企划管理手册

企划管理手册2004年4月编制目 录第一章 促销、企划的作用与目的第二章 企划部的管理架构第一节 企划部组织架构图第二节 企划部的工作职责第三章 企划部工作规范第一节 美工/设计人员设计工作规范一、商品标示规范二、标识标物设计制作控制程序第二节 宣传广告工作规范一、店内外张贴物和厂商广告管理规范二、广告发布管理规范第三节 促销管理工作规范一、促销策划与组织程序二、促销实施与控制程序三、厂家驻店活动管理程序第四节 DM 快讯商品管理规范一、DM快讯制作和发布控制程序第一章 促销、企划的作用和目的同样商品结构、地理位置及门店面积都大致相同的两家超市，一家经常举行促销活动，卖场氛围浓厚，生意兴隆；另外一家甚少举行促销活动，店面布置也冷冷清清，商品虽然丰富，但生意却惨谈不已。为什么两家看似一样的超市，经营状况却相差甚远呢？最主要的原因就是促销的成功与否。随着人民生活水平的提高，商品极大的丰富，消费者选择的余地越来越大，超市的营销也就越来越依靠于有计划有效果的促销手段了。由此可见，促销是超市的灵魂，直接影响到超市经营状况的好坏。它包括促销活动和企划两部分。如果把直接的促销活动称为狭义的促销的话，通过宣传、店内标示标物、卖场氛围营造而发生作用的企划则是广义上的促销。二者都有一个共同的目的，那就是——刺激和促进顾客的消费。在日益激烈的超市竞争中，有效的促销不仅依靠新颖的创意，更需要强有力的执行和规范的操作，才能达到最佳的促销效果，创造良好的经营效益。本手册正是通过对超市促销、企划部门行为及流程的规范，加强促销、企划的规范化运作，使促销真正发挥出应有的作用。第二章 企划部的管理架构和工作职责第一节 企划部的管理架构总经理企划部主管/经理美工组 促销组 平面设计组第二节 企划部的工作职责一、职责（一） 企划部主管直接上级：总经理直接部属：企划部工作人员主要职责：负责公司整体形象的塑造方案制定。负责公司店堂形象整体设计。负责审核公司全年促销活动计划。负责审核公司全年DM海报计划。负责超市广告位置的规划并制定出租价格超市广告位的出租谈判负责安排本部门员工的工作，完成公司下达的各项任务。负责对本部门员工进行培训及指导。负责对本部门员工进行考核和评估。（二） 美工/设计人员直接上级：企划部主管主要职责：① 负责设计公司企业形象及 LOGO。② 负责设计超市二装风格。③ 负责超市标示标物（包括 POP）的设计与制作。④ 负责超市DM海报的版面、封面设计及拍照、较稿、印刷工作。⑤ 负责超市内促销活动的场地布置、道具及氛围布置。⑥ 负责公司对外宣传、广告资料的平面设计。（三） 促销管理员直接上司：企划部主管主要职责：拟定超市全年促销计划，并报上级审批。根据不同的季节、节日、主题，策划不同的促销活动。制定详细的具体主题促销活动计划，并组织各部门实施。主题促销活动的宣传工作。主题促销活动的跟进与实施，包括现场主持、道具准备、人员组织等。第二章 企划部工作规范第一节 美工/设计人员设计工作规范一、标识标物规范（一） 名词解释超市内的标识标物分为超市公告类和商品说明类两大类。超市公告类：告知顾客相关超市经营内容、工作流程、企业文化的宣传告示。卖场公告类：悬挂于卖场内的与顾客密切相关的告示。a、顾客须知类：明确告知顾客相关的超市服务内容、作业流程等的告示。