企业事业档案管理基础

3/9/20231一、企业事业单位档案工作的组织管理二、企业事业单位档案工作的设施设备三、企业事业单位档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、(信息化)、利用、编研3/9/20232企业事业单位档案的作用1、对企业事业单位历史负责(企业文化)2、为企业事业单位的现实工作服务特别是我国加入世界贸易组织后，越来越多的企业处于应对反倾销、反补贴等贸易争端的第一线，维护企业的合法权益，提高企业自身素质，必须以完整、准确、系统的档案为依据，而档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的。没有企业档案，企业的基础就不牢靠，企业经营、管理和持续发展就会受到影响。建立档案工作，对提升企业整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持企业健康发展具有重要意义。3、替企业事业单位发展壮大服务技术工艺的积累、管理经验的积累、知识产权的保护3/9/202332、档案工作机构设置的原则4项(1)、自主原则(2)、配套原则(3)、效能原则(4)、效益原则3/9/202353、档案工作机构的设置模式2种(1)、单一型仅负责管理某个门类的机构。如文书档案室、科技档案室、人事档案室。这种模式是我们国家档案工作发展过程中出现的历史产物。在新的历史条件下，这种模式已经不适应企业事业单位档案工作的发展了。(2)、综合型现在我们一般设置综合型档案工作机构，综合型档案工作机构是指统一管理本单位全部档案，归口负责本单位各项档案工作的机构。档案工作机构从单一型向综合型转变，其实就是一种资源的整合。这种模式有利于加强企业事业单位档案工作的领导，提高档案工作的地位，推进档案管理标准化、规范化、现代化，可节约人、财、物，具有明显的优势。他的形式主要有：档案处、档案科、档案室、档案馆、档案中心等3/9/20236二、档案工作人员一)档案工作人员的素质要求1、思想素质2、业务素质1)有一定的档案学理论知识和实际动手能力2)科学文化素养3)部门负责人要有一定的组织能力、办事能力、公关能力。二)档案工作人员网络建设企业事业单位档案工作光靠一个档案部门是做不好的，必须有一个管理网络。一是单位各个部门要有专职或兼职的档案人员和文件材料积累人员；二是档案部门要对这些人员进行培训，并定期开展业务交流。三是要保持网络队伍相对稳定。3/9/202372、文件材料归档范围及保管期限划分规定（表）3、档案分类编号方案

4、档案保密制度5、档案的鉴定及销毁制度

6、档案统计制度7、档案信息开发制度8、有关人员档案工作岗位责任制3/9/20239实施档案工作规章制度的措施有了规章制度，就要执行，并且要有一定的措施保证制度的落实，实施企事业单位档案工作规章制度的措施，有四个列入1、列入企事业单位基础管理之中2、列入企事业单位档案工作考核内容之中3、列入企事业单位部门和人员的经济考核之中4、列入企事业单位部门和人员的岗位责任制和工作目标3/9/202310四、档案工作的基本原则《档案法》第5条规定：档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。这一句话，点出了档案工作的组织形式、档案工作的基本要求、档案工作的根本目的。这个原则的内容贯穿着一个核心－集中统一管理。1、统一领导、分级管理2、维护企事业单位档案的完整与安全完整要求：三个百分之百安全要求：A、实体安全B、档案信息安全3、便于企事业单位和社会对档案的利用，这是我们的根本目的。3/9/202311在档案工作的管理中要做好以下几点：重过程档案工作是长效管理，要抓源头，在工作、活动的一开始就要介入，并贯穿整个过程。要两头热领导重视，经费支持，相关处室配合。采取措施在全体会议上宣传档案意识，在办公行政会议上研究解决档案工作问题，经常召开档案工作会议，布置、总结工作，经常学习业务文件。完善四级管理体系分管领导――部门负责人――档案部门――兼职人员。3/9/202313第二部份档案工作设施设备一、档案用房1、企事业单位应当将档案用房建设作为改善档案工作基本条件的主要措施纳入到新办公楼的设计、建设计划之中，并在确定档案用房面积、功能和安全措施等方面树立长远的打算。特别是在楼面的承重上，需要安装密集架的单位要特别注意。2、建议档案用房设计建设参照执行《档案馆建筑设计规范》。做到档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。3/9/2023143、档案有8防的特殊要求，防潮、防火、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温、防盗。4、档案防护设施方面要配备温湿度控制设备、温湿度记录仪器、吸尘器、去湿机、消防设备、防盗设备等。5、档案部门一般应配备计算机、光盘刻录机、复印机、录像机、电视机、照相机、晒图设备等专用设备，有条件的单位还可配备扫描仪、数码摄像机。3/9/202315（二）档案卷皮、卷盒、装订材料1、档案卷皮、卷盒式样、规格及质量要符合国家和省有关规定。文书档案、科技档案、会计档案的卷皮、卷盒的式样都有统一的规定，业务档案卷皮、卷盒的式样由条线上或本单位制定；2000年以后，档案卷皮、卷盒应为无酸卷皮。2、档案装订材料要符合质量要求。3/9/202317第三部份档案业务建设3/9/202318文件材料一、文件材料的概念企事业单位文件材料是企事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。

