清华大学管理秘书实务43课件

任务三：印信管理与检查监督

张林是光华公司的办公室秘书，在她工作的三年当中，公司中大大小小的事情凡是经过张林来做的，没有一次疏漏和拖沓，各部门都觉得工作很顺畅，办事有效率，公司也在这三年中得到了突飞猛进的发展。公司成立三周年之际，举办了“我最感谢的一个人”主题征文，出乎大家的意料，很多人都写到了张林。……秘书的办公室事务工作中，印信必须严格遵照规章进行管理，对工作的检查和监督也要遵照流程，以促进工作为目的。秘书的办公室工作杂事多，工作烦琐，但在这样的岗位上，可以学到新知识、新经验，增长新才干，是加强自我锻炼的好场地。知识点一：印信的管理印信管理是指秘书人员对单位印章和介绍信的管理。机关企事业或社会团体的印信，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力，一般要严格指定专人专管，各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责，监印人除了在文件、文稿上用印外，还应记好印信记录并存档。印信遗失时除立即向上级报备外，应立即依法公告作废。

1、印章的种类印鉴：向主管机关登记的印章或指定业务专用的印章。职章：刻有公司董事长或总经理等领导职衔的印章。部门章：刻有部门名称的印章。不对外单位的部门章可加注"对内专用"。职衔签字章：刻有经理及总经理等职衔及签名的印章。在使用中，不同事务性质要加盖不同权限的印章，秘书在工作中，要明确规定，严格遵守。

普通介绍信存根介绍信专用介绍信证明信介绍信一般有四种形式:二、印信管理的流程

印信相关单据ⅹⅹ公司用印审批单用印文件名

称

用印单位

用印单位领导签字

用印类别

主管部门领导签字

用印份数

公司主管领导签字

用印时间年月日经办人签字

备

注

知识点二：督查工作一、督查工作的分类督查工作的两个重要组成部分一是决策督查，一是专项督查。督查工作分类决策督查专项督查内容组织重大决策出台后，督查机构和督查人员对政策落实实施的全过程进行督查。对各级领导批示、指示以及交办的专门事项的落实做好专项督查工作。范围以文件、会议或其他形式做出的重大决策问题。需进行具体的量化分解和各部门的协调。本级或上级机关或领导的批示件和交办事项。内容较具体、办理要求明确，一事一报，且时限较短。目的了解决策落实的进程和落实过程中存在的问题，为再决策提供依据，促进决策的完善落实。及时发现问题和解决问题，促进专项工作的进程效率，加强工作的开展力度，保证完成上级交办的专项任务。二、督查工作的程序1、决策督查的程序(1)立项。对决策事项分解、量化，明确承办部门、单位、责任人和落实时限，按照一事一项的原则立项。(2)制定方案。督查方案主要内容：交办方式；督查方法；协调方法；报告时限。(3)交办。书面交办和会议交办。(4)催办。到落实单位现场了解情况；督查部门印发通知，请承办单位定期书面报告进展情况；召开调研会，座谈、了解进展情况等。(5)协调。对于两个以上部门共同落实的决策事项，意见不一致的请牵头部门协调。(6)报告进展情况。对落实时限较长的决策事项，要定期写出文字材料，向领导机关或领导同志报告决策的落实情况，对存在的困难和问题，提出解决的意见和建议。(7)审核验收。对承办部门、单位的报告进行审核。(8)反馈报告。决策事项落实后，要及时写出督查报告，如实地向领导机关或领导同志报告落实情况。2、专项督查程序督查工作服务对象不同，工作程序也相应的有所不同：

第一种类型：督查工作为本级领导服务时，专项督查的程序是：(1)立项。必须一事一项，接到批示件或交办事项后，要立即登记。(2)交办。确定承办单位，规定办理时限，发督查通知单，交办督查事项，提出办理要求。涉及多个单位，确定主办单位和协办单位，确定办理时限，制发督查通知单，以书面形式通知承办单位，交办督查事项，提出办理要求。(3)认真督查。督查通知单发出后，适当时机要询问承办单位是否收到；确认收到后，至办理完毕期间，要通过适当方式，如打电话、发传真、登门了解情况、现场调查研究等方式进行督查；办理时限到达之前，对承办单位进行必要的提示。督查过程要作记录。第二种类型：督查工作为上级领导服务时，专项督查的程序是：(1)立项。(2)送批。立项后，要立即送本单位领导批示。注意要及时，争取在最短的时间内，请本单位领导同志做出批示；二是注意文件不要横传，有的单位领导批示后习惯于直接送交承办部门而不给办公室，这样容易造成文件失控，一定要请领导批示后将督查件退办公室，由督查人员登记、分发，跟踪督查。(3)交办。(4)认真督查。(5)审核办理报告。(6)反馈。为上级领导服务时，也就是承办上级领导批示或交办事项时，反馈包括两个步骤：一是向本单位领导反馈办理结果，由本单位领导审核；二是经本单位领导批准后，向上级机关或上级督查部门写出办理报告。(7)再督查。(8)立卷归档。三、督查的方法现场督查会议督查