第6章设计报表

第六章设计报表教学内容使用向导创建报表2报表分类31在报表中计算和汇总4使用设计器编辑报表33这一章我们将学习到下面的知识6.1报表概述报表是Access中的一个重要对象，可通过控制报表的外观和尺寸，按照一定的格式显示和打印数据。报表对象的作用如下：打印输出格式化的数据；对数据进行分组、计算和统计；可以打印输出标签以便于邮寄或其它目的；可以转换为PDF、XPS或其他格式的文件。6.1报表概述报表用于对数据库中的数据进行汁算、分组、汇总和打印。如果希望按照指定的格式来打印输出数据库中的数据，使用报表是一种理想的方法。6.1.1报表的结构报表由节组成。默认情况下创建的报表包含有页面页眉、主体、页面页脚，此外还可以包含有报表页眉、组页眉、组页脚、报表页脚。6.1.1报表的结构（1）主体：是报表的关键部分，是显示数据的主要区域。（2）页面页眉：在每页顶端打印输出，通常用来显示数据的列标题。（3）页面页脚：在每页底端打印输出，通常用于插入页码、日期、完成本页的汇总情况等。（4）组页眉：分组后才会出现此节。（5）组页脚：与组页眉对应。（6）报表页眉：仅在报表的首页打印输出，主要用于显示报表封面的信息。（7）报表页脚：在报表结尾显示一次。使用报表页脚显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。组页眉报表页眉页面页眉页面页脚主体6.1.2报表视图在Access2010环境下，报表主要有4种视图类型：设计视图：用于创建和编辑报表的结构布局视图：用来根据实际报表数据调整布局并设置报表布局及控件属性报表视图：用于查看报表的设计结果打印预览视图：用于查看报表的页面数据输出形态6.1.2报表视图可在这四种报表视图中切换进行不同视图下该报表的查看。4种视图之间的切换方式是：打开某个报表，单击“开始”选项卡上的“视图”选项组中的“视图”选项下的“”按钮，选择要查看的视图。除了利用导航窗格的视图命令按钮外，打开某个报表对象后，状态栏的右侧也有各种视图按钮，可以快速切换视图按钮。6.1.3报表的分类报表主要分为以下四种类型：纵栏式报表表格式报表图表报表标签报表纵栏式报表（1）纵栏式报表：纵栏式报表以垂直的方式显示记录。在主体节内可以显示表中的一条或多条记录，每行显示一个字段，行的左侧显示字段名，行的右侧显示字段值。表格式报表（2）表格式报表是以行列的方式来显示数据，其中行方式显示记录，列方式显示字段。表格式报表的字段名称不是显示在主体节中，而是放在页面页眉中显示，这样输出报表时各字段名称只在报表的每页上方显示一次。图表报表（3）图表报表是以图表的方式来显示表或查询中的数据，使用它可以更直观的反映数据之间的关系。标签报表标签报表是一种特殊类型的报表，主要用于制作物品标签、客户标签等。小结：报表和窗体的区别报表和窗体有许多共同之处:它们的数据来源都是基础表、查询和SQL语句，创建窗体时所用的控件基本上都可以在报表中使用，设计窗体时所用到各种控件操作也同样可以存报表的设计过程中使用。报表与窗体的区别在于用途不同：在窗体中可以输入数据，在报表中则不能输入数据，报表的主要用途是按照指定的格式来打印输出数据。报表处不能进行数据输入外，可以完成窗体的所有工作，也可以把窗体保存为报表，然后再报表视图中自定义窗体控件。报表与窗体的另一项区别在于计算的处理方式：窗体采用计算字段，通过窗体中的字段进行计算；报表则以分组记录为依据，将每页的结果值或者整份报表的输出结果统计出来。6.2创建报表Access2010主要提供了3种创建报表的方法：空报表、报表向导、报表设计。空报表是采用一种所见即所得的方式创建报表；利用“报表向导”功能将自动生成报表；报表设计是在设计视图下创建报表。6.2.1空报表报表工具提供了最快速创建报表的方式，因为它会立刻生成报表，而不提示任何信息。报表将显示指定数据源中的所有字段。报表工具可能无法创建完美的用户最终所需报表，但对于迅速查看数据源却极有帮助。点击报表组中的空报表按钮可以快速建立一个空白报表，表明报表的建立可从一个空白报表入手，在建立了空白报表的同时，右侧出现字段列表，可提供空白报表的多个数据源的字段选择，进而使得空白报表称为一张满意的报表。6.2.1空报表【例6-1】通过“学生”表和“班级”表，使用“空报表”创建“学生基本信息”报表。（1）在“创建”功能区的“报表”工具中选择“空报表”命令。（2）在右边“字段列表”窗格中依次将“学生”表中的学号、姓名、性别、出生日期等字段拖动到主体区中，拖动时会出现十字图标。（3）按相同方法将“班级”表中的字段拖动到报主体区中。（4）单击“保存”按钮，将报表名称存为“学生基本信息”。6.2.2使用“报表向导”创建报表

