办公室主任培训材料之公文基础知识

公文根底知识2007年10月中国石油湖北销售分公司办公室主任培训教程之——第一局部：公文的含义和制法一、公文的概念公文，机关公务文书的简称，又称文书、文件。根据国家2001年实施的?国家行政机关公文处理方法?〔简称?新方法?〕的规定：行政机关的公文〔包括电报〕，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。目前国家行政机关公文种类主要有13类〔种〕：1、命令〔令〕；2、决定；3、公告；4、通告；5、通知；6、通报；7、议案；8、报告；9、请示；10、批复；11、意见；12、函；13、会议纪要上述属于法定公文范畴，在日常文书处理工作中，公文的范畴也扩大至邀请信、感谢信、贺信、请柬、工作方案〔总结〕、述职报告等事务文书上。中国石油湖北销售分公司办公室主任培训第一局部：公文的含义和制法二、公文的制发程序公文的制发程序又叫发文办理。按照?新方法?的规定：“发文办理指以本机关名义制法公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。〞〔一〕拟稿。就是把领导或单位的发文意图条理化。〔二〕审核。由秘书部门负责或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。〔三〕签发。由单位领导人签写发文具体意见，并对文稿的内容和行政效力负责。〔四〕复核。公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。重点是看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、标准等。中国石油湖北销售分公司办公室主任培训第一局部：公文的含义和制法二、公文的制发程序〔五〕发文注册。为待发文件注册，编注发文字号，确定印刷数量和发文范围等〔机要文件还要确定公文份数序号〕〔六〕缮印。根据?国家机关公文格式标准?，缮写或打印又签发的文稿，并由文秘人员负责校对。〔七〕用印。由秘书对已缮印好的公文盖章或现场监印。〔八〕发文登记。由秘书部门将待发公文登记造册，已备存查。〔九〕分发。有秘书部门把用印并登记好的公文以适当的方式传递给收文单位或个人。常用的事务文书制法程序，没有公文那样严格、缜密。但作为处理公务的一种工具，也因该具有草拟、审核、定稿、公布实施等制发程序。中国石油湖北销售分公司办公室主任培训第一局部：公文的含义和制法二、公文的制发程序随着办公室工作的自动化、信息化，公司层面公文处理、营销中心与公司之间的公文处理，都在OA系统的推广中，上述九大公文制发步骤都实现了电子化，或者说实现了“集成化〞，从而也产生了淡化九大公文制发步骤的不良工作习惯。结合公司实际，公司文件的归口管理部门是总经理办公室〔秘书部门〕，营销中心是由综合办公室〔秘书部门〕负责管理。仔细对照OA处理系统的发文流程设计，也是完全按照这九大公文制发步骤来扭转的。因此，我们两级机关在公文的制发过程中，无论是在有OA还是没有OA的条件下，一定要严格执行这九大公文制发程序。这也是维护公文合法性、标准、性的具体表现。中国石油湖北销售分公司办公室主任培训第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训按照国家技术监督局1999年12月27日发布的?国家行政机关公文格式?〔简称?新方法?〕，办公文的各要素划分为眉首、主体、版记三局部。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等局部组成。一、公文用纸及印装格式〔一〕公文用纸采用A4型纸〔210mmX297mm210mmX297mm〕。天头〔上白边〕：37mm+1mm；订口〔左白边〕：28mm+1mm；版心尺寸：156mmX225mm(不含页码)。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。〔二〕公文的印装公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22字，每行28个字。第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训二、眉首格式公文的眉首又叫文头。按规定由发文机关、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。〔一〕发文机关标识〔公文版头〕发文机关标识，又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居中排列。由发文机关全称或标准化简称后面加“文件〞组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。