北京某房地产有限公司材料设备采购管理办法

材料设备采购管理办法****管理咨咨询公司二零零二年十月月1．目的通过规范材料设设备采购程序序，形成各部部门和环节的的有效制衡和和协作，以保保证采购活动动满足数量、质质量、成本、交交货期和服务务方面的要求求。2.适用范围围公司确定自行采采购的材料设设备。凡是金额达到招招标条件的材材料设备采购购项目必须严严格执行《招招标管理办法法》来选择合合格供应商，后后续的管理工工作按照本办办法执行。3．相关文件《招标管理理办法》《经济合同管理理办法》《财务管理制度度》公司有关制度4．执行原则4．1“检控并并重，以控为为主”，控制的关关键是选择合合格的供应商商。4．2体现运作作效率与权力力制衡。5.职责5.1材料设设备部负责制订和完善善材料设备采采购管理制度度和流程。收集市场信息，建建立材料设备备和供应商信信息库。负责对供应商进进行评审、考考核，建立供供应商档案和和合格供应商商名册。制定项目总体的的材料设备采采购计划。负责组织制定各各类材料设备备的采购准备备文件。负责材料设备采采购合同的谈谈判和拟订。负责材料设备采采购合同的报报审和修改。负责组织材料设设备的进场，组组织进场检验验。负责组织材料设设备质量验证证的对外送检检工作。参与协调施工过过程中与供应应商的关系。负责跟踪记录材材料设备的使使用情况。负责收集整理各各种质量合格格证书和检验验试验文件。参与采购设备的的竣工报验。负责协调和管理理材料设备的的保修服务工工作。负责对供应商进进行考核评价价。5.2工程管管理部参与制订项目总总体采购计划划。负责提出材料设设备需用计划划。参与制作相关的的采购准备文文件。参与进场材料设设备的检验和和试验。负责监督材料设设备的保管、标标识及进入库库管理工作。负责组织和协调调设备安装施施工。负责反馈材料设设备使用情况况和供应商的的服务情况。负责组织设备的的竣工报验。5.3计划预预算部参与制订项目的的材料设备采采购总体计划划。负责提出材料设设备采购的计计划成本。收集整理市场材材料设备价格格变化动态，对对报价进行监监督审查。负责审查材料设设备采购合同同。负责汇总材料设设备价款及变变更，及时调调整工程总造造价。5.4财务部参与对供应商的的银行信用及及财务状况调调查。参与制订合同的的付款条款。汇总制订材料设设备资金需用用计划。负责对供应商进进行材料设备备价款支付。5.5主管副总总监督和指导材料料设备采购全全过程工作的的开展。负责选择材料设设备供应商。负责审核材料设设备采购合同同。负责处理材料设设备进场和施施工过程中的的重大事件。负责审核供应商商考核结果。负责审查材料设设备履约完成成证明，对材材料设备价款款支付出具意意见。6．工作程序6.1材料设设备采购计划划根据材料设备对对工程质量和和成本的影响响程度，将项项目物资分成成A、B、C三类。量大大且对工程质质量和成本影影响大的物资资为A类；量小但但对工程质量量影响大或量量大但对工程程质量影响一一般的物资为为B类；一般物物资为C类。公司应应重点控制A类材料设备备，具体参见见《材料设备备分类表》（附附件2）。公司根据材料设设备重要性分分类，由材料料设备部与工工程管理部会会商列明清单单，明确该项项目由公司自自行采购的材材料设备，上上报主管副总总和高层领导导审批后，作作为项目的采采购范围。材料设备部负责责组织相关部部门制订项目目的《材料设设备总体采购购计划》（附附件10），报主管管副总审批。工程管理部根据据工程进度和和现场施工需需要，预先提提出具体某项项材料设备的的需用计划，需需用计划报送送到主管副总总通过后，由由材料设备部部正式启动采采购程序。6.2选择合格格的供应商收集产品和供应应商的资料和和信息.1材料设备部部负责收集各各类材料设备备的市场信息息，要针对计计划采购的材材料设备建立立专项数据库库，数据库中中每项必须收收集不少于5家供应商以以上的产品信信息。.2材料设备部部负责向各类类材料设备厂厂家询价，索索取产品说明明书、样本等等资料和信息息，并进行分分项编目、登登记、保管，以以备查用。.3材料设备部部负责了解市市场上新产品品、新材料的的情况，定期期上交专项分分析报告。.4材料设备部部负责了解政政府对材料设设备使用的政政策、法规。