当秘书的电话礼仪

Word第第页当秘书的电话礼仪通话时声音不宜太大，让对方听得清晰就可以，否则对方会感觉不舒适，而且也会影响到办公室里其他人的工作。

随时保持笑容

打电话是从语言和声调开头的。在接电话的过程中，你的眼睛、手势以及各种形态的动作，对方都看不到，因此这时打电话的语气和声调就显得非常重要。人在微笑时说话的声音，会使人感到柔软、舒适。所以，在接听电话时，应随时保持笑容。

姿势正确，声音清朗

在接听电话中，虽然通话双方相互看不到对方，但你的心理状态、当时的心情和心境，都会特别微妙而又特别真实地反映到语调、语气上来，所以，在接听电话时，不行以有一副慵懒的姿势或者懒散的样子。这样，会使对方明显地感觉到你对他的不敬重。

不要让电话铃响的太久

电话铃声响两下时，要快速拿起电话，这时一种避开让对方久等的礼貌做法。

假如在特别状况下，铃声响几声后才接电话，应向对方致歉，这样才会使对方对你产生良好印象，认为你很有礼貌、很有修养，同时也会对你的单位产生良好的印象。

用左手我电话，右手执笔

接听公务电话时，肯定要用左手持话筒，右手执笔，一边交谈，一边记录电话内容。

正确记录所要传达的事

企业电话讲究效率第一，电话的记录传达宜求简洁明白，最忌讳拖泥带水，不得要领。在做电话记录时，要登记何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

理智地回答一般性的询问

对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对看法粗暴语言粗鲁的来电，仍应保持你的礼貌和职业性语言，不和他争论和顶撞。

记准电话，以免打错

假如拨错号码，应礼貌地向对方抱歉，不行顺手挂机，然后向对方说：对不起。

选择恰当的拨打时间

如无紧急状况，一般白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在22点之前，以免打搅他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，削减占用时间。

拨打电话前应做好充分的预备

通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避开词不达意，结结巴巴的通话。

发传真时的礼节

如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，感谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

代拨电话的礼节

假如是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告知对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请托付者来接电话。

在办公室内避开打私人电话

不行占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友谈天

当秘书的电话礼仪2

■通话时声音不宜太大，让对方听得清晰就可以，否则对方会感觉不舒适，而且也会影响到办公室里其他人的工作。

■接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。

■接听电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人供应便利。

■当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么时，请不要任凭传话。未授权的状况下不要说出指定受话人的行踪。

■当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先款待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到答应后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能立刻挂断时，应告知来访的客人稍等，然后连续通话。

■在电话中传达事情时，应重复要点，对于数字、日期、时间等，应再次确认以免出错。

■假如对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌地询问："对不起，请问您是哪位?"■要转告正在接待客人的人有电话时，最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避开泄露隐秘，也可以避开由于打岔引起的尴尬和不悦。

■听不清晰对方说话的内容时，最好不要迟疑，应马上将状况明确告知对方，请对方赐予改善。

■假如电话突然发生故障导致通话中断，此时务必换另外的电话再拨给对方，向对方解释清晰。

■挂断电话前的礼貌不行忽视，要确定对方已挂断电话，才能放下听筒。

当秘书的电话礼仪3

前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。在电话铃响的其次、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，×××(公司名称，假如公司名称较长，应用简称)”，忌以“喂”开头。假如因故迟接，要一直电者说“对不起，让您久等了”。对知道分机号码或者转向详细人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并立刻转接过去。

假如要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。假如是如广告、变相广告之类的电话，应当用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。前台接待代表着公司的形象，接听电话时应当热忱，通过电话，给来电者留下这样一个印象，公司是一个礼貌、暖和、热忱和高效的公司。接电话应当留意以下礼仪。

适时接起电话。一般以铃响二次后，接起电话。假如电话一响起就马上接听电话，会让对方觉得仓促，但让铃响太久才接会让对方久等而显得不礼貌。

左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很简单夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。为了消退这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的到达与客户沟通的目的。

留意声音和表情。通话必需清楚，正对着话筒，发音精确。通电话时，接线员不能大吼也不能喃喃细语，而应当用正常的声音——并尽量用热忱和友好的语气。通话者还应当调整好表情，保持微笑。使用礼貌用语如“感谢您”，“请问有什么可以帮助的吗?”“不用谢。”

