1物业行政人事作业指导书

一、行政人事部组织架构行政人事部调动主管(客运)人行经资采综核事政营产购合专专专管兼管算员员员理司理员员机员二、行政人事部岗位职责（一）行政人事部经理1、全面兼顾管理行政人事部工作。2、负责对接物业管理中心行政人事部有关工作，落实公司工作要求。3、负责完美并连续改良部门工作细则，促使工作收效的提高。4、负责拟订行政人事工作计划并督查实行，达成目标计划管理。5、负责指导督查物业服务中心展开行政人事有关业务工作。6、负责兼顾公司SAP人力资源系统的建设及运行保护。7、负责公司采买用车使用的审察及调动。8、负责公司文化、公共关系保护等工作。9、负责审察、上报各种人事报表。（二）调动主管（客运）1、负责兼顾调动各项目楼巴车运行。2、负责督查楼巴按发车时刻表及规定线路运行。3、负责督查车辆维修保养计划的实行。4、负责督查车辆站场环境及车辆停放次序的管理工作。5、负责办理交通事故、车辆出险索赔及突发事件。6、负责拟订并实行楼巴安全运行培训。（三）人事专员（本部）1、负责地域物业公司定岗定编、人员招聘等方面的管理工作。2、负责地域物业公司职工入职、转正、辞职、调动、荣膺等方面的管理工作。3、负责地域物业公司职工考勤、社保、公积金、薪水福利等方面的管理工作。4、负责地域物业公司人事档案、劳动合同、劳动年审等方面的管理工作。5、负责地域物业公司绩效查核、劳动纪律、劳动争议等方面的管理工作。6、负责地域物业公司SAP人力资源系统的数据录入及平时保护。（四）行政专员（本部）1、负责地域物业公司文件办理、印章、档案、办公次序等方面的管理工作。2、负责公司会议、工作计划等方面的管理工作。3、负责指导、督查职工饭堂、宿舍等方面的后勤管理工作。4、负责公司各种证照的注册、改正及年检等工作。（五）财产管理员1、负责财产建档、盘点、保护等方面管理工作。2、负责财产申购、库房管理等方面的管理工作。3、负责各项目财产的调拨，实现资源优化配置。4、负责权限内采买招招标、合同签订、物件查收等方面的管理工作。5、负责采买用车的维修、花费报销等方面的管理工作。（六）经营专员1、负责统计、剖析各项目经营管理数据。2、负责拟订项目多种经营的范围、订价标准等方面的管理工作。3、负责会所经营项目的策划、订价审察、合同评估等方面的管理工作。4、负责评估多种经营（含会所）经营成效和客户反响。5、负责地域物业公司一致招商项目的谈判工作。6、负责指导、督查各项目多种经营工作。（七）招招标专员1、负责组织招标单位征召及入围单位资格审察工作。2、负责组织招标项目的标书编写、发标、回标等工作。3、负责组织开标、评标、定标有关工作。4、负责招标资料归档工作。5、负责指导、督查物业服务中心招招标工作。（八）采买兼司机1、负责公司单项采买方面的工作。2、负责采买用车的驾驶运输工作。3、负责按期对合格供方进行评估，保证采买物件的适应性和最优性价比。4、负责采买用车的保护、花费报销等方面的工作。（九）综合管理员（客运）1、负责监控、统计车辆运行状况（包含车速、路线、油耗），成立管理台账。2、负责统计楼巴搭车人数、开行班次、票款等数据。3、负责采集、跟进搭车人投诉及建议。4、负责采集交通新规及有关新闻媒体资料。5、配合办理车辆交通事故的理赔、索偿工作。（十）核算员（客运）1、负责统计、汇总楼巴平时运作有关核算数据。2、负责核算车辆加油量、加油花费工作。3、负责估量、统计车辆油耗，督查及管理油料耗费。4、负责各种花费的核算、上报、资本申请工作。三、综合管理部组织架构综合管理部经理副经理会所主管调动主管（客运）行行行泳调人行厨收接教池度收司事政师银待救兼费机专专/员员练生安员员员厨员全工员四、综合管理部岗位职责（一）综合管理部经理1、负责人事、培训、行政、后勤、财产、经营、车辆（含楼巴）等方面的各项工作。2、负责对接地域物业公司行政人事部及培训管理部有关工作，落实上司工作要求。3、负责制定并改良部门工作细则，促使工作收效的提高。4、负责制定部门工作计划并督查实行，达成目标计划管理。5、负责物业服务中心多种经营的策划、组织与监监工作。6、负责物业服务中心SAP人力资源系统的运行保护。7、负责项目公共关系保护。（二）综合管理部副经理1、负责会所、无配套酒店项目的运动中心营运管理。2、负责拟订会所经营管理实行细则。3、负责拟订会所营运方案及经营目标计划并负责落实。4、负责会所市场营销、招商方面的工作。5、负责客户关系发展、设备硬件保护等管理工作。（三）会所主管1、负责会所各项管理制度的详细执行。2、负责指导、培训部下人员，保证部下娴熟掌握岗位技术。3、负责重要客户的现场招待等工作。4、负责巡视现场，受理客户投诉。5、负责督查落实设备设备清理、保养和维修计划。6、负责会所职工考勤、仪容仪表、服务招待及现场次序保护工作。（四）调动主管（客运）1、负责调动本项目楼巴车。2、负责督查楼巴按发车时刻表及规定线路运行。3、负责拟订车辆维修保养计划，照实记录车辆维修保养台帐。4、负责油卡一致保留，安排车辆至指定加油站加油。5、负责车辆站场环境及车辆停放次序的管理工作。（五）人事专员（项目）1、负责物业服务中心定岗定编、招聘等方面的工作。2、负责物业服务中心职工入职、转正、辞职、调动、荣膺等方面的工作。3、负责物业服务中心考勤、社保、公积金、薪水福利等方面的工作。4、负责物业服务中心人事档案、劳动合同、劳动年审等方面的工作。5、负责物业服务中心绩效查核、劳动纪律、劳动争议等方面的工作。6、负责物业服务中心SAP人力资源系统的数据录入及平时保护。7、负责物业服务中心职工培训计划的实行与评估等工作。（六）行政专员（项目）2、负责物业服务中心文件办理、业务章、档案、办公次序等方面的工作。