窗口完成排序3）取消排序“记录”菜单——“取消筛选/排序”

即可使记录恢复原始顺序。10.筛选记录按选定内容筛选按窗体筛选按筛选目标筛选高级筛选(复杂筛选)筛选方法筛选的目的是显示某些的记录（满足一定条件的记录。）如何进行筛选？“记录”菜单——“筛选”如何取消筛选？“记录”菜单——“取消筛选/排序”，即可使显示所有记录。10.筛选记录按选定内容筛选(可与查找相结合)按选定内容筛选内容排除筛选教师表为例选定性别值为“女”记录—筛选--按选定内容筛选选定性别值为“女”记录—筛选--内容排除筛选10.筛选记录按窗体筛选方法：记录—筛选--按窗体筛选可以输入式子例如：在教师表中选择研究生党员的教师信息。例如：在教师表中选择1958-7-8以后工作的教师信息。>#1958-7-8#

10.筛选记录按筛选目标筛选方法：右键单击字段值后,在快捷菜单中输入筛选条件可以直接输入字段值,可以输入式子.10.筛选记录高级筛选(复杂筛选)方法：右键单击记录后在快捷菜单中输入筛选条件功能：设置复杂的条件，并可将筛选结果排序。例如：显示姓王的党员，筛选结果按姓名升序。王*例如：显示在1989-1-1~1991-1-1间的参加工作的副教授，筛选结果按工作时间升序。

Between#1989-1-1#And#1991-1-1#如何清除筛选条件？在筛选窗口中，选定条件行，右击—清除提示筛选是为了显示所要的一些记录,应用筛选后不满足的记录暂时隐藏。我们可以随时显示所有记录。筛选对应于哪一个关系运算?选择投影联接2.3.5调整表的外观改变字段的显示次序调整字段显示宽度和高度隐藏列和取消隐藏列冻结列调整数据视图下表的网络线样式及背景颜色设置数据的字体(记录的字体)都在数据表视图下完成。非常类似excel中的格式设置.都与“格式”菜单相关1、改变字段次序移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的排列顺序，而只是改变字段在“数据表”视图下字段的显示顺序。2、调整字段显示高度使用鼠标将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，鼠标指针变为双箭头；按住鼠标左键，拖动鼠标上下移动。用菜单命令单击“数据表”中的任意单元格；单击“格式”菜单