连锁药店流程设计说明书

word格式文档word格式文档专业整理专业整理专业整理 业务流程设计word格式文档 前言本流程从制定公布起所有部门按照此流程执行，且每月进行一次流程碰头会议，对流程进行微调、修正，使流程更加简洁、高效、合理。本流程制定的总原则为：简单、高效、严谨。目录1．新品引进流程2．采购流程、预付款流程3．收货、验收、入库流程4．供应商结款、发票结算流程5．调进价、配送价、零售价流程6．采购退货流程7．报损报溢流程8．配送出库流程9．门店收货流程10．门店退仓流程11．门店盘点流程12．总仓盘点流程13．店间调拨流程新品引进流程(1新品引进流程(1of2)说明职责部门/岗位备注流程图开始新品引进需求提交分配采购员收集商品资料资料初审新品引进会根据样品详细信息建立商品档案确定初次进货量下订单不通过寻找替代或不引进采购经理批准不通过收货验收流程供应商主动提出合作新品引进发起：1、公司所有人员均可向采购主管提出新品引进申请，并填写新品引进申请表；2、供应商主动提出新品合作；3、经数据分析，商品线需要补充缺类品种；……采购主管按照引进商品的类别分配给相应采购员；采购员收集新品资料：供应商、新品样品、注册批件、等其他详细资料(见附件)；由采购员主管对新品资料进行初步评估，如果资料齐，则相应补允；针对重点区域进行市调，并最终确定销售价格；定期召开新品引进会，对引进商品进行分析，要求做成ppt格式;包括介绍新品的品名、规格、剂型、功能主治、成分、服用量、零售价格带等信息进行分析评估；最终由采购经理决定是否采购；与供应商签定购销合同，内容重点包含付款方式、进价、返点返利、赠品、活动支持等条款；供应商提供样品详细信息，系统中建立商品档案；标记新品标识、完善商品分类、质检信息等基本资料；确定初次购进量与供应商签定购销合同市调、确定零售价新品引进流程新品引进流程(2of2)流程图说明职责部门/岗位备注门店新品培训会新品铺货配送流程新品上架销售新品试销评估会是否供应商？退仓退供应商滞销Y作废商品信息畅销转非新品，正常销售停止采购/正常销售库存销完结束召开新品培训会：培训新品知识、销售话术、陈列要点等按照门店分类进行新品铺货；同仓库配送流程门店做好新品上架陈列、做好促销标识，并做好营业员产品知识、促销话动、销售话术等培训；新品引进3个月，必须组织人员招开新品试销评估会；评估该商品引进销售情况；并评估该品种是否转正式商品；采购流程采购流程(1/2)说明职责部门/岗位备注流程图开始是否自动生成采购计划采购计划未审核YN采购计划一审核修正计划/是否询价?询价NY采购计划生效请货是否合理YN报货转采购订单流程1、每周一制定一次大采购计划，计划必须第二天上午12点之前完成报货；针对周一至周五期间，部分商品的紧急补货，可通过手工录入采购计划单的形式填制；2、采购计划自动生成原则：当库存低于库存下限时，补足库存上限；(库存上下限=库存上下限天数*前30天日均销量；补货量=库存上限-当前库存)跟据数据分析修改采购计划单，包括计划品种、计划数量、计划进价、供应商；采购询价一审核采购计划单核对采购品种是否应采；价格是否最低；供应商是否最优等；通过：电话、QQ、Email向供应商报货；采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购主管采购部/采购员手工录入采购流程采购流程(2/2)说明职责部门/岗位备注流程图采购订单未审采购计划二审核/生效是否预付款N采购计划生成订单·采购订单形成两种形式：a.采购计划转单形成；b.紧急补货；·修正采购订单付款方式，失效日期、结算部门等信息·一审采购订单·是否需要预付款：a.不需要预付款，则采购订单直接生效；b.