日常工作1课件

3/9/2023第六章秘书的日常工作3/9/2023秘书的日常工作6通讯事务3日程安排4接待工作5督查工作1287保密工作办公室管理印信工作值班工作第一节办公室管理一、办公室的作用：指挥部、工作室、“窗口”办公室配置家具类：办公桌椅、档案柜、文件柜、沙发仪器设备类：电脑、打印机、传真机、复印机、电话座机、碎纸机、扫描仪、装订机、号码打制器、打孔器、计算器、桌面印刷系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备文具类：会议记录本、圆珠笔、计算器、橡皮、铅笔、文件夹、档案袋等），服务设施类：电扇、空调、饮水机等等。装饰类：植物（仙人掌）、壁画必备）二、办公室的布局与布置规格功能部门特色

传统习惯（风水）小办公室一墙之隔通风、采光小办公室小工作室大办公室特色办公室Skype(塔林，爱沙尼亚)RedBull(伦敦，英国)

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医疗科学技术中心办公室办公室布局与布置的讲究办公室风水（1）办公室风水需以负责人或最高主管为主，来寻找吉利的方位。（2）办公室的大门须比对面的门大，因为大则在气势上就赢，小则败。

（3）办公室天花板或墙壁渗水、漏水或龟裂，是漏财的象征，宜速补救。（4）办公室天花板要高为吉，太低有压迫感不吉利，且影响业务的推展，同时通风较不良。（5）办公室大门最忌对着电线杆、大树、烟囱、路冲。

（16）负责人或主管的办公桌对着厕所，为影响整体的营运及业务推展，同时对财运的杀伤力蛮大。（17）办公桌一端最好靠墙，较稳固，最忌将办公桌斜放。（18）办公桌的后方必须是不动方，最忌后方是走道或有人走动。因为缺乏安全感，心神不宁。（19）办公桌后方必须有靠山。所谓靠山就是一面墙，有靠山做起事来较稳当，对业务推展有帮助。负责人或会计之办公桌，要有隐密性为佳。（20）办公室的光线要明亮，而其光线是以自然阳光最佳，人工光线较不好。办公室的布置《办公室业务》第二节通讯工作1.电话接打2.邮件收发3.其他现代通讯事务电话接打1.熟悉常用电话号码2.打电话的注意事项3.接电话的注意事项4.电话礼仪5.作好通话处理

1.熟悉常用电话号码

应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科室电话号码和本单位领导们的电话号码；熟悉主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联系的电话号码；工作案头应备电话号码查询资料以咨查用。2.打电话时应注意的事项注意事项替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司错打电话，错播号码都要说对不起先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名电话接通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜3.接电话时应注意的事项通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由

找人接电话要问清对方姓名或单位接听电话说：“您好，这里是××公司××部门”

铃响两三声之间是接听电话的最佳时机对错打的电话，态度也要和蔼客气4.电话礼仪

无论接、打电话，秘书都应注意声音要柔和，语气要亲切，表述要清楚，快慢要适中，嘴离话筒不要太近，每次通话时间不可过长。接打电话时用问候语，更自然的方法是问明对方是谁的时候再问候“您好”，这样的问候显然是专给对方的，显得更为真诚。如果对方先问候了，那么一定要回敬问候语，然后再询问对方有什么事情。5.做好通话处理无论接打电话，必要时都要有电话记录来电单位来电人来电时间年月日时分内容摘要领导批示处理结果记录人案例分析：

这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件时，听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：“-你说是天地公司赵总的电话吗？我好象记得有他的名片，回头我查一下告诉你。你们公司今年的生意如何？……”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道电话号码是86757879。面对这种情况，秘书怎么做？处理方式A.马上把电话号码写在便条上，放到胡总面前。B.当作什么也没有听见。C.如果胡总问自己的话就告诉他。E.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。

比较以下两种通话方式“你好惠普公司。”“请找戴先生听电话。”“戴先生不在。”“你看我什么时候能找到他”“你10点以后打电话来吧。”“好谢谢。”

“你好惠普公司请讲。”“请找戴先生听电话。”“对不起是哪位戴先生”“戴季礼先生。”“很抱歉戴先生现在不在。”“你看我什么时候能找到他”“戴先生10点钟回来等他回来打电话给你还是由我帮你转告事情？”“谢谢我10点以后再打电话。”“对不起我该怎么向戴先生讲起你”“我姓王，是山海公司的。”“噢，王先生麻烦你10点后再来电话，再见。”

A.B.

秘书小刘正在电脑前打合同，电脑上显示的正是合同条款。桌上电话铃声响起，小刘立即接起电话：“你好，海王集团公司。”对方：“我是重庆分公司的老邵。”小刘：“哦，是邵主任。”邵主任：“我想查一下上级批复海王公司改为集团公司的时间。”小刘：“你稍等，我马上就查。”她转身在文件柜中翻找。由于文件柜中所有文件夹上均没有标签，小刘找了三个文件夹都没有找到。这时，传来了敲门声，小刘头也不回地说：“请进。”她仍在翻文件夹。客人进来，站在门口等待。小刘没听见动静，这才转过身来，说：“你请进，你找哪位？”对方走至办公桌前（此时电脑未关屏，合同仍放在桌上），双手递上名片，说道：“我想拜访陈副总。”小刘双手接过名片，一面看一面读：“哦，你是红光集团公司市场总监李先生。你与陈副总有预约吗？”李先生：“没来得及约，我有些事想和他谈。”小刘：“很抱歉，今天几位老总都出去办事了。”李先生：“那市场部经理在吗？”小刘：“我给你打个电话问问。”小刘提起电话正要打，市场部业务员小张敲门。小刘便将话筒搁在桌上，说：“请进。”小刘问小张：“小张，你们经理在吗？”小张：“经理外出了。”小刘对李先生说：“要不你和小张谈谈？这是我们市场部的业务员小张。”李先生沉吟片刻说：“你还是把陈副总的手机号码告诉我吧，我自己再和他联系。”小刘立即说：“陈副总的手机号码是。”李先生记下手机号码后，说：“谢谢。那我告辞了。”小刘说：“我送送你。”小刘送客去了。小张发现搁在桌上的电话，拿起一听，没声，便挂上了。某一天,经理外出了,陈小姐正在公司打字,电话铃响了,陈小姐与来电者的对话如下:陈小姐：“喂？”来电者:“是利达公司吗”陈小姐:“是。”

来电者:“你们经理在吗”陈小姐:“不在。”

来电者:“你们是生产塑胶手套的吗”陈小姐:“是。”

来电者:“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐:“1.8美元。”

来电者:“1.6美元一打行不行？”

陈小姐:“对不起,不行的。”说完,“啪”挂上了电话。过了一星期,上司提起他刚谈成一笔大生意,以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出:"啊呀,上星期有人问1.6美元一打行不行,我知道你的定价是1.8,就说不行的.”上司脸色一变说:“你被解雇了。”陈小姐通话中的的错误(1)电话礼仪方面,铃响了没有自报家门;(2)不等对方说