单证部岗位职责

上海泽吉纺织品有限公司单证部岗位责任1、接到业务员订舱邮件通知，负责联系货代租船订舱并确认运价。（就与指定货代联系；如没有指定货代，就联系我们自己的货代）定舱，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促工厂按时将货物进仓。如是整柜出货，在比较好拖柜的价格后，确定最终的拖柜运送方式，并通知业务员和工厂准确装柜时间和对于业务员提供的订舱资料，如有不完整或是有疑问的地方，需及时向业务员提出，沟通并确认无误后方可订舱。如因单证人员疏忽造成有误或是损失，所有的损失则由单证员个人承担；反之,则由业务员个人承担。2和制作客人清关所需的其他资料。正常情况下，按照客人要求确认提单;但对于有特殊规定或是初次合作的客户，可以将提单确认件发给业务员，让其协助发给客户核对，确保提单内容的正确性.对于客户要求的其他所需的清关文件，操作也是如此.3份客人单据副本给业务员（也可以让货代在寄出前先扫描一份给我们，以便业务员可以及时催促客户支付货款。4、负责货代开具运费发票的核对和付款工作.5、确认收到客户所有货款后，把全套清关用文件给业务员安排寄给客户；如是信用证交单，在收到货代寄出正本提单后，把全套单据交给银行。到国外开立信用证三天之内反馈给业务员，让业务员及时与客户沟通，并做出正确的判断。如是因为工厂交期需要延期，而且可能会超出信用证的最晚交期，需至少在信用证最晚交期前10天提醒业务员，并协助业务员与客户沟通更改信用证，以确保我们的利益。单证部人员工作需谨慎,对待本职工作不得有任何的推委,审核单据一定要仔细，不能有任何的疏忽和失误，否则将有可能给公司带来巨大损失.如是个人疏忽或是不细心造成的失误，所有的损失由个人全部承担；如是需要多个部门共同完成的，将追究相关人员的责任，承担相应的损失。640以便于退税。同时，负责退税单据的备案整理工作（为了确保所有单据的有效性、合法性、真实性，收购合同原则上要求提供最初的实际工厂合同（即业务员下单给工厂的合同工厂协助填好并加盖公章寄回。要求提供的原始合同，请相关的业务员负责与工厂联系，并要求工厂加盖公章,在开具增票时一同寄回.7、与财务部沟通，并根据要求开立五联发票。8、负责银行付款的支付、现金的报销和工厂通知开票工作。9、负责领导临时交办的其他工作.附:1、岗位绩效考核（自评）.对于具体工作及相应的表格要求请按如下时间执行：1、工作周报在工作周报内，记录的是出货计划和跟进情况。工作周报每周五交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元；如果只是为了应付，随意简单的写每次扣5元。2、出运清单这是针对实际出运的汇总，以及收到工厂开具增票和是否支付货款的记录.出运清单每周五下班之前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。3、银行清单和现金清单这是针对银行和现金进出账的登记记录。银行清单和现金清单每周五下班之前交给Fanny.如没有及时交，每次需扣10元。4、自评这是给大家针对自己的工作、配合、积极主动性等方面做的一个自我评分，这个表格每周五下班之前交给Fanny.如没有及时交，每次需扣10元.5、工作计划在工作计划内,主要是计划当周需要做或计划要做的工作，帮助大家合理利用时间，避免盲目或不知该干什么在耗费时间,也避免处于被动的状态。到周五写工作总结的时候也可以针对计划完成的工作进行总结。工作计划每周一中午午饭前交给Fanny。如没有及时交，每次需扣10元。6、其它我们应按岗位要求，确保按质、按量、及时高效的完成工作。请大家自觉遵守，如未按照规定,需做如下处罚：①邮件未及时回复扣10元；②进仓通知或是拖柜时间未及时通知工厂,或是漏发给工厂,导致工厂来查问，扣10元；0;）关于我们的快乐基金，请大家注意,以后不再重复。凡是需要缴纳的快乐基金，需当天完成,不要给统计工作带来麻烦。如果是延迟不交到月底统一扣款的，按照双倍扣款处理。④个人的办公桌位置及堆放样品间区域的个人样品等，必须在当天下班前整理52⑤为了维护公司形象和提倡文明用语，收到投诉者，扣1分.⑥发扬团队精神,提倡互帮互助,但前提必须保证个人的工作及时完成，且不能以聊天扎堆的形式在工作。否则需扣1分。22间的工资.⑧为了更好的统计快递费用和对应的信息资料，所有寄出的快递需要写申请单，如果没有写，一次扣1分;同时还需要协助行政部同事做好补