档案的概念《档案法》是所称的档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、经济、技术、科学、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企事业单位档案是企事业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。3/9/202319二、企事业单位文件材料的运转

（一）综合管理性文件材料中收文与发文的运转文书主要是收文和发文，注意以下几点：收文：1）要有登记，要有收文章，要有处理单2）拟办过程中，不只是阅，关键有处理意见3）做好承办、催办，加速文件的流转，办理结束要填写办理结果。发文：1）要有签发，不只是盖公章，没有签发是不具有法律效率的，是五个环节是最重要的一环。2）文号编制要合理，规范，杜绝重号。3）撰写时注意用纸用笔的规范，不能用圆珠笔、铅笔。4）分文要先重后轻，切忌横传。3/9/202321（二）科技文件材料的运转

它是一组文件材料的运转，在运转中因调整和变更，还可产生新的文件材料1、产品图样和工艺文件的运转4个阶段11个环节起始于设计部门向档案部门移交这一环节3/9/202322产品图样和工艺文件配套准备阶段的运转环节

晒制蓝图

加盖印章

整理归档保存登记发放

3/9/2023233设备随机文件材料的运转3个阶段7个环节接收阶段使用阶段整理归档阶段开箱→登→复→发放→材料→材料→归验收记制使用收集整理档档案人员必须参加设备开箱，并负责接收设备随机文件材料3/9/202325三、职能部门对文件材料的积累（或收集）1、综合管理性文件材料的积累办法（1）、“帐内”文件材料的积累经过收文登记和发文登记的收进文件材料和制发的文件材料。（2）、“帐外”文件材料的积累不经收发文登记环节收进和制发的文件材料。如工作计划、总结、调研材料、会议材料。“帐外”文件材料是企业事业单位文件材料的重要组成部分，也是企业事业单位积累的难点之一。3/9/202326一、档案收集工作

企事业单位档案收集工作是指企事业单位档案部门按照有关制度的规定，接收单位内部务部门应归档的文件材料，各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作3/9/202329（一）、档案收集工作的意义1是妥善保存企事业单位档案的途径2是科学管理企事业单位档案的前提3是有效利用企事业单位档案的基础（二）、档案收集工作的内容1接收各部门移交归档的文件材料2接收所属单位的档案3接收撤销单位的档案4征集与单位有关的零散文件3/9/202330（三）、档案收集工作应注意的几个问题1、严格文件材料运转和归档管理2、建立档案收集工作的正常机制3、科学确定接收范围和时间4加强对档案移交归档的监督指导收集、积累中容易出现的问题1、过程性文件材料收集不全，如会议中的提案、处理意见2、上报材料收集不全3、会议记录收集不全4、人事工作和会计工作中的管理性材料收集不全（不包括人事档案和会计档案）5、业务档案收集不全6、非纸质材料收集不全3/9/202331档案整理工作是将企事业单位零散的需要进一步系统化档案进行基本的分类、组合、排列的编目，组成有序体系的过程。企事业单位档案的整理分为三种情况1、综合管理性文件材料立卷整理；2、综合管理性文件材料按件整理；3、科技档案整理。3/9/202332一、档案整理工作的原则1、保持文件材料之间的有机联系要遵循文件的自然形成规律及工作、活动的特定规律，不能人为地将毫无联系的文件材料组合在一起。2、充分利用原有基础1)充分利用部门立卷的基础2)在分类整理方法改变之后，对原系统化整理过的档案，保持不动。3、档案的整理必须便于保管和利用这是档案整理工作的基本出发点和最终要求，前二点要服从最后一点。3/9/202333二档案的分类