包括：超市简介公司徽标经营宗旨服务理念营业时间超市服务项目超市购物须知顾客存包须知顾客退换货须知赠品发放须知办理会员卡须知办理团购业务须知大宗购物送货须知其他顾客须知类b、顾客提示类：提示顾客正确的超市方向及安全购物的标示。包括：顾客服务处标示牌：顾客服务台、退换货处、赠品发放处、存包处、会员卡办理处、团购接待处。出入口指示方向指示楼梯口的“小心碰头”“小心路滑”告示牌消防、安全指示牌办公区域公告类：悬挂于办公区域内的与超市员工、供应商及其他来访者密切相关的告示。包括：a、对内宣传类：公司徽标经营宗旨服务理念企业口号上班时间公告栏（各类评比、公告等）b、对外公告类：供应商等候室：超市各部门作业流程图供应商谈判室：反贿赂标语结算中心：供应商结账须知商品说明类：告知顾客与商品相关的宣传告示。包括：A.商品区域说明：说明商品分布区域的告示，包括：a、位于客服总台的超市布局图。b、各商品区域上方的商品区域说明，如：生鲜区。c、各商品类别上方的商品分类说明，如：冷冻冷藏食品。POP类：告知顾客相关促销信息的告示，包括：a、大海报类（大看板）：主要悬挂、放置于超市门前或入口处，告知超市即将进行或正在进行的大型主题活动。b、主题海报类：告知顾客超市即将进行或正在进行的主题活动。c、特价海报类：告知顾客明确的促销商品特价信息。是主要的 POP，通常悬挂于促销商品上方。d、旗帜类海报：包括方形旗帜及三角形旗帜，主要起到点缀卖场，烘托气氛的作用。商品说明类：a、商品分类说明卡：对特殊商品进行特别说明，以吸引顾客购买的促销卡，通常放置在商品旁边的货架上。包括：新商品；进口商品；推荐商品；自由品牌；广告商品；特价商品；限时发售商品；惊爆商品；清仓商品。b、 商品介绍类：对特殊商品的功能进行介绍，以便顾客在充分了解商品的基础上，引发购物的兴趣。通常放置在商品旁边，包括：百货类特殊商品的功能介绍卡；生鲜商品的产品介绍，包括文字说明、营养介绍、图片。其他商品的特殊介绍。c、 商品销售说明类：暂时缺货卡：对于暂时缺货，但不属于删除状态的商品进行说明。放置在缺货商品的货架上的价签带上。价签类：说明商品价格信息的告示，包括：a、价签：说明商品价格等因素的价格标签，通常放置在商品下方的货架价签条上。价签包括以下内容：超市名称；超市logo；商品编号；商品描述（品名）；规格；产地；等级；销售单位；条形码（店内码）；物价局监制字样；价格；陈列排面（如有可能）；b、价签可根据商品的不同价格分为正常商品价签和特价商品价签。二者内容一样，通常以颜色区分，特价商品价签通常为红色或黄色。c、为保持价签的统一性，价签应有 IT部统一打印。d、特价POP：告知顾客明确的促销商品特价信息的海报，比价签更大更醒目，通常悬挂于促销商品上方，用于端架、堆头上。二、标识标物控制程序（一） 职责企划部负责公司VI手册、各种标识及形象应用标准（如标志、标准字、标准色等）的设计及制作。形象应用标准包括所有带有公司标志或体现企业形象的制作物如：印刷品、宣传品、促销品、展览展示品、标识标物等。C.负责指导、监督公司相关部门和各门店按 VI手册正确应用各种标识及相关物品。开发部规划专员负责根据门店的具体情况进行卖场布局规划，并设计各类大件标识标物的悬挂位置。营运部负责根据各营运部门具体的情况，悬挂及维护各类标示标物，尤其是商品说明类标识标物。接到各种变价通知后，要及时进行价签的更换。行政人事部负责采购制作各类标识标物的原材料和工具，或与相应的设计、制作供应商进行常规谈判。5.

