高等学校建筑档案管理工作的规范化建设

高等学校建筑档案管理工作的规范化建设高等学校建筑档案管理工作的标准化建设

中图分类号：TU29文献标识码：A文章编号：1674-3520〔2022〕-08-00-02

高等学校建筑档案资料指的是开发单位或建设单位对高等学校某一基建工程从工程提出、可行性调研、项目施工、建成使用等开发建设与日常管理活动中直接形成的所有具有保留意义的图表、文字及声像等档案材料。它是建筑项目在工程建设、使用管理、工程维护与改建扩建过程中的重要参考依据，也是高等学校校园内各类建筑及管线等基建项目的工程规划、工程设计、工程施工、工程维护等活动的原始记录材料，因此成为高等学校档案工作管理中不可或缺的组成局部。

近年来，随着高等教育规模的不断提高，以新校区建设为标志的高等学校校园规模扩建也在如火如荼地展开。在这一过程中，积累了大量的建筑档案材料。因此，标准化管理高等学校建筑档案残留已变失势在必行。国务院与国家教委相继公布了一些高等学校建筑档案管理工作的标准与条例，有力改善了高等学校建筑档案的分类与管理工作，对于指导高等学校搞好建筑档案管理工作具有重要的促进作用。

一、高等学校建筑档案材料的形成

高等学校建筑工程建设过程同社会其他基建工程类似，都大致要经过工程立项、工程设计、工程施工、竣工验收等四个阶段。这四个阶段中又包括六个不同环节，相应形成了不同的建筑档案材料：

〔一〕工程倡议书，也称工程建设倡议书。高等学校根据学校建设、校园规划等要求，结合对教育资源与招生前景的预测分析，向国家或地方建筑工程管理部门提交推荐的工程建设性材料。

〔二〕可行性研究报告。在确定高等学校建筑工程之前，对建筑工程的使用价值及各类影响因素进行可行性研究，在这一过程中形成的供决策者与主管机关审批参考的上报文件。

〔三〕工程动工前期手续。在工程施工之前，要前往主管部门、建设单位、施工企业等多个单位办理的多种手续材料。

〔四〕设计图纸及建设规划许可证。招标单位或受其委托的设计单位及勘察部门对某一高等学校建筑工程展开设计并形成图纸，再经过消防、人防、设计等部门的审查，最后取得建设规划许可证。

〔五〕招投标材料。在通过招标工作确定建筑工程的施工单位与监理公司的整个过程中，形成的所有与招投标相关的材料。

〔六〕竣工验收资料。建筑工程竣工后，开发单位会同设计单位、施工单位、设备供给单位以及项目质量监督部门对该工程是否合乎规划设计要求及建筑施工、设备安装等项目质量进行全面检验，并最终取得军工合格资料、数据与凭证等全部竣工验收资料。

这四个阶段与六个环节中所形成的全部图纸、声像、文字资料，就构成了一整套完整的高等学校建筑工程档案材料。这些材料对于与之相应的高等学校建筑工程的日常使用与维护，具有非常重要的指导意义与参考价值。

二、高等学校建筑档案的特点

除了具有普通档案资料的价值性、信息性、原始记录性等一般特点外，高等学校建筑档案资料还具有独特的特点：

〔一〕整体性。高等学校建筑档案材料同其所反映的客观高校建筑实体必须保持一致。高等学校建筑工程的各局部项目文件资料彼此关联，共同构成了完整的档案材料，这决定了高等学校建筑档案是一个具有内在有机联系的统一整体。

〔二〕实效性。高等学校建筑档案不但可以为项目建设的技术交流与科学研究效劳，还可以为现实使用与生产效劳。对于建筑工程的全生命周期，具有不可取代的实用效果。

〔三〕滞后性。在工程竣工验收时，许多高等学校建筑工程依然未能完全整理好各类验收资料。直到验收工作完成后，才能根据需要逐渐整理出所有文件资料以便归档管理。这就导致高等学校建筑档案的形成对工程本身来说具有一定的滞后性。

三、高等学校建筑档案管理工作存在的问题

高等学校建筑档案的形成过程及其特点，决定了其具有不可估量的使用价值。但长期以来，不少高等学校对建筑档案的整理、收集、归档管理重视缺乏，使得很多建筑档案材料不够完整，给以后的工程使用与维护、学校的开展造成了诸多不便。高等学校建筑档案的建设管理中存在的主要问题，大致如下：