3、负责物业服务中心会议、工作计划等方面的工作。4、负责物业服务中心职工饭堂、宿舍、制服等方面的工作。5、负责物业服务中心各种证照的注册、改正及年检等工作。6、负责物业服务中心多种经营、合同、招招标等方面的工作。（七）厨师1、负责饭堂饮食质量、就餐环境、厨房卫生等平时工作。2、负责每天准时出品饮食，保证实时开餐。3、负责平时所需饭堂食材物件的收、验货工作。4、核算饭堂花费支出，供给有关核算资料。5、负责饭堂的防火工作。6、辅助饭堂的防盗工作。7、负责饭堂物质库存盘点、建账。（八）厨工1、辅助厨师做好饭堂平时各项工作。2、负责各种食材的冲洗等粗加工工作。3、负责督查职工刷卡（打卡），记录职工用餐人次。4、负责分餐给职工的工作。5、负责饭堂及厨房卫生洁净工作。（九）收银员（会所）1、负责正确收点客户现金、支票或银行刷卡。2、负责为客户结算账单并打印发票。3、负责领取、使用、核对、管理备用金。4、负责汇总收条、发票、编制收入报表。5、负责依据收入凭证登记现金和银行日志账。6、负责妥当保留收银设备。（十）前台（功能区）招待员1、负责招待并解答来访、来电客户的业务咨询。2、负责受理客户投诉，并实时将投诉状况报告会所主管（领班）。3、负责素来访、来电客户推行会所服务。4、辅助招待VIP客户的来访或其余重要招待活动。（十一）教练1、负责指导客户熟习并正确使用各样健身器材。2、负责经过专业解说和个性化测试，为客户制定合理的健身计划。3、负责依据计划，指导客户的平时训练，达成健身目标。4、负责向客户推行其余兴趣课程和新锻炼方法。5、负责巡逻器材处于优秀状态，保证无破坏、无松脱及地点隔绝适合。（十二）泳池救生员1、负责检查池中池边的设备设备、警告牌、须知牌等保证完满率。2、负责提示客户注意事项，督查并清除不安全因素。3、负责辨别危险因素及泳客救援，随时做好应急准备。4、负责水质保护及水样监测，保持泳池水质切合规定。5、负责泳池及四周地区卫生，保证桌椅、沙岸椅、太阳伞等有序摆放。（十三）调动兼安全员1、负责拟订安全工作计划和安全防备举措。2、负责统计司机的里程统计、事故登记、安全奖罚等安全业务。3、负责监控司机违规行为的查处、纠正、记录、上报等工作。4、负责拟订并实行系统性的驾驶员培训计划。（十四）收费员（客运）1、负责收款或检查业主搭车单据。2、负责做好售票/监票记录及统计。3、负责保护乘客上、下车次序。4、负责款项及单据的统计、上报。（十五）司机（客运）1、负责楼巴车驾驶运输工作。2、负责保护乘客搭车次序。3、负责车辆内物件及设备、仪表数据等平时管理保护。4、负责楼巴车的平时洁净及平时保养。5、负责大型活动出车招待工作。6、负责各楼盘促销时期看楼客户的接送。一、培训管理部组织架构培训管理部经理培训管理专员二、培训管理部岗位职责（一）培训管理部经理1、全面兼顾管理培训方面的工作。2、负责对接物业管理中心行政人事部有关工作，落实公司工作要求。3、负责完美并连续改良培训管理工作细则，促使工作收效的提高。4、负责拟订培训工作计划并督查实行，达成目标计划管理。5、负责指导、督查物业服务中心展开培训有关工作。6、负责审察培训、社区文化活动报审文件。7、辅助统招大学生培训及培育工作。（二）培训管理专员1、负责拟订、上报培训工作计划并督查落实。2、负责组织新职工入职培训工作。3、负责督查业务部门新职工上岗培训、在岗培训等工作的执行。4、负责培训需求检查、统计和剖析。5、负责指导、督查综合管理部达成各项培训计划。6、负责编制地域物业公司培训实行成效评估报告。目的规范系统文件编写格式及编码方法，保证文件编写规范、一致。范围合用于公司质量管理系统文件编写及控制。职责物业管理中心负责制定和一致系统文件的格式、编码及字体等。方法与过程控制4.1程序言件和作业指导文件表头格式（宋体、小四号、加粗）文件编号文件名称版本页码4.2程序言件和作业指导文件内容格式（宋体、小四号）目的——论述编制该文件的目的及其作用。范围——指明该文件合用的部门或领域。职责——明确在该项活动或过程中有关人员或部门的职责。定义——对文件中不便理解或简单产生歧义的名词术语赐予解说（可删减）。方法与过程控制——对过程中各环节的先后次序、互相作用及控制方法进行详尽论述。支持性文件——在该文件实行中波及到的其余文件。有关质量记录表格——在该文件实行中需要用到的记录表格。4.3表格表头格式（宋体、小三、加黑）编号：标题版本表格内容格式（宋体、小四号）注：1.系统文件中表格自己超出1页的，须在表格的正下方注明页码和页数，第二页起可不加表头。电脑中填写时应防止表格延长到下一页。增添附页应在原表格相应栏目中注明“见附页”，在附页的表格名称后注明“（附页）”二字，并注明页码。如只是是增添行数而致使表格页数增添，第二页起可不加表头。但有栏目的须在第一队列明栏目名称，并在表格正下方注明页码和页数。4.4编码规则程序言件编码规则JBPM-COP（-因素序号）（文件名称）该类程序言件次序号,按01、02次序编号程序言件金碧物业有限公司作业指导文件编码规则JBPM-WI-XX-YY该作业指导书下文件次序号,按01、02次序编号；此外，职责、制度不设次序号，分别以编号ZZ、ZD取代文件类型代码（行政管理XZ,人事管理RS,客户服务KF，培训管理PX，次序保护WH，工程设备管理GC，环境管理HJ）作业指导书金碧物业有限公司表格编码规则JBPM-QR-XX-YY该作业指导书下表格次序号,按1、2次序编号文件类型代码（行政管理XZ,人事管理RS，客户服务KF，培训管理PX，次序保护WH，工程设备管理GC，环境管理HJ）质量记录金碧物业有限公司支持性文件无有关质量记录表格无目的规范地域物业公司行政公函的编写，提高公函编写水平。