需要预付款，则单据二级审核不通过，并且提示需要采购经理审核，此时需要采购员打印预付款申请单进行纸质预付款审批；·预付款审批流程：采购员->采购经理->财务经理->出纳付款·采购经理收到预付款审批单时，查询出预付款单据，审核生效，并且转成《供应商预付及扣款单据》，走预付款流程·转供应商预付款及扣款单据·出纳跟据经过采购经理、总经理、财务经理签字的预付款申请单+供应商预付款及扣款单据进行付款，付款完成之后，审核供应商预付款及扣款单据，系统会自动生成该供应商往来账目；·采购部/采购员·采购部/采购员·采购部/采购员·采购部/采购主管·财务部/出纳Y收货验收流程采购订单一审打印审批Y是否预付款供应商预付及扣款单据未审供应商预付及扣款单据生效手工填制紧急补货收货、验收、上架流程收货、验收、上架流程(1/2)说明职责部门/岗位备注流程图Y供应商电话通知收货员收货，收货员需询问：厂家、总件数、是否有冷藏品；自查该厂家是否有退货；与送货司机一同清点件数、并检查外包装是否完整、是否有漏液、污染。交接随货同行单、发票等材料。收货员在收货记录单上签字，并要求送货司机在收货记录单上签字。收货过程中如发现数量破损、污染则拒收，并通知我方采购员；在系统中填制收货单，需填写：到货同行单号、到货日期、进价、数量、批号、有效期等信息；针对冷藏药品，需填写启动时间、运输方式、到货温度、温控方式等；针对中药品种需填写生产企业、产地；与验收员交接收货记录单、随货同行单、发票、过程温度等材料；A.收货数量小于订单数量、进价低于订单数量则直接收货。B.收货品种与订单不符、收货数量大于订单数量、到货进价高于订单进价，联系采购员，由采购决定是否需要入库，如果需要入库，则需补做订单。验收员验收商品是否符合质量要求、数量是否满足等；验收内容：品种、批号、有效期、电子监管码、检验报告书等；如发现质量问题，则联系采购部进行处理；储运部/收货员储运部/收货员储运部/收货员采购部/采购员储运部/收货员储运部/验收员储运部/验收员采购部/采购员供应商通知收货N拒收/并通知采购是否有退货将退货交与送货司机并签名收货收货有差异、破损等电脑中填制收货单送至待验区验收单质量是否合格Y拒收/并通知采购NRF调取未审核的验收单收货、验收、上架流程收货、验收、上架流程(2/2)说明职责部门备注流程图验收员与保管员进行货物、相关材料交接。保管员跟据验收结论上架；如果出现数量不足或者其他数量有差异的，联系验收员进行核实；上架原则：整件大于2件放整货区，小于2件放零货区；上架时，商品需拆下纸箱（特殊品种除外）。整单完成之后，一审入库单；打印三联入库清单，并签字；将入库清单、随货同行单、发票等资料一同交与采购员，采购员签定，保管员带回一联，仓库保管；采购员收到入库单之后，二审入库单生效，如数量高于订单、进价高于订单等则与供应商联系处理；如有低价票等则相应处理；采购员审核入库单生效、结算发票完成之后，将入库清单、发票交与财务，财务签字，采购带回一联与供应商结款；储运部/验收员储运部/保管员储运部/保管员储运部/保管员采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员财务部/会计验收流程数量是否满足Y跟据RF指定的货位上架联系验收员N入库单一审货位是否满足摆放要求Y修改目标货位N打印入库清单入库单二审是否涨价YN调整零售价、配送价、进价后续结款、发票结算等流程结束word格式文档word格式文档专业整理专业整理word格式文档专业整理发票结算、供应商结款流程发票结算、供应商结款流程说明职责部门/岗位备注流程图各业务流程保管员交接是否有发票供应商发票结算单Y与供应商联系，索要发票N发票是否结算NY是否有退货填制供应商结款单一审供应商处理退货打印结款申请单结款单审批流程供应商结款单审核生效结束生成往财务往来账的单据有：入库单、采购退货单、调进价单、供应商预付款及扣款单据采购员跟据入库品是否带发票、发票是否已收到进行供应商发票结算。如果供应商发票未到仓库，则随时跟踪发票情况！当采购收到发票时，填制<供应商发票结算单>进行发票结算。与供应商结款时，首先核对是否有发票未结、采购退货未退，如果有发票未结或者采购未退时，停止结款。根据入库单、采购退货单、预付款及扣款单据进宪供应商结款申请。原则为：有采购退货及预付款、调进价单优先结算，最后结算入库单往来账；打印供应商结款申请单，进入审批流程：采购主管->采购经理->财务经理->出纳付款(注：公司暂无采购经理时，暂由董事长审批)出纳付款之后，审核<供应商结款单>。