档案保密和利用

第页共页档案保密和利用档案保密和利用文章阐述了档案保密工作的重要意义，从档案保管过程、档案利用过程和档案开放过程三个方面提出了做好档案保密工作的详细方法，档案保密和利用。随着社会的开展进步，档案资的宏大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密和利用工作的重要性，这项工作做得好和坏，将直接影响党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资。对于档案信息资，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资共享。作为人类社会各项理论活动的真实历史产物，档案所具有的原始真实凭证功能及其权威性是现实客观存在的，同时它又具有“今世赖以知古、后世赖以知今”的宏大参考功能。利用档案是人类社会开展的客观需要，它的功能是其他信息资无法替代的，所以利用档案为人类社会理论效劳具有极强的现实性。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，在严格做好保密工作的同时，实在完善工作职能，使档案得到充分合理的利用。一、做好档案保管过程中的保密工作1、档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注重的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房和办公室分开，库房和阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律制止入内。理论证实，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的根本保障。2、进步绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他们对保守党和国家的机密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好和坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中机密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的机密，这些机密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了机密。所以档案人员无论在什么场合，都应把保守国家机密作为自己的神圣职责和应尽的义务。3、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定____审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密新问题，应及时查明原因，进展补救。二、做好档案利用过程中的保密工作做好档案利用中的监视工作，档案利用监视是做好档案利用过程中保密工作的一项重要方法，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完好和平安。详细说来，档案利用监视可以从以下几个方面施行【摘要】：^p：1、制度建立。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在理论中认真加以总结，不断充实和完善。2、队伍建立。担负利用效劳工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的平安负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民效劳的精神，热爱档案事业;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析^p利用工作中的经历和新问题，从中把握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的观察才能，擅长做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般新问题。3、监视方法。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，把握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止其偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监视，还要做到三勤【摘要】：^p：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度和规定，勤和利用者交谈，把握其利用目的和动机;二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视线之中;三是手勤脑勤，勤分析^p利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤催促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现新问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。三、正确处理好档案开放利用和平安保密工作的关系要坚持“保、放”结合的.指导思想，正确处理保密和开放，信息公开的关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好保密关，又疏通公开、交流的渠道。日常工作中，档案管理人员非常重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用缺乏的现象。由此产生一些弊端【摘要】：^p：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费;领导不能及时全面地理解情况，有效地利用档案;档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中表达出来。上述情况说明，档案部门改变传统的观念，在严格提供保密工作的同时，实在转变工作职能，为领导决策效劳势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密根底上的利用，无限制的利用会给党和国家以及单位的平安和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都非常重要，决不可偏颇。1、我们保存档案的根本目的在于利用。在利用范围和对象上应做到【摘要】：^p：(1)对外公布开放档案，是到达最大限度利用档案信息资的社会化举措。一定要按照国家有关法律法规开放公布一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值。同时不应无视档案的平安保密，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受损害的情况下公布开放档案。对一些把握不准的，应报请上级定夺或请有关专家鉴定。(2)在档案利用需要效劳时，既要积极热情，又要坚持保密原那么，资料共享平台《档案保密和利用》(s://..)。凡对涉及本单位、本部门的一些在一定时期和一定场合具有保密性质的档案(如疫情数据、突发事件等)，要严格把关，按照有关规定办理利用手续，对不该开放利用的或不属知密范围的人都果断不予提供，防止造成失密和损失。2、加强归档力度。凡归档范围内的档案，都必须集中统一到档案部门依法保管，任何单位、科室或个人不得以任何借口拒不归档，以保证档案搜集的齐全和完好。3、大力宣传《档案法》《保密法》。对档案提供者和档案利用者加强教育，进步他们的档案意识和保密意识，自觉执行国家的法律法规，维护国家、集体和个人合法权益。4、用创新的精神指导新时期的档案工作。要有新思路、新方法，探究在档案开放利用和平安保密工作中出现的新新问题、新特征、新要求。如对电子文件的完好、平安保密等新问题，应该是在充分利用电子文件的过程中加强保密工作，在加强保密工作的过程中促进电子文件的利用。5、加强监管、完善监视机制。加大执法力度。凡发现有违背档案、保密等法律法规的要果断依法处理，从而到达档案利用和保密互为保障的辩证统一，努力使档案信息资得到充分利用，表达其价值的最大化、社会化，又维护了国家、集体、个人的合法权益不受损害，并使档案在利用中延续生命，焕发活力，促进档案工作更快更好地开展。6、加强档案管理人员的职责，实在维护档案的完好和平安。这既是档案保管工作的根本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的详细任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢修。不丢，就是使档案绝对平安，不致因工作忽略而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体平安，也要保证档案内容的平安。不散，就是要求档案的保管相对集中，不因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丧失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整洁标准，有章可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是荣耀的，这是一项重要的根底工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警觉，防止档案的损坏，确保档案的平安，为档案工作提供物质根底。7、做好档案的保管期限和保密期限的区分工作。要正确分析^p和鉴别档案内容的现实功能和历史功能，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地断定档案的保管期限。假设在保密期限内被泄露，将对国家、单位的平安和利益造成危害。它表示该机密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，因此，必须按机密事项确定其保密期限。在保密期限上，《国家机密保密期限的规定》中规定【摘要】：^p：除有非凡规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过201年，机密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。8、做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局结合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、进步熟悉、大力协调的根底上，重点解决好两个新问题【摘要】：^p：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密标准标准，做到有法必依，执法必严，违法必究。二要主动承受保密部门对调密工作的监视指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密和非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好标准化、标准化和涉密档案建立奠定根底。要建立起法制的新秩序，对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。四、进一步做好档案开放中的保密工作一成不变地对待档案的机密性，无视其机密性的时效和范围，是不对的;但假设缺乏保密观念，对涉密档案无视其机密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会所利用的同时，应当做好相应的保密工作。1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、断定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进展【摘要】：^p：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进展审查，初步断定开放和控制使用范围。二是中审，由具有较高政策程度和业务才能的同志，重点审查初审中没能断定开放和控制使用的局部档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进展综合分析^p、审查，最终决定和批准档案的开放和否。2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“机密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理方法，最大限度地提供利用档案。但是机密不是一成不变的，一旦机密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进展管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进展划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去，许多档案馆(室)，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进展解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即【摘要】：^p：“国家机密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”(《中华人民共和国保守国家机密法》第16条)这也就是说，解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进展的。3、人事档案的局部信息向个人开放。目前，我国的人事档案提供利用仅仅面向组织，任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的，大家不知道自己的档案里终究有什么。在实际工作中经常碰到当事人对自己的某些情况记忆模糊，要求查阅自己档案的事例，但按照人事档案的利用制度是绝对不容许的。然而，这种利用制度和公开、透明的现代法治精神不相符合，人事档案应当以人为本，对于只要不属于保密范围的信息，个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放，对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息局部向个人开放不仅方便了公民对档案的利用，而且可以增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案工作的监视，使人事档案更好地为公众效劳。总之，不管从国际惯例，还是从我国的社会实际来看，随着社会的进步、管理程度的进步、人事档案内容的日渐丰富，人事档案也会越来越受到社会的重视。它的凭证和根据功能会在新的历史条件下得到更完美的表达。在人才选拔、人才流动的过程中它的价值将进一步得以发挥，更好地效劳于我国改革开放和新时期社会现代化建立。4、做好档案开放前的根底工作。开放档案首先要做好档