标识的字体一般为小标宋体、红色，字号由醒目美观为原那么酌定，但一般小于22mmX15mm〔高X宽〕。联合行文时应使主办机关名称在前，文件置于发文机关称右侧，上下居中排布〔如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文〕。一般平行文文头不加“文件〞二字。注：同一机关可有不同规格的发文机关标识，分别对应着不同的适用对象和格式要求。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训二、眉首格式〔二〕公文份数序号〔印刷顺序号〕公文份数序号，又叫份号，是指依据同一文稿印制假设干时每份在总印数中的顺序编号。公文份数编写规那么：01-99，至少要两位数。分数序号的位置在版心左上角第一行处，订格书写。〔三〕发文字号。发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。发文字号位于“发文标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份〞、序号用阿拉伯数码标识；年份写全称，用〔〕括入；序号不编虚位〔既1不编为001〕，也不加第字。发文字号之下4mm印一条与版心等宽的红色反线。发文字号的书写位置，按照规定，有三种标注形式：

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训二、眉首格式1.在发文机关标识正下方。最常见的一种标注方式，主要应用于发文标识和红色反线之间有一定的距离。2.发文机关与签发人左右对称。上行文需要著名签发人姓名时，把发文字号放在左侧，签发人姓名放在右侧，二那么对称。3.对一些特定的公文可酌情处理。如平行文函的发文机关标识是?XXX〔机关名称〕?，由于间隔横线紧挨这发文机关标识，发文字号可标在公文标题右上方，间隔线的右下方。〔四〕签发〔会签〕人上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，?请示?还一个注明联系人的姓名和。下行文、平行文可注明签发人、会签人，也可不注明。注：签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训二、眉首格式人姓名居右空1字；签发用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下依红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。〔五〕秘密等级和保密期限如需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如同时需要表示秘密等级和保密期限，用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用★隔开。〔六〕紧急程度如需要标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训二、眉首格式两字之间空1字；如需要同时标注秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。注：公文的紧急程度分为“特急〞、“急件〞、“限时送达〞。有的紧急不标明紧急程度，而是在题目中加上，如“紧急通知〞、“紧急请示〞。〔七〕红色反线〔间隔横线〕红色反线的作用就是把眉首和主题局部隔开，一般放在发文标识和发文字号之下。党的领导机关的专用公文眉首，还要在红色反线〔间隔线〕中间印一颗红五星。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训三、公文主体格式公文主体格式包括：公文标题、主体机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等。〔一〕公文标题准确概括公文的主要内容并标明公文的种类。公文标题位于“红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当〞。完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个局部，简称标题的三要素。一般内部行文都去掉了发文机关名称这一要素。〔二〕主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应使用全称或者标准化简称、统称。位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词下、抄送单位之上，标识方法同抄送。上行文主送机关一般只有一个，如需要主送两个上级机关的，在二者之间加“并报〞一词。下行文、平行文主送机关可以是一个或多个。注：凡收文对象无法限定或无需限定时，可省去主送机关，如公告、通告；公文一般不主送领导者个人，除非是领导人特殊交待。