档案资料收集整理规范

.z.档案整理标准一、档案的收集范围招标采购工程档案是指在招标采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，可分为工程开标前文件资料、工程开标文件资料、工程评审文件资料、工程中标〔成交〕文件资料、履约文件资料和其它有关文件资料。二、档案的收集整理责任主体招标人(以下简称招标人)和招标代理机构(以下简称代理机构)是档案的收集整理责任主体，代理机构负责工程文件资料的收集、整理和立卷，及时移交至市交易中心归档，并于次年三月底前将上一年度的工程档案移交完毕。同时应将全套档案资料复制两套，由招标人和代理机构各留存一套。中标人如有电子版投标文件的由招标人自行保管。外地代理机构不得将档案资料带离本市。招标人自行招标的工程档案由招标人保管。三、档案的收集整理立卷要求招标采购工程档案按工程整理组卷，按照卷内文件目录〔附件1〕的顺序装订成卷，并按文字页顺序编排页码，前置档案卷内目录，后置卷内备考表，并加装封面。当一个招标采购工程资料过多时，可将资料按顺序分册装订。〔一〕档案卷内文件目录的填写要求招标采购工程根本文件资料全部列入卷内目录〔附件1〕，如果还有其他文件资料，按生成的时间顺序编入。卷内目录采用表格形式,表格栏目设置包括：序号、责任者、文件题名、具备状况、日期、页数、备注。各栏目具体填写要求：序号：按照文件题名以流水号顺编；责任者：应填写文件形成者或第一责任者；文件题名：依据招标采购过程中实际发生的主题命名；具备状况：根据册内有、无或未生成该题名文件，分别填写"有〞、"无〞或"未〞；日期：应填写文件形成的时间年、月、日；页数：应填写每件文件总页数；备注：可根据实际填写需注明的情况。〔二〕卷内备考表的填写要求卷内备考表设置包括：本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间〔附件2〕。卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。各项填写要求：本卷情况说明：填写需要说明的事项，如果没有要特别说明的事项可以不填写；立卷人：案卷整理人签名；审核人：单位审核负责人签名；立卷时间：具体立卷的日期。〔三〕案卷目录的填写要求代理机构要建立档案案卷目录〔附件3〕，表格栏目设置包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限和备注。各栏目具体填写要求：序号：应填写登录案卷的流水顺序号；档号：由全宗号、、案卷号组成；格式填写"市局全宗号+代理机构名称+工程分类+年度+工程流水号+案卷号〞案卷题名：应简明准确地表示文件的内容；格式填写"招标单位名称+关于+招标采购工程的文件材料〞。总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和；保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限；备注：可填写其他需要说明的事项。〔四〕档案封面的填写要求档案封面设置包括：档号、案卷题名、工程名称、工程编号、招标采购方式、代理单位全称和分册编号〔附件4〕。〔五〕档案的装订要求将大小不一的文件材料用折叠的方法整理成A4纸面大小，左、下侧分别对齐，采用左侧、棉线三孔一线装订〔线头应在后面〕或用两个不锈钢钉装订成册。封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上，将装订线封装在里面。附件：1.卷内文件目录模板2.卷内备考表模板3.档案案卷目录模板4.档案封面模板附件1-1：建立工程卷内文件目录序号责任者文件题名具备状况日期页数备注1报建表2立项批文3规划许可证4施工图设计审查合格书5资金或资金来源证明6招标代理合同7招标公告〔或邀请书〕及其变更8招标文件论证会审资料9招标文件编制人承诺书10答疑、澄清文件11信息发布通知书12场地使用通知单13购置招标文件投标单位登记表14评审专家抽取记录及15投标文件送达登记表16开标记录表17招标工程与会人员签到表18评审组长推荐单19评委廉洁承诺书20资格审查、技术标符合性审查表21商务标评审表22资格审查、技术标评审汇总表23商务标评审汇总表24评标汇总表25评标报告26中标公示27中标通知书28变更中标结果的记录29施工合同30廉政合同31招标工程投诉及处理决定的文件32其他资料33招标文件34投标文件(中标人正本)……附件1-2：政府采购卷内文件目录序号责任者文件题名具备状况日期页数备注1采购工程委托书、采购方式审批表2采购工程委托采购代理协议书3采购文件会审论证材料4采购公告〔招标公告、竞争性谈判邀请书、询价函等〕及其变更公告5招标采购工程文件〔招标文件、谈判文件、询价文件等〕6信息发布通知书7场地使用通知单8购置采购文件各供给商情况登记表9答疑、澄清文件10评审专家抽取记录及11供给商签到表12开标一览表13评标小组签到表14评委廉洁承诺书15投标供给商资格审核一览表16报价一览表17竞争性谈判工程最终报价表18投标人承诺19报价得分计算表20各技术评委打分表21各商务评委打分表22得分汇总表〔中标候选供给商排序表〕23评审组推荐意见表24评审记录25评审报告26采购方式变更申请表27采购工程废标报告28采购人确认通知29变更采购结果的记录30中标〔成交〕公告31中标〔成交〕通知书32采购工程合同33采购工程验收报告单34招标采购工程质疑及答复、投诉及处理决定的文件35其他资料36投标文件(中标人正本)37投标文件(非中标人正本)……附件2卷内备考表本卷情况说明本卷情况说明立卷人：审核人：立卷时间：附件3案卷目录序号