采购部A. 价格控制专员负责定期检查各种与价格有关的标识标物（每天 /每周巡检），尤其在每次变价动作后。质量控制专员负责定期检查各种与商品质量有关的标识标物（每周），确保相关的商品说明与商品本身相符。（二） 作业程序标识标物的设计与制作A. 设计提案确定a、需求部门提出设计申请及要求，由需求部门主管及企划部主管确认。b、需求部门填写“设计申请单”。c、企划部主管/经理批准确认。d、企划部美工/设计人员协调、安排设计制作日程表

/经理审核B. 设计方案制定a、确定设计方案：美工/设计人员提出自已的创作设想，形成设计方案小样。设计方案小样标准：——符合广告行业宣传品制作规范。——符合企业VI标准。——符合设计申请单要求b、与需求部门进行沟通确认。c、企划部主管/经理确定最终设计方案。d、计小样交企划部主管/经理签字确认。e、需求部门在设计小样及设计申请单上签收。需委托外公司实施的设计方案企划部美工/设计人员完成彩色印刷小样的打印制作。企划部委托专业制作公司完成其它方面的专业制作。a、 专业公司制作的范围：促销品、宣传品的喷绘、印刷、装修、装潢、展览及其它制作。b、 专业制作公司的选择、审核：美工/设计人员考察、询价。由行政人事部把关、经企划部主管/经理确认后，签定具体制作合同，合同原件交行政人事部合同专员存档，复印件留存企划部。美工/设计人员将设计样稿的电子文件或效果图、平面、立面、剖面及各个细部详图交给专业制作公司进行制作。美工/设计人员、企划部主管/经理依据设计方案及合同验收成品。美工/设计人员将成品交付给需求部门，需求部门在物品移交单上签收。标识、标物的使用美工/设计人员依据VI手册监督标识标物的使用情况。营运部负责根据各营运部门具体的情况，悬挂及维护各类标示标物，尤其是商品说明类标识标物。接到各种变价通知后，要及时进行价签的更换。C. 采购部价格控制专员负责定期检查各种与价格有关的标识标物（每天/每周巡检），尤其在每次变价动作后。采购部质量控制专员负责定期检查各种与商品质量有关的标识标物（每周），确保相关的商品说明与商品本身相符。三、店内外张贴物和厂商管理规范1．职责①企划部及公司相关部门向店内提供宣传品、展示品、促销品。②采购部负责对供应商宣传品、展示品、促销品及店内广告的谈判及广告费用的收取。③门店主管以上管理人员负责接收并组织宣传品、展示品、促销品的发放。2．作业程序①内外张贴物、展示品的范围、来源及标准②店内外张贴物、展示品的范围；③店内外张贴物包括：A． 超市各种标识标物；B． 供应商提供的促销广告：④内外展示品包括：A． 公司促销活动展示台、展示物；B． 供应商促销展示台、展示物；⑤店内张贴物、展示品、广告的来源：⑥公司企划部统一提供；⑦代理商提供⑧ 由供应商提供的店内张贴物、展示品、广告必须先由供应商向采购部提出申请；⑨ 采购部经与门店及企划部协商后，视具体的情况及供应商交费情况决定是否批准；⑩ 采用与经批准后的供应商签署《供应商店内展示及广告协议》。供应商按照协议到财务部缴纳相关广告费。店内张贴物、展示品的标准店内使用的宣传品、促销品内容必须符合《中华人民共和国广告法》。ⅱ店内摆放使用的宣传品、促销品必须崭新、干净、平整。3.店内外张贴物发布审批①任何张贴物，在张贴前须经各门店企划部主管 /经理审核，在小样上签字确认，才可张贴。② 由总部组织的各种促销宣传活动，需要在店内展示或以布宣传品的，由企划部按程序文件夹---《促销策划实施和控制》制作，企划部策划，采购部、企划部促销组组织，与各门店实施具体张贴、展示工作。③ 供应商在店内做的各种促销展示或张贴各种宣传广告、促销广告、由供应商自行制作或提供，经过采购部、企划部促销组审批，财务部收取店内广告费后，供应商在展示张贴前由各门店企划部主管/经理进行审核并确定具体展示张贴位置，审核人必须确认；④该张贴物符合广告法要求。⑤该张贴物不得遮掩或遮挡超市自身标识标物。⑥参照超市VI指导手册要求，张贴位置合理，不破坏店内整体风格。张贴物检查监管①各门店每周应对店内的宣传品促销品及供应商在该店的促销情况进行检查。②检查的内容主要包括：A、 宣传内容是否适合。B、 展示张贴位置是否适合。C、 展示物、张贴物是否整洁，完好无损。D、 促销品是否在按计划发放。E、 使用标识是否符合超市 VI指导手册要求。