范围合用于地域物业公司各种公函的编写。职责3.1行政人事部负责公函规范性审察，指导、督查物业服务中心公函编写。3.2综合管理部负责物业服务中心公函规范性审察。3.3各部门负责本部门公函的起草。方法与过程控制4.1行政公函种类决定：合用于对重要事项或许重要行动做出安排，赏罚有关单位及人员，改正或者撤除下级单位不适合的决定事项。通知：合用于宣布公司各有关方面应当恪守或许周知的事项。通知：合用于公布公司内部各项规定、任免人员、批转部下单位的公函、传达要求部下单位办理和需要有关单位周知或许执行的事项。通告：合用于公司各部门表彰先进，责备错误，传达重要精神或许状况。报告：合用于向上司单位报告工作，反应状况，提出建议，回复上司单位的咨询。请示：合用于向上司单位恳求指示、赞同。批复：合用于回复部下单位的请示事项。建议：合用于对重要问题提出看法和办理方法。函：合用于各单位之间的工作商洽，咨询和问题回复，恳求赞同和回复审批，提示、督办或催办等事宜。规定：合用于对特定范围内的工作和事务拟订详细有拘束力的行为规范。会议纪要：合用于记录、传达会议状况和议定事项。4.2文件的编码格式行政公函编码方式：物业管理中心正式发文字号为：“恒地司物管字”+年份+序号，即：恒地司物管字【****】第***号。物业管理中心内部通告文字号为：“恒地司物管函字”+年份+序号，即：恒地司物管函字【****】第***号。地域物业公司正式发文字号为：“金物”+“城市代字”+年份+序号，如广东公司：金物穗字【****】第***号。各地域物业公司内部通告字号为：“金物”+“城市代字”+“部门代字”+年份+序号，如广东公司督查管理部：金物穗监字【****】第***号。各物业服务中心正式发文字号为：“金物”+“城市代字”+物业服务中心代字+年份+序号，如广州物业公司金碧华府物业服务中心：金物穗府字【****】第***号。《地域物业公司城市代码、部门代码、物业服务中心代码》详见附表。4.3标准格式公函用纸幅面及版面尺寸公函用纸幅面尺寸：公函用纸采纳标准的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm。公函页边与版心尺寸：公函用纸天头（上白边）为：27mm±1mm；公函用纸订口（左白边）为：26mm±1mm；版心尺寸为：146mm×235mm（不含页码）公函中图文的颜色：未作特别说明的公函中图文的颜色均为黑色。排版规格与装订要求排版规格：正文用四号仿宋体，文中若有小标题可用4号仿宋体加粗或黑体字，一般每面排26行，每行排30个字，行间距固定值25磅。印制要求：双面印制，页码套正，两面偏差不得超出2mm。印品着黑实、平均；字面不花、不白、无断划。装订要求：公函应左边装订，不掉页。两页页码之间偏差不超出4mm。订位为两钉钉锯外订眼书芯上下各1/4处，赞同偏差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为8mm－10mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏坚固；后背不行散页明订。公函中各因素表记规则本标准将构成公函的各因素区分为眉首、主体、版记三部分。置于公函首页红色反线（宽度157mm）以上的各因素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题辞（不含）之间的各因素统称主体；置于主题辞以下的各因素统称版记。眉首奥密等级和保密限期：如需表记奥密等级，用四号黑体字，顶格表记在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时表记奥密等级和保密限期，用四号黑体字，顶格表记在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），奥密等级和保密限期之间用“★”分开。紧迫程度：如需表记紧迫程度，用四号黑体字，顶格表记在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），两字之间空1字；如需同时表记奥密等级与紧迫程度，奥密等级顶格表记在右上角第1行（在页眉处距上白边7mm），紧迫程度顶格表记在右上角第2行。发文机关表记：发文机关表记由发文机关全称加“文件”构成。发文机关标识使用小标宋体，用红色表记。发文字号：发文字号由发文单位代字、年份和序号构成。发文机关表记下空4行，用13号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码表记；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文字号与版心等宽的红色反线距5mm。签发人：公函需表记签发人姓名，平行摆列于发文字号右边。签发人用13号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用13号仿宋体字表记签发人姓名。主体公函标题：公函标题应当正确简要地归纳公函的主要内容并注明公函种类。公函标题中除法例、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。地点：红色反线下空1行，用20号宋体字加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完好，摆列对称，间距适合。主送机关：标题下空1行，左边顶格用四号仿宋体字表记，主送单位名称后标全角冒号。