〔三〕公文主体〔正文〕格式公文主体位于主送单位下一行。表达中数字、年份不能回行；公文一般要求一文一事，以便于分送和处理，综合性内容的公文除外。同时，为了堵塞变造公文的漏洞，?新标准?取消了执行多年的“此页无正文〞格式。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔四〕附件及附件说明附件在正文下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件〞，后标全角冒号和名称。如：“附件：1.XXXXXX〞。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件的左上角第一行顶格标识“附件〞，有序号标识序号；附件的序号和名称前后标识一致。如附件与公文正文不能一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件。注：一些批转、转发、印发类的通知，从形式上看也有附件。这类下发或转发的公文，实际上并非本来意义上的附件，无须在文尾上写上“附件〞字样，同时与前面的通知不能分开装订，且页码要连贯。结合公司实际，我们在ＯＡ中如使用附件标签的话就是这样，但其余的就没有做到，我们根本上是和上级公司保持一致，在今后的公文制作中我们也应考虑这些问题。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔五〕印章〔发文机关名称〕公文除“会议纪要〞和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章的作用就是证实公文的效力、信用和对公文负责。单一机关制发的公文落款处不属发文机关名称，只标识成文时间〔右空4个字〕，加盖印章应上距正文2-4mm。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，均压在成文时间上，两印章不相切或相交，相距不超过3mm。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔五〕印章〔发文机关名称〕当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称〔可用简称〕按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不超过版心，最后留有一个或两个印章，均居中排列，印章之间不相切或相交，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。〔六〕签署签署是发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效用。1.签署的使用范围。按规定，以行政机关负责人名义签发的命令〔令〕不用加盖单位印章，而要有机关负责人签署。即在“正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发职务；联合发布的应签署职务全称。在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间〞。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔六〕签署2.签署的权限。公文签署只限机关首长一人，副首长不必签署。副首长可在首长的授权下代签，但代签的公文不适用公开发布。3.签署的位置。签署的位置应在正文之后，成文时间之上。即“正文下1行右空4字标识签发人签名章〞，“在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期〞。注：签署要要用毛笔或钢笔，禁止用铅笔或圆珠笔。签署和签发不同，签署是在向外发出的正本上签字，而签发那么是机关负责人最后审定文稿时，签在发文稿纸上。〔七〕成文日期成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。确定成文日期的原那么如下：〔1〕重要的命令、决定、通告、通知等以领导人签发日期为准；第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔2〕两个以上机关联合行文，以最后签发〔或签署〕的日期为准；〔3〕会议通过的公文，以通过的日期为准；〔4〕一般性的公文，可以实际印发的日期为准；〔5〕电报，以发出的日期为准。注：行政机关公文的成文日期一定要用汉字书写，零要写作“〇〞。不能将阿拉伯数字与汉字混用，而且年、月、日要写全。党委机关的公文按规定用阿拉伯数字书写。〔八〕附注公文附注“3号仿宋字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行〞。这一格式过去叫“阅读〔传达〕范围〞。