工程档案管理作业指引

工程档案管理作业指引编号：SJJM-GC-ZY009版号：A/0页码：第16页共16页工程档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人指引概况目的加强建设工程文文文件的归归档整整理工作作，建建立完整整准确确的工程程档案案，顺利通通过过档案验验收和和竣工验验收，并并保障后后期物物业管理理和项项目后评评估的的档案使使用。适用范围适用于建设工程程程文件的的归档档整理以以及建建设工程程档案案的验收收。定义建设工程档案：：：在工程建建设设活动中中直接接形成的的具有有归档保保存价价值的文文字、图图表、声声像等等各种形形式的的历史记记录，也也可简称称工程程档案。主导部门项目管理部部门指引中承担职责责责项目管理部负责施工过程的的的建筑安安装工工程、装装修工工程文件件档案案管理；；负责代表建设单单单位收集集和汇汇总勘察察、设设计、施施工、监监理等单单位立立卷归档档的工工程档案案；负责组织建筑安安安装工程程、装装修工程程档案案验收；；负责建筑安装工工工程、装装修工工程档案案移交交行政管管理部部；配合行政管理部部部建筑安安装工工程、装装修工工程档案案与城城建档案案馆的的移交。开发技术部负责景观工程档档档案移交交行政政管理部部；配合行政管理部部部建筑安安装工工程、装装修工工程档案案与城城建档案案馆移移交。行政管理部负责对接城建档档档案管理理机构构对工程程文件件的立卷卷归档档工作进进行的的监督、检检查查、指导导；负责建筑安装工工工程、装装修工工程及景景观工工程档案案移交交城建档档案馆馆；负责项目管理部部部撤消后后的建建筑安装装工程程、装修修工程程文件档档案管管理工作作；负责景观工程文文文件档案案管理理工作。建筑安装工程、装装修工程工作作程序建筑安装、装修修修工程施施工过过程项目目管理理部文件件档案案分类2.1.1A册册册：公司司管理理规范工程管理控制文文文件一套套项目管理部职责责责及人员员架构构表2.1.2B册册册：合同同文件件施工合同文件监理合同文件材料采购合同文文文件合同登记汇总表表表施工合同月报2.1.3发文文文：送公公司报报告发文：发合约造造造价部文文发文：发投资拓拓拓展部文文发文：发开发技技技术部文文收文：合约造价价价部来文文收文：投资拓展展展部来文文收文：开发技术术术部来文文2.1.4D册册册：监理理公司司往来文文件《监理人员登记记记表》及及证明明资料监理规划监理细则监理例会纪要监理备忘录及专专专题报告告监理月报及审核核核意见发监理单位文件件件2.1.5E册册册：与施施工单单位来往往文件件施工组织设计施工方案工程联系单报告及函件2.1.6F册册册：设计计变更更和施工工任务务单设计变更施工任务单2.1.7G册册册：计划划管理理项目总体工程进进进度计划划及评评审记录录施工图纸交付计计计划承包单位进场计计计划甲供材料进场计计计划资金使用计划总进度计划（施施施工单位位）月计划（施工单单单位）周计划（施工单单单位）2.1.8H册册册：作业业指导导书工程管理指导书书书技术交底记录2.1.9Ｉ册册册：材料料设备备管理封样登记一览表表表收（调）料单设备调试验收记记记录2.1.10JJJ册：进度度款款支付工程进度款审批批批单物资进度款审批批批单扣款通知单奖/罚款通知单单（J4）2.1.11KKK册：会议议纪纪要公司工程检查例例例会纪要要现场工作协调会会会纪要甲方召集专题会会会议纪要要项目管理部内部部部会议纪纪要2.2项目管理理理部文件件索引引目录2.2.1项目目目管理部部按2.1对文件进进行行分类，每每个个文件夹夹须有有《文件件卷目目总索引引表》、《文文件卷索引表表》、《文件件目录表》此此三级索引表表，以便对归归档文件进行行检索；2.2.2《文文文件卷目目总索索引表》列列明明归档文文件各各卷目编编号及及名称，贴贴于于文件夹夹外，以以便于检检索；；2.2.3《文文文件卷索索引表表》列明明本卷卷归档文文件的的分类及及名目目；2.2.4《文文文件目录录表》作作为质量量记录录、文件件的最最终目录录，在在文件归归档时时进行登登录，须须列明文文件的的编号、主主题题及归档档时间间。