请示的公函，应坚持主送一个单位的原则；不得越级请示；除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人；批复下级请示，只好主送原请示单位。公函正文：主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不可以回行）。人名、地名、数字、引文正确；时间应写详细的年代日；在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分构造层序次数和一定使用汉字外，一般都使用阿拉伯数字；应使用国家法定计量单位；使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；请示应一文一事，报告中不得夹带请示事项。附件：公函若有附件，在正文下空1行左空2字用四号仿宋体字表记“附件”，后标全角冒号和名称。附件若有序号使用阿位伯数码（如“附件：1.××××××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公函正文一同装订，并在附件的序号左上角第1行顶格表记“附件”，有序号时表记序号；附件的序号和名称前后表记应一致。成文日期：用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。公函奏效表记：公函奏效表记是证明公函效劳的表现形式。它包含发文单位印章或签订人姓名。公函奏效表记有以下两种状况，一种是单发文机关怎样表记公函生效表记，另一种是结合行文的机关怎样表记公函奏效表记。单调发文时，在落款处须署发文单位名称，单位名称右空2字，下一行标识成文日期。成文日期须与发文单位居中对齐；加盖章章应居正文之下，正直、居中上不压正文，下要骑年盖月时间，印章要清楚、正直用红色。结合行文需加盖两个印章时，两个发文单位应平行摆列，中间相距6个字；成文日期在下行，在两个发文单位内居中拉开；主办单位印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只好采纳同种加盖章章方式，以保证印章摆列齐整。两个印章间互不订交或相切，相距不超出15mm。当结合行文需加盖3个以上印章时，为防备出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）按加盖章章次序摆列在相应地点，并使印章加盖在其上。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两头不得高第一版心；最后一排如余一个或两印章，均居中排布；两个印章间互不订交或相切；在最后一排印章之下右空字表记成文时间。当公函排版后所剩空白处不可以容下印章地点时，应采纳调整行距、字距的举措加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采纳表记“此页无正文”的方法解决。附注：用以说明在正文不便说明的各样事项。如需要加以解说的名词术语，或用于表示公函的阅读范围、使用方法等内容，用四号仿宋体字，居左空2字加圆括号表记在成文日期下1行。版记主题辞：“主题辞”用四号仿宋体字加粗，页面倒数第五行（如主题辞、抄报、抄送有回行也要相应增添行数）居左顶表记，后标全角冒号；词目用四号仿宋体字；词目之间空一字（不得加插标点符号）。抄报：在主题辞的下1行，列清抄报人或抄报范围，左右各空1字，用四号仿宋体字加粗表记“抄报”，后标全角冒号；抄报人之间用顿号分开，回行时与冒号后的抄报人对齐；在最后一个抄报人后标句号。抄送：公函若有抄送单位，在主题辞下2行，左右各空1字，用四号仿宋体字表记“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号分开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。印发机关和印发日期：位于抄送单位之下（无抄送单位在抄报之下）占1行地点；用四号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公函付印的日期为准，用阿拉伯数码表记。公函份数序号：公函份数序号是同一文稿印制若干份时，每份公函的次序编号。如需表记公函份数序号，用阿拉伯数码顶格在版心右下角最后1行，用小括号“（）”注明。版记中的反线：版记中各因素之下均加一条反线，宽度同版心。版记的地点：版记应置于公函最后一面，版记的最后一个因素置于最后一行。页码：用小五号仿宋体阿伯数码表记，页码居中置于页脚第一行。公函中的表格：公函如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码在页脚居中。拟写公函时须依据标准格式，详见《公函标准格式》。行文方式对外行文是指对物业系统外的单位及个人发文的行为。己进行工商注册的公司分支机构（如分公司），赞同以本单位名义对外发文；未进行工商注册的各物业服务中心，原则上以公司名义对外行文。但赞同物业服务中心以本中心名义用信件文种对外沟通。地域物业公司各职能部门对外行文时，应当以地域物业公司公司名义行文；但能够本部门名义用信件文种对外沟通。对行家文是指地域物业公司对物业系统内部单位及个人发文的行为。地域物业公司各级机构均可对行家文。行文时，有公章的单位应加盖章章。公司内部行文，除重要请示、批复文种外（或接收人无EMS账号），其余内部公函原则上使用公司EMS办公系统公布。公函编写其余未尽事宜详见《恒大地产公司公函管理方法》。支持性文件《恒大地产公司公函管理方法》有关记录表格JBPM-QR-XZ-01《公函标准格式》JBPM-QR-XZ-02《地域物业公司城市代码、部门代码、物业服务中心代码》目的规范地域物业公司公函办理流程，提高办公效率和质量。