XS003销售出货制度

销售部作业文件

文件编号：

XS-003

第1页共

6页标题：销售出货制度

版次：00

受控状态：销售出货制度目的：规范销售出货手续，保证实时出货。合用范围：所有库存产品销售出库的管理。职责与权限：3.1销售部文员负责销售出库单的开单和送签，并负责安排运输企业。3.2地区业务员和销售部经理负责《出库单》的审签，保证出库单的正确性。3.3出纳负责对《出库单》的最后审查。3.4库房负责考证《出库单》，按单出货。3.5库房负责安排出库货物的搬运上车和盘点。3.6销售文员负责出库货物运输手续的办理及各地货物品数的盘点。3.7地区业务员负责将货物运输单传真或电话通知客户。程序内容：4.1销售文员负责开具《出库单》。《出库单》上应清楚注明客户名称、货物名称、型号或规格、数目、单价、应收金额、实收金额、应收余额、货款支付方式等，有特别或重要提示在备注栏中注明清楚。出库单号要连续，不得中断,《出库单》的详细格式和说明见附表。《出库单》开单原则：《出库单》上所开的产品必定要有库存，而且一般都在确认客户货款已到帐的状况下才开单。如遇客户预定上门交款提货，为提超出货效率，销售文员在接到地区业务员的通知后可提早开好出库单，并通知库房准备好货物，以便客户一到立刻就能够交款提货。如遇客户的某张订单因为库存数目不足致使不可以所有出完，在《出库单》上只开拥有库存的产品，其余不可以发的产品等有库存时再开。销售文员要清楚销售部作业文件

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6页标题：销售出货制度

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受控状态：每张订单所没有发完的产品，并在《运输日报表》的“未出货”表格中要统计出未出完好的订单及整张未出的订单。《出库单》一律为电脑打单，除署名外，《出库单》上不赞同出现手写笔迹，若有遗漏或改正需从头开单。如因打印机原由致使笔迹不清楚，可在旁边注明。遇有停电等特别状况，可由销售文员手写出库记录，相同办理署名手续后交库房出货，以后实时补开正式出库单。销售文员负责将《出库单》交规定人员署名：地区业务员、销售部经理、出纳，并分送库房、PMC、出纳、客户及销售部留底。4.2地区业务员和销售部经理分别对《出库单》进行审查署名。地区业务员审查客户名称、货物名称、型号规格、数目、单价、应收金额、实收、应收余额、特别要求等的正确性，销售部经理审查货物名称、型号规格、单价。4.3出纳依据企业产品价目表，《销售应收帐款明细》，《每个月客户汇款到帐明细对该出库单货款的收付方式、货物单价和应收金额、实收金额、应收余额进行审查，按照款到发货原则，对以下几种状况进行控制：货款没有支付，不署名。如销售部要求发，需请示总经理署名赞同（如总经应当时不在，可过后补署名）。货款已汇但未到帐，不署名。如销售部要求发，请示总经理署名赞同后在销售出库单上注明：货款已汇，但未到帐（如总经应当时不在，可过后补签）。货物单价、总数与产品合同或企业控制的实质价钱不付，实时与销售部经理及地区业务员联系，并要求销售文员从头开单。4.4库房负责考证《出库单》，按单出货。库房考证《出库单》所有署名手续齐备,而且考证必定有出纳的署名方可出货，别的若有总经理亲身署名也可。不然一律不发货。库房按考证《出库单》上除署名外必定都是电脑制单，不然不予出货，并要求销售文员从头制单。销售部作业文件

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受控状态：遇有货物名称或型号规格不清楚或有其余疑问，

应直接与地区业务员或销售部经理联系，确认无误后才发货。库房负责货物的准备和安排货物搬运上车工作，

在数目许多时可通知生产主管安排职工搬运上车，并对搬运上车过程中的货物质量负责。对搬运过程中出现的可疑的破坏产品可先改换，以后实时通知品检检查办理。4.5销售文员负责安排货运。销售文员在与库房交流确认货物能准时准备好的状况下，通知货运企业前来提货，并将货运企业抵达的大体时间提早通知库房，以便库房做好准备。销售文员辅助库房盘点发往各地的货物品数，并负责与货运企业办理《货运交接单》手续。《货运交接单》详细格式见附表2，由销售文员制单，并由仓库、货运企业提货人共同署名确认，保存销售部一份，复印一份交货运企业提货人。关于货物数目较少，货运企业不肯来企业提货的，通知企业生产部经理安排企业的货车发货。销售文员先打印出两份《货运交接单》，经库房署名后交司机，司机送货至货运企业，办理好署名手续后一份交回销售文员处保留，另一份交货运企业。如货运企业拜托别人来企业提货,必定要有货运企业署名赞同别人来提货的拜托单,并留下提货人的身份证复印件，照旧办理好有关的货运手续。关于特别状况如货款在企业货物抵达客户当地或邻近的货运处，由客人本人看货后收款的，以及款已汇但未到帐的，销售文员在办理货运手续时务必填写本企业指定的收货人姓名和电话，不得写最后客户处电话。销售文员一定先跟深圳货运企业办理书面协议：在货物抵达后，如没有我企业指定收货人员的通知，绝对不可以让客户取走货物。如货物被取走，追查货运企业责任。销售文员未办理协议，致使货物被取走事情发生，将追查销售文员的责任。如货物价值在1万元之内，而且负责的地区业务员愿意担保（在出库单上注明），也能够销售部作业文件