企事业单位档案分类是根据企事业单位档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企事业单位档案进行分门别类，从而使企事业单位的全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。这是对档案实体的分类。分类的方法有：1、职能分类法2、问题分类法3、组织机构分类法4、年度分类法5、对象分类法：型号分类法(产品)、工程项目分类法(基建工程)、课题分类法。6、专业分类法7、地域分类法8、档案载体形式分类法企事业单位档案采用十大类分类方法缺点：1、一级类目前4个实际上就是平行的4种文书档案2、只适用于工业企业，商业、非生产性企业容易造成缺类3、特殊载体分类没有体现出来。3/9/202334三、文件材料组卷

组卷也叫组织保管单位，它是将已经办理完毕或告一阶段，并具有保存价值的文件材料，按照一定的要求和方法组合成相对独立的保管单位。企事业单位文件材料保管单位的形式有：卷、册、袋、盒4种组卷的具体都要求保持卷内文件材料的有机联系，案卷质量符合有关标准和规范的要求。体现在4个方面：1、文件材料的组合上2、文件材料的排列上3、在案卷质量上4、在案卷的组合度上

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（二）组卷方法1、综合管理性文件材料的组卷方法

（1）按问题组卷（2）按作者组卷（3）按名称组卷（4）按时间组卷，上一年工作总结，以总结年度为准;两年以上总结，以内容针对的最后一年案件以审结年度为准。（5）按地区组卷综合管理性文件材料的组卷注意两个问题：（1）文件材料之间的联系具有多重性，可能既有问题上，又有时间上的一般采用两种以上方法结合使用，先确定一个主要的，再结合运用其他方法。（2）在组卷时尽可能保持文件之间的“因果关系”，不要把有内在联系的文件材料硬性拆开。3/9/2023362、科技文件材料的组卷方法除了可采用综合管理文件材料组卷的5种方法外，常见的还有4种1）按结构组卷2）按子项组卷3）按工序或阶段组卷4）按专业组卷

科技文件材料的组卷注意的问题：（1）基型产品图样必须完整，衍生产品只保存本身专用图样材料、套用、复用部分的科技文件材料只须编制明细表或目录。（2）产品和设备采用标准图、通用图和借用图，只要在目录中或备考表中注明名称和图号，不必再复制组卷。（3）改进、革新、维修产生和形成的文件材料，应单独组卷，补充到原有的案卷之后，不要拆散原案卷。(4)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入针对的项目里组卷。(5)引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。(6)底图以张为单位单独保存和管理。(7)外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。3/9/2023373、会计文件材料的组卷方法

（1）会计凭证一般有经办人当月组卷，加封面，背脊包角（档案部门有统一式样）。（2）会计帐册维持原状，一本一卷。活页帐册，去空白部分，分类装订。加贴规定封面。(3）会计报表按年、季、月，分类用卷皮装订4、企事业单位干部职工文件材料的组卷一人一卷

3/9/202338四、案卷及案卷内文件材料的排列(一）综合管理性文件材料排列方法1、上级文件在前，本单位及所属单位在后2、正文在前，、附件在后3、正本在前，定稿在后4、批复在前，请示在后5、同一作者的案卷(1）同一问题，按时间(2）不同问题，按重要程度结合时间6、会议材料，按产生和形成的次序或重要程度7、案件材料，以批复、结论、证明、个人交代材料等顺序排列老立卷案卷排列按大类-(目录号)------案卷号新立卷按问题(一级类目)---------年度-----------保管期限------------案卷号(都要留空，以便放第二年的)3/9/202339

(二）科技文件材料排列的方法1产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。2科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。3基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。4设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。5案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。6案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。3/9/202340五、案卷的编目是以一定的形式，巩固企业事业单位文件材料的系统整理成果，提示卷内文件材料内容与成份的工作重要内容：1、编页号2、编制卷内文件目录3、编制备考表4、编制案卷封面5、编制案卷背脊3/9/202341一）页号在有记载内容页面上，编写大流水页号1、综合管理性文件，正面右上角，背面左上角2、卷内科技文件材料页号的编写(1)单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。(2)成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。3、企业归档文件应依据分类和排列顺序逐件编号。在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。文件处理单随同文件一并归档的，归档章可盖在文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、大类名称代号、保管期限、馆编件号、总页数3/9/202342二）卷内文件目录

