集团公司办公室2010年述职报告

2010年述职报告

XX-办公室书目工作职责2010年工作完成状况行政工作文书及档案管理宣扬工作党务工作工会工作证券事务工作费用限制状况团队建设工作职责负责按部门工作职责要求，组织开展本部门的各项管理工作，并对部门工作负责；负责拟定公司会议管理、文件管理、档案管理、接待管理、车辆管理、办公用品管理、公司印章及法人印章管理制度；负责拟定本部门年度及月度工作支配并组织实施；负责组织支配董事会、董事会工作会、总经理办公会和其它专题会议，并列席会议，作好会议记录及整理睬议纪要；审核以董事会、公司办公室名义起草的文稿、报告、文件，受理并提请公司领导审批各类文件、报告、请示、建议，公司外来文件批转；负责董事会印章及法人印章的管理；负责对外公共关系，搞好公司形象宣扬，不断营造良好的企业社会环境；组织实施涉及公司经济利益和合法权益的信息管理制度；负责车辆管理和办公用品费用限制；负责计算机的归口管理；2010年工作完成状况一、制度建设为进一步规范管理，组织修订完善了办公用品、车辆管理、电话费管理、报刊管理、文书档案管理、印章管理、会务管理、接待管理、文印管理等相关行政管理规范，其中：重点修订了用车申请、车辆报修程序、修理记录台帐、驾驶员值班制度等车辆相关管理制度；依据集团公司的要求，制订了公司公务用车改革方法并组织实施为全面贯彻TS16949质量体系和全力协作公司的认证工作，组织下属修订了相关程序文件，如《管理评审程序》、《技术文件限制程序》，并进一步明确本部门的各质量指标，通过完善本部门各岗位的质量指标与绩效指标体系，强化岗位责任考核，实现管理工作按标准、按规范、按程序文件运作。2010年工作完成状况二、行政工作秘书工作接要求完成董事会工作会、总经理工作会、专项工作会等会议纪要的整理编制，并完成总经理工作报告、集团一周工作快报、季度报告等董事长及总经理工作报告的撰写。刚好办理外来文件和公司内部文件的编号、传阅、发放、归档接待工作接待工作体现办公室人员的综合素养，更代表公司的形象，因此，我部门对此特别重视，对接待人员本身素养要求、接待的具体程序、接待纪律等都作了严格的规定，今年共接待重要客户10余次，2010年工作完成状况二、行政工作（续）会务管理和督办工作公司各类会议较多，通过有效的组织协调，对月度生产经营分析会、总经理办公会、董事会、股东大会等大小会议进行了有序地组织，并按要求编写了相关的会议纪要，会议支配的合理性和会议效率得到提升。督办和参谋的职能属办公室的主要职责之一，通过《一周重要工作和会议支配》的制发，亲密关注公司经营层重要工作开展进度状况，充分收集公司经营信息，为领导决策供应有价值信息和建议，加大督办力度，参谋作用较之前有了进步公司名称变更相关事务的处理因公司名称变更，我部门完成了公司全称及证券简称的变更以及公司营业执照、组织机构代码证、进出口资格许可证等相关工商变更手续，并完成公司公章、部门公章等相关印章的变更工作和公司VI变更工作。2010年工作完成状况二、行政工作（续）车辆管理车辆管理工作量大、涉及面广、事项琐碎，又干脆影响员工的准时上下班，属我部门的重点工作之一，自公司搬迁至今的一年多时间里，针对不断出现的问题制定相应的措施和方法，确保员工的正常上下班，主要体现在以下方面：(1)、建立驾驶员值班制度，确保每周周一至周五24小时有驾驶员值班；每周星期六、星期天均有驾驶员值班，全力满足公司各部门用车需求。(2)、通过实施《驾驶员绩效考核方法》，对大客车驾驶员和小车驾驶员分别进行考核排名，并依据奖优罚劣的原则实施了相应的嘉奖和惩罚，以增加驾驶员的工作责任心和危机意识，推行一种竞争上岗、优胜劣汰的用人机制。(3)、建立和完善车辆修理台帐和进一步规范车辆报修程序，并对车辆修理价格进行不定期的调查，选择优质修理中心，确保修理质量和费用的限制。另外，要求驾驶员对于车辆的小修项目必需首先自己动手，的确不能解决，才能送修理中心修理。(4)、通过实施《驾驶员5S管理考核方法》，按月进行考核，增加了驾驶员的5S管理意识，改善了交通车内外环境，为广袤员工营造了良好的乘车环境。依据银河动力［2010］40号文精神，公司于2010年6月1日正式实施公务用车制度改革方法,我部门对公司需处理的旧机动车进行了价格评估，并经总经理办公会和董事会批准后组织实施，车辆的过户、转让已全部完毕。为实现公司统一作息时间，提高劳动效率，通过广泛调研，起草了多种交通车调整方案及可行性分析报告，供领导决策。2005年，车辆管理工作以推行精细化管理为思路，制度建设需更加严谨科学，驾驶员考核需更加肃穆公正。三、法律事务

在处理公司为三电担保引发的系列诉讼纠纷中，我部门较好地完成有关信息的收集及与相关人员的联系工作，为公司领导的决策供应了重要信息。四、信息化建设与管理工作

1、财务软件的维护开发工作在保证大财务管理软件稳定运行的基础上，为进一步挖掘和发挥财务管理软件的作用，我部门组织实施了人力资源部在新中大软件中的应用，实现了人力资源基础数据的共享2、公司网站建设工作依据公司各部门信息化建设的需求，经多家比质比价，通过公允竞争与择优选择的原则确定了网络公司，现网站建设已基本完成，并已于12月1日正式上传中文版部份。五、文书及档案管理