2.3项目管理理理部文件件夹标标签2.3.1文件件件须以文文件夹夹分类存存放，文文件夹侧侧面以以标签进进行标标识；2.3.2标签签签上须标标明项项目名称称、卷卷目名称称及卷卷目编号号；2.3.3各文文文件夹按按卷目目编号进进行排排放。2.4项目管理理理部移交交公司司文件2.4.1工程程程完工后后在项项目管理理部撤撤消时，项项目目管理部部需将将上述十十一册册内容移移交行行政管理理部档档案馆。2.5工程竣工工工后文件件归档档基本要要求2.5.1在工工工程文件件与档档案的整整理立立卷、验验收移移交工作作中，项目目管理部代代表建设单单位，组织织公司相关关部门应履履行下列职职责：在工程招标及勘勘勘察、设设计、施施工、监监理等等单位签签订协协议、合合同时时，应对对工程程文件的的套数数、费用用、质质量、移移交时时间等提提出明明确要求求；收集和整理工程程程准备阶阶段、竣竣工验收收阶段段形成的的文件件，并应应进行行立卷归归档；；负责组织、监督督督和检查查勘察察、设计计、施施工、监监理等等单位的的工程程文件的的形成成、积累累和立立卷归档档工作作；收集和汇总勘察察察、设计计、施施工、监监理等等单位立立卷归归档的工工程档档案；项目管理部在组组组织工程程竣工工验收前前，提提请当地地的城城建档案案管理理机构对对工程程档案进进行预预验收；；2.5.2项目目目管理部部负责责督促勘察察、设设计、施施工、监监理等单单位应应将本单单位形形成的工工程文文件立卷卷后向向建设单单位移移交；2.5.3项目目目管理部部、监监理单位位负责责督促总包包单单位收集集、汇汇总各分分包单单位形成成的工工程档案案，并并应及时时向建建设单位位移交交；各分分包单单位应将将本单单位形成成的工工程文件件整理理、立卷卷后及及时移交交总包包单位。建建设设工程项项目由由几个单单位承承包的，各各承承包单位位负责责收集、整整理理立卷其其承包包项目的的工程程文件，并并应应及时向向建设设单位移移交；；2.5.4开发发发技术部部负责责对接城建建档档案管理理机构构对工程程文件件的立卷卷归档档工作进进行的的监督、检检查查、指导导。在在工程竣竣工验验收前，开开发发技术部部负责责交付工程程档档案至城建档案案管管理机构构进行行预验收，验验验收合格格后，获取取工程档案案认可文件件。2.6归档文件件件的质量量要求求2.6.1归档档档的工程程文件件应为原原件；；2.6.2工程程程文件的的内容容及其深深度必必须符合合国家家有关工工程勘勘察、设设计、施施工、监监理等等方面的的技术术规范、标标准准和规程程；2.6.3工程程程文件应应采用用耐久性性强的的书写材材料，如如碳素墨墨水、蓝蓝黑墨水水，不不得使用用易褪褪色的书书写材材料，如如：红红色墨水水、纯纯蓝墨水水、圆圆珠笔、复复写写纸、铅铅笔等等；2.6.4工程程程文件应应字迹迹清楚，图图样样清晰，图图表表整洁，签签字字盖章手手续完完备；2.6.5工程程程文件中中文字字材料幅幅面尺尺寸规格格宜为为A4幅面（297mmmm*2110mmm）；图纸纸宜宜采用国国家标标准图幅幅；2.6.6工程程程文件的的纸张张应采用用能够够长期保保存的的韧力大大、耐耐久性强强的纸纸张；图图纸一一般采用用蓝晒晒图，竣竣工图图应是新新蓝图图；计算算机出出图必须须清晰晰，不得得使用用计算机机出图图的复印印件；；2.6.7所有有有竣工图图均应应加盖竣竣工图图章，其中中：：竣工图章的基本本本内容应应包括括：“竣工图”字样、施施工工单位、编编制制人、审审核人人、技术术负责责人、编编制日日期、监监理单单位、现现场监监理、总总监；；竣工图章示例如如如下：竣工图章尺寸为为为：50mmm**80mmm；；竣工图章应使用用用不易褪褪色的的红印泥泥，应应盖在图图标栏栏上方空空白处处；2.6.8利用用用施工图图改绘绘竣工图图，必必须标明明变更更修改依依据；；凡施工工图结结构、工工艺、平平面布置置等有有重大改改变，或或变更部部分超超过图面1/3的，应当当重重新绘制制竣工工图；2.6.9不同同同幅面的的工程程图纸应应统一一折叠成A4幅面（297mmmm*2110mmm），图标标栏栏露在外外面。