一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“此件传达至县级以上人民政府〞等。需要说明的是“请示〞应当在附注出注明联系人姓名和。第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训四、版记〔文尾〕格式〔一〕主题词主题词，又称“关键词〞。它是指公文中代表其内容特征的、起关键作用的词。主题词主要供制作公文索引和电子计算机检索用。主题词按规定标注在公文末页下部、抄送范围上方。“主题词〞用3号黑体字，居左格顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点。主题词之间排列顺序，应根据主题词的含义，由小到大，从内容到形式，同时一份公文的主题词不超过5个。〔二〕抄送机关。指除主送机关外需要知晓或执行的其他机关。在主题词下一行，左右各空一字，用三号仿宋字标识“抄送〞，后用全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，并以句号结束。如主送机关移至主题词之下，标识同抄送机关。抄送对象只限于有关机关或单位，不抄送该单位谋个人或领导。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训四、版记〔文尾〕格式〔三〕印发机关和印发日期印发机关和印发日期位于抄送机关之下〔无抄送机关在主题词下〕占1行位置，用3号仿宋字，印发机关左空1字、印发日期右空一字。经批准翻印的公文，除注明原文的印发机关名称和印发日期外，还应注明翻印机关名称和翻印日期。〔四〕版记中的反线及位置版记中的反线指版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心〔156mm〕。特别注意，最后一个要素下面要有一条反线。注：打印人、校对人、存档人等不需要放在版记里面。版记置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。在偶数页上面。如果公文主体之后的空白容不下版记，那就另起一页〔不是一面，因为公文要双面打印〕，这样出现会出现空白面，空白也不标识页码就是。一份公文空白页，3面空白是极限。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训五、公文的特定格式特定的格式有三种：信函式、命令式、会议纪要式。命令式不常用。〔一〕信函式信函式公文-发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定，发文机关全称下4mm处为一条武文线〔上粗下细〕，距下页边20mm处为一条文武线〔上细下粗〕，两条线长均为170mm。每行居中排28字。首页不显示页码。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。信函式公文与“文件式〞公文相比，主要区别于：1.信函式公文版头标识不加“文件〞字样；2.信函式公文主要用于平行文，不标识签发人；3.上白边留得较少，只有30mm，打破了文件式的37mm空白界限；4.间隔线不一样，一个是武文〔文武〕线，一个是红色反线；5.分数序号、密级、经济程度、发文字号等都在武文线下面。

第二局部：公文的格式中国石油湖北销售分公司办公室主任培训五、公文的特定格式〔二〕会议纪要式会议纪要标识会议名称+会议纪要组成，位置是标识上边缘至版心上边缘25mm，用红色小标宋体字，字号用发文机关酌定。会议纪要不加盖公章。会议纪要有文件式、信函式、简报式。简报式是最常用的，特别是行政机关，我们公司目前使用的就属于简报式。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训文种，是公文种类的简称，是公文三要素中不可缺少的要素之一。同一名称的所有公文即构成一个文种，如通知、通报、请示等，都各是一个文种。不同文种具有不同的性能和用途，如请示的性能是用来向上级机关请求指示和批准的，批复是用来答复下级请示事项的，不能错乱。下面将根据我们经常接触的几个文种，做简单的辨析，并概括性说一说局部文种拟写的根本套路。一、决定与决议〔一〕相同之处。都是决策性文种，都是上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的安排意见，都是下行文，都要求下级机关贯彻执行。〔二〕不同之处。一是使用范围不同，决议是党委机关的法定文种，行政机关不用，就是说行政机关如用决议就错了，党委机关用决议、决议都可用，除党委系统、人大系统用决议外，企事业单位的股东代表大会、职

