42 香料、香精制造行业解决方案-用友解决方案

化工细分行业解决方案PAGEXX香料有限公司ERP系统应用解决方案V1.0建立日期:2009-12-1修改日期:文控编号:客户项目经理：日期：用友项目经理：日期：用友软件股份有限公司11/51行业及咨询实施部文档控制更改记录日期更改人版本号备注

审阅审阅人职务日期分发份数姓名部门及职务 目录TOC\o"1-2"\h\z\u一、方案概述 5文档说明： 51.1、方案应用目标 51.2、方案应用业务范围 61.3、实施模块列表 61.4、实施地点 61.5、编写原则 61.6、图例说明 6二、企业概况及总体流程图 82.1、企业概况 82.2、XXERP系统总体业务流程图 102.3、XX整体业务流程说明 11三、系统基础参数设置 123.1、账套参数设置 123.2、编码方案 123.3、数据精度设置 133.4、部门设置 143.5、采购类型设置 143.6、销售类型设置 153.7、收发类别设置 153.8、仓库设置 163.9、单据格式设置 163.10、存货自定义项设置 17四、研发业务规划 184.1、业务参数设置 184.2、产品采纳流程 184.3、物料注册流程 19五、销售业务规划 205.1、业务参数设置 205.2、售前依赖流程 205.3、产品核价流程 215.4、销售订单处理业务流程 225.5、销售发货及开票流程 235.6、销售退货业务流程 245.7、销售相关特殊业务处理 245.8、相关报表 24六、采购业务规划 266.1、业务参数设置 266.2、采购整体业务流程图 276.3、采购订单确认流程 286.4、零星采购订单确认流程 296.5、采购到货入库业务流程 306.6、采购退货业务流程 316.7、相关报表 31七、质检业务规划 337.1、业务参数设置 337.2、来料检验流程 347.3、产品检验流程 35八、生产业务规划 378.1、业务参数设置 378.2、生产整体业务流程图 388.3、测方、合并生产及追溯业务流程 408.4、生产订单执行流程 408.4、生产领料流程 418.5、生产订单完工入库流程 418.6、相关报表 41九、仓库管理业务规划 429.1、零星领料流程 429.2、在库检验流程 429.3、盘点业务处理流程 429.4、仓库调拨业务流程 439.5、相关报表 44十、财务业务规划 4510.1、销售应收及收款核销流程 4510.2、应付及付款流程 4510.3、当月入库当月来票的业务处理 4610.4、存货暂估及回冲业务流程 4610.5、成本处理流程 4710.6、财务制单处理流程 4710.7、相关资料设置及凭证处理 4810.8系统期末处理流程 5010.9、相关报表 51文档确认页 52