保持正确姿态。接听电话过程中应当始终保持正确的姿态。一般状况下，当人的身体略微下沉，丹田受到压迫时简单导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样简单口干舌燥，假如运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会损害喉咙。因此，保持端坐的姿态，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和悦耳。此外，保持笑脸也能够使来电者感受到接待员的愉悦。

复诵来电要点。电话接听完毕之前，不要遗忘复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应当对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避开错误。

最终的道谢也是基本的礼仪。来者是客，以客为尊，千万不要由于电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。事实上，客户是公司的衣食父母，公司的成长和盈利的增加都与客户的来往亲密相关。因此，公司员工对客户应当心存感谢，向他们道谢和祝愿。

让客户先收线。不管是制造行业，还是服务行业，在打电话和接电话过程中都应当牢记让客户先收线。由于一旦先挂上电话，对方肯定会听到“喀嗒”的声音，这会让客户感到很不舒适。因此，在电话即将结束时，应当礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。

当接待员正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先款待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到答应后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能立刻挂断时，应告知来访的客人稍等，然后连续通话。

当秘书的电话礼仪4

听电话

公司接听电话应当是特别正规的——在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称。如：“您好，这里是**公司，请问您找哪位?”。许多人会习惯性的有防范意识或觉得不重要，接听电话时不报备自己的岗位或名字。但往往在这些小详情方面才是表达教养的礼貌性。

在长途电话的礼仪详情中，当你给别人打长途电话恳求别人的关心，假如对方正好不在，你应当选一个合适的时间再打过去，最好不要让对方回电。

假如打电话拨错了号码，应当礼貌地说一声“对不起，我拨错了号码”。假如接到拨错的电话，应当客气地告知对方打错了，请他重拨，不要使对方尴尬。

假如是在跨国公司的办公室，来电必需在其次声铃响之后快速接起，假如在铃响超过三声后才接听，就要礼貌地说一句“愧疚，让您久等了”。

当来电话的人说明要找谁之后，通常有三种状况：

一是刚好是本人接电话;此时应当回答“我就是，请问您是哪位?”

二是本人在，但不是他接电话，需要转接;此时应当这么说“他就在旁边，请稍等。”或者“请稍等，我帮您转过去，请问您贵姓?”。

三是他不在办公室。接电话的人要这么说“对不起，他刚好出去了，您需要留话吗”不要只说一声“不在”。

还有一种状况是，假如你和某人正在他的办公室谈话，此时电话突然响了，该怎么办呢?当对方接到紧急电话时，你需要恳求是否要避嫌“请问，我是不是该出去一会儿呢?”。其次是谈话中你接到紧急电话，你应当这么说“对不起，我得接个电话”。

总之，接电话的礼仪就是不要留下不开心的沟通，给人好的.心情，自己心情也会变好。

秘书应有的电话礼仪

秘书就是一个企业的窗口，许多人都是通过这个职务来熟悉企业的商务形象。作为一名秘书，要懂得基本的商务礼仪，特殊是电话礼仪。许多公司应聘秘书的要求也有考核面试者是否有良好的电话礼仪。

商务环境中，秘书接听电话时，首先要能区分什么电话需要她本人直接转给老板，什么电话需要她自己来处理，而什么电话又需要转给其他的人。

换句话说，作为秘书，一顶要多了解公司，清晰什么人负责什么事，以便当老板不在的时候，知道将电话转给其他也有力量解决此类问题的人。这对秘书职业素养的培训至关重要。

做好电话留言

当别人给你打电话时，礼貌的做法是当天回电给对方。假如你没接到电话，最好是两天之内回电。假如你实在没方法马上回电，那么，在两天之内，请别人替你回电。

在办公室里，当你接听恰好外出办事的同事的电话时，要替同事做好电话留言，包括来电者的姓名、电话。在家中也是一样。无论是生活中，还是工作中，我们都应当多替他人想。

如今许多人都在电话上安装了录音装置，外出时将其打开，就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时，要留意措辞。

假如是公司电话，可以这么说“您好，这里是**公司，我们的办公时间是工作日早九点到晚五点。请您听到提示音后留言，感谢!”