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训工代表大会也要用决议；二是形成方式不同，决议是经正式的法定的会议并按照法定程序通过表决后形成的，决定是经过集体讨论通过或领导机关直接作出；三是内容不同，决议是涉及的问题往往关系全局性、原那么性的重大问题，原那么性的指导多、议论性的文字多，而决定可以涉及重大问题，也可以涉及针对具体问题，内容比较具体、要求也很明确；四是各式不同，决议的标题都用会议名称作文发文机关，成文日期也都采取题下标注的形式，而通过法定会议讨论的决定各式和决议相同，其他的就不同了。〔三〕决定的拟写决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，可分为指令性决定和宣告性决定，指令性决定是上级机关针对某一涉及面较广的问题，在着手开展前作出的行动部署，下级机关必须遵照执行，有很强的约束力，因涉及面广，内容繁杂，篇幅一般很长；宣告性决定主要用于表彰或处分，意在

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训晓喻各方，引起关注，因内容单一，篇幅相对较短。1.指令性决定正文的结构包括：决定的依据或原因、决定事项、注意事项或实施要求三局部，重点是决定事项。依据或原因的拟写要高度概括，提纲挈领；决定的事项内容比较多，其写法有三种：分类式，把决定的事项整体分为假设干大类，每一大类再分假设干层次或条款，做到决定事项重点突出、思虑周严；条款式，把决定的事项分成假设干款，每一款就集中写某一决定事项，做到眉目清秀、条例性强；撮要式，就是把决定事项分成假设干条款，每一款开头都采取先论后说的表达方式，这样方便阅读，利于传达，能给读者留下较深的印象。在遇到比较复杂的指令性决定，就要把前三种方法结合起来。2.宣告性决定结构主要包括：情况介绍、决定内容以及期望和号召三局部。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训情况介绍的拟写，主要概述表彰或处分对象的主要事迹或违纪事件，要求文字简洁、定型准确，为决定内容做好铺垫；决定内容的拟写，包括写明作出决定的机关名称、决定的依据、决定的实质性内容；期望和号召的拟写，主要是针对决定的内容，站在领导机关的高度，提出相应的要求和期望。有时候，期望和号召的局部可以不写，属于选择项，式情况而定。二、公告与通报〔一〕相同之处。都是行政机关常用的告知性文种，都可以通过新闻媒介或广为张贴的方法加以公开发布，党委机关不用。〔二〕不同之处。公告制发只能是行政系统的领导机关，而通告是从上到下的各类行政机关均可使用；公告是用来向国内外公布重要事项或法定事项，通告是在一定范围内公布应该遵守或周知的事项；公告范围广，面向国内外，通告只针对社会的某一方面，用于局部，范围较小。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔三〕通告的拟写通告分为周知性通告和法规性通告。周知性通告主要是将相关事项告诉有关群众或组织，法规性通告主要由各级权力机关、行政机关以及司法机关以通告的形式发布法规性文件。通告的结构包括标题、正文、印章或发文机关名称、发布日期四局部组成。正文要写清楚通告的理由或依据、通告的具体事项等。通告的理由或根据与通告事项之间要有明显的过渡，如“特此通告如下〞，以引起下文。通告事项要有条理，一般分条表达，按照事物之间逻辑顺序进行排列表述，利于理解和执行。通告不能代章三、通告与通知〔一〕相同之处。都是用来传达上级机关的意图和要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔一〕不同之处。告知范围不同，需要普遍告知，告知对象又无法限定时，用通告；需要特定告知，也可以限定告知对象时，用通知；格式不同，通告没有设计主送机关〔抬头〕、抄送机关等格式，而通知有；行文渠道不同，内部行文告知下级机关或有关人员办理或了解某一事项时，用通知，不能用通告；向社会上公开行文告知人们应当遵守或知道某一事项时，应用通告，不要用通知。〔二〕通知的拟写通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。通知主要分为指示型、发布型、批转型、转发型及任免通知。由于公司经常应用到通知，这里就不多说，这里只是说到发布型通知按照?新方法?规定，已不在适用，但是企事业单位依法不能使用命令〔令〕，如需要发布规章制度，仍要用发布型通知。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训四、通知与通报〔一〕相同之处。都属于告知性文种，都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动，都是下行文。〔二〕不同之处。