业务部门采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员采购部财务部/出纳采购退货流程采购退货流程说明职责部门/岗位备注流程图退供应商申请是否需要退与供应商谈判填写《采购退货通知单》YN内部消化是否可退YN采购退货单未审打印采购退货单拣货实退数与退货单一致修改采购退货单采购退货单一审YN打印采购退货单清单各部门、门店均可发起采购退货申请。采购跟据各部门、门店的采购申请，决定是否需要退供应商，如果不需要退，则做出相应的处理措施。如果需要退供应商，则与供应商进行谈判，协商处理措施；质量正常可退，则填制<采购退货通知单>并且直接审核，锁定商品库存。仓库打印退货拣货单，进行拣货打包；在拣货的过程中，如果出现实物数量不符，则需要修改采购退货单；拣货完成，并且无误之后一审采购退货单，同时打印三联退货清单，拣货员签字，并贴在打包好的退货箱上，其他两联放与采购，采购签字带回一联，采购收到采购退货清单之后，通知供应商前来取退货；供应商取走退货的同时，储运主管审核采购退货单，以达到账货同行；采购通知供应商取走退货供应商取走退货，储运主管审核采购退货单结束各部门采购部/采购员采购部/采购员采购部/采购员供应商采购部/采购员储运部/拣货员储运部/储运部/拣货员采购部/采购员储运部/拣货员总部报损报溢流程总部报损报溢流程说明职责部门/岗位备注流程图开始仓库任意人员发现系统库存与实物数量不符，通知仓库主管；仓库主管针对该单品进行盘点；通过盘点、核对进销存，分析差异原因，并得出处理办法；如果通过报损报溢的形式处理，则填制报损报溢单；否则通过其他方式处理；报损报溢单二级审核质管部三级审核财务部四级审核主管盘点单品找到库存差异的原因是否通过报损溢处理报损报溢单一审其他方式处理报损报溢单二审报损报溢单三审报损报溢单四审仓库人员仓库主管仓库主管仓库经理质管员财务部门店请货流程门店请货流程说明职责部门/岗位备注流程图开始配货周期：跟据门店分类，A类门店每周配送2次，B、C类门店每周配送1次；自动生成规则：1、当库存低于下限时，补足库存上限。2、申请数量=库存上限-当前库存。人工修改配送申请单，核对数量是否合理、品种是否合理、是否接近中包装等信息；门店跟据紧急状态，联系仓库发货,并跟踪发货情况；请货合理？是否自动生成配送申请单Y手工录入缺货品种NN配送申请单生效YN手工修改是否紧急补货?等待仓库发货，跟踪到货情况电话联系仓库是否紧急补货?Y仓库配送货程仓库配送货程说明职责部门/岗位备注流程图门店报货流程是否紧急补货配送单未审优先处理YN铺货、主动配货打印拣货单->拣货复核台复核打包装箱装车配送门店收货流程单与实物是否一致Y手工修改拣货单N单与实物是否一致Y修改复核数量N请动配货、新品铺货等；判断是否紧急补货，如果是紧急补货，则优先处理；打印拣货清单，拣货员跟据清单进行拣货；如拣货单与实物不致时，按照实物修改拣货清单；1.清单有，实物无，则在清单中圈0。.2清单有，实物有，实物数量小于清单数量，则按实物拣货，并修改拣货清单，并通知仓库主管对该单品进行盘点；3.实物中包装等信息与清单不一致，则按实物拣货，并修改拣货清单；拣货完成，送至复核台进行复核；复核员逐个商品扫码复核商品，核对商品名称、批号、有效期、数量、今后需扫描电子监管码等信息；如复核时，数量存在差异，则修改复核数量；如品种存在差异，则退回货架，并修改复核数量；打包装箱，并打印配送清单；清点件送货件数，并在送货交接单中填写详细；门店收货流程门店收货流程说明职责部门/岗位备注流程图门店请货、仓库配货流程司机送货至门店与司机一同清点总件数与送货交接单件数一致？在送货交接单中签字与仓库联系清点件数，找出差异原因YN门店验收单品是否存在单品差异?系统中做收货单N联系仓库查监控核实Y联系店长复核确实存在差异Y系统中做验收单是否中药结束中药装斗记录单门店陈列司机送货至门店，门店接货人员与司机一同卸货，并移至门店待验区。司机、门店收货员一同清点送货件数，如清点过程中出现差异，则与仓库联系，核实是否仓库少发、漏发、错发，是否发在其他门店去了；清点完成，并在送货交接单上签字，并交接相关票据；门店对来货品种进行验收，与配送清单核对品种、数量、批号、有效期等信息是否一致，如出现差异，则需店长复核；复核确实存在差异时，则联系仓库人员查监控核实差异，并处理差异；验收完成之后，在系统中制作《门店收货单》,《门店验收单》,《中药装斗记录单》。