假如是住宅电话，直接说“您好，请留言，感谢”便可，而不必过多透露个人消息。给别人留言时，最重要的是清楚地说出你的姓名，渐渐地讲出你的回电号码和简洁的信息，最好能将电话号码渐渐地重复一遍。

当秘书的电话礼仪5

手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威逼之一，秘书在社交场所或工作场合放纵地使用手机，严峻影响他人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应当留意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特别状况下可以调成静音或震惊状态。

在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震惊状态，不要消失当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

在全部公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，平安其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。

手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被群众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不敬重。同时在短信的内容选择和编辑上，应当和同行文明一样重视。

秘书的电话礼仪，从秘书接听电话，拨打电话，使用手机通话等礼仪方面进行具体的介绍。盼望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会由于电话的礼仪问题而有损公司的形象。

当秘书的电话礼仪6

接听电话的步骤

1、接听电话前：

⑴、预备笔和纸：假如大家没有预备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让来宾在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前。要预备好笔和纸。

⑵、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。

⑶、使用正确的姿态：假如你姿态不正确，不当心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满足。

⑷、带着微笑快速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热忱。

2、接听电话

⑴、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外，接听电话还要留意：

①、留意接听电话的语调，让对方感觉到你是特别愿意关心他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;

②、留意语调的速度;

③、留意接听电话的措辞，肯定不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

④、留意双方接听电话的环境;

⑤、留意当电话线路发生故障时，必需向对方确认缘由;

⑥、留意打电话双方的看法。

⑦、当听到对方的谈话很长时，也必需有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

⑵、主动问候，报部门介绍自己;

⑶、假如想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗?”;

⑷、须搁置电话时或让来宾等待时;应赐予说明，并至歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否情愿等下去。

⑸、转接电话要快速：每一位员工都必需学会自行解决电话问题，假如自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。

⑹、对方需要关心，大家要尽力而为：作为酒店的员工应尽力去关心来宾，对于每一个电话都能做到以下事情①、问候②、抱歉③、留言④、转告⑤、立刻帮助⑥、转接电话⑦、直接回答(解决问题)⑧、回电话

⑺、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用主动的看法，同时要使用对方的名字来感谢对方。

⑻、要常常称呼对方的名字，这样表示对对方敬重。

留言五要素

致：即给谁的留言

发自：谁想要留言

日期：最好也包括详细时间

记录者签名：有助于查找线索，或弄清不明白的地方

内容：详细的说话内容

打电话的一些简洁技巧

1、假如接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清晰对方的姓名和也许意图，然后说帮您找一下。将所了解的状况告知你的上级，由他推断是否接电话。

2、打电话时，列出要点，避开铺张时间。

3、在打电话之前，要准备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿态。

4、假如你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告知对方。

5、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避开对方由于询问你的状况而铺张时间。

当秘书的电话礼仪7

在公司做秘书的伴侣们，肯定常常通过电话来商谈、询问、通知、解决一些事情。在电话中，可以熟悉很多人，这些人和你并没见面，或者见面很少，只由于在电话中接触得多了，因此一听到你的声音，就对你产生了某种印象。这种印象可能好，也可能不好。印象好，他自己可以跟你多谈几句，很顺当地解决问题。印象不好，或许三言两语就会收线。因此，虽然你面对着的只是个没有生命的设备，然而你必需能在想像中观察远方那个接电话的人，似乎面对他那样。

有些人做不到这点，平常对人还不错，可是一打电话就机械、单调，甚至粗声恶气，像吵架一样，叫人听起来很不开心。这是由于他没有运用想像力，不能像双方面对面谈话那般亲切、有礼。

这样的状况下，留意交谈的礼仪是很有必要的，不但要学习而且要运用到工作当中去，这样肯定会为你削减许多的麻烦。在打电话时，由于你的姿势、笑容、动作表情，对方完全看不见。因此，你的善意、亲切、好感，完全依靠你的语言和声音来表达，所以肯定要留意打电话时的语音语调。

在平常，你的声调不大好，你的语言不大讲究，别人还可以观察你的看法举止和你的面目表情。但在电话里，一切都只有声音，全靠声音表达。所以你必需当心地掌握你的声调，让你的声调能够温柔地、亲切地、动听地传达出你的友情，同时，你的口齿也要清楚地传达出你谈话的内容。

请留意，你的口要正对着话筒，你的口唇要离开话筒大约半寸，音量不要太大或太小，咬字要清晰，说话速度要比平常速度略微缓慢，必要时把重要的话重复两次；提到时间、地点、数目字，肯定要交代得特别认真。

