商务英语应用文写作技巧整理

PAGE页码页码商务英语应用文写作技巧整理20____商务英语应用文写作技巧商务英语应用文写作技巧商务英语应用文写作应以提高国际商务人员的英语书面沟通实力为目标。下面是我共享的商务英语应用文写作技巧，！1.商务英语应用文的特点应用文的范围很广泛，包括通知、信件、备忘录、报告等等。它的主要特点是好用。因此应用文既不同于文学创作，也不同于日常口头的交际用语。简洁说来它有以下三个主要特点：1.1格式规范应用文的格式，也是一种语言，一种文化的表现形式，是运用这一语言的人们在长期的社会活动中形成的。下面以商务信函为例。一般来说，商务信函有齐头式、混合式两种。齐头式：信的全部内容都靠左，段与段之间空一行。混合式：每一段的首行缩进两格，落款在信末中间靠右下的位置。商务信函一般由信头、日期、信内地址、称谓、正文、结束语和签名组成。通常状况下，公司都会特地印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，干脆运用这种信笺纸就可以。收信人地址要写在左上角，寄信人地址要写在右上角，寄信人地址也可以不写，姓名写在地址上面，地址排列依次依次为门牌号、街区名、城市和国名。在信的开头人名前肯定要加Mr.，Mrs.，Dear等比较敬重的称呼，无详细收信人姓名用DearSiror____dam称呼收信者。英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：Yourssincerely，Sincerelyyours等。须要留意的是，结尾的谦称后必需加逗号。在结束语下面应是写信人的签名，是英语写作中必不行少的一个环节。结束语的姓名格式应与称呼相对应。值得留意的是写给团体机构的信，结束语就应当是全名。也就是结束语处就不能用Jim这种形式，必需写JimSmith。1.2文体朴实应用文是要解决实际问题的，不是为了以情动人。因此，在文字表达上注意客观表述，并且句法和用词都要很朴实。例如：在表达“火”这个词语时，要选择通俗易懂的词语“fire”，而不是用生僻难懂的词语“conflagration”。1.3简明扼要应用文的好用性确定了它必需简明扼要。因为现代社会生活节奏的加快，人们越来越注意效率，节约时间。用简明扼要的语言把事物表述清晰，也是应用文的一个重要特点。如“Aswhatyouhaverequested，wearesendingyouourlatestpricelist.”这句话改成“Asrequested，wearesendingyouourlatestpricelist.”则更简洁。2.商务英语应用文的写作原则商务英语应用文写作的目的是要实现沟通的沟通功能，必需遵循五个原则，即正确、清楚、简洁、礼貌爱护和完整。2.1内容正确正确是指信中所谈的事情要精确、详细，不用模糊抽象的词如：atanearlydate，soon等词汇。在商业信函写作时，表达的用词用语及标点符号必需正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，假如出错将会造成一些不必要的麻烦。另外，除了避开语法、拼法、标点错误外，所引用的史料、数据等也宜精确无误。在这样一个信息遮天蔽日的时代，信息多得真假难辨，假如信函所传递的信息不精确，模糊不清可能会带来无法预料的损失。在商务函件中有很多的专业术语，专业术语、缩略词的频繁运用是英语商务信函写作的一大特点。例如：insurancepolicy（保单），letterofcredit或L/C（信用证），CIF（到岸价），FOB（离岸价）等。正确运用这些术语才能避开出错造成严峻的损失。2.2内容清楚要做到内容清楚，首先写信者在拟文前要清晰地知道自己要写什么，其次为了保证对方收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生误会，写信者要条理清楚、表达精确，避开运用一些含混不清、模棱两可的词汇。2.3语言简洁行文流畅、言简意赅、避开冗长，即写信者应用完可能少的文字表达必需传递的信息，并且不影响信函的礼貌性。