公文管理制度

第第#页共6页公文管理制度编制 日期审核 日期批准日期、总则1.为1了做好公司行政公文处理工作，加强管理，使之规范化、程序化、制度化、科学化，提高质量和效率，结合公司实际，制定本制度。1.行2政部是公文处理的管理机构，负责集团公司总部并指导集团公司各部门/子公司的公文处理工作。.行3政部指定专人统一负责公文的收、发、归档等工作，各部门/子公司应指定人员负责本部门/子公司的公文处理工作。二、公文管理制度2.文1书分类外1来文书：指来自于公司外部各类文件，包括来自政府机关、企业单位、合作单位以及各相联企业的各类行政公文、业务往来文件等。内2部文书指集团公司、子公司、各部门自行制发的各类正式公文、内部文件以及对外的业务文件。主要包括以下内容：1）各类重要规章制度的颁布通告（包括人事、行政、财务等管理规定）。2）以集团公司或子公司名义发布的各类重要通告（包括公司架构设置、人事调整、经营方针、发展策略、以及董事会/公司高层所做出的重大决策）。3）以集团公司、子公司或部门名义发布的通知、纪要、决议等文书。4）集团各部门、子公司之间的重要业务往来文件。常3用公文种类1）通告在一定范围内，对公司员工或各部门/子公司公布应当遵守或者需要知道的事项，用“通告”。结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”结尾。2）通知发布有关规章制度，转发公文、批转各部门/子公司的公文，要求各部门/子公司办理或需要知道的事项，用“通知”。3）通报表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要周知的事项，用“通报”。4）请示向上级机关请求批示、批准，或向有关主管部门请求批准等，用“请示”。请示结尾部分的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特此请示，请批复”等。5）报告向上级汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。结尾通常用“请审核”、“请指示”等词语。6）批复答复下级的请示，用“批复”。结尾用“此复”或“特此批复”等词语。7）意见对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。8）函不相隶属单位之间互相商洽工作，询问或答复问题，用“函”。9）会议纪要传达会议决定事项和主要精神，要求共同遵守、执行的，用“会议纪要”。10）决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下属公司不适当的决定事项用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。其它经公司确认应保密的事项。2文书管理负责人.文1书管理是对外来文书和内部文书的拟写、收发、传达、存档等管理工作。1）指定“行政部”作为集团公司各类公文的主要管理部门。统一负责集团公司和子公司的文书管理工作。2）各部门、子公司应指定专人负责各类公文的签收、传达、存档等日常文书管理工作，及时传达各类重要文件、通知，并保证各类往来文书及其记录的完整性。3外来文书管理.各1类外来文件（行政机关、主管部门、业务单位的往来文件）原则上由“行政部”指定专人负责统一管理。.行2政部应对各类外来文件作收录登记，经行政部负责人审阅后，根据文件涉及的业务内容和实际需要登记存档或转发给各相关部门，或呈送给有关的公司领导。.行3政部应对转发给各部门的文件进行登记，包括文件名称、附件（如有）、发文单位、来文时间、转发部门、转发时间、处理意见（如有）等，并由收文部门签收。内4部文书管理.对1内行文管理1）以部门、子公司名义发布的各式公文由发文部门（子公司）负责拟稿，并按规定编制文件编号，其主管领导审核、签发（如需）。2）以集团公司名义发布的各式公文原则上由“行政部”负责拟稿经主管领导审核后签发。3）以上各类公文均须交由“行政部”负责统一分发。以公司领导个人为报送对象的报告、请示除外。4）行政部应对公文的分发作详尽记录，包括文件名称、附件（如有）、数量、发文部门、发文时间、抄报领导/部门、分发部门、分发负责人、签收人、签收时间等。5）以上各类公文的原件由“行政部”负责统一存档管理。4.对2外行文管理1）以集团公司、子公司名义对外报送的公文，由主要业务关联部门/子公司负责拟稿，经主管领导审核后方可外发。2）禁止集团/子公司各部门以“部门”名义对外行文，禁止任何人/部门未经批准私自以集团、子公司的名义对外行文。3）行政部应对所有对外文书进行登记，包括文件名称、拟稿部门、报送部门、报送时间、最后核准人/部门等，重要文件应复印存档。.文3书管理责任1）所有对内、对外发布的正式文件均须由拟稿部门进行认真校对，以确保文件内容的准确性、严谨性，同时确保严格按照公司标准格式行文。2）负审核责任的主管领导应对各式行文的准确性、合理性、必要性进行严格把关。3）需要加盖公司公章的文件应按有关规定签批后，送“行政部”统一盖章。4）对外行文还应由“行政部”作最后的审核，对公文格式、措词、内容的准确性、严谨性、合理性进行严格把关。5公文格式.公1司的各类公文应按统一的标准规范格式编写，对外行文（尤其对各级行政机关的行政公文）可参照国家规定的标准格式。1）公文标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用号仿宋 分一行或多行居中排布，一般由“发文单位+内容+文种”构