范围合用于地域物业公司行政公函管理工作。职责3.1行政人事部负责地域物业公司本部行政公函的管理，指导、督查物业服务中心行政公函管理。3.2综合管理部负责物业服务中心的行政公函管理。方法与过程控制4.1行政公函管理主要包含发文办理、收文办理、公函归档、公函整理与销毁等事项。4.2发文办理起草人起草公函，填写《发文办理单》，经部门负责人审察、审批人署名赞同后交行政人事部/综合管理部。行政专员在公函签批后、正式印发前应当进行复核，要点是审批、签发手续能否齐备，附件资料能否齐备，格式能否一致、规范等。经复核需要对文稿进行实质性改正的，应按程序复审。行政专员复核无误后方可提交用印部门用印、散发（如经过EMS用印及公布的，依据《恒大综合管理系统EMS用户详尽操作手册》操作），并填写《发文登记表》。4.3收文办理收文办理主要包含签收、登记、审察、拟办、批办、包办、传阅、催办等管理过程。上司来文及外来文件办理行政专员收到有关公函后须签收并登记《收文办理表》。签收时应当逐件盘点，如发现问题，应当实时向发文单位咨询，并采纳相应的办理举措，急件应当注明签收具体时间。行政专员将有关公函递交地域物业公司/物业服务中心负责人批改（或经过EMS批办），在《收文办理表》上记录批改建议并交由领导批改部门办理。两个以上部门办理的应明确主办部门，紧迫公函应明确办理时限。包办部门收到交办的公函应当实时包办，不得延迟、推委。紧迫公函应准时限要求办理。行政专员要严格依据规定的范围和领导批办范围组织传阅（不可以任意扩大或缩小传阅范围）。一般性文件应两日内传阅完成，急件、要件应随到随办，实时传阅，及时回收。行政专员负责催办领导批做事项，做到紧迫公函追踪催办，重要公函要点催办，一般公函按期催办。其余公函办理行政专员收到有关公函后须签收并登记《收文办理表》。签收时应当逐件盘点，如发现问题，应当实时向发文单位咨询，并采纳相应的办理举措，急件应当注明签收具体时间。行政专员收到下级部门上报的公函后应当进行审察。审察的要点为能否应由本单位办理，能否切合行文规则，内容能否切合公司制度及其余有关的规定，波及其余部门的事项能否已磋商，文种使用、公函格式能否规范等。关于不切合本办理程序的公函，应实时退回呈报部门并一次性说明原由。行政专员将审察无误的公函按流程逐级递交权限领导签订建议。主批人应实时批办公函，对有详细请示事项的，应明确签订建议、姓名和审批日期，其余审批人署名视为赞同。没有请示事项的，署名表示阅知。行政专员负责催办。行政专员将领导批改文件递交有关接收部门，并在《收文办理表》上登记。4.4公函归档公函办理完成后，行政专员应当依据《档案管理作业指导书》实时整理、归档。个人不得保留应当归档的公函。归档范围内的公函，应当依据其互相联系、特色和保留价值整理，要保证归档公文的齐备、完好，能正确反应本单位的主要工作状况，便于保留和利用。结合办理的公函，原件由主办单位整理、归档，其余单位保留复制件或其余形式的公函副本。拟制、改正和签批公函书写及所用纸张和笔迹资料一定切合存档要求，详见《档案管理作业指导书》。4.5公函的保留与销毁密级文件应当在办公室阅办，禁止带离，禁止私自传阅或复印。复制上司单位的奥密公函，须经上司领导赞同或受权。公函复印件作为正式公函使用时，应当加盖复印单位证明章；复制公函应当与正式公函相同管理。公函被撤除，视作自始不产奏效劳；公函被撤消，视作自撤消之日起不产奏效劳。公函销毁详细操作详见《档案管理作业指导书》。支持性文件JBPM-WI-XZ-13《档案管理作业指导书》有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-03《发文登记表》JBPM-QR-XZ-04《收文办理表》目的规范和增强采买用车管理工作，提高公事用车效率。范围合用于地域物业公司采买用车管理工作。职责3.1行政人事部负责车辆调动、车辆维修、核实配件改换、督查车辆违章记录的办理等工作。3.2司机负责车辆的安全驾驶、记录车辆使用、维涵保养办理等工作。方法与过程控制4.1采买用车管理主要包含使用申请、使用管理、花费报销、维修管理、平时保护保养及安全管理等详细事项。4.2采买用车只好用于以下与工作有关的业务。公司采买、工作巡逻、业务指导。公司业务招待。紧迫事件处理。经赞同的其余业务用车。4.3使用申请用车部门经办人起码提早一天填写《车辆使用申请单》，经部门负责人、行政人事部负责人审察后，报地域物业公司负责人审批。遇有紧迫状况需用车时可经地域物业公司负责人口头赞同后先行用车，并在过后由用车部门补填《车辆使用申请单》，并完美手续。4.4使用管理司机按《车辆使用申请单》上的用车要求按指定的时间出车；用车完成后，司机、用车人须在申请表上署名。司机在用车时期，如接到用车部门目的地和车辆用途改变，经电话请示行政人事部负责人赞同后方可执行车辆处于待用状态和使用过程中暂时停驶，司机不得远离车辆。车辆等人时期须实时熄火，不可以长时间怠速运行。司机在每次车辆使用完成后照实填写《车辆使用台帐》，明确记录行驶里程、使用事由、使用部门及审批人等有关信息。4.5花费报销车杂费实报实销。司机报销车辆花费时，须附有关单据。地域物业公司财产管理员负责加油卡的申购和充值。司机保留加油卡，并在每次加油后填写《车辆加油台账》。司机须在定点加油站凭加油卡加油，原则上不赞同在其余加油站加油。加油卡必须专车专用，禁止私自将车辆油卡出借给其余车辆加油。车辆发生交通违章，违章花费由司机担当。4.6维修管理行政人事部牵头组织有关部门依据招招标方法进行定点维修厂的选择（或使用地区公司选定的维修厂）。