不仅英语商务信函的格式要简明扼要，而且信函的语言要通俗易懂，内容要精炼丰富。写信者在行文过程中应当尽量选用简洁、易懂、朴实的词汇，采纳简短、干脆的句式。如：s____llinsize，就可以干脆用s____ll一词来表达。2.4礼貌爱护为了建立、保持友好的贸易伙伴关系，英语商务信函往来一般要注意礼貌原则，以礼待人。在信函中宜多用“Itwillbehighlyappreciatedthat”“Itisourpleasureto”“Weregretthat”等礼貌用语。但同时也要遵循国际贸易原则，做到不卑不亢、得体大方。另一方面，要想达到运用礼貌语言这一目的，就要运用摸索性的语言，这样即可以避开表达的肯定化又可以表现礼貌修养，如在表示拒绝邀请时，不生硬无理地说“Icannotacceptyourinvitation”而是要宛转拒绝“I’dlovetobutI’mafraidIcouldn’tacceptyourinvitation”。爱护指的是写信者应设身处地地想到对方，敬重对方的风俗习惯，同时还应当考虑到收信者的文化程度、宗教信仰、性别等方面的因素，措辞上多选用些礼貌宛转的词语。例如表达“拒绝”这一概念时，可以用“refuse，decline”，“refuse”一词的语气较为剧烈，而“decline”的语气较为舒缓。在进行投诉时可以用这样的句型：Imustplainabout.../Iamnotsatisfiedwith…/Ifeelsomethingshouldbedoneabout...2.5完整完整是指信息详细翔实、丰富生动，强调信息的完整性。在信函中所说的信息，必需有头有尾，不能说半截，留半截。比如邀请函，邀请的时间、地点、内容，活动要求都要一次性说清晰，不能有所偏差。信息的完整性原则尤其体现在对信函的回复，写信者必需将对方询问的详细事项回答清晰，不能有所遗漏。如，对询盘的回复。如对方问及产品的尺寸大小、颜色、材质，价格，那么在回复时必需要对相关问题一一解答，让对方一目了然。3.商务英语应用文写作技巧3.1社交信函社交信函主要涉及日常生活和工作中常常运用到的英文信函。如求职信、辞职信、个人简历、介绍信、感谢信、庆贺信、邀请信、通知、电子邮件、投诉信、举荐信、慰问信和建议信。下面以庆贺信为例。庆贺信是向对方道喜或表示庆贺的信件，一般用于对方有什么喜事或取得了什么成果，还用于节日寿诞等。庆贺信的'主要内容包括表达听到喜悦的心情，对喜讯进行主动评价，以及自己的希望和美妙祝愿。写庆贺信应留意以下几点：（1）要充溢热忱喜悦，使对方的确感到暖和和激昂；（2）赞美要做到实事求是、恰如其分，不要过分拔高甚至献媚；（3）庆贺信应当刚好，用词要简练，篇幅不宜过长。Sample：November2，20____DearMr.Alright，Congratulationsonbeingnamedthisyear’sOutstanding____nager.Ioncevisitedoneofyourbranchesandwasverymuchimpressed.Iamsureyoudeservethishonor，andIfeelsohappyforyou.Bestwishesforevengreatersuccesstoyouandyourpanyintheingnewyear！Sincerelyyours，JohnBlack例文的赞美很好地做到了实事求是，Ioncevisitedoneofyourbranchesandwasverymuchimpressed.（我曾经参观过您公司的一个分部，留下了特别深刻的印象）。作者在文中用到这样一句，既让对方感到激昂，又显示出自己庆贺的真诚，而非虚情假意的锦上添花。但同时作者又仅仅用了这么一句话带过，而又没有用太多的语句来形容自己参观的见闻感受，使庆贺信的主题很明确、不嗦。3.2商务信函商务信函包括商业____、建立业务关系信函、询价函与回复、促销函、报价函与回复、还价与订购、合同、索赔与理赔、催款与还款、报告、会议纪要及日程支配、招标与投标、____。