发文目的不同，通知的发文目的在于让收文机关做什么事以及如何去做，有哪些本卷须知等；而通报的目的是让收文机关了解发生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情应受到批评或应该警惕等；内容不同，通知侧重于提出要求，明确界限；通报侧重于说明、介绍某些事物或情况，可以提出具体要求〔如指导性通报〕，也可以不提出任何要求〔如情况通报〕；发送对象不同，通知的发送对象都是与通知内容有直接关系的单位和个人；而通报不但要发给与通报内容有关的单位和个人，往往还要发给那些与通报内容没有直接关系的单位和个人，以便“一体〞周知〞。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔三〕通报的拟写通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，主要目的在于传播信息，沟通情况，交流经验，一般情况下通报不具有指挥性。通报分为表扬性通报、批评性通报及情况通报，表述方法主要是直述式和转述式。直述式是发文机关直接表达通报事实，并加以评论或提出要求，一般层次较低、内容简单的通报用直述；转述式是发文机关转发其他发文机关的通报或文字材料，并加以评论、提出要求，一般层次较高、内容繁冗的通报用转述。通报的正文以批评或表扬为例，有四个要素：倾向性导语、通报的事实〔事件〕、对事实〔事件〕的认定和分析、处理意见等。1.倾向性导语。用一两句话概括表达通报，并说明发文机关的倾向性。类似于新闻的标题。不要和下文重复。2.通报的事实〔事件〕。表达事实的各个方面或事件的起因、开展和结局。当然要做到详略得当、去粗取精。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训3.对事实〔事件〕的认定。无论是表扬还是批评，分析要中肯，从实际出发，分析事实〔事件〕的性质、产生的原因及造成的影响或后果。4.处理意见。主要写处理或处分的依据。五、议案议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种。适用议案的还有股份制企业的总经理或董事会按照法律程序向股东代表大会提请审议事项，事业单位负责人〔如学校校长〕和没有实行股份制的企业负责人依照有关法律规定向同级职工代表大会提请审议事项也用议案。党委机关不用议案。六、请示与报告〔一〕相同之处。都是上行文种，行文对象一般都是直接上级机关。需要说明的是，请示与报告不能越级上报，特殊情况需请主管上级机关知晓和同意。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔二〕不同之处。1.行文目的不同。报告的行文目的是为了向上级机关汇报工作、反响情况、答复上级机关的询问；请示的目的是为了向上级机关请求指示或批准。目的的不同，是这两个文种的根本区别。2.写作的结构不同。报告的结构一般是先概括汇报根本情况，然后汇报主要成绩、经验、教训、存在问题，并针对存在的问题，回报今后的打算和安排等；请示的结构是先说明请示原用，在此根底上引出请示的具体事项，最后是请示的结束语，典型的三层或三段式结构。要特别注意的是报告中不能夹带请示事项，而请示中可以有报告的成分。如果报告中涉及请示事项，应单独挑出来，另外用请示行文。但请示中的请示原因局部实际上就是对有关情况的报告，如果不在请示的开头局部把面临的困难和问题说清楚，后面的请示事项就显得没有理由和前提，被批准的可能性就不大。所以说，请示中可以有也应该有报告的成分。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训3.结束语不同。报告是陈述性上行文，请示是请求性上行文，这种区别在结束语上更为明显。报告的结束语多用“谨此报告，请审阅〞、“特先报告，详情容后续报〞、“特此报告，请阅知〞等；请示的结束语多用“请批示〞、“请批准〞、“妥否，请批示〞、“妥否，请示〞等。如果误用了结束语，就改变了公文的性质。4.处理方式不同。上级对下级报送的请示必须表态，也可以不表态。5.内容的宽窄不同。报告的内容可宽可窄，既有专题报告，也有综合性报告；但请示只能一文一事。为了方便上级机关的处理和答复，请示总是专题的，不应该有综合性请示。因此在篇幅的长短上就有区别了。6.发文时机不同。之所以要请示，是因为本机关无权决定，因此，请示都是在工作进行之前或进行之中发出的；而报告都是在工作完成之后或告一段落时发出的。请示在事前，报告在事后。7.报送制度不同。报告可分为定时或不定时，而请示只有在必要时才行文，不能也不能有定期请示的规定。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训8.失误后责任划分。下级机关把应该请示的问题写成报告，使问题的不到及时处理而造成损失，由下级机关负责；上级机关上报对下级机关报送的请示未及时处理而造成损失，由上级机关负责。〔三〕报告的拟写1.报告的适用范围。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。因为增设了“意见〞文种，就删去了老方法中“报告〞适用于提出意见或建议的内容。2.报告的分类。报告分为：工作报告，又称综合报告，用于总结工作经验、汇报工作进展情况和提出后工作设想；情况汇报，又称专题报告，用于汇报遇到重大问题或特殊情况、接办事项的处理情况等；调查报告，用于书面语言表达调查结果并报送领导机关作为决策参考的一种报告；报送报告，下级机关向上级机关报送公文、物件时，随文或随物写的一种报告，叫报送报告。3.报告的拟写。报告正文由报告导语、报告内容、报告结束语三局部组成。报告导语，报告的开头先要说明为什么要写这份报告，概述什么时候接

