财务费用报销制度及审批流程

财务费用报销制度及审批流程财务制度及实施细则为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，特制定公司成本控制，费用报销制度及实施细则。第一部分：关于报销的审批流程及原则一、报销流程1、一般的报销流程（预算范围之内或有经审批的费用）经办人――本部门经理（或上级主管）———财务负责人审核――总经理审批——出纳支付2、特殊的报销流程（预算之外或没有经审批的费用）原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付的，如确属公司正常经营和发展需要而发生的开支，可按以下流程报批：经办人填制单据并补申请报告――本部门经理（或上级主管）复核――总监审核——总裁审核――公司出纳支付二、审批原则否符合相应的要求审核报单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。第二部分：报销原则预算内的成本，费用方可直接报销。所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则，严禁假借他人的名义报销自己费用的无预算或预算外的费用报销须经副总批准意见、总经理批准后方可列支。每办一次业务，应该填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费不论金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”的费用，或多次业务单据分不清的，财务部不予受理。所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员应根据预算来审核和支付。相关预算外费用在发生费用前，应该先书面请求总经理，得到批准后才可以发生相关费用，事先申请以总经理签名的日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知总经理，得到许可后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销的依据。关于报帐时限，上月25日后至当月25日的期间费用必须在当月报销，差旅费用必须在结束后三天内报销。逾期单据，财务部不再受理，由此造成的损失，由报销人自己承担。因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的，应在5个工作日内处理。跨年度的费用必须在次年1月15号之前填单报销，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。大额支付款项必须使用银行结算方式，超过5000元而用现金支付的，报销时必须详细说明原因，经财务部审核，无正当的理由，一律退回。从出纳处领取报销款时，需报销人签名确认。对于领款不方便的，需由他人代领的，由代理人在领款表上签字。第三部分：提供原始凭证和报销单填写的要求因公发生经济业务时，经办人员必须向对方索取原始单据。未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销。报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收据，以及预算报告、专项申请等附件。原始单据必须真实、合法，与开支的内容一致。对于标有“顾客（单位）名称”的发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。另报告、申请等附件必须是经权限人员签字同意的纸质件。各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，不注明张数、金额的单据一律退回。原始单据遗失的应尽量取得了出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部签署意见后方可报销。报销单上所有内容均需完整填写，报销单的“经办人”务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改的，一律不予受理。第四部分：主要费用管理规定一、 项目费凡因公司发展需要而发生的项目费（包括餐费及赠送礼品费用），必须事前提出专项申请，根据资金权限一览表的规定由相关人员审批。报销时必须提供已经审批的申请报告（ 元以内除外，报部门负责人备案即可），财务人员核对报销内容是否与申请报告内容一致，如果是赠送礼品，需提供礼品清单。二、招待费经办人在报销招待费用时应注明以下信息：招待时间，招待目的，招待人员，陪同人员，招待地点。.市内交通费提倡节俭，外出办事，应尽量乘坐公交车，对于出租车票，必须取得必须取得税控出租车票，报销人在车票的背面写上起止地点并签名。三、差旅费差旅费指相关人因执行公司经营活动而发生的交通费、住宿费等，出差人员必须提供住宿发票，填制《差旅费报销表》起始日期，出差事由，票据金额等相关内容。副总经理以上（含）高管可以报销飞机票等车票，其他人员可报销的交通费以火车硬卧为上限，超出部分自行承担。四、文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由营运部门/行政部门统一采购，其他员工不得私自采购。报销时应附填写完整的采购清单、电脑小票、供应商送货单，详细列明所购商品的明细，仓管、结算部门的验收证明才可报销。并做好各部门的领用存登记。如不能按规定提供附件的一律不予报销！