有时候，接电话的人并不是你直接要找的人，你也要用特别友好的、礼貌的看法对待。弄不好就是一个关系着公司事务的人，稍稍的差池都可能影响到你工作。抛开公务不说，在平常养成照实的习惯对身边的伴侣、亲人也是有好处的。

当秘书的电话礼仪8

(一)学习目标

要求做好亲切迎客，对于事先预约的或未预约来访者都应当亲切欢迎，给来访者以良好的第一印象。

(二)做好亲切迎客

当你观察来访者进来时，应立刻放下手中的工作，站起来，礼貌地招呼一声"你好，欢迎"。一般状况下不用主动和来访者握手，假如来访者主动把手伸过来，你要顺其自然，最好能马上确定对方从何处来，叫什么名字。

对于预约的来访者，在来之前，你要有所预备，要事先记住对方的姓名，当来访者应约而来时，要热忱地将其引入会客室，马上向上司通报。

遇到事先你并不知道的预约来访者时，当你问客人："事先约好时间了吗?"来访者答："约好两点钟见面。"你才知道这是已约好的客人，这时你肯定要抓紧抱歉："啊，真对不起，失礼了。"由于站在客人的立场来说，既是约好时间才来的，却被问有没有约好，内心肯定感到不太兴奋，而且也显示出公司本身信息传达没做好，或是上司忘交待，所以肯定要抱歉。

有些来访者事先并未预约面谈时间，而临时来访，作为秘书人员，也应热忱友好，让客人感觉是受欢迎的。然后询问客人的来意，再依当时的状况，推断适当的应对方法。假如需要上司接待，要先问清你的上司是否情愿和是否有时间接待。假如上司正在开会或正在会客，并同看法客，你便可以对临时来访者说："愧疚，经理正在开会，您可等一会儿。"假如上司没时间接待，你要登记对方的要求，日后予以答复，不能推诿、拖延或敷衍了事。来访者没有预先商定会谈时间，却突然来访，你向上司汇报，上司说不能会见，并请你找借口打发来访者，这时你的应对方式可以有两种情形：

一种是，请示上司可否派人代理接见来客，假如上司同意派人代理，你可以告知来访者"不巧，经理正在会客(或开会)，我请×科长来与你谈，好吗?"

另一种是以既热忱又坚决的看法回答上司的确无法接待的来客，关心上司挡驾。秘书人员还要学会在上司受到来访者纠缠不休时代为解围。

假如接待的是已确定好的来访团组，则通常应依据上司的意图拟定接待工作方案，它包括来访客商的基本状况(公司名称、来客人数、日期、来访目的、要求);公司接待的具体支配(接待日程、各类接待人员名单、主要活动、日常迎送往来事务性工作)，经上司批准后，分头布置各方面按接待方案落实。接待结束，秘书人员应将整个接待工作进行总结，写成报告，作为存档资料。

(三)相应学问

礼貌与礼节

礼貌是人与人之间在接触交往中，互相表示敬重和友好的行为，它表达了时代的风气与人们的道德品质，表达了人们的文化层次和文明程度。礼貌是一个人在待人接物时的外在表现。这种表现是通过仪表、仪容、仪态以及语言动作来表达的。一个人傲气十足、出言不雅、动作粗俗、衣冠不整就是对他人没有礼貌。有礼貌的人待人尊敬，热忱大方，行为举止显得很有教养。

礼节是人们在日常生活中，特殊是在交际场合中，互相问候、致意、祝福以及表示互相敬重的惯用形式，礼节是礼貌的详细表现。

礼貌、礼节之间是互相联系、互相制约、相辅相成的。有礼貌而不懂礼节，简单失礼。我们有时会看到某些人虽然对他人有尊敬、虚心之心，但在与人交往时却显得手足无措，或因礼节不周而使人觉得尴尬;还有一种人虽懂礼节，但在施礼时却缺乏诚意，这些都是由于没有真正理解礼貌、礼节的含义。讲究礼貌、礼节，既不能机械仿照，也不能故作姿势。礼貌、礼节是一个人内在素养的外现，礼貌、礼节必需是发自内心的，是内在素养与外在表现的协调统一。