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受控状态：直接写客户姓名收货。因为货运途中致使的产品破坏或丢掉状况由销售部负责与货运企业及客户方协调停决。4.6遇有特别紧迫状况，如货物价值在2000元之内，业务员可直接在库房办理货物借出手续，由仓管凭地区业务员的借条出库，以后由地区业务员通知销售文员补办正式《出库单》回收借条，补办手续的时间不赞同超出三天。4.7货物出厂由销售文员到会计或出纳、销售部经理处办理货物出厂放行条，放行条要有货物品数、提货人。署名和盖印的规定按：会计署名并盖企业章，出纳署名并盖财务章，销售部经理署名并盖企业业务章。4.8出库单开好并署名后如需改正，由销售文员回收原单后交出纳撕毁，并由销售文员从头开单，单号不变，从头办理署名手续。4.9销售文员在办妥托运手续货物出厂后，应实时将货物运输状况输入电脑，最迟在第二天清晨8：30分从前将《运输日报表》发往各地区业务员、销售经理、生产部经理、PMC、会计、出纳、总经理，以便大家方便查问发货状况。4.10地区业务员负责将货运单实时传真客户，或电话通知客户货运状况。4.11地区业务员经过销售文员每天发送的《运输日报表》追踪货物运输的实质状况，负责与客户方的交流和协调。4.12责任人员不在时的工作代替：销售文员不在时的工作由销售经理或地区业务员按本制度办理。仓管不在时的暂时出货由出纳代劳。地区业务员或销售经理不在时的署名由其余地区业务员取代。4.13责任处分：销售文员开错出库单致使仓管发错货,客户要求退回重发，由销售文员、地区业务员两方方均派货物重发的运输花费，并罚款销售文员10元/次，地区业务员20元/次。销售部作业文件

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受控状态：销售文员写错收货人电话或姓名,致使货物让别人取走，罚款销售文员20元/次。在1个月时间内不可以追回货物或相应货款的，按出库价值由销售文员补偿30%。销售文员未能办理《货运交接单》或《货物交接单》署名手续不齐备，罚款销售文员20元/次。关于货到当地货运处收款的,因为销售文员没有和货运企业做事人员说明清楚，进而致使客户取走货,罚款销售文员20元/次。在1个月时间内不可以追回货物或回收相应货款的按出库价值由销售文员补偿30%。仓管没有考证署名手续的完好性，就将货物发走，罚款仓管20元/次，在1个月时间内不可以追回货物或回收相应货款的，按出库价值由仓管补偿30%。仓管发错货致使需返回重发，由仓管担当货物重发的运输花费，并罚款元/次。因为仓管点错数目多发或少发客户货物，罚款仓管20元/次。在1个月时间内不可以追回货物或回收相应货款的，按出库价值由仓管补偿30%。因为出纳失责,实质未能收到货款而署名写“款到,赞同出货”,进而致使销售文员直接写客户收货，罚款出纳50元/次。在1个月时间内不可以追回货物或回收相应货款的，按出库价值由出纳全额补偿。地区业务员、销售经理、出纳未能审查货物价值的正确性，署名出货，所以致使企业损失，罚款地区业务员、销售经理、出纳各50元/次。在1个月时间内不可以追回货物或回收相应货款的，按出库价值由三者均派补偿30%。销售部作业文件文件编号：XS-003第6页共6页标题：销售出货制度版次：00受控状态：附表1：《出库单》实质出货日期：出库单要求出货日期：客户名称：订单号：□库存□订做出库单号：序号产品编号产品名称规格型号数目单位单价金额备注12。。。共计：出库(应收)金额:实收:应收余额:备注：经办人：业务代表：销售经理：出纳：注:本单调式五联，散发仓管、PMC、出纳、客户及销售留底。制单说明：1、出库单规定由销售文员开单。2、每张出库单号一定连续。3、客户名称一致按“省-市-姓名”格式填写，以便查问汇总。4、在有汇款状况下，“实收”栏一致按“银行-金额”填写，比方：建行卡8000元，建行帐户20000元。5、出库单上所列货物，均表示已出库。6、《每个月客户汇款到帐状况表》和《销售应收帐款明细》作为销售文员开