〔一〕管理体制不健全。某些高校未能建立起建筑档案建设管理制度，更不用说与之配套的管理操作办法。由于没有具体明确基建部门在建筑档案建设管理中的职责，导致建筑档案管理工作存在很大的随意性，难以遭到有据可依、有章可循，更不用说照章办事。

〔二〕档案意识匮乏。由于长期以来存在的“重建设、轻档案〞意识，建筑档案管理部门及其工作人员普遍不足档案意识，在具体的档案管理工作中对档案材料及数据的编制、收集具有很大的随意性。这使得在施工过程中可能随意丢放图纸，日常工作中对图纸保管不善，致使其污染严重、破旧不堪，造成工程档案资料不完整、不齐全、不配套。

〔三〕专业性缺乏。建筑档案波及到设计、测绘、法律、施工等多个专业方面，档案管理人员也应当充沛具备相关的专业知识。但目前高等学校中普遍不足既熟悉工程建设业务又熟悉建筑档案管理的工作人员，而且高等学校又普遍没有对管理人员组织建筑档案管理培训工作，导致在档案管理中往往只是被动地交接材料，造成竣工后大量的建筑工程档案资料流失。

〔四〕硬件投入缺乏。按照住建部要求，在建项目形成纸质档案材料时还应相应制作电子项目档案，并强化建筑档案的信息化、网络化管理，以便建筑利用者可以准确、及时、可靠、完整地获得档案信息效劳。但不论是在管理理念与控制办法方面，还是技术处理与运作设备方面，高等学校的硬件投入都明显缺乏。四、高等学校建筑档案材料的标准化管理

建筑档案管理包括收集归档、资料整理、日常保管、资料鉴定、材料统计、日常利用等六项业务工作，高等学校建筑档案管理工作的标准化建设要从每一项做起。

〔一〕收集归档。高等学校建筑档案的来源及取得方式包括主管与协作单位进行文书处理，外单位编制，施工现场记录等。档案收集工作就是对这些具有保留意义的零散档案文件资料进行有方案、有目的的接收与收集。竣工后要及时做好移交归档工作，确保归档材料字迹线条分明、纸质优良、内容相符、及时归档。

〔二〕资料整理。档案管理使得档案材料从零碎无序到标准有序，大致包括档案分类与档案编目两个方面的工作。首先要依项目工程类别确立分类规范，也可按照文件性质将档案材料分为设计、施工、验收等不同类别。其次可用卡片形式对项目工程情况及进展进行着录、编目。

〔三〕日常保管。根据档案资料的成分与状况来采用必要保管伎俩以维护档案材料的完整性与平安性，尽可能地延长档案寿命。这要求必须贯彻以防为主、防治结合的保管原那么，保证档案库房条件可以做到防火、防潮、防尘、防脏、防热、防虫、防火等七防，并寻求科学有效的保管条件与办法从物质条件与防护措施方面做好档案材料保管工作。

〔四〕资料鉴定。遵照一定规范或要求来判定档案资料的真伪与价值，对于提高档案质量、促进资料综合利用具有重要意义。档案资料可以脱离建筑本身在经验总结、科学研究等方面重复利用，另外，做好资料鉴定工作以爱护具有重要价值的档案材料，也有助于在发生突发事件时进行及时应变。

〔五〕材料统计。统计建筑档案是用数字表明档案的根本情况、文件类型数量及管理状况的技术分析伎俩，它是一项贯通档案管理始终的日常业务工作。做好这一工作要求结合本校实际需求来明确统计目的，并用准确可靠的数据反映工程特征与规律。对统计数字要认真分析研究，从中发现并解决问题，进而总结经验、不断探索。

〔六〕日常利用。建筑档案作为一种信息资源，保留的最终目的是为了充沛利用。为了尽可能发挥其使用价值，档案管理人员要注意：对建筑档案情况心中有数、熟练掌握；编制查找与介绍参考工具，以提高利用率；注意反应利用效果，以便日后改良；采用计算机与网络技术完善档案管理。

高等学校档案管理工作六个方面的标准化建设相辅相成，其中档案收集是工作起点，日常利用是最终目的。

五、结语

高等学校建筑档案形成于工程建设的不同阶段与环节，具有鲜明特征与重要意义。它是学校档案的一个重要组成局部，是高等学校日后建设和改造的一个重要依据，是高等学校在日常管理中必须要重视的一个局部。纵观当前高等学