序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注（图号）

没有题名的加中括号、会议记录要一条一条写出来、任免等要将自己单位的写出来。

5．4．2序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。5．4．3文件编号应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。5．4．4责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。5．4．5文件材料题名应填写文件材料的全称。填写文件标题。没有标题或标题不能全面揭示文件内容的，可自拟标题，外加“［］”号；会议记录需重拟标题时，应写明会议的时间和主要内容；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加()；介绍信存根等一本作为一件，题名较笼统，在计算机辅助管理条件下，其介绍信中人名可在备注栏中录入，以便二次检索。5．4．6日期应填写文件材料的形成日期。新立卷以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2004年1月8日，标注为20040108。页数：每件归档文件的总页数。5．4．7页号应填写每件科技文件材料的首页上标注的页号。新立卷填写每一件总页数。5．4．8卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。3/9/202343三）备考表放置于卷尾，起到说明卷内文件数量和状况及在管理过程中的变化情况等作用。互见号、说明、主卷人、立卷时间、检查人、检查时间5．5．2说明包括：案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。5．5．3立卷人应由责任立卷人签名。5．5．4立卷日期应填写完成立卷的日期。5．5．5检查人应由案卷质量审核者签名。5．5．6检查日期应填写审核的日期。5．5．7互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。5．5．8卷内备考表排列在卷内文件材料之后。3/9/202344四）编制案卷封面

案卷封面印制在卷盒和软卷皮的正表面，只填写软卷皮上的内容。科技档案苏州也采用内封面形式。内容有：档号、档案馆室代号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级1、档号：类别号+案卷号2、案卷题名的拟列要求：内容正确概括、结构完整规范，文字简明通顺。案卷题名都有三部分内容组成，其结构呈三段式：1）综合管理性文件材料组成的案卷题名的结构作者－内容－文种名称（全称，通用简称）2）科技文件材料组成的案卷题名结构项目名称（代字、代号）－内容－文种名称3、案卷封面其他内容的填制(1)立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。(2)起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。(3)保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。(4)密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。(5)档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。3/9/202345五)编制案卷脊背文书和科技档案内容：案卷题名、档号档号位置要贴四线格标签；1、综合管理性(全宗号)目录号(大类代号加目录顺序号)、年代、分类号、起止卷号案卷题名填写二级类目名称，要求打印后贴上去新立卷档案盒盒脊：在盒脊上贴四格标签(见图5)(具体尺寸以市档案局印制式样为准)，设置的项目有：全宗号(或目录号)、年度、大类代号、起止件号。其中起止件号仅填写室编件号的起止号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写。2、科技档案5.2.7档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、项目代号、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定；分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；目录号是指第几本目录号；案卷号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号。案卷题名应打印后贴上去，文字采用竖排式3、会计卷脊标签：会计档案卷脊采用条形标签，保管期限红色为永久，蓝色为定期，其项目包括全宗号、核算单位代号、目录号、案卷号、年度、凭证号3/9/202346企业档案分类类目标识符号统一采用阿拉伯数字标识。一级类目采用"十进位"制编号标识，即阿拉伯数字从0到9顺序标识；二级类目采用"八分制"编号标识，即从1到8，91到98；二级以下的类目采用"双位制"编号标识，即：11~19，21~29……91~99。

各类目之间，不同级位类目用间隔符号"."分开，分类号与案卷顺序号中间用"－"表示。前4类编号方法老的编案卷号方法一级类目号+二级类目号+案卷顺序号（案卷顺序号按大类混年度编流水号，编至999时，重新从"1"号行流水编号，并用案卷目录号加以区别）。1990年1991年0.1－1－永久0.1－7－永久－2－长期－8－长期－3－长期－4－短期0.2－5－永久－6－长期排架按大类，每一个类后留空位。新立卷编号方法1990年1991年0类永久1、2、3、0类永久1、2、3、长期1、2、3长期1、2、3短期1、2、3短期1、2、33/9/202347科技档案案卷号：最低一级类目内顺序编流水号。如6.02.01－1会计档案：全宗号----核算单位代号――年度――按凭证、帐册、报表、其它顺序编流水号（每个核算单位正面一个年度一个流水号）标签最后一栏，凭证填写凭证号，帐册等填写保管期限。账册要贴封面。包角、骑缝章、签署是否齐全。特殊载体档案的分类、编号：