(四)留意事项

留意接待中的问候和称谓礼节。

1.问候礼节。问候礼节主要是指在接待来宾时使用规范化的问候用语。

见到初次来宾应说："您好!见到您很兴奋!"如系以前熟悉，相别甚久，见面则说："您好吗?很久未见了。"

来访者来到时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问："您有什么事需要我帮助吗?您是初次来这里吗?路上辛苦了。"

平常遇到来宾，应道好问安，一般说："你好。"对于较熟识的客人可以说："您好吗?"分别时则说："再会!明日再见!"、"不久再见!"，或说："祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候"等。

如知客人身体不好，应关怀地说："请多保重。"当气候改变的时候应告诫客人"请多加一些衣服，留神感冒。"

如遇客人的生日或节日期间，应向其庆贺。如"祝您生日欢乐!"等。

客人即将离去时，应主动对客人说："请对我们的工作提出珍贵看法。"

2.称谓礼节。用恰如其分的称谓来称呼客人，这就是称谓礼节。不应直呼其名。可称："同志"、"先生"、"小姐";知道其职务时，在肯定场合也可称职务，如"×部长"、"×处长"、"×厂长"、"×经理"。

秘书的接待礼仪：做好热忱待客

(一)学习目标

要求做好热忱待客。秘书人员要热忱周到地接待来访者。

(二)做好热忱待客

在带着来访者时，要协作对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边一直访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转一直访者不仅仅是礼貌的，同时还可观看留心来访者的意愿，准时为来访者供应满足的服务。到达会客室前要指明"这是会客室"，假如门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，假如门往内开，自己先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。

有时会客室的布置，常常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因此引导坐位的行动是有必要的。

客人来到后，秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的看法，问清情愿喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜爱的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。

热忱待客，看似简洁，实则不然，秘书人员热忱周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。

当秘书的电话礼仪9

〔一〕重要的第一声

当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、美丽的招呼声，心里肯定会很开心，使双方对话能顺当绽开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要略微留意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说：“你好，这里是xx公司”。但声音清楚、动听、吐字悦耳，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”的意识。

〔二〕要有喜悦的心情

打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的改变，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。

〔三〕清楚明朗的声音

打电话过程中肯定不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿态对方也能够“听”得出来。假如你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切动听，布满活力。因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能留意自己的姿态。

〔四〕快速精确的接听

现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应精确快速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会非常急躁，你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电话铃声后，四周没有其他人，应当用最快的速度拿起听筒，这样的看法是每个人都应当拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应当养成的。假如电话铃响了五声才拿起话筒，应当先向对方抱歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会非常不满，会给对方留下恶劣的印象。

〔五〕仔细清晰的记录

随时牢记5wih技巧，所谓5w1h是指①when何时②who何人③where何地④what何事⑤why为什么⑥how如何进行。在工作中这些资料都是非常重要的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5wih技巧。

〔六〕了解来电话的目的

上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都非常重要，不行敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避开误事。首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应仔细记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

〔七〕挂电话前的礼貌

要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不行只管自己讲完就挂断电话。

当秘书的电话礼仪10

一、拨打电话时须留意的问题

第一，择时通话。

通话时机的选择看似平常，事实上很重要。有的人只以自己的状况为推断标准，选择自己便利的时候拨打电话，这事实上是对通话对象重视、敬重不够的表现。设身处地地考虑对方的状况，是选择通话时机的基本原则。

拨打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。比方休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有什么特殊的急事不要打电话。万一有急事打电话，要先说一句“愧疚，事关紧急，打扰了!”否则的话对方很可能会厌烦。再者，就餐时别打电话。现代人工作繁忙，通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话，岂不影响食欲?另外，如果不是重大事情，节假日不要打电话。在现代社会里，尽量不打搅他人的节假日休息应当成为常识。假如是拨打国际长途电话，尤其是美国、欧洲这样距离较远的国家，还要考虑到时差的问题。当然，秘书在工作中遇到紧急状况，可随时与有关部门和人员电话联络，但是也要留意把握分寸。

拨打电话除了要留意时间的选择，还要留意空间的选择。一般来讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在办公室打的，在工作场合，拨打私人电话应当尽量用自己的手机。此外，在公众场所拨打电话事实上是制造噪音污染，除非工作之需，有教养的人一般是不在公众场所拨打电话的，秘书人员更应当留意这一问题，切不行不管有无必要，总是旁若无人地大声叫卖     ，令他人厌烦。