方案概述文档说明：该业务解决方案是通过对XX香料有限公司(以下简称XX)的业务调研，并同客户方沟通协调之后，针对XX的现有业务情况专门制定的具体应用解决方案，系统将按照应用解决方案进行架构设置，该方案中的内容将作为这次实施项目验收的依据，该方案需由实施方和客户方双方签字确认。本方案仅限于XX使用。本业务解决方案是依据业务调研分析整理加工而成，其中问题如果涉及多个部门及岗位，可由相关人员共同商讨确认。本业务解决方案将尽量做到准确、详细、全面，报告中如有错误、不当、或遗漏的问题，请客户方予以纠正和补充。此解决方案为其以后实施工作的重要依据，需要XX和用友双方最终确认，如果需要更改或添加内容，则必须由双方共同协商。此文档一式两份，用友公司和XX各保留一份。1.1、方案应用目标XX实施ERP系统以后，可以实现： 对现在企业的业务流程进行优化，并规范和固化一些业务流程；建立一个从合同管理、销售管理、采购管理、库存管理、存货核算到财务管理的财务业务集成的系统；实现从合同管理到销售订单，经过MRP计划，再到生产、采购订单的流程，减少手工录入的失误；实现订单管理模式，通过销售、生产、采购订单的可追溯性掌控企业各类计划的执行情况；通过产能管理模块，进行可用产能与资源负载状况分析，实现产能检核，保证MRP计划的可执行性；规范企业物流，物资采购严格按计划执行，无计划的采购不能办理入库，从而规范库存管理，控制库存资金占用，控制成本，提高现场管理水平；加强应收账款、应付账款的管理，进行账龄的分析，对应收款进行信用期限及额度的控制，提高应收账款、应付账款的统计效率和准确性；财务上，满足日常财务管理和会计核算的需求，并符合国家规范的财务规定；通过存货核算对出入库成本核算，通过成本管理进行成本计算，实现成本的准确核算与分析；各业务模块都提供了多角度的查询、分析、报表提取等等功能，为管理者提供有效的业务分析数据。1.2、方案应用业务范围范围：仅限于本公司所购买的现有系统模块。仅限于公司内部的相关管理部门。功能：实现企业所购买的模块功能（详见1.3）。结合软件帮助企业建立规范的业务流程。提升企业的整体管理水平。1.3、实施模块列表财务管理：总账、报表、应收应付、固定资产、成本管理、网上报销供应链：售前分析、销售、采购、库存、存货、质量生产制造：MRP、BOM、生产订单、车间管理HR:薪资管理1.4、实施地点XX香料有限公司1.5、编写原则应用解决方案的设计将按照以下的原则进行：使用流程图帮助理解作业程序；尽量简化流程，取消不必要的操作过程，仅保留可以带来业务增值的作业流程；简化操作界面，达到易学易用的目的。1.6、图例说明

企业概况及总体流程图2.1、企业概况XX香料有限公司（英文名称缩写为STU）是由家化（集团）有限公司与日本XX香料工业株式会社共同拥有的合资企业。公司成立于1993年2月，双方合作经营期30年，投资总额人民币7000万元，注册资本5160万元，其股份构成为：日方占60%，中方占40%。日本XX香料工业株式会社是日本最早创立的合成香料生产厂家，创建于1920年，现已发展成为一个跨国性的香料集团，除了生产日化香精、食品香精、合成香料以外，产品几乎覆盖了与其相关的所有精细化工业，并在世界20个国家与地区设有36个从事香料香精生产、研究、销售的分支机构，其规模与业绩名列世界前茅。公司创立伊始，就以“香味与饮食文化的创造者”而自励，以超前的经营观念和正确的市场定位，致力于提高中国香精的技术档次，开发提供受市场欢迎的产品，作为中国香化协会副理事长和香精专业委员会主任单位的XX香料有限公司以其骄人的业绩及其良好的企业形象确立了其在中国香精行业的领先地位。XX香料有限公司专业生产经营各类日化香精、食品香精以及天然香料和合成香料等，品种多达4千余种，新品开发以年均40%以上的速度增长。公司研发、营销、市场、客服、门市部等位于市中心的襄阳南路，生产园区位于浦东康桥工业区。XX香料有限公司是市文明单位、市高新技术企业和市外商投资先进技术企业，也是目前中国香精香料制造行业规模最大的合资企业之一。公司科研力量雄厚，长年与日本XX总部实行人才交流及人才培训，全球研发网络联通，数据共享，同步研发世界流行新香型。公司检测手段先进，设备设施精良，生产条件一流。食品香精车间按国家GMP标准建设，实现全封闭管道化的三层立体先进工艺流程。生产过程严格按ISO9001—2000和HACCP国际标准质量体系管理，公司已全面实施ERP管理。公司拥有驰名中外的“凤凰牌”、“XX牌”商标。。企业组织机构图2.2、XXERP系统总体业务流程图2.3、XX整体业务流程说明XX基于全面企业管理的目的，决定采用生产制造、业务、财务一体化的ERP应用解决方案。在系统运行前，基础数据是确保系统平稳运行的基石，所以必须确保基础数据的准确性、完整性。各业务模块关系：销售是企业一切业务发生的源头，营业人员将销售订单及预测输入系统后；计划人员执行MRP计算,以保证计划的可执行性，得到采购建议计划、生产建议计划；采购部、生产部根据计划安排执行；采购的物料质检合格入库后，供应商开票，相关信息经审核无误后，信息传递到财务部，财务进行相应的账务处理，确认成本；车间领料后进行生产，生产完工后进行报检和检验，合格及让步接收的办理入库；销售根据销售订单安排发货和开票，确认销售成本，信息传递到财务部进行应收确认、收款等一系列财务业务处理；月底材料会计进行材料核算处理；成本会计进行成本核算，计算出自制件成本；相关的费用业务在总账模块处理；应收、应付、固定资产、薪资模块的财务信息自动传递到总账模块；总账自动出具财务报表。