1、声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，因其形成和所反映的内容，作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，不单独设置类目，可视其内容特征与纸质档案对应分类编号，分库保管。

照片档案的编号方法为：大类号+照片案卷号+照片流水张号。

2、底图档案的分类编号，应与其蓝图档案分类编号相对应。即：底图档案分类号（即蓝图档案分类号）+底图保管单位号

3/9/202348六、案卷的装订企业管理类档案全部采用软卷皮装订，外加卷盒。盒内案卷不贴标签，在卷盒的脊背上贴标签。科技档案加内封面（厚一点）装订，外加卷盒或卷夹。照片档案有专用的国标照片簿。

对不便于装订的案卷，以卷盒存放，每个文件的右上角加盖档号章，注明档号和顺序。一)装订前的准备工作1、去金属装订物2、折叠整齐(图纸)，装订线外有文字的应加边，破损的要修裱好。二)装订方法三孔一线装订法三)装订要求整齐、结实、不掉页、不压字、不妨碍阅读3/9/202349档案保管工作一、档案保管工作的任务一)防止档案的损毁主要是在档案的管理和利用过程中，防止档案的丢失、磨损、撕毁和污染。特别是年代久远，纸张老化的档案利用时要特别注意。对借用的档案要及时催还。二)延长档案的寿命影响档案寿命的因素有两方面1、内因即档案制成材料自身因素对档案寿命的影响2、外因即环境和保管条件对档案寿命的影响。三)维护档案的安全有二个层面的含义1、实体安全，采取防潮、防火、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温、防盗等八防措施2、信息安全，健全保密制度3/9/202350二、档案保管工作的基本原则一)以保护为宗旨，以利用为目的二)以防为主，防治结合三)保护重点，兼顾一般四)采取新技术3/9/202351三、平时在保管工作中要做的工作（一）建立全宗卷档案的档案，也就是我们在保管档案中形成的档案。全宗卷的主要内容

1档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

3档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

5档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。

6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。全宗卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

卷内文件材料逐件加封面，编件号，装订后装入卷盒。封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图3/9/202352（二）建立了清晰、准确的存放索引或存放示意图（三）控制库房温湿度，14――24度，45%――60%。并坚持做好记录工作（四）定期检查档案，并做好记录（霉变、尘污、虫蛀、破损等）（五）对破损、霉变、褪变档案进行修复3/9/202353四、不同制作材料的保管（一)底图

耐久性较差，极易脆裂、破碎，禁止折叠和装订，有平放和卷放两种。我市主要采用平放方法，将底图平摊在多层底图柜中，采用鱼鳞式存放法。

（二)蓝图

一般折叠成A4幅面大小，如果采取装订方法，则要留边，装盒的不必留边。(示范折叠)注意标题栏

（三)磁性材料磁性材料包括录音、录像带、磁盘等(国家有行业标准)磁性材料，保管条件要求高，除了八防，还应具备防磁、防磨损、防强震、防病毒等措施1、远离有害气体、磁场2、最好选用防磁柜，采用竖放方式，防止压坏3、定期进行检查，录音、录像带每隔一年要重新卷绕，每隔4－7年翻录一次，最好做成数字化光盘4、温度控制在17－20度，相对湿度35%－45%5、电子文件的具体保管措施可参见《江苏省电子文件归档与管理办法》（四）、底片、照片。主要控制温湿度，要恒温恒湿1、温度控制在14~16度，相对湿度20~40%2、拿取时最好用夹子，以免手上的汗水灰尘污染底片的照片，产生霉斑。3/9/202354企事业单位档案统计工作一、档案的登记一)档案数量和状况的登记主要有以处几种1、档案总登记2、档案分类登记3、底图登记4、特殊载体档案登记5、档案收进登记6、档案移出登记7、档案销毁登记二)档案提供利用登记1、档案借出登记2、档案借阅登记3、档案利用效果登记3/9/202355企事业单位档案鉴定工作鉴定工作是根据一定的原则和方法鉴别企事业单位档案历史和现实的价值，划定档案的保管期限，剔除没有或失去保存价值的一项工作。一、意义1、鉴定工作有利于保护有价值的档案