制作采购准备文文件.1基础性的采采购文件：材材料设备部组组织编写采购购准备文件，明明确采购的详详细需求作为为采购实施的的依据，应包包括相关图纸纸、设备型号号、性能要求求、技术参数数、品种、加加工要求、数数量、交货期期、验收标准准、现场安装装要求、质量量保修条件等等。.1依据性的采采购文件：由由材料设备部部负责归档管管理相关材料料设备的国家家标准和部颁颁标准，作为为材料设备进进场检验的依依据。.1计划预算部部负责提供材材料设备的数数量、计划采采购成本等。.1工程管理部部负责提出材材料设备的进进场时间要求求、现场安装装要求、设备备型号、参数数等。供应商资格预审审.1材料设备要要求供应商递递交各类证明明文件包括：：企业介绍、企企业的资质证证明资料（营营业执照、生生产许可证、资资质证书等）、产产品的质量证证明资料（合合格证、准用用证或备案目目录、监测报报告等）、进进口物资的相相关证明（进进出口许可证证、商检证明明等）、获奖奖证书等，并并对其资格进进行评审。.2材料设备部部填写《供应应商资格评审审表》（附件件3），上报主主管副总审批批后确定入围围的供应商，入入围的供应商商不得少于2家。供应商评价.1针对不同的的材料设备特特点采取不同同的评价方式式。对能提供标准产产品的，进行行样品检测，检检测结果作为为评价依据。对不能提供样品品的，进行厂厂家或其承包包项目的考察察，考察结果果作为评价的的依据。.2样品检测和和评价材料设备部要求求各供应商，按按要求数量送送样，并附鉴鉴定书或检测测报告；材料设备部收到到样品后，立立即填写委托托单，将样品品送到的经过过认证的专业业检测机构检检测。材料设备部负责责取得检测报报告，并按检检测结果对产产品进行质量量性能评价。.3对厂家或其其承包的项目目考察材料设备部组织织相关人员参参加对厂家或或其承包项目目的考察。如样品检测合格格后，认为有有必要对其生生产能力和质质量保证能力力进行进一步步的了解，也也可以组织考考察。材料设备部提交交考察报告，报报告的内容应应包括：企业业规模、生产产能力和装备备、领导质量量意识、员工工素质、质量量管理体系建建设、售后服服务、设计开开发能力、顾顾客满意度反反馈等。报价和审价当供应商样品符符合要求或考考察合格后，则则可通知各供供应商报价；；材料设备部负责责具体的谈判判，谈判价格格必须经过计计划预算部审审核。选定供应商材料设备部负责责向主管副总总提交材料设设备检测报告告或考察报告告。计划预算部向主主管副总提交交《供应商报报价审核表》（附附件4）。采购金额在万元元以下的，由由主管副总选选定供应商；；采购金额在在万元以上的的，由主管副副总提出选择择建议，上报报高层领导审审批确定。材料设备负责将将选择结果通通知各供应商商，同时要求求中选的供应应商前来办理理有关合同事事宜。6.3合同谈判判与签订具体的执行程序序和规定见《合合同管理办法法》。6.4材料设备备进场检验编制进货检验计计划.1材料设备部部的工程师，在在统一组织下下，对材料设设备进场检验验进行全面策策划，编制《材材料设备进场场检验计划》（附附件9），明确检检验地点、检检验的方式、检检验记录方式式、抽样方式式和比例、检检验量具和仪仪器、检验记记录表格等，为为材料设备进进场检验作好好准备工作。.2将材料设备备的进场时间间及安排，至至少提前5天通知工程程管理部，要要求总包和监监理单位作好好相应的准备备。检验地点.1进场检验一一般在施工现现场进行。由由于材料设备备检验合格后后都要入库保保管，应将进进货检验地点点设在相应的的仓库内；对对体积特别大大的采购材料料设备，也可可以送到施工工现场的工作作地，在工作作地进行材料料设备质量检检验。.2当加工复杂杂、现场安装装要求特殊的的材料设备，则则可将由材料料设备部派出出专业工程师师驻在供应商商生产现场进进行过程检验验和出厂检验验。.3要进行报关关商检的进口口材料设备，材材料设备部的的专业工程师师应到海关进进行检验。检验方式.1由材料设备备部组织工程程管理部、总总包和监理单单位、供应商商几家联合验验收验证，填填写相关的表表格和签字确确认，填写《材材料设备质量量认定记录》（附附件5），只有各各家单位通过过没有异议并并签字认可，才才能算通过了了检验程序。.2对重要的材材料设备要现现场录像或照照相，作为将将来备查的依依据。检验和试验的标标准和范围检验和试验的内内容、方法和和质量标准，执执行《建筑安安装工程质量量检验评定标标准》及国家家有关建筑施施工规范，物物资试验的资资料管理执行行北京市《建建筑安装工程程资料管理规规程》的有关关规定。