系统基础参数设置3.1、账套参数设置参数建议设置账套路径默认启用会计期2010年1月期间：自然年月本位币RMB人民币企业类型工业行业性质2007新会计制度科目按行业预制科目不选中存货/客户/供应商是否分类选中是否外币核算选中3.2、编码方案3.3、数据精度设置存货数量小数位数为4，存货单价小数位数为4，开票单价小数位数为8。3.4、部门设置3.5、采购类型设置3.6、销售类型设置3.7、收发类别设置3.8、仓库设置3.9、单据格式设置单据内容备注销售订单发货单销售专用发票销售出库单3.10、存货自定义项设置

研发业务规划4.1、业务参数设置4.2、产品采纳流程业务流程步骤（该部分为二次开发补充功能，非标准ERP系统功能）：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色询价单1配方导入1、配方管理员根据调香师的工艺数据,进行BOM的导入。系统处理2样品制作调香助手进行样品制作,并打印出要求。手工处理3样品存档品质管理员进行样品的存档。手工处理4.3、物料注册流程业务流程步骤（该部分为二次开发补充功能，非标准ERP系统功能）：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色询价单1新物料注册申请1、调香师对材料或根据物料采纳流程产生新物料的注册申请;手工处理2注册申请审批部长如果通过,则进入下一个流程。手工处理3获得系统编码配方管理员根据系统产生新的物料号,并补充基本信息。系统处理4相关信息维护价格管理员维护成品的价格QC对原料的质检方案等进行维护。系统处理销售业务规划5.1、业务参数设置5.2、售前依赖流程业务流程步骤（该部分为二次开发补充功能，非标准ERP系统功能）：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色询价单1售前依赖书录入1、销售员根据客户要求等业务信息录入售前依赖书。系统处理2转卖品处理如果是转卖业务，转资材部处理。手工处理3评香分派日化依赖由评香室进行初选确认。食品则由分派委员会进行分派确认手工处理4创香1、调香师根据要求自行研发并创香。系统处理5样品加香1、对样品进行加香处理系统处理6送样1、送样给客户，如果客户接受，则进入产品采纳流程。系统处理5.3、产品核价流程业务流程步骤：（该功能进行了部分二次开发）顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色1核价申请单录入1、业务员以已经采购的产品进行核价申请。系统处理2进行核价处理如果是半成品，流程完成。如果是成品，则要在ERP系统中录入调价申请单。系统处理3价格申请流程根据不同的毛利率水平进行不同的审批。系统处理4调价单生效1、经确认的调价单审核后即在系统中生效。系统处理5.4、销售订单处理业务流程业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色询价单1销售订单录入1、订单管理员根据客户合同、试样要求等业务信息生成销售订单，并确定完工日期、发货日期。2、对确认无误的订单进行审核。系统处理2转卖品处理如果是转卖业务，库存量不足时转采购流程。库存量足够，则进行形态转换处理。系统处理3发货处理销售订单完工后，订单管理员制作发货单，请求出库。仓库人员进行实物的出库操作系统处理4销售预测及MRP1、未确认的订单即FORCAST录入系统，做为MRP运算的需求来源之一。系统处理5.5、销售发货及开票流程业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述备注询价单1新增发货单1、订单管理人员在系统中参照订单生成发货单。系统处理2销售主管-对单据进行审核1、销售主管收到业务人员提交的申请后，判定通过后执行审核发货单，同时向仓库管理人员发送出库的通知信息。系统处理3物流部仓管员-进行出库操作1、仓管员看到可以出库的通知信息后，可以进行出库操作，并审核销售出库单。系统处理4开票员－开票处理开票员在STY系统中开具销售发票。通过接口程序把STY发票导入STU中。系统处理5财务部－后续处理1、应收会计根据发票确认收入和应收；2、月末进行了成本结转处理。系统处理5.6、销售退货业务流程业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述备注询价单1销售退货内部确认1、根据客户的投诉单，进行销售退货内部确认手工处理2新增退货单1、订单管理员在系统中参照原发货单或订单生成退货单。系统处理3退货检验仓库收到实物后，提出退货报检。QC根据实际检验结果制作检验单系统处理4进行入库操作1、仓管员根据QC检验结果，进行退库操作，并审核红字销售出库单。系统处理5业务员－提出开票申请1、业务员在系统中开具红字销售发票系统处理6财务部－开票手工发票1、应收会计根据业务员的开票申请，手工开具发票；2、业务员把发票传递至客户。手工处理5.7、销售相关特殊业务处理1、赠出样品的处理关于赠出样品，订单上单价为0，正常出库，但发票开为普票（金额为0，走系统单据），正常销售成本结转。5.8、相关报表销售订单执行统计表销售现存量查询表销售计划执行报告发货明细表、发货统计表销售明细表、销售统计表发货单开票收款勾对表销售分析表