依据文书处理方法规定的要求和程序，完成董事会文件、机要文件及上级主管部门等外来文件的收、分、发、办理工作，并做好记录。依据机构调整的要求，公司在我部门设立了综合档案室，归口管理公司的董事会档案、人事档案、文书档案与科技档案。前三季度，综合档案室在做好生产用图和管理用图的准备、晒制、发放、回收、销毁和文书、设备、人事、科技档案的查阅、利用工作的同时，对2003年度各类文件资料和历年董事会档案文件、科技档案进行了整理、接收、归类、立卷和存档；同时，修订了《技术文件管理程序》、《文书档案管理方法》、《科技档案管理方法》，主动准备2010年6月份质量认证和9月份TS16949预审所需资料，并调整了档案室布局，使其布局更为合理，管理更为便捷。为避开以往技术、设备资料遗失问题的再度发生，要求档案管理人员主动关注公司各部门需归档的技术、设备等资料，适时提示相关部门和主动收集各部门需归档资料，如今年全部新购的设备资料在开封时就已将全部资料纳入档案室集中统一管理。六、宣扬工作公司目前以出版《XX报》、出刊宣扬橱窗、制作宣扬画册及建设公司网站为主要宣扬渠道和方式。今年已出版银河报11期、宣扬专栏四期紧紧围绕公司2010年经营目标的实现、TS16949质量体系的认证、提高执行力、节能降耗，降低生产成本等主题，刚好进行了宣扬报道。七、党务工作

依据公司机构调整重新划分了党支部，使党支部的设置更加符合公司实际，党委管理组织更为完善；依据新的形势，修订了党支部目标管理考核制度，按月进行考核；开展了“创先争优”评比活动，评比表彰了优秀党员；结合邓小平诞辰100周年，“七一”期间，我部门受党委的指示，组织党员参观邓小平故居，使党员接受了一次生动的党课教化；今年公司党委加强了党员发展工作，年内共吸取发展了新党员2名，入党主动分子20人。复原重建团委是党委工作的一个重点，党委办公室具体开展了团员的摸底调查和登记，并在此基础上初步完成了团委、团支部班子的搭建，成立了团委筹备小组负责团委的筹建和日常工作，团委筹备小组目前正开展团内宣扬学习活动，为明年的正式成立做准备。到目前为止，团委在党委的领导下，组织开展了青年摄影活动，参与了职工运动会，并参与了职工活动中心的日常管理工作。八、工会工作

出台“七小”竞赛方法并组织实施，按季度对“七小”项目评比、颁奖，自该活动开展以来，已有20余个项目获奖；出台了公司劳动模范和立功人员评比方法，“五一”期间评比出60余个荣立一二三等功立功人员，并受到公司的表彰；接着进行集体合同签订的准备工作；同时，做好工会经费的管理工作；完成了支配生育工作的交接，组织女职工妇科检查，并探望住院、工伤、生小孩等职工多人；并协作龙桥计生办做好流淌人口建档等工作。大力开展职工文体活动，年初举办了职工迎春文艺演出，组织开展了与正恒动力和龙桥森林消防队的篮球友情赛；组织举办了“五·一”书画摄影作品展，丰富了员工业余文化生活；在公司行政领导和后勤部的大力支持下，利用闲置场地改造设立了职工活动中心，工会投入数万元，为员工添置了电视音响、图书、棋类、乒乓球、台球等设备和文件体育用品，10月26日正式对职工开放以来，受到员工的欢迎。九、证券事务工作

据《公司法》、《公司章程》及《上市规则》等上市公司监管制度的规定绽开信息披露工作和投资者关系管理工作。十、费用限制状况2010年我部门预算为1613940.40元，实际发生额为1074337.27元，较支配节约539603.13元，具体缘由分析如下：(一)差旅费已报销（实际发生）6515元，较支配超支2515元。二)办公费已报销85064.54元，较支配超支3034.54元，今年电话及传真费用、手机费及办公室分解的费用超支较多，分别超5343.50元、3650元和5593.80元、办证费没有预算，实际发生了1535.5元(三)宣扬费已报销26544.23元，较支配节约1855.77元，各子项目基本上与支配持平，但通讯员稿费超支配2070元，主要是年初开通讯员表彰会，这项费用未有预算。十、费用限制状况（续）(四)业务款待费已报销5023元，较支配超支1023元，主要缘由是财务入帐时项目有些差异。(五)修理费用已报销211221.82元，较支配节约64778.18元，这与车辆总数削减、加强日常保养有关。(六)运输费用已报销676304.68元，较支配节约539205.72元，主要缘由是车辆削减导致耗油量下降，另外严格限制过路、停车费节约了49135.20元。(七)消耗材料和交通费已报销（实际发生）8306.24元，较支配超支4306.24元。(八)车辆保险费发生66679.37元，节约58130.63元，主要由于保险实惠降低了保费，财产保险发生55357.76元，年初没有预算。十一、团队建设

(一)信息沟通方面每天召集部门人员定时召开晨会，按时召开每月总结和支配会，一方面，让部门全体员工了解公司的经