定点维修厂资格一定是获取三类（或以上）汽车维修经营业务、三类（或以上）其余灵活车维修经营业务赞同的公司。车辆如发生故障，司机填写《车辆维修申请表》，报地域物业公司负责人审批后方可送修。车辆在外处发惹祸故或故障没法返回当地维修、车辆长久使用地址远离定点维修厂需要维修的，司机须征得地域物业公司负责人赞同后可先在其余维修厂进行维修，事后补办有关审批手续，并在维修申请表中说明原由。车辆送检和维修过程中，司机须现场旁站，观察维修厂所报维修项目的正确性、必需性、合理性，并在维修厂的检测估价清单上签订“自己已现场旁站观察，确认所报项目状况真实”字样及署名。司机须将维改正换下的主要零件带回交行政人事部，行政专员依据《财产管理作业指导书》要求对零件集中保留及办理。行政人事部须成立《车辆维修台账》，记录每次车辆维修的时间、地址、金额、改换配件等，每个月5日前报行政人事部负责人审察。司机负责车辆维修档案的管理，车辆维修结算清单复印件须存档。车辆维修前，司机须核对该车维修档案，若有维修项目属于维修厂保修范围内的，须在维修报价中扣除。4.7平时保护保养司机按生产厂家或经销商许诺的保修年限或公里数，安排车辆到4S店进行新车日常保护保养。行政人事部每半年组织一次保护保养，司机可依据车辆实质运行状况经地域物业公司负责人赞同后不按期进行保养，保养在定点维修厂进行。司机须对车辆进行有关保护保养后方到车管所年审。司机每年夏天前除安排车辆平时保护保养外，须要点对空调系统检修保护（含压缩机、电扇洁净保养、加雪种等）；冬天前要合时检查增添防冻液等。4.8安全管理行政人事部成立健全安全学习、查核制度。采买用车须由专职司机驾驶管理。司机须准时参加交通管理部门的培训和年审。司机须自觉保护和恪守交通法例，防止交通事故和违章现象发生。司机须讲究职业道德，禁止开快车，不开斗气车，禁止酒后驾车和疲屈驾驶车辆。司机开车时须精神集中，不做与驾驶没关的动作。支持性文件JBPM-WI-XZ-11《财产管理作业指导书》记录表单JBPM-QR-XZ-05《车辆使用申请单》JBPM-QR-XZ-06《车辆使用台帐》JBPM-QR-XZ-07《车辆维修申请表》JBPM-QR-XZ-08《车辆加油台账》JBPM-QR-XZ-09《车辆维修台账》目的规范公司印章管理工作，保证印章的正确使用。范围合用于地域物业公司印章管理工作。职责3.1行政人事部印章管理员负责地域物业公司本部印章管理，指导、督查物业服务中心印章管理。3.2综合管理部印章管理员负责物业服务中心业务章管理。方法与过程控制4.1印章管理主要包含公章及业务章的启用、撤消、审批、使用以及保留等事项。4.2印章的启用与撤消公章的启用公章启用(包含旧印章换用新印章)由印章管理员填写《印章刻制申请表》，经物业公司负责人审察后报地域公司主要负责人审批。印章管理员交由地域督查室（以下简称“督查室”）刻制公章并向政府公安部门存案。达成存案后，行政人事部公布印章启用通知，并知会有关部门。公章的撤消公章撤消由印章管理员填写《印章撤消申请表》，经地域物业公司负责人审察后，报地域公司主要负责人审批。行政人事部公布印章停用通知，并知会有关部门。公章销毁时,印章管理员须在《印章撤消申请表》注明并交由督查室销毁后，到公安部门报备。业务章的启用地域物业公司可依据工作需要刻制一枚地域物业公司业务章，物业服务中心可刻制一枚物业服务中心业务章，其余任何部门一律不得刻制及使用其余业务章。业务章启用由印章管理员填写《印章刻制申请表》，报物业公司负责人审批后，交由督查室刻制。拟启用印章部门副经理及以上人员（由单位负责人指定）或印章管理员亲身领取业务章。行政人事部/综合管理部公布业务章启用通知，并知会有关部门后启用。业务章的撤消业务章停用由印章管理员填写《印章撤消申请表》，报地域物业公司负责人审批。业务章销毁时,印章管理员须在《印章撤消申请表》注明并交由督查室销毁。4.3印章审批管理公章的使用由用章部门填写《公章使用申请表》（督查室一致制表/EMS流程），报地域物业公司负责人审批，超出地域物业公司负责人审批权限的再报地域公司主要负责人审批。业务章的使用由用章部门填写《印章申请登记表》，地域物业公司业务章由物业公司负责人审批，物业服务中心业务章由物业服务中心负责人审批。如负责审批领导出门，紧迫文件需用印时，用印人员应先详尽填写印章使用申请表格，由印章管理员电话请示负责审批领导赞同后可先用印，但一定在负责审批领导返回后的一个工作日内补办署名手续。4.4业务章的使用用印前，印章管理员一定仔细检查用印文书有否进行登记及登记内容能否完好，包含：用印日期、用印申请人、用印份数、用印事由（禁止用于与业户或外单位签订的合同、协议等波及经营、收费业务）、审批人等，确认无误后方可用印。印章一般盖于单位名称的中部，印泥要匀，落印要稳，保证印迹正直清楚，不漏盖、不多盖，印痕骑压年代。不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白私函上用印，若有特别状况，须报地区物业公司负责人赞同，并由印章管理员登记后发出，未使用或未用完的上述空白单据应如数交回印章管理员，在第三人督查下核销并署名确认。使用印章须在印章管理员办公室内实行，未经负责审批领导赞同，任何人员不得将印章携带出办公室之外的地方使用。如确因工作需要须借印章出门使用的，应预先填写好《印章使用登记表》并备注需出门用印，经权限领导赞同赞同后由起码两人共同携带使用，并由印章管理员现场用印。如遇高出申请范围之外的事项，一定电话请示有关权限领导，过后实时补办手续。需加盖章章的文书数目许多时，印章管理员没法实时达成的，在印章管理员督查下，用印申请人可辅助加盖章章。加盖章章时，印章管理员一定在场，且包含印章管理员在内一定有二人或二人以上，印章管理员负责监印。