采购业务规划6.1、业务参数设置6.2、采购整体业务流程图6.3、采购订单确认流程业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述备注1采购部－拷贝销售订单生成采购订单1．采购部拷贝销售订单生成采购订单。采购订单要维护供应商、计划到货日期、数量、价格等信息。系统处理2采购主管－审核采购订单1．采购主管在系统中审核采购订单。系统处理3采购业务员－把采购购订单传到供应商1．采购业务把采购订单传供应商处确认。手工处理4采购业务员－采购订单变更1．若订单经供应商确认时，发生信息变更（如到货日期、数量、价格），应及时在系统中变更该采购订单。系统处理流程补充说明：1、本业务主要描述的是在下达采购订单给供应商进行采购的业务时，如何根据销售合同有效的指导采购。2、本业务是指根据销售需求的原材料、商品等下达采购订单给供应商进行采购的业务。3、采购员将建议采购计划转为采购订单并在采购订单上维护供应商、采购价格、到货日期等信息，并打印一份传真到供应商处确认。4、采购订单价格可由系统自动带出，需提前在供应商存货价格中维护。6.4、零星采购订单确认流程流程补充说明：1、本业务是处理合同清单物料、未设安全库存的物品、及其他部门需要且入仓库的物品2、请购单需申请部门领导审批，采购部将请购单汇总后分供应商制作采购订单3、若存在采购订单中途变更则分几种情况分别处理：若原订单取消，则关闭原订单；若原订单的数量、单价或交货日期发生变动，则直接变更订更改原订单。6.5、采购到货入库业务流程业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述备注供应商—送货1、根据采购订单送货，同时开具发货单、发票（可能不同步）。手工处理采购业务员—收货1、收货，并参照采购订单生成到货单；打印到货单，通知仓库质量部检验。(条码系统)2、仓管员核对实物。在供应商/运输公司的送货单上签字，送货方带走离厂。系统处理手工处理质量部—到货检验1、根据到货单进行检验，并把检验结果传给采购部，传给仓库作为入库依据。系统处理仓库管理员—货物入库1、根据检验结果办理合格品入库手续，在系统中参照到货单生成采购入库单（数量为合格数量），入库完毕后立即审核入库单。(条码系统)系统处理采购业务员—退货1、根据检验结果办理不合格品退货手续，在系统中参照到货单生成到货拒收单，并通知供应商进行退货处理。系统处理6.6、采购退货业务流程业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色仓库库管员－退货整理1、仓库库管员整理退货的物品明细交采购员手工处理采购业务员－退货申请1、若原采购订单已关闭，则打开之。（退货处理完毕后还需关闭之）2、参照原订单生成采购退货单，提出退货申请3、打印单据系统处理采购主管—审核1、对退货原因进行分析，确认是否退货2、签章系统处理采购业务员—通知供应商1、传真或电话通知供应商手工处理供应商－确认1、供应确认是否同意退货；若否，则需进行协商，并报采购主管手工处理采购业务员－通知库管1、通知库存管理员退货手工处理库存管理员－退货在系统参照退货单生成红字入库单办理所退物料出库审核红字入库单系统处理流程补充说明：本业务指在库物品退货的业务1、采购员打印到货退回单（一式三联），质检签字后，采购员留一联，其作两联交仓库，仓库留一联，另一联由仓库转交提货人。2、仓库库管员根据到货退回单，制作红字采购入库单，审核、打印（一式三联）、签字；仓库库自留一联，交采购员两联（月末转财务一联）。6.7、相关报表供应商存货价格、交货情况分析表采购订单执行统计表现存量查询表采购到货、入库明细表采购综合统计表未完成业务明细表暂估入库余额表、采购结算表采购成本、类型结构、资金、货龄结合分析表采购比例分析表