六、汽车费用公司自有车辆的费用实行限额报销政策，每月固定车辆使用费在---------元-以下额度内实报实销：超出此额度的相关费用（包括燃油费、路桥费、停车费、洗车费、违规违章罚款、交通事故罚款及赔偿等）不再报销，保险费、车辆使用税、维修费等非日常费用据实报销。公司经理拥有车辆并经常用于公司公务实行费用补贴制，每月补贴车辆使用费：元，该车所有费用不再报销。汽车使用费每月由公司司机或总经理提供相关有效发票（如汽油票、过路过桥票、停车票等），以报销方式领取。第五部分：材料采购及报销流程一．材料计划审批流程1.由现场施工人员提出采购计划。2.库房复合核。3.工程成本部审核。4.项目经理审核。5.项目总负责人批复。6.审批后的计划采购表交采购员采购，同时交财务及工程成本部备案。7.日常采购计划需天前5天申报计划，大宗材料采购需提前15天上报采购计划以备采购员提前询价。二．材料采购流程：1.采购员凭 审批后的材料计划表采购。2.采购员凭材料计划表，采购发票，送货单办理入库验收手续（注：验收由库管员清点数量技术员验收质量是否合格）符合验收入库标准后验收入库签字确认.3.特殊情况：采购金额5000元以下，可先行采购，后补办材料计划手续（2天内），采购金额10000元以下，预先申请项目负责人经同意后予以采购，后补办材料计划手续（2天内），金额10000元以上的必须先办理计划采购手续否则采购员不予采购。4.对于大宗材料的采购，采购员接到采购计划后，立即询价，采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价，同时将询价结果以及询价资料（包括但不限于营业执照，税务登记证，资质证书等报项目经理及负责人审批，采购员须按审批后的核价单，供应商及采购计划表进行采购。4.采购员根据采购计划单填写“借款单”由项目经理或总经理签字财务确认后到出纳办理领款。5.入库管理员依据《采购申请单》《采购发票》《送货单》分类办理入库，开具入库清单。三．材料报销流程：1.采购员执《采购计划》《采购发票》《入库单》《送货单》按照报销流程签字报销采购费用。采购员须在3天内完成签字报销手续并交财务入账。（特殊情况除外）2.对于未付款材料应及时将送货单及入库单于业务发生当日或第二天上交财务部挂账并协助财务部门进行往来确认。3.采购部门负责施工过程中所需材料的外发委托加工采购工作。4.材料采购预付款处理办法：财务部凭《采购申请单》《采购合同》办理预付款。审批流程：成本部审核--财务部审核—总经理审核签字——财务部付款第六部分：机械租赁费用1.由现场施工人员提出机械租赁申请表（后附机械租赁合同）2.机械台班每日使用统计表，明确记录使用时间，数量，工时数量并由施工现场负责人签字核实。3.依据机械台班使用统计表每月 25日前进行机械使用结算汇总并制作机械台班付款审批单，施工负责人签字。依据日机械台班使用记录表及月末机械结算汇总清单核实。审批流程：成本部审核--财务部审核—总经理审核签字——财务部付款第七部分：劳务工资1.依据项目部《劳动协作合同》相关条款，劳务班组凭《部门劳务结算单》到现场施工负责人核对确认，核对后交办公室负责人（人力资源部审核）-成本部审核—财务部审核 --总经理审核---出纳发放劳务工资。第八部分：借款1.因工作需要向公司借款，需先填写借款单，借款单标明借款用途，金额（金额大小写一致），日期及本人签字。2.2借款单审批由部门经理—成本部——财务部——总经理批准，3.财务出纳接到审批手续齐全的借款后付款 .4.借款人需自借款之日起一周内还款核清，例如；差旅费，招待费及其他零星费用，如需延期需应提前通知财务部，一般借款还款日在一个月内还清。借款原则应先还清旧账再借新款。赤峰市润泽园林绿化工程有限责任公司总经理办公室2016年7月1日公司资金审批流程及权限一览表--------万以下资金调动由副经理负责，----------万以上资金调动需总经理签字）审批签字:单元格内空格的表示此处不需金额公司审批部分签字分支付项说明环申请审核审核审批审批备类目节注工行政工所有薪酬支不论金额人力资财务副总总经资资奖金制度内项付源部部经理理奖福利目前金各项奖根据业务不论金额项目财务副总总经福金制度部，人部经理理利力资源部分红政策分红报不论金额经理办财务副总总经批公室部经理理时固固定资不能在预报1000元项目主财务副总定产购置算中申报，批（含）以下管部经理资必须专项时1000-5000项目主财务副总产书面申请元（含）管部经理5000元以项目主财务副总总经上管部经理理项目部报5000元以项目主工程财务副总装修或批下管部部经理维修预时5000元以项目主工程财务副总总经算上管部部经理理20000元以项目主工程财务副总总经上管部部经理理经项目经含业务招报项目总价项目主工程财务副总费费/预算待费批-----%以管部部经理时内项目总项目主工程财务副总总经价%以管部部经理理上项目费主要是用报元项目主工程财务副总专用基于政府机批(含)以内管部部经理金关的节日时元以项目主工程财务副总总经慰问、专项上管部部经理理接待等费元以项目主工程财务副总总经用上管部部经理理公务借经批准预算内项不论金额项目主工程财务副总款目的借款管部部经理经批准预算内项5000元以项目主工程财务副总目的借款下管部部经理预算外项目，如5000元以项目主工程财务副总总经临时购买物品上管部部经理理10000元以项目主工程财务副总总经上管部部经理理单元格内空格的表示此处金额公司审批部分不需签字分支付说明环申请审核审核审批审批备注类项目节办交通市内交通本人项目财务副总公差旅费主管部经理费费差旅费本人项目财务副总用（凭出差主管部经理单）邮递不论金额部门项目财务副总运输主管部经理费租赁/经常项目不论金额项目工程财务副总水电/（有合主管部部经理物管同）费临时性租报5000元项目工程财务副总赁批（含）以主管部部经理时下增加/扩 大办 公场所