加盖章章后，印章使用人一定现场登记。登记内容包含用印日期、用印申请人、用印赞同人、用印份数、用印文书的标题或内容纲要。用印后，该印章使用申请表作为用印凭证，由印章管理员保存，按期整理后交本单位档案室长久保留，任何人禁止私自涂改、窜改、破坏或许撕毁原始记录。4.5印章的保留地域物业公司业务章由行政人事部印章管理员专人管理，物业服务中心业务章由综合管理部印章管理员专人管理。业务章应寄存于安全坚固并加锁的箱/柜中，使用后应实时收存锁好。印章管理员辞职或调动时，一定仔细执行印章交接手续。交接时一定由主管领导在内三人以上在场，共同盘点、确认交接手续，在盖有印模的交接单上署名，交接单须存档办理。支持性文件无有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-10《地域物业公司业务章样例》JBPM-QR-XZ-11《印章刻制申请表》JBPM-QR-XZ-12《印章使用登记表》JBPM-QR-XZ-13《印章销毁申请表》目的规范办公设备及次序管理，保护办公地区正常工作次序，创造优秀的办公环境。范围合用于地域物业公司办公地区环境管理工作。职责3.1行政人事部负责地域物业公司本部办公设备及次序管理的详细实行，督查各物业服务中心办公环境管理。3.2综合管理部负责物业服务中心办公设备及次序管理。方法与过程控制4.1办公设备及次序管理主要包含办公设备设备管理、环境卫生管理、次序管理、电子化办公管理等事项。4.2办公设备设备的使用和管理行政人事部/综合管理部一致分派办公桌椅及办公用品，指定地点，未经行政人事部/综合管理部赞同，任何人不得调动办公桌椅及办公用品。任何部门或个人未经行政人事部/综合管理部负责人赞同，不得私自将办公设备设施搬(移)出办公地区或用作其余用途。行政专员依据办公时间、使用地区和室外自然光芒强度指定专人控制办公地区灯光开关。最后走开人员走开时一定封闭所有灯光，禁止个他人加班开启所有灯光。行政专员依据办公时间指定专人开关办公地区空调，其余人员不得任意调控控制器。非办公时间可依据工作需要开启部分空调，原则上空调温度控制在26度。行政专员须每个月安排对饮水机进行消毒，办公人员应自备水杯，禁止个人使用公司的一次性水杯。行政专员按各部门电话费标准严格控制花费。禁止利用办公电话办理个人事务或聊天寒喧，禁止利用办公电话打声讯台。行政专员指导公司职工按机器操作引导正确使用复印机、传真机、电脑等，如因使用不妥造成物件破坏，依据破坏状况要求破歹人照价补偿行政人事部/综合管理部须每个月对办公地区设备设备进行检查，发现有破坏现象及时报修。4.3办公地区的环境卫生管理行政专员负责督导保洁员、职工配合搞好办公地区卫生。行政专员负责抽查办公地区职工桌面整齐状况。行政专员看管室内养植状况，花木不得影响卫生，不得污染窗台、地面。行政专员看管办公地区卫生间卫生，若有异样实时联系保洁员洁净。4.4办公地区的次序管理行政专员依据公司规定一致制作工牌/工卡，任何人不得私自改正工牌/工卡的式样。上班时间要求全体职工佩带工牌/工卡，且不得借与他人使用。行政专员负责检查办公室工作人员的着装（按公司规定着制服或正装）、礼仪规范。行政专员提示职工增强安全防患意识，对陌生来客须提高警惕，下班时将重要资料放入安全地址，锁好抽屉，关好电源及门窗。4.5办公地区的电子化办公管理地域物业公司须为本部全体职工、物业服务中心主管及骨干职工所有配置EMS账号。行政专员负责本单位职工规范使用KK、EMS等办公正台，禁止职工经过KK、EMS等影响他人工作或流传不良言论，若有发现实时上报部门负责人。4.6物业服务中心须装备抢救箱，备足常用应急药品（如藿香正气水、止血纱布等，不得购买惯例口服药），专人专管并做好领用登记，使用过程中实时进行增补，不得储藏及供给过期药品。4.7行政人事部/综合管理部负责人每个月检查1次办公地区环境及次序，填写《办公设备及次序检查表》，发现问题实时记录并要求整顿，情节严重的，赐予责任人渎职问责。支持性文件无有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-14《办公设备及次序检查表》目的规范公司印章管理工作，保证印章的正确使用。范围合用于地域物业公司印章管理工作。职责3.1行政人事部印章管理员负责地域物业公司本部印章管理，指导、督查物业服务中心印章管理。3.2综合管理部印章管理员负责物业服务中心业务章管理。方法与过程控制4.1印章管理主要包含公章及业务章的启用、撤消、审批、使用以及保留等事项。4.2印章的启用与撤消公章的启用公章启用(包含旧印章换用新印章)由印章管理员填写《印章刻制申请表》，经物业公司负责人审察后报地域公司主要负责人审批。印章管理员交由地域督查室（以下简称“督查室”）刻制公章并向政府公安部门存案。达成存案后，行政人事部公布印章启用通知，并知会有关部门。公章的撤消公章撤消由印章管理员填写《印章撤消申请表》，经地域物业公司负责人审察后，报地域公司主要负责人审批。行政人事部公布印章停用通知，并知会有关部门。公章销毁时,印章管理员须在《印章撤消申请表》注明并交由督查室销毁后，到公安部门报备。业务章的启用地域物业公司可依据工作需要刻制一枚地域物业公司业务章，物业服务中心可刻制一枚物业服务中心业务章，其余任何部门一律不得刻制及使用其余业务章业务章启用由印章管理员填写《印章刻制申请表》，报物业公司负责人审批后，交由督查室刻制。拟启用印章部门副经理及以上人员（由单位负责人指定）或印章管理员亲身领取业务章。行政人事部/综合管理部公布业务章启用通知，并知会有关部门后启用。