检验和试验的执执行.1在进货检验验中，材料设设备部专业工工程师应根据据外购材料设设备质量重要要度分级和供供应商质量保保证能力评级级，可适当地地调整检验材材料设备的数数量和检验材材料设备质量量特性的重点点。.2物资检验首首先要对材料料设备质量证证明文件进行行检验，确保保证明符合合合同和国家有有关规范的要要求；.3按照采购合合同（或采购购计划）对物物资的名称、型型号、规格、产产地、材质、数数量进行核对对。.4对规定必须须经过检测试试验的材料设设备，由专业业工程师进行行抽样，委托托经过认证的的检测中心进进行检测和试试验。.5材料设备部部负责收集、整整理材质证明明及相关证明明资料。不合格材料设备备的处理.1退货（报废废）当材料设备不合合格特性严重重，采购专业业工程师则通通知供应商退退货报废。为为防止供应商商将这类不合合格品混入合合格品以后再再交货，材料料设备部应扣扣留这类不合合格品，或在在不合格品上上作出破坏性性标志后再交交供应商运回回。.2退货（筛选选或返工）当材料设备不合合格时，材料料设备部与供供应商谈判后后，办理退货货手续，供应应商将材料设设备运回进行行检验筛选或或返工，将筛筛选出的合格格品或返工后后的合格品再再送检。绝对不允许供应应商对退回不不合格材料设设备，不作任任何处理，就就又送检“闯关”。当遇到有有这样做的供供应商时，一一旦查实，材材料设备部应应取消其供应应商资格，最最低须给予“黄牌”警告和经济济扣罚。.3回用材料设备的不合合格特性不会会给成品质量量带来影响时时，公司可以以作让步处理理。回用有两两种处理方法法，一种是不不降价回用；；一种是降价价回用。决定定是否回用由由工程管理部部出具意见，决决定是否降价价由预算合同同部出具意见见，最终报主主管副总审批批通过后执行行。.4上述几种处处理不合格品品的处理过程程填写《不合合格材料设备备记录表》（附附件6），并将供供应商的不合合格行为，记记入《供应商商履约考核表表》（附件7）。6.5材料设设备的使用、标标识材料设备进场检检验合格后，交交由总包单位位进行材料设设备的现场管管理，材料设设备部监督其其保管、标识识、出入库管管理等工作，工工程管理部监监督材料设备备的安装、使使用。材料设备部负责责监督总包单单位作好材料料设备的标识识。物资的标识方式式为标记、记记录。物资标记的内容容应包括产品品名称、型号号、规格、供供货厂商或产产地、数量、批批次或出产日日期、检验状状态、标识人人及日期。物资记录标识用用入库验收记记录单、试验验报告或发料料领料单等作作为记录载体体，标识的内内容应明确该该物资所安装装或使用的分分部分项工程程，该记录应应予以保存。当工程质量出现现问题时，可可根据发生问问题的工程部部位、施工日日期、使用材材料，按物资资的质量记录录、标识及领领料凭证追溯溯；材料设备部负责责跟踪记录材材料设备的现现场使用情况况。6.6供应商的的考核与评价价材料设备部负责责对供应商进进行考核与评评价，工程管管理部负责反反馈有关供应应商的施工配配合、产品使使用质量等情情况。材料设备部针对对各家供应商商建立《供应应商档案》。.1供应商档案案包括：供应应商基本情况况和《供应商商履约情况记记录表》两大大部分。.2供应商基本本概况，包括括供应商及其其产品的介绍绍、产品样本本；资格预审审的调查资料料；样品检测测报告；厂家家及其项目的的调查报告，选选定供应商的的批准文件等等。对这部分分资料应编目目编号，可放放在一个档案案袋内备查。.3《供应商履履约情况记录录表》，记录录每次材料设设备进场的日日期、交货数数量、质量合合格率、拒收收或接收的处处理结果；现现场施工配合合情况、服务务质量及发生生的重大事项项。.4在供应商完完成合同以后后一个月内，材材料设备部完完成对供应商商的考核，如如果供应商出出现重大质量量问题、进场场时间严重滞滞后影响施工工进度等重大大事故，作为为供应商考核核的否决性指指标。.5考核完毕后后将考核结果果上报主管副副总审批。.6凡是考核不不合格的供应应商，在公司司以后的采购购项目中永不不录用。.7考核合格的的供应商进入入《合格供应应商名册》（附附件8），合格供供应商在公司司其他项目的的采购中可以以不再进行资资格预审，并并在竞争报价价一致的情况况下享有优先先权。.8采购活动结结束后，所有有采购档案和和过程文件，移移交办公室统统一管理。