③检查结果应填写《宣传品、促销品使用检查单》。④企划部美工/设计人员或促销人员根据具体促销活动进度，随机到各店进行抽查⑤企划部人员在检查中需将发现的问题形成记录，责成各店整改。⑥整改后，企划部应对整改的结果进行跟踪并将检查结果记录在“纠正措施验证”一栏中。⑦采购部价格控制专员负责定期检查各种与价格有关的标识标物（每周），确保相关的商品说明与商品本身相符，并做巡检纪录。⑧ 采购部质量专员负责定期检查各种与商品质量有关的标识标物（每周），确保相关的商品说明与商品本身相符，并做巡检纪录。四、广告发布管理规范1．0职责1．1企划部：负责公司对外广告发布的联系，广告文稿的起草、设计。1．2总经办：公共关系专员负责审核对外广告以布的内容及对外新闻的发布。2．0作业程序2．1企划部负责发布的广告主要包括：2．1．1企划促销2．1．2其他部门业务广告，如采购部招商广告，行政人事部招聘广告等。2．2广告审核标准．2．1符合起市VI手册。．2．2符合《中华人民共和国广告法》．3申请发布广告．3．1其他部门业务广告．3．1．1需委托企划部发布的广告，需求部门需将上报总经理签字批准的广告发布内容、书面材料和已被批准的广告经费许可单提交企划部主管 /经理。2 ．3．1．2企划部主管/经理审核相关内容，安排美工 /设计人员按程序文件夹 –《标识标物控制程序》进行广告版面设计。．3．1．3设计小样经需求部门经理确认后，报总经办公共关系专员审批。．3．1．4企划部主管/经理实施广告发布计划。．3．2企划促销广告．3．2．1由企划部主管根据企划促销计划制定广告发布计划企划部主管的广告发布计划书（呈批件）主要内容包括：A、 广告发布内容B、 媒体选择C、 广告版面D、 以布时间E、 预算费用．3．2．2企划部主管将广告发布计划书（呈批件），报主管副县长总、总经办公共关系专员批准后实施。．3．2．3企划部美工/设计人员按照：“标识标物控制程序”文件进行广告的设计工作。．3．2．4广告设计小样需企划部主管/经理及总经理批准。．4实施广告发布计划．4．1根据广告发布计划，企划部主管/经理与相关媒体或广告公司拟定《广告代理合同》2．4．2《广告代理合同》经总经理、总经办公共关系专员批准，委托企划部主管/经理签字盖章后生效。2．4．3企划部主管/经理监督发布媒体或广告公司履行合同。2．5广告发布的监控、存档．5．1企划部负责收集广告发布后的资料存档。．6新闻发布的管理．6．1公司相关部门将需要对外发布的材料交总经理审批。．6．2总经理与总经办公共关系专员共同确认稿件，并审批。．6．3企划部主管/经理联络相关媒体，确定稿件的发布时间和形式并具体实施。．6．4新闻发布后，企划部搜集相关材料，交总经办文件控制专员存档。第三节 促销管理工作规范一、促销策划及组织程序（一） 职责企划部促销组负责拟定促销计划。年度促销计划每期主题促销活动计划采购部负责提供或确认促销活动中所需的供应商名单及供应商支持。企划部美工/设计人员负责促销活动中宣传品、促销品的设计及制作。各门店企划部主管/经理负责促销活动在该店的具体实施。企划部促销组负责对各店促销活动的实施情况进行监督、检查、控制。采购部负责对促销活动中的商品价格及质量进行控制、监督和检查。营运部负责每期促销活动完成后的评估用资料的收集。企划部负责企划促销活动的评估总结。（二） 作业程序市场分析企划分析数据来源a、IT部负责向企划部提供各门店相关数据。b、企划部促销组收集的顾客、竞争对手信息。c、企划部通过各类渠道收集整理的其它商业信息。数据分析内容a、近期门店销售情况分析。b、会员状况分析。c、竞争对手促销状况分析。d、企划部促销组人员根据不同时期的要求按上述内容 ,进行市场分析。e、企划部促销人员向企划部主管 /经理提交市场分析报告。2．制定促销活动计划企划部每月将组织企划部全体人员召开一次策划会议，共同讨论促销活动计划，并由企划部主管形成记录。年度企划促销计划制定a、 制定《年度企划促销计划》企划部促销策划人员每年年底负责制定下一年度促销计划。计划需在下一年2月底之前确认完成。促销计划内容主要包括：年度促销活动目的年度促销活动主题促销活动主要内容促销活动时间促销活动预算b、促销年度计划经企划部主管 /经理审批后提交总经理审批。c、修正后的年度促销计划经企划部主管 /经理及总经理审批后 ,由店长助理、企划部主管/经理分别存档。