其次，简短通话。

电话打多长好呢?在日常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清晰为止。但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪中的“3分钟原则”，即每次通话的时间应当有效地掌握在3分钟之内。当然，这里的“3分钟”并非是肯定的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。拨打电话不是为了排遣孤独，不行拿着话筒捉迷藏：“喂，你猜我是谁啊?你听不出来啊!你渐渐再猜吧!不对!你再猜!不对!我是谁你都不知道啊?”好不简单猜对了，又问：“你猜我在干什么?”任何一个有教养的人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，由于时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，铺张他人的时间就是铺张他人的生命，所以打电话肯定要有时间观念。

第三，通话内容精练有序。

秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。首先，要知道通话对方有几个电话号码，第一个打不通就拨其次个。接通后要先做自我介绍。其次，要列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。

第四，礼貌挂机。

结束通话后要礼貌地挂机。首先，要了解怎样示意对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点，比方：“陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一参与我们单位的专家论证会。假如没有记错的话，我应当让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。”这就是重复要点的方法，以免对方记错了，或者遗忘了，同时也说明秘书人员训练有素，不说废话。

其次，要熟知挂机的挨次。不少秘书人员以为通话完毕应当由对方挂断电话，这虽然是出于礼貌，但事实上却行不通。如果中国人民高校与北京高校都规定打电话由对方先挂机，那双方通话时将消失何种状态?那只能是双方都永久不挂机了。事实上，从礼仪角度来说，通话完毕应当由地位高者先挂断电话。对秘书人员来说，应当由上级先挂，客人先挂。如遇特别状况，即通话双方地位一样，都是秘书，性别相同，年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。

二、接听电话时须留意的问题

第一，铃响不过3声。

拨打电话要留意“通话3分钟”原则，而接听电话则要遵循“铃响不过3声”原则，准时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严峻的失礼行为。当然，训练有素的秘书人员应当在电话铃声响两三声后再接，假如铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。如果电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应当首先向对方致歉：“愧疚!让您久等了。”

其次，要支配合理而有序的表达。

作为秘书人员，要尽量亲自接听电话，尤其是有约在先的电话，不要任凭让别人代接电话。而且，对于秘书人员，更多的是要代领导接听电话。假如领导不在的话，秘书人员应当首先告知对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。千万不行先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。接听电话也要首先“自报家门”，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。

第三，正确处理打错的电话。

当我们接听到对方拨错的电话，首先仍旧要向对方问好，说明电话拨错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。

在日常工作中，电话中断是常常遇到的状况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。遇到这种状况，秘书人员有责任告知对方，自己所在的位置可能网络没有掩盖，并请对方指定一个时间，我们拨打过去。万一没有一点先兆，电话“啪”地就断了，要立刻把电话打回去，打回去的时候第一句话就要抱歉，并告知对方电话掉线了，或者说电池用完了。把电话首先打回去，这是对他人的敬重。如欲同对方另约其他时间通话，应当说好自己将按时主动拨打对方的电话。

三、使用手机时须留意的问题

第一，要平安使用。

和平与进展是当今时代的主题，但担心全因素仍旧大量存在，所以一个有阅历的秘书人员是不会用移动电话来传送重要信息的。尤其在国际交往中，有些非法组织和个人使用窃密的工具，窃取移动电话中的信息资料。所以，从保密的要求来讲，移动电话是不适合传递重要信息的。秘书人员还要留意遵守平安规范，比方开车的时候不打手机，乘坐飞机时手机要关机，在加油站四周和病房之内不使用手机等。

其次，要文明使用。

这一要求是指秘书人员在使用手机时要有敬重人、爱惜人、关怀人、体谅人的意识。在公众场合，秘书人员要养成手机改成振动或者静音、甚至关机的习惯。不要让手机在大庭广众中频频响起，更不要在人多之处接听电话。另外，手机有一些特别的附带功能，比方发短信、拍照等。在使用这些功能时就要留意，给别人拍照要先征得对方同意。发手机短信应当发有效、有益的信息，不行动辄给他人发不雅段子，开庸俗玩笑。

第三，要规范使用。

首先，使用手机通话，跟使用座机是一样的，礼貌用语要有，电话该谁挂就是谁挂，该道别就要道别。这些要根据一般座机的使用规章去遵守。其次，手机也同样不宜互相借用，手机里储存