质检业务规划7.1、业务参数设置7.2、来料检验流程本业务是指采购或委外到货后，质检部门根据不同的质检方案进行对来料进行检验，对合格接收、让步接收物料办理入库，对不良品进行拒收的业务。业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色采购部－到货处理订单执行到货时，参照订单生成到货单对于需要质检存货进行报检、生成报检单系统处理质检部－质量检验根据报检单生成检验单；对进行报检的存货进行质检，把检验结果填写到检验单据上；不合格材料进行不良品处理。系统处理仓库保管员－办理入库根据检验单合格数据办理入库，填写入库单；系统处理收货员－生成拒收单根据不良品处理单生成拒收单,核对拒收数量通知采购员此次拒收数通知供应商过来拉货系统处理手工处理供应商－收货1、供应商收货手工处理7.3、产品检验流程本业务是指产成品在加工完成之后，进入仓库之前，需要进行检验，从而保证进入仓库的都是合格品。业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述操作角色生产工人－生产完工1、产成品生产完成手工处理统计员－进行报检1、统计员根据班组上报的加工数，填写产成品报检单，进行报检系统处理质检员－生成检验单1、根据报检单，生成产成品检验单，不填写任何数据，直接进行打印系统处理质检员－进行检验1、带着纸质检验单到检验现场，根据检验单上的检验项目对每一个存货进行检验2、将检验结果写到检验单上手工处理质检员－填写检验单1、根据纸质检验单上的数据，填写系统中检验单中的数据，生成有效检验单，通知主管进行审批系统处理质量主管-审批1、可在系统中查询检验单的相关数据2、通过审批流审批系统处理验收入库流程1、合格部分走验收入库流程系统处理不良品处理1、不合格部分走不良品处理流程，此时处理方式主要为返工、改制、报废、重检、让步接收系统处理

生产业务规划8.1、业务参数设置8.2、生产整体业务流程图8.3、测方、合并生产及追溯业务流程8.4、生产订单执行流程8.4、生产领料流程8.5、生产订单完工入库流程8.6、相关报表母件结构查询—多阶子件用途查询—多阶公用清单明细表母件结构表—汇总式物料清单替代料明细表MRP计划维护表MRP建议计划量明细表MRP供需追溯明细表未审核生产订单明细表生产订单通知单生产订单缺料明细表生产订单领料表生产订单完工状况表生产订单用料分析表