2.7工程文件件件的归档档2.7.1归档档档应符合合下列列规定：归档文件必须完完完整、准准确、系系统，能能够反反映工程程建设设活动的的全过过程。文文件材材料的质质量符符合要求求；归档的文件必须须须经过分分类整整理，并并应组组成符合合要求求的案卷卷；2.7.2归档档档时间应应符合合下列规规定：：根据建设程序和和和工程特特点，归归档可以以分阶阶段进行行，也也可以在在单位位或分部部工程程通过竣竣工验验收后进进行；；勘察、设计单位位位应当在在任务务完成时时，施施工、监监理单单位应当当在工工程竣工工验收收前，将将各自自形成的的有关关工程档档案向向建设单单位归归档；2.7.3勘察察察、设计计、施施工单位位在收收齐工程程文件件并整理理立卷卷后，项目目管管理部、监监理理单位应应根据据城建管管理机机构的要要求对对档案文文件完完整、准准确、系系统情况况和案案卷质量量进行行审查，审查合格格后后移交项目目管管理部；；2.7.4工程程程档案不不少于于三套，两套由建设设单单位保管管，一一套（原原件）移移交当地地城建建档案馆馆（室室）；2.7.5项目目目管理部部接收收勘察、设设计计、施工工、监监理等单单位移移交的档案时，应应应编制移移交清清单，双双方签签字，盖盖章后后方可交交接。2.8工程档案案案的验收收与移移交2.8.1列入入入城建档档案馆馆（室）档档案案接收范范围的的工程，项项目目管理部部在组组织工程程竣工工验收前前，行行政管理理部提提请城建建档案案管理机机构对对工程档档案进进行预验验收，项项目管理理部配配合。未取取得得城建档档案管管理机构构出具具的认可可文件件，不得得组织织工程竣竣工验验收；2.8.2行政政政管理部部在城城建档案案管理理机构进进行工工程档案案预验验收前，应重点点检查查以下内容容：：工程档案齐全、系系统、完整；；工程档案的内容容容真实、准准确确地反映映工程程建设活活动和和工程实实际状状况；工程档案已整理理理立卷，立立卷卷符合本本规范范的规定定；竣工图绘制方法法法、图式式及规规格等符符合专专业技术术要求求，图面面整洁洁，盖有有竣工工图章；；文件的形成，来来来源符合合实际际，要求求单位位或个人人签章章的文件件，其其签章手手续完完备；文件材质、幅面面面、书写写、绘绘图、用用墨、托托裱等符符合要要求；2.8.3行政政政管理部部在建筑安装装工程程、装修工工程程竣工验收收后3个月内，必必必须向城城建档档案馆（室室）移移交一套套符合合规定的的工程程档案；2.8.4行政政政管理部部向城城建档案案馆（室室）移交交建筑筑安装工工程、装装修工程档档案案时，应应办理理移交手手续，填填写移交交目录录，双方方签字字、盖章章后交交接；2.8.5施工工工过程文文件档档案共十十一册册，于工工程完完工后项项目管管理部撤撤消时时移交行行政管管理部档档案馆馆。3．景观工程工工工作程序3.1景观施工工工过程项项目管管理部文文件档档案分类类3.1.1A册册册：公司司管理理规范工程管理控制文文文件一套套开发技术部职责责责及人员员架构构表3.1.2B册册册：合同同文件件施工合同文件监理合同文件材料采购合同文文文件合同登记汇总表表表施工合同月报3.1.3发文文文：送公公司报报告发文：发合约造造造价部文文发文：发投资拓拓拓展部文文发文：发项目管管管理部文文收文：合约造价价价部来文文收文：投资拓展展展部来文文收文：项目管理理理部来文文3.1.4D册册册：监理理公司司往来文文件《监理人员登记记记表》及及证明明资料监理规划监理细则监理例会纪要监理备忘录及专专专题报告告监理月报及审核核核意见发监理单位文件件件3.1.5E册册册：与施施工单单位来往往文件件施工组织设计施工方案工程联系单报告及函件3.1.6F册册册：设计计变更更和施工工任务务单设计变更施工任务单3.1.7G册册册：计划划管理理景观工程施工进进进度计划划及评评审记录录施工图纸交付计计计划承包单位进场计计计划甲供材料进场计计计划资金使用计划总进度计划（施施施工单位位）月计划（施工单单单位）周计划（施工单单单位）3.1.8H册册册：作业业指导导书工程管理指导书书书技术交底记录3.1.9Ｉ册册册：材料料设备备管理封样登记一览表表表收（调）料单设备调试验收记记记录