填制完成之后，门店上货架陈列；储运部储运部/司机门店/收货员门店/收货员门店退仓流程门店退仓流程说明职责部门/岗位备注流程图与采购沟通退仓允许退仓填制<退仓申请单>自行销售处理NY通过相关方式送货至仓库仓库跟据<退仓申请单>收货实物与单一致？联系门店重新制单填制《退仓收货单》填制《退仓验收单》填制《退仓入库单》NY退供应商质量是否合格N正常货位Y不合格货位退货货位NY退仓原因：1、厂家召回等采购通知退仓；2、因销售不好，希望协调其他门店资源帮助销售。3、仓库发货差异处理与采购沟通之后，允许退货；门店填制《退仓申请单》并打包，同时需打印退货清单,无打印机的门店手工填写退货清单；当仓库送货时，将退货交接给司机；仓库到退货，在系统中调出《退仓申请单》，核对品种、数量、批号，效期等信息；如果实退数量与单据不符，则联系门店修改或重做退仓申请单；收货之后需要系统中填制《退仓收货单》->《退仓验收单》->《退仓入库单》并跟据验收结论，摆放至不同货架；12采购退货流程店间调拨流程店间调拨流程说明职责部门/岗位备注流程图门店单品缺货通过系统中远程库存距离较近且库存较多门店,电话沟通是否可调取货YN调出门店填制《店间调拨申请单》并一审调出店传输数据调入店传输数据调入门店《店间调拨申请单》二审/生效调入店传输数据系统自动增加库存门店收货、验收流程当门店某品种缺货，同时仓库断货、或者来不及配送时，可通过店与店之间调拨的形式，来暂时满足当前客户的要货需求；通过系统中的远程库存查询，查询到最近门店的库存数量，并通过电话沟通，确定是否可调拨；调出门店实物调出门店时，需立即在系统中填制《店间调拨申请单》并一级审核；注：调出门店一审完《店间调拨申请单》之后，不允许作废该单据，如果误操作，则需要与调入门店沟通，作废或者调回；接收门店收到货物之后，传输数据，并在店间调拨申请单中查询到该品种的店间调拨申请单，并审核生效；生效之后再次传输数据，传输完成之后，需按门店收货、验收流程完成操作，即可销售；调入门店调出门店调入门店调出门店调出门店调出门店调入门店调入门店调入门店门店盘点流程门店盘点流程说明职责部门/岗位备注流程图开始制定盘点计划确定盘点时间通知各部门协调人员盘点前各工作完成盘点当天各项准备工作完成开始盘点盘点启动会2人组，1人数，1人录入初盘完成修正库存导出差异表对差异品种进行复盘复盘结束修正库存对盘点结果进行分析盘点结束盘点周期：每2个月盘点一次；门店、门管部、财务部协商确定具体盘点日期；由门管部协助门店制定盘点计划；提前3天通知各部门盘点时间；储运部：前一天停止发货，将已打包商品配送至门店；退仓品种处理完成；门管员：历史报损报溢单处理完成；信息部：盘点机充电，调试完成；门店：店间调拨单审核完成，并单货同行；盘点当天下午复核各项业务是否都已经完成，除零售外；开始盘点，门店店长召开盘点启动会；1、培训操作方法；2、强调注意事项；3、分配盘点任务；盘点开始，2人1组，一人核对商品、数量、批号；另一人核对实物商品、批号；按照店长分配的任务进行逐一盘点；全场盘点完成之后，产生盈亏、修正库存，初盘完成；跟据初盘盈亏，导出差异表，进行复盘；总部盘点流程总部盘点流程说明职责部门/岗位备注流程图开始确定盘点时间制定盘点计划通知各门店、各部门各门店、各部门做好盘点准备工作盘点周期：至少每3个月盘点一次；通过总经理、储运部经理、财务经理等人员共同确定盘点日期；制定盘点计划;通知各门店、各门店盘点时间，并及时做好相关准备工作；1、门店加大2天的请货量；2、仓库货位整理，各业务单据处理；3、信息部盘点机充电、盘点功能调试；……由储运部经理召开盘点动会员；1、培训操作方式；2、强调注意事项；3、安排盘点任务；盘点开始，2人1组，1人核对实物、数量、批号、货位；另一个操作盘点机，认真填写盘点数量，选择货位等；全部盘点完成之后，产生盈亏，修正库存；针对有盈亏的品种，进行复盘，打印盘点表盘点；复盘开始，针对初盘出现的问题进行强调，并再次培训盘点方法；得出最终盘点盈亏，分析差异原因，并修正结果；开始盘点启动会盘点开始产生盈亏修