2、鉴定工作有利于保证档案的库藏质量3、鉴定工作有利于提高档案工作效益4、有利于缓和库房与设备的紧张状况通过鉴定，剔除无保存价值的档案，缓解库房压力。

3/9/202356二、档案鉴定工作的内容一)首次鉴定文件形成部门对文件材料的鉴定1、检查文件材料的完整、准确性2、根据归档范围，鉴别有保存价值的文件材料3、判别归档文件价值大小，划定保管期限二)定期鉴定档案部门对档案的鉴定，需要经常性、定期地有计划进行。1、对超过保管期限档案的鉴定2、对档案密级的调整，进行降密和解密处理3/9/202357三、鉴定工作的原则1、整体性原则从国家、社会和单位的整体利益出发，这是鉴定工作的核心。2、全面性原则3、历史性原则4、发展必原则四、鉴定工作的一般要求1、要认真执行档案行政管理部门制定的有关企事业单位档案鉴定工作的规定和标准。这些规定和标准主要有：保管期限表保密规定2、要有严格的组织领导，鉴定小组要有单位负责人、部门管理人员、工程技术人员、档案人员共同参加3、严格执行档案作废、销毁的审批手续。销毁档案应十分慎重。(后面具体讲)3/9/202358五、不同门类档案的鉴定方法。六、档案鉴定工作计划1、制定鉴定工作计划2、成立鉴定小组3、个人初步鉴定填写鉴定卡或鉴定登记表4、集体审查5、编制销毁清册(有标准)6、编制鉴定报告7、销毁剔除档案8、善后工作调整档案、检索工具、排架等3/9/202359七、档案保管期限表国家档案局颁布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文件材料归档范围与档案保管期限表有：通用型、专门型如《会计档案保管期限表》、专业系统型、企事业单位型、机关型、五种，后二种以前三种为依据。首次将其上升到行政规章，原来叫表，现在叫规定。一)档案保管期限表的结构：说明条款1、说明部门（1)保管期限表的适用范围（2）、制定依据2、条款部分条款部分是保额期限表的主体，它具体指明了企事业单位各种档案的保管期限。有五个部分组成：1)顺序号2)条款名称是一组同类型档案的名称，不是具体某一件，在同一保管期限表中，对条款按类、按重要程度排列。3)区别依据指区分同一条款档案不同价值的依据，如重要的、一般的。4)保管期限5)备注3/9/202360二)编制要求1、所列档案内容全面，针对性强。条款内容要具体，要包括单位全部可能产生的全部档案，区分依据要简明，专指性强。2、保管期限档次清楚3、条款排列有序，便于查阅4、与通用的、专门的档案保管期限表保持一致。相关条款、保管期限可根据实际情况、适当延长，但不可任意缩短。5、可与归档范围合二为一三)编制步骤1、调查研究1)学习档案工作指导性和参与性文件及前三种保额期限表2)收集相关单位的经验材料3)深入实际，掌握档案形成的过程、种类、特点2、拟订初稿3、征求意见，修改定稿4、经企事业单位领导审查批准，报档案行政部门和主管机关备案，市直属单位要经档案局审批。3/9/202361第四部份企事业单位档案利用工作企事业单位档案利用工作就是通过一定的方式、方法和途径，直接提供档案信息为用户服务的一项工作。档案利用工作是档案工作的中心任务，其他工作要始终围绕这一中心任务。档案利用工作也是衡量档案工作水平的主要标志，只有充分发挥档案信息资源才能体现档案工作的作用。通过利用工作，能发现业务工作中的问题，如收集是否齐全，整理是否科学，保管是否安全，以此来促进档案部门采取措施改善其中的薄弱环节。3/9/202362一、档案利用工作的内容1、编制检索工具检索工具是利用工作的手段和途径，常见的有全宗指南、目录、索引等。2、开展多种形式的利用服务阅档室阅览、外借、电话查档、网络查询、提供复制件、陈列展览等3、开展档案编研工作编研工作是系统提供档案信息的一种服务方式，也是主动服务的一种形式。3/9/202363二、档案利用工作的要求一)明确服务方向，坚定服务思想推动企事业单位的改革与发展是我们的服务方向。具体的有:1、为资产与资金管理提供优质服务2、为质量管理提供科学依据3、为技术创新提供条件4、为市场营销提供准确信息5、为民主管理提供有效凭证二)熟悉档案、了解需求1、如何熟悉档案2、了解需要的方式三)了解利用效果目的有二个1、是为了分析开发利用的效果，总结经验教训2、是通过积累和宣传利用的效果，引起领导对档案工作的重视，扩大档案工作的影响。3/9/202364四)正确处理利用与保密的关系