每期主题促销活动计划制定a、企划部促销策划人员主要根据年度促销计划及具体促销情况构思每期活动具体促销计划。b、拟定每期《主题促销活动计划》。c、每期《主题促销计划》根据具体活动内容的不同，主要包括以下有关方面：目标消费群或营销环境分析。促销目的。促销时间、地点。促销内容细则。分工与支持。促销时间表。促销预算促销评估方法和内容d、每期主题促销计划经企划部主管 /经理批示后报与总经理审批。e、企划部促销组与相关部门讨论活动的具体实施及有关细节。采购部营运部、企划部促销组与采购部落实需供应商支持的内容。促销商品促销赠品促销宣传促销人员促销费用g、营运部负责落实促销活动在各门店的实施程序。h、企划部促销组将最终计划修订后经企划部主管 /经理批示报与总经理并抄送有关部门,企划部主管/经理分别存档。采购部营运部IT部采购部收货部防损部财务部行政人事部二、促销实施及控制程序（一） 职责企划部促销组负责拟定促销计划。采购部负责提供或确认促销活动中所需的供应商名单及供应商支持，同时组织促销活动中的商品，并确保促销商品按时足量送到。企划部美工/设计人员负责促销活动中宣传品、促销品的设计及制作。收货部负责对促销商品优先收货、配货。各门店企划部主管/经理负责促销活动在该店的具体实施。IT部负责对促销商品的变价。防损部负责整个促销活动的安全及防盗工作。行政人事部负责在促销活动中供应商促销员的派驻及考核。行政人事部库管/开发部工程组负责促销活动中道具及设备的提供。采购部负责对促销活动中的商品价格及质量进行控制、监督和检查。企划部促销组负责对各店促销活动的实施情况进行监督、检查、控制。营运部负责每期促销活动完成后的评估用资料的收集。企划部负责企划促销活动的评估总结。（二） 作业程序促销准备宣传准备a、企划部促销策划人员负责宣传文案撰写。主题文案内容b、宣传品的来源:c、超市制作：由企划部策划人员按程序文件——《标识标物控制程序》进行宣传促销品的制作。d、供应商赞助：由采购部根据主题促销活动计划与供应商谈判获得。e、宣传品移交:由总部企划部美工/设计人员制作的宣传品直接移交门店企划部主管/经理。填写《宣传品发放表》。由外部印刷供应商制作的宣传品由企划部美工 /设计人员、行政人事部库管验收后，统一由行政人事部库管发放给各门店企划部主管/经理。填写《宣传品发放表》。由供应商赞助的宣传品由收货部收货后，统一配送给各门店。填写《供应商宣传品配送表》。促销商品准备a、采购部负责根据每期主题促销计划组织相应的促销商品。采购部与供应商进行促销商品的谈判，获得在促销商品上的支持，包括买赠、折扣、特价、特殊陈列等优惠条件。采购部与供应商签署《促销商品（活动）协议书》。采购部与供应商确定促销商品及相应的促销赞助费用。采购部向供应商下促销商品订单，并确保在促销期前 3天到货及在促销期内足够的库存。b、 收货部负责对促销商品的优先收货及配货。采购部通知供应商提前 3天送货到收货部。收货部根据促销商品订单对促销商品优先收货。收货部确保最晚在促销前 1天将促销商品配送到各门店。c、直送商品及直供商品的促销商品由供应商直接送到门店，门店优先收货，并填写《门店促销商品验收单》。赠品的准备a、由采购部与供应商谈判，由供应商根据主题促销活动计划提供。b、供应商送货时，收货部单独填写《赠品验收单》。c、收货部在各个门店配货时，把赠品一起配送给门店，填写《门店赠品配送单》。d、如果是由供应商直接送到门店的赠品，由门店验收并填写《门店赠品验收单》。促销人员的准备a、 由采购部与供应商谈判，由供应商根据主题促销活动计划及供应商自身的配合活动，提出促销人员派驻申请。填写《促销人员申请表》交行政人事部。b、 行政人事部根据供应商的《促销人员申请表》招聘、面试促销人员，并进行相关的培训，经考核后录用。c、 供应商与促销人员到行政人事部办理促销员入场手续。d、 促销员到行政人事部领取促销员工牌、促销员工衣。促销商品变价的准备a、采购部与供应商谈判，争取到促销商品优惠的价格。b、 采购部填写《促销商品变价申请单》，经部门经理审核后，递交 IT部。c、 IT部根据确认后的《促销商品变价申请单》进行系统内的商品变价。d、 IT部根据变价清单打印促销商品特价价签。e、 企划部美工/设计人员制作促销商品特价的 POP。促销