商务信函的写作可以说很简洁，因为它和文学写作不同，商务信函写作有其固定的写作模式。也就是说，你只要驾驭了其中的套路，便可以写出一篇最至少格式正确、主题明确的商务信函。下面以询盘enquiry信函为例。交易磋商是国际贸易中特别重要的一个部分，由询盘、报盘、还盘和接受这四个部分构成，询盘既要详细地说明你所须要的商品、书目、价格单、样品等，又要简洁、抓住要点。询盘信函一般由三个部分组成：（1）开头，提交如何获悉对方的姓名地址、写信目的。如：Wehaveseenyouradvisementat…andareinterestedinyour…（我方在xx看到你方____，对xx产品感爱好）（2）详细陈述你方要求。如：Couldyoupleasesendmeacopyofyourlatestcatalogue？（可否寄一份最新的产品书目给我们？）（3）结尾部分，致谢并期望早日收到回复。如：welookforwardtoyourearlyreply.（期盼您的回复）。商务信函基本都可以根据固定的套路去写，所以显得很简单。但同时商务信函的写作又特别困难，它困难之处在于，写作时必需当心运用文字――既要运用恰当的文字，以便可以和对方保持友好合作关系，又要运用有力度的词汇以达到你的商业目的。因为商务活动中企业追求利益是第一位的。因此与其他写作不同，英语商务信函写作强调的是信息沟通的有效性，不仅要关切内容的正确与完整，还必需重视对方的反应。在起草商务信函时，只有站在对方的立场上思索和处理问题，才能获得满足的沟通效果。下面以催款（collection）为例。催款信的写作要领是提示对方贷款未付；写明欠款金额和逾期时间；希望对方刚好回复，按时还款。催款信要求文字有劝服力，但还必需语气友好，给双方都留有余地。SampleDearSiror____dam，Iamwritingtoremindyouthatyourbillfor$1，500isnow30dayspastdue.Ifyouhaveanyproblem，we’llbewillingtohelp.Weshould，however，appreciatehearingfromyousowecanworkoutamutuallyagreeablepaymentschedule.Pleaseusetheenclosedenvelopeorcallmeat6809123.Yourssincerely，SusanYan.在这篇例文中，有这样一些典型的例句：A.Iamwritingtoremindyouthatyourbill$1，500isnow30dayspastdue.（现来函提示贵方1，500美元的贷款已逾期30天）B.Appreciatehearingfromyou.（我方希望得到你方的回复）C.Pleaseusetheenclosedenvelopeorcallmeat…（请运用随函附上的信封或拨打我的电话……）这些句子就属于商业“八股文”，在实际运用时，完全可以用这个套路写给任何一个欠你钱的单位。假如学生将这些句子记住了，那么一个催款信就完成3/4了。当然，对方的欠款数目以及你的电话依据实际状况改一下就成了。那么这个催款信的怎么办呢？这就要看写信的作者会不会“做人”了。换句话说，催款信要让看信的人感觉好接受。例如：Ifyouhaveanyproblem，we’llbewillingtohelp.（假如贵方有任何问题，我方乐于供应帮助）。这样的句子就显得有人情味多了。那他们在看了这样的句子后也可以顺势给自己找个为何拖欠款项的台阶下了。这对双方以后的合作关系是很重要的。当然这不是唯一的说法，但须要留意的是：用友好的语气给双方留有余地。3.3商旅信函商旅人士出差、旅行和参与公共活动时经常面对选择宾馆、酒店、旅行支配和交通工具问题，也会遇到形形____的表格和票据。特地从事这方面工作的人员要懂得这些信息的英文基本表达方法才有利于工作的进行。其中旅行____、旅行安排、商旅票据是商旅人士必需要熟识的。旅游____是商旅人士获得居处的主要信息来源，其用词简洁达意、生动活泼、注意____效应，不完全根据句子体