当使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示指定相关的数据源、选择字段和报表版式等。根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。由“报表向导”设计生成的报表，用户还可以在“设计视图”中进一步修改，得到更加完善的报表。6.2.2使用“报表向导”创建报表【例6-2】使用“报表向导”创建“学生成绩报表”。（1）在“创建”功能区的“报表”工具中选择“报表向导”命令，弹出“报表向导”命令。（2）在“表/查询”下拉列表框中指定“成绩”表作为报表的数据源并选定字段。（3）指定分组级别。（4）选择字段对记录进行排序，并进行汇总。（5）确定报表的布局方式（6）为报表指定标题，输入“学生成绩表”，保存并预览。6.2.3使用“图表”工具创建图表报表【例6-3】使用“图表”工具创建“学生政治情况统计”图表报表。具体操作步骤如下：（1）指定数据源（2）指定图表的数据字段（3）选择图表类型（4）指定图表中的布局方式（5）指定图表标题（6）保存并退出6.2.5创建标签报表标签是一种可以快速查找和定位的工具，Access中的标签报表完全根据标签纸的大小灵活进行布局。通过已有的数据源，利用标签报表的独特特性，可以方便快捷地创建大量标签式的信息报表。在制作标签时，一般先用标签向导完成初步制作，然后在“报表设计”视图中进行格式布局修饰。【例6-5】使用“学生”表，创建标签报表。6.3在使用设计视图创建报表6.3.1创建简单报表例6-6：通过设计视图创建“学生课程成绩”报表，以行的形式显示“学号”、“姓名”、“课程名称”、“成绩”等数据。（P103）6.3.2报表的排序、分组和计算排序与分组功能可以在创建报表时，对报表数据分类汇总。1.排序记录例6-7：将例6-6学生课程成绩进行排序。（P104）2.分组记录例6-8：将例6-6按学号进行分组（P105）3.在报表中实现计算例6-9：将例6-6再统计出每个学生的平均成绩和总成绩。（P106）Sum（[成绩]）Avg（[成绩]）4.报表常用函数（P107的表6-1）6.3.3创建主/子报表例6-10：创建学生信息主报表，根据学生信息查询学生成绩的子报表。（P107）步骤：1）创建学生信息主报表2）“设计”——控件组“子窗体/子报表”——主体区域单击3）选择字段4）确定主报表与子报表连接字段5）切换到浏览视图6.3.4创建多列报表6.3.4创建多列报表【例6-11】使用“教师”表，创建多列报表。（1）使用“报表向导”命令，创建一个单列的“教师”报表。（2）选择“报表设计工具”中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，将“列”选项卡中的“列数”设置为2。注意：如列宽空间不够将不能多列显示。6.4打印报表1.页面设置2.在报表中添加日期和时间3.在报表中添加页码4.打印报表ACCESS提供了多种预定义报表格式，这些格式可以统一地更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性。6.4打印报表6.4.1设置报表格式6.4.2添加日期和时间添加日期和时间

在报表中添加日期和时间、页码和分页符对ACCESS2010来说是很容易的事。在ACCESS2010有其专门控件来完成。6.4.3添加分页符和页码Page和Pages是内置变量，[Page]代表当前页号，[Pages]代表总页数。6.4.5使用节报表中的内容是以节划分的。每一个节都有其特定的目的，而且按照一定的顺序输出在页面及报表上。在“设计视图”中，节代表各个不同