7罚则7.1相关人员员在在样品检测测和和考察中接接受受供应商行行贿贿，但未给给公公司造成损损失失时，给予予警警告处分，调调调离原岗位位，并并处以元到到元元的罚款；；7.2相关人员员接接受供应商商行行贿，不能能客客观公正、公公公平地评价价、选选择供应商商时时，调离原原岗岗位，处以以元元到元的罚罚款款；给公司司造造成重大经经济济损失时，应应应予除名，并并并追究其法法律律责任。7.3负责材料料设设备进场检检验验人员不能能严严格把关，让让让不合格材材料料设备进入入现现场时，处处以以元到元的的罚罚款。7.4采购的各各类类记录不齐齐全全，导致重重要要的过程文文件件缺失或遗遗漏漏的，追究究当当事人的责责任任并处以元元到到元的罚款款。7.5对供应商商考考核不公正正的的，追究责责任任并处以元元到到元的罚款款。8.附则8.1本办法由由材材料设备部部组组织制订并并负负责解释。8.2本办法的的修修订权在材材料料设备部。8.3本办法自自年年月日起执执行行。9．附件：编号表格名称文件编号附件1材料设备采购管管理理流程附件2材料设备分类表表CG—CSFLL—**附件3供应商资格评审审表表CG—ZGPSS—**附件4供应商报价审核核表表CG—BJSHH—**附件5材料设备质量认认定定记录CG—ZLRDD—**附件6不合格材料设备备记记录表CG—BHGJJL—***附件7供应商履约考核核表表CG—LYKHH—**附件8合格供应商名册册CG—HGMCC—**附件9材料设备进场检检计计划表CG—JCJYY—**附件10材料设备采购总总体体计划CG—CGJHH—**附件1材料设备采购管管理理流程附件2文件编号：CGG——CSFL—**材料设备分类表表A类土建类：批量的钢筋、型型钢钢、水泥、木木木材、商品品混混凝土、砖砖、构构配件、防防水水材料、门门窗窗、铝合金金制制品、吊顶顶材材料（钢龙龙骨骨、石膏板板）、保保温板、隔隔墙墙板、玻璃璃幕幕墙、大理理石石、花岗岩岩、不不锈钢制品品、水电设备类：焊管、镀锌钢管管、电电缆、电缆缆桥桥架、插接接母母线、高档档灯灯具、配电电箱箱、变配电电设设备、上下下水水管、高档档洁洁具、高档档暖暖气片、锅锅炉炉、空调设设备备、风机盘盘管管、燃气设设备备、通风设设备备、消防控控制制设备、保保安安监控设备备、楼楼宇自控设设备备、电视前前端端设备、电电话话中继设备备、小小区网管设设备备、中水设设备备、水泵、园园园林喷灌设设备备、插窗机机设设备等。B类土建类：沙石、普通墙地地砖砖、油漆、涂涂涂料、白灰灰、安安全网、玻玻璃璃、线材等等水电类：水暖器件、普通通洁洁具、探测测器器、电线、普普普通灯具、普普普通暖气片片、开开关、各种种管管材、中小小型型设备等。C类焊条、焊接材料料、外外加剂、线线盒盒、小五金金、螺螺丝、螺栓栓、火火烧丝、元元钉钉、腻子粉粉、界界面剂、石石膏膏粉、锯片片、钻钻头、小型型工工具、劳保保用用品、临设设用用水暖材料料、电电器辅助材材料料等。附件3文件编号：CGG——ZGPS—**供应商资格评审审表表编号：供方：法人代表：地址：电话：注册资金：资质等级：营业执照编号：：生产许可证号：：提供产品的范围围：：生产（经营）能能力力：财务状况及银行行信信用情况：：质量保证（检测测标标准）：商业信誉（服务务态态度、供货货情情况）：评审意见：审批意见：评审主管领导：：年月日年月日附件4文件编号：CGG——SJJL—**供应商报价审核核表表采购项目：预算定额价格计划采购成本市场调查价格建材市场1建材市场2建材市场3建材市场4市场价格各供应商报价及及评评价供应商名称报价与计划的偏差率率评价1234价格审查意见审查人：时间：附件5文件编号：CGG———JYJL—**材料设备质量认认定定记录供应商：编号：：工程名称称材料/设备名称称规格格数量量产地（厂家）进场日期期检验结果果检验人：时间：试验结果果：附试验报告编号号认定结果果：工程管理部：签字：时间：总包单位：签字：时间：监理单位：签字：时间：供应商：签字：时间：附件6文件编号：CGG——BHGJL—**不合格材料设备备记记录表供应商名称物资名称规格型号检验或试验日期期不合格内容记录人：时间：工程管理部评审审处处置意见：：审批人：时间：计划预算部评审审处处置意见：：审批人：时间：主管副总评审处处