利用与保密是一组矛盾，但从根本上说是一致的，都是为企事业单位的发展服务，因此片面强调任何一面都是错误的，关键是在确定开发利用范围和保密范围五)正确处理利用工作与基础工作的关系

也就是要“两手抓”，一手抓基础、一手抓利用，因为没有完善的基础工作，就谈不上利用，同样没有利用，基础工作也就毫无意义。3/9/202365三、企事业单位档案的检索

是指通过对档案材料的内容和形成特征的著录，进行档案的信息加工，并存贮到检索工作之中，企事业单位档案部门借助编制的各种检索工具，及时查找到有关档案提供利用的过程。（一）、几种常用检索工具及其编制方法1、案卷目录2、全引目录3、分类目录1)按《档案著录规则》进行著录，填制卡片2)运用分类表和分类标引对每一条目进行标引并按分类表体系排列。3/9/202366

4、专题目录1)选择题目2)拟订方案，包括专题内容，分类排检方法，专题涉及年限、地区、人员分工等。3)选材并同时填制卡片4)组织排列，按照方案中的分类排检方法系统排列，不同类别之间用指引卡间隔。

5、指南有档案馆指南、全宗指南、专题指南，也称档案馆介绍、全宗介绍和专题介绍。这里主要介绍全宗指南。全宗指南用来揭示企事业单位档案全宗的情况，采用文章叙述形式。他是作用是报道企事业单位全宗信息，提供初步查检线索，帮助档案管理人员熟悉全宗内档案的内容与成份，更好地从事各项档案业务工作。主要内容包括：1)立档单位的历史概况企事业单位名称及变化情况、隶属关系、性质职能、内部组织机构、主要领导人。2)全宗档案概况来源、数量、所属年份、整理、鉴定、保管情况3)全宗档案的内容与成份一般先划分年度或时期，然后按照类别介绍，有特色的和价值较大的档案应重点介绍。3/9/202367四、企事业单位档案利用的方式（一）、档案阅览通过开辟阅览室，供利用者直接查阅利用。企事业单位档案的利用服务方式。这是最常见的一种。1、阅览服务适用范围：（1）是数量少，不方便借出（2）是数量少，利用比较简单，没必要借出（3）有密级，不适宜借出2、阅览服务的条件（1）、硬件条件：包括阅览桌椅、服务台、电脑设备、视听设备、复印机等（2）、检索工具（3）、规章制度：借阅手续、阅览须知等（4）、要有服务人员工作人员的职责一是提供服务，二是对阅览过程的监护，防止损坏档案，保证档案安全，保护企事业单位的商业秘密。3/9/202368

（二）、档案外借按照一定的制度，将有关档案借给利用者的服务方式。这是企事业单位的基本利用方式，在综合性档案馆中不常见。1、适用范围

（1）、适用于企事业单位内部不便于离开工作岗位的利用者。（2）、每次外借数量不宜多（3）、外借档案皆应在机密级以下（4）、机密、绝密、人事、会计等档案一般不外借，若有需要，须经领导批准（5）、对易损档案、珍贵档案、孤本一般只提供复制件。2、档案外借手续企事业单位档案借出，要办理相关手续，填写档案借阅登记薄(有标准登记薄)3、企事业单位应健全规章制度，采取必要措施，加强对借出档案的保护。借出档案到期未还的，应及时催还。因工作原因不能归还的要办理续借手续。3/9/202369（三）、电话查档（四）、网络查档

网络查档效率高，有利于保护原件。网络查档必须要的授权范围，以保护档案的信息安全（五）、档案复制供应(提供各种复制本)1