仓库管理业务规划采购入库、销售出库、生产领料及生产完工入库业务详见相关系统业务流程。9.1、零星领料流程流程说明：本流程处理的是生产部门的零星领料（辅材等非BOM件领料）及其他非生产部门的领料的业务处理1、领料部门相关人员填写领料申请单一式三份，交部门领导审核确认。2、仓库库管员在系统中填写材料出库单，需注明收发类别。打印出一式三联，领料人及库房库管员签字后，领料人一联，仓库二联（月末转财务一联）。仓库库管员及时在系统中审核相应单据。9.2、在库检验流程9.3、盘点业务处理流程业务流程图9.4、仓库调拨业务流程9.5、相关报表现存量查询出入库流水账库存台账库存展望收发存汇总表业务类型汇总表安全库存预警(需设置安全库存才有)超储存货查询(需设置最高库存才有)短缺存货查询(需设置最低库存才有)呆滞积压存货分析库龄分析表齐套缺料表

财务业务规划10.1、销售应收及收款核销流程10.2、应付及付款流程10.3、当月入库当月来票的业务处理10.4、存货暂估及回冲业务流程流程补充说明：1、库房制单人员当月按照正常的采购流程在【库存管理】模块进行录入采购入库单。2、材料会计在【存货核算】模块进行单据记账，如果到当月结账日时，已录入的采购入库单尚未进行采购结算，在【存货核算】模块中进行采购暂估成本维护，并进行单据记账系统默认为暂估记账。3、次月或以后月份采购发票收到后，采购部门在【采购管理】中录入采购发票；并在【采购管理】模块将原有采购入库单和采购发票进行采购结算；4、材料会计在【存货核算】模块进行结算成本处理：系统自动产生回冲单据。5、材料会计根据暂估未报销单据和暂估后调整单据，生成相应的凭证；备注：若当月来票则录入发票后，进行结算，然后直接记账、制单即可。（无需结算成本处理）10.5、成本处理流程流程补充说明：1、成本选项参数一经设定以后不能修改，请谨慎对待。2、成本卷积计算前，除总账和成本管理模块外，其他模块均要结账。3、要对采购入库单、其他入库单进行记账处理（要手工指定相应单价）。4、委外入库单、材料出库单、其他出库单、产成品入库单价格均可由成本模块自动卷积计算得出。10.6、财务制单处理流程流程补充描述顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述备注询价单1、制单－凭证处理1、制单人员录入财务凭证，本处编制凭证不包括其他系统生成的凭证，编制凭证时，可以根据具体业务利用以下的功能节点来提高核算的效率：常用摘要、常用凭证、自定义转账凭证、冲销、复制凭证、复制分录等。系统处理2、签字审核－凭证签字、审核1、出纳和会计主管对需要签字和审核的凭证进行处理系统处理3、记账－记账处理1、对已审核凭证，进行记账处理系统处理4、会计主管－期末处理1、会计期末执行转账、对账和结账业务系统处理5、会计主管－账表查询、报表处理1、在账簿查询里，除了可以查询、打印出通常的总账、明细账、日记账外，也可以按辅助核算项进行余额、明细的查询，查询过程中可以很方便地进行联查。2、在UFO报表系统，执行自动取数，形成会计报表系统处理10.7、相关资料设置及凭证处理10.7.1、基础资料设置基础资料外币币种设置（含名称，每月记账汇率、月末调整汇率）；结算方式设置；现金及银行本币及外币科目设置；应收账款本币及外币科目设置；应付账款本币及外币科目设置；应收模块应收账款对应总帐中科目设置；销售税金对应总帐中科目设置；销售收入对应总帐中科目设置；汇兑损益对应总帐中科目设置；不同结算方式对应币种及科目设置。应付模块应付账款对应总帐中科目设置；进项税金对应总帐中科目设置；物资采购对应总帐中科目设置—物资采购；汇兑损益对应总帐中科目设置；不同结算方式对应币种及科目设置。存货模块存货科目设置；对方科目设置：暂估科目――应