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训到上级的什么公文、什么任务或指示，本机关的执行、办理情况及结果如何，然后用“现将……报告如下〞或“现将……汇报于后〞之类的承起用语转入报告内容；报告内容，报告的主干局部，工作报告要注意写清楚开展某项工作的情况，包括主要过程、措施、结果、存在问题、今后打算等；情况报告要写清楚事件发生的原因、经过、性质、看法和处理意见；答复报告必须紧紧围绕上级的询问，不能顾左右而言他；报告的结束语，写在报告结尾处，另起一行，空两格。〔四〕请示的拟写1.请示的适用范围。请示是下级机关向上级机关请求指示或批准使用的文种。2.请示的分类。请求指示的请示，下级机关在工作中遇到疑难问题，或是对上级公文由不明了、不清楚的地方，可用请示向上级反映，要求上级机关给予明确答复的指示或解释，以便更好地贯彻公文精神或开展某项

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训工作；请求批准的请示，根据有关规定和管理权限，有些公文需经上级机关批准后才能发布，如重要规章制度、长远规划的调整或由于本单位的情况特殊，难以执行上级的统一规定，需要变通处理，但必须报请上级领导机关同意或认可，以及有些问题，需报请上级机关批准后才能办理，如人事任免、机构的增减等；请求审批的请示，下级机关在开展过程中，在人、财、物方面遇到困难，自己无法解决，可报请上级机关审核、备案、批拨或调配使用。如请求划拨人员编制等。3.请示正文的拟写。请示正文由请示原因、请示事项、结束语三局部组成。(1)请示原因。开头先提出为什么要请示，请示的依据是什么。请示的依据可分为理论依据和事实依据。理论依据是指以上级的某一公文精神为依据，事实依据是指以实际工作中的具体情况为依据。必要时，二者可结合起来，共同组成请示的原因。请示的原因要简明扼要，又要有足够的依据。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训〔2〕请示事项。紧接着请示原因之后就写请示事项，请求指示的请示事项主要写遇什么问题，请求上级机关在那些方面或哪几个具体问题上给予明确的指示；请求批准的请示事项写准备干什么，如何干，请求上级在哪些环节给予支持和帮助，或请求上级批准成认，或请求上级拨款，或请求上级调配相应的人力、物力。〔3〕结束语。请示的结束语一般在请示事项后另起一行。常用的结束语有：“以上事项，请指示〞、“特此报请核批〞、“以上请示，请予审核批准〞、“妥否，请批示〞、“妥否，请示〞等。4.请示写作本卷须知〔1〕不滥用请示。下级机关不能事无巨细一概向上级请示，但凡职权范围内的事，要敢于负责，自行处理。〔2〕请示应坚持一文一事的原那么。请示忌一文多事，以便于公文的及时处理。〔3〕请示的目的要明确。无论是哪一种请示，都应该做到既提出问题，

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训又要有自己的看法、设想或处理意见；不然的话，上级机关难以明确批复。〔4〕请示的理由要充分。请示的理由一般包括两个局部：一是需要，二是可能。比方，要请求列一个建设工程，就的说明对这个工程如何需要，甚至如何迫切需要，以及该工程建设后将会带来怎样的经济效益、社会效益等。另一方面，还要说明上这个工程的可能性，包括地理条件、资源条件、社会条件、资金来源等。〔5〕不要多头主送。请示应送直接主管机关或部门，不要多头主送。七、批复〔一〕批复的使用范围批复适用于答复下级机关的请示事项，即针对请示的，不针对其他文种。批复和批示是不一样的，批复是一法定文种，而批示是一种对收文的处理程序，在特殊情况下，批示才可以做批复。〔二〕批复的分类一是只报送请示的某一个下级机关的批复；二是大量抄送各有关机关的