3.1.10JJJ册：进度度款款支付工程进度款审批批批单物资进度款审批批批单扣款通知单奖/罚款通知单单（J4）3.1.11KKK册：会议议纪纪要公司工程检查例例例会纪要要现场工作协调会会会纪要甲方召集专题会会会议纪要要开发技术部内部部部会议纪纪要3.2开发技术术术部文件件索引引目录3.2.1开发发发技术部部按3.1对文件进进行行分类，每每个个文件夹夹须有有《文件件卷目目总索引引表》、《文文件卷索引表表》、《文件件目录表》此此三级索引表表，以便对归归档文件进行行检索；3.2.2《文文文件卷目目总索索引表》列列明明归档文文件各各卷目编编号及及名称，贴贴于于文件夹夹外，以以便于检检索；；3.2.3《文文文件卷索索引表表》列明明本卷卷归档文文件的的分类及及名目目；3.2.4《文文文件目录录表》作作为质量量记录录、文件件的最最终目录录，在在文件归归档时时进行登登录，须须列明文文件的的编号、主主题题及归档档时间间。3.3开发技术术术部文件件夹标标签3.3.1文件件件须以文文件夹夹分类存存放，文文件夹侧侧面以以标签进进行标标识；3.3.2标签签签上须标标明项项目名称称、卷卷目名称称及卷卷目编号号；3.3.3各文文文件夹按按卷目目编号进进行排排放。3.4开发技术术术部移交交公司司文件3.4.1工程程程完工后后，开开发技术术部需需将上述述十一一册内容容移交交行政管管理部部档案馆馆。3.5工程竣工工工后文件件归档档基本要要求3.5.1在工工工程文件件与档档案的整整理立立卷、验验收移移交工作作中，项目目管理部代代表建设单单位，组织织公司相关关部门应履履行下列职职责：在工程招标及勘勘勘察、设设计、施施工、监监理等等单位签签订协协议、合合同时时，应对对工程程文件的的套数数、费用用、质质量、移移交时时间等提提出明明确要求求；收集和整理工程程程准备阶阶段、竣竣工验收收阶段段形成的的文件件，并应应进行行立卷归归档；；负责组织、监督督督和检查查勘察察、设计计、施施工、监监理等等单位的的工程程文件的的形成成、积累累和立立卷归档档工作作；收集和汇总勘察察察、设计计、施施工、监监理等等单位立立卷归归档的工工程档档案；开发技术部在组组组织工程程竣工工验收前前，行行政管理理部提提请当地地的城城建档案案管理理机构对对工程程档案进进行预预验收；；3.5.2开发发发技术部部负责责督促勘察察、设设计、施施工、监监理等单单位应应将本单单位形形成的工工程文文件立卷卷后向向建设单单位移移交；3.5.3开发发发技术部部、监监理单位位负责责督促总包包单单位收集集、汇汇总各分分包单单位形成成的景景观工程档档案案，并应应及时时向建设设单位位移交；；各分分包单位位应将将本单位位形成成的工程程文件件整理、立立卷卷后及时时移交交总包单单位。建建设工程程项目目由几个个单位位承包的的，各各承包单单位负负责收集集、整整理立卷卷其承承包项目目的工工程文件件，并并应及时时向建建设单位位移交交；3.5.4行政政政管理部部负责责对接城建建档档案管理理机构构对工程程文件件的立卷卷归档档工作进进行的的监督、检检查查、指导导，开开发技术术部配配合。在景观工程竣竣工工验收前前，行行政管理理部负负责交付付工程程档案至城建档案案管管理机构构进行行预验收，验验验收合格格后，获取取工程档案案认可文件件。3.6归档文件件件的质量量要求求参见第2.6条条条3.7工程文件件件的归档档3.7.1归档档档应符合合下列列规定：归档文件必须完完完整、准准确、系系统，能能够反反映工程程建设设活动的的全过过程。文文件材材料的质质量符符合要求求；归档的文件必须须须经过分分类整整理，并并应组组成符合合要求求的案卷卷；3.7.2归档档档时间应应符合合下列规规定：：根据建设程序和和和工程特特点，归归档可以以分阶阶段进行行，也也可以在在单位位或分部部工程程通过竣竣工验验收后进进行；；勘察、设计单位位位应当在在任务务完成时时，施施工、监监理单单位应当当在工工程竣工工验收收前，将将各自自形成的的有关关工程档档案向向建设单单位归归档；3.7.3勘察察察、设计计、施施工单位位在收收齐工程程文件件并整理理立卷卷后，开发发技技术部、监监理理单位应应根据据城建