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训批复，这种批复除送报请示的某一下级机关外，还要大量抄送有关机关，这类批复较少见，只有所批复的请示具有一定代表性，答复一个机关就能解除许多机关的疑问才用这种批复。〔三〕批复正文的拟写1.批复的标题。批复的标题，在一般情况下，与一般公文的标题写法相同，即由发文机关、事由、文种三种要素组成。也可在标题中把上级机关批准与否的态度写进去，如，?国务院关于同意江苏省设立无锡市马山区给江苏省人民政府的批复?。2.批复的正文。批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。批复引语，先引述来文，包括来文的文号、标题、字号，必要时，还要简述来文的请示事项；批复内容，主要针对请示事项，说明同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由；结尾用语，一般只写“此复〞或“特此批复〞，并另起一行，表示全文的结束。〔四〕拟写批复本卷须知

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训批复，这种批复除送报请示的某一下级机关外，还要大量抄送有关机关，这类批复较少见，只有所批复的请示具有一定代表性，答复一个机关就能解除许多机关的疑问才用这种批复。〔三〕批复正文的拟写1.批复的标题。批复的标题，在一般情况下，与一般公文的标题写法相同，即由发文机关、事由、文种三种要素组成。也可在标题中把上级机关批准与否的态度写进去，如，?国务院关于同意江苏省设立无锡市马山区给江苏省人民政府的批复?。2.批复的正文。批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。批复引语，先引述来文，包括来文的文号、标题、字号，必要时，还要简述来文的请示事项；批复内容，主要针对请示事项，说明同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由；结尾用语，一般只写“此复〞或“特此批复〞，并另起一行，表示全文的结束。〔四〕拟写批复本卷须知

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训1.要一事一批。请示是一事一请示，同理，批复也只能是一事一批复。2.批复要及时；3.态度要明确，批复中的观点必须明确，同意就是同意，不同意就是不同意，缓办就是缓办，绝不能模糊其词，模棱两可，让人不得要领；4.批复要有依据；5.针对性要强，批复内容要紧紧围绕请示事项，不能答非所问，答复片面；6.篇幅压迫短小，批复应开门见山，直截了当，切忌长篇大论，枝节横生；7.措词准确。主要是不要出现“似属可行〞、“酌情处理〞、“最好去做〞之类的词语，防止发生歧义，贻误工作。八、意见〔一〕意见的适用范围。适用于对重要问题提出见解和处理方法，可用于上行文、下行文和平行文，应按请示性公文的程序和要求办理。〔二〕意见的分类。分为要求下级贯彻执行的“意见〞；要求上级批转或转发的“意见〞；供平级或不相隶属机关参考的“意见〞。〔三〕意见正文的拟写。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训1.要一事一批。请示是一事一请示，同理，批复也只能是一事一批复。2.批复要及时；3.态度要明确，批复中的观点必须明确，同意就是同意，不同意就是不同意，缓办就是缓办，绝不能模糊其词，模棱两可，让人不得要领；4.批复要有依据；5.针对性要强，批复内容要紧紧围绕请示事项，不能答非所问，答复片面；6.篇幅压迫短小，批复应开门见山，直截了当，切忌长篇大论，枝节横生；7.措词准确。主要是不要出现“似属可行〞、“酌情处理〞、“最好去做〞之类的词语，防止发生歧义，贻误工作。八、意见〔一〕意见的适用范围。适用于对重要问题提出见解和处理方法，可用于上行文、下行文和平行文，应按请示性公文的程序和要求办理。〔二〕意见的分类。分为要求下级贯彻执行的“意见〞；要求上级批转或转发的“意见〞；供平级或不相隶属机关参考的“意见〞。〔三〕意见正文的拟写。

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销售分公司办公室主任培训1.下行“意见〞的拟写。作为下行文的“意见〞，其正文主要有理由〔目的、原因、背景〕、见解〔方法、措施〕两大局部。2.上行“意见〞的拟写。作为上行文的“意见〞，主要用于下级向上级提出意见和建议，并要求上级批转或转发。这类“意见〞的正文主要有提出“意见〞的理由〔依据、原因〕、措施〔方法〕两局部，有时也要求有一个要求批转的结语。上级对上行到本机关的“意见〞有三种处理方式：一是仅作为资料存查，已备决策时参考；二是同意并批准，以上级的名义发文批转，要求下属单位参照或遵照执行；三是经上级政府批准同意后，由上级办公室〔厅〕转发，并在文中注明“经**同意〞字样，要求报文单位或所属下级单位实施或执行。平行文的意见类似于函。九、函〔一〕函的使用范围。函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工

第三局部：文种辨析与拟写中国石油湖北销