业务章的撤消业务章停用由印章管理员填写《印章撤消申请表》，报地域物业公司负责人审批。业务章销毁时,印章管理员须在《印章撤消申请表》注明并交由督查室销毁。4.3印章审批管理公章的使用由用章部门填写《公章使用申请表》（督查室一致制表/EMS流程），报地域物业公司负责人审批，超出地域物业公司负责人审批权限的再报地域公司主要负责人审批。业务章的使用由用章部门填写《印章申请登记表》，地域物业公司业务章由物业公司负责人审批，物业服务中心业务章由物业服务中心负责人审批。如负责审批领导出门，紧迫文件需用印时，用印人员应先详尽填写印章使用申请表格，由印章管理员电话请示负责审批领导赞同后可先用印，但一定在负责审批领导返回后的一个工作日内补办署名手续。4.4业务章的使用用印前，印章管理员一定仔细检查用印文书有否进行登记及登记内容能否完好，包含：用印日期、用印申请人、用印份数、用印事由（禁止用于与业户或外单位签订的合同、协议等波及经营、收费业务）、审批人等，确认无误后方可用印。印章一般盖于单位名称的中部，印泥要匀，落印要稳，保证印迹正直清楚，不漏盖、不多盖，印痕骑压年代。不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白私函上用印，若有特别状况，须报地区物业公司负责人赞同，并由印章管理员登记后发出，未使用或未用完的上述空白单据应如数交回印章管理员，在第三人督查下核销并署名确认。使用印章须在印章管理员办公室内实行，未经负责审批领导赞同，任何人员不得将印章携带出办公室之外的地方使用。如确因工作需要须借印章出门使用的，应预先填写好《印章使用登记表》并备注需出门用印，经权限领导赞同赞同后由起码两人共同携带使用，并由印章管理员现场用印。如遇高出申请范围之外的事项，一定电话请示有关权限领导，过后实时补办手续。需加盖章章的文书数目许多时，印章管理员没法实时达成的，在印章管理员督查下，用印申请人可辅助加盖章章。加盖章章时，印章管理员一定在场，且包含印章管理员在内一定有二人或二人以上，印章管理员负责监印。加盖章章后，印章使用人一定现场登记。登记内容包含用印日期、用印申请人、用印赞同人、用印份数、用印文书的标题或内容纲要。用印后，该印章使用申请表作为用印凭证，由印章管理员保存，按期整理后交本单位档案室长久保留，任何人禁止私自涂改、窜改、破坏或许撕毁原始记录。4.5印章的保留地域物业公司业务章由行政人事部印章管理员专人管理，物业服务中心业务章由综合管理部印章管理员专人管理。业务章应寄存于安全坚固并加锁的箱/柜中，使用后应实时收存锁好。印章管理员辞职或调动时，一定仔细执行印章交接手续。交接时一定由主管领导在内三人以上在场，共同盘点、确认交接手续，在盖有印模的交接单上署名，交接单须存档办理。支持性文件无有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-10《地域物业公司业务章样例》JBPM-QR-XZ-11《印章刻制申请表》JBPM-QR-XZ-12《印章使用登记表》JBPM-QR-XZ-13《印章销毁申请表》目的规范职工饭堂管理，提高饭堂服务水平及职工就餐满意度。范围合用于地域物业公司职工饭堂管理工作。职责3.1行政人事部及督查管理部负责职工饭堂管理的督查。3.2综合管理部负责物业服务中心饭堂的供餐、采买、验货、进出等管理。方法与过程控制4.1饭堂管理主要包含食材采买、服务公示、卫生与安全、外来人员就餐、报销结算、职工就餐满意度等工作内容。4.2食材采买综合管理部牵头经过招招标选择饭堂各种食品、燃料、器具物料等固定供货商。偏僻地域依据三方比价原则，选定优良固定供货商。选择的供货商须拥有经营资质（三线城市除外）、信用优秀、实力强、规模大，并合同商定按期询价市场、固定下浮点数、食材加工方式等。物业服务中心每半月进行一次“三方（综合管理部、次序保护部、客服部代表）询价”工作，此中1人一定为物业服务中心负责人指定，询价人员须不按期改换（起码个月改换一次），询价记录存档备查。询价地址须选择距离项目较近的农贸市场或商场，且须在市场上能够找到同品牌、同规格、加工状态一致的产品。饭堂管理员、次序保护部指派代表、厨师负责每天食材验货。查收内容包含重量、质量、规格、品牌。查收无误后，各代表及供货商须在采买清单及《物业服务中心饭堂进出日报表》上署名确认。长久在商场采买的可在商场办理积分卡（或许会员卡优惠），行政专员须将每笔商场业务在《商场积分兑换管理台账》中进行登记积分，且须登记礼物兑换、发放状况，礼物发放时须有领取自己签收。4.3服务公示饭堂管理员须于午饭前在公司一致模板的饭堂公示栏公示菜价。饭堂管理员须于饭堂内公示《饭堂就餐管理规范》，并严格督查实行。饭堂管理员负责每周五下班前拟订《物业服务中心职工饭堂菜谱》，经综合管理部负责人署名后进行公示，若有调整须在当天就餐前宣布。饭堂管理员在职工饭堂醒目地点宣布《物业管理中心检举渠道通告》，设置建议箱。4.4卫生与安全管理厨师、厨工入职时须拥有效健康证明并公示，综合管理部须每年组织体检一次。厨师、厨工依据《饭堂卫生环境、人员着装及安全检查状况统计表》标准实行卫生与安全操作。综合管理部安排专人每天检查饭堂环境卫生及安全状况，综合管理部负责人每周抽查，填写《饭堂卫生环境、人员着装及安全检查状况统计表》。4.5职工及外来人员就餐职工凭有效饭卡就餐，一人一卡，先划/刷卡再就餐。厨房工作人员在散发餐食前须确认职工已划/刷卡。长久在饭堂就餐的工程部、营销部、资料公司等公司内部职工及售楼部等驻场业务单位职工，经物业服务中心赞同后可在饭堂搭档就餐，依据就餐餐次核算餐费，详细收费方法由物业服务中心综合管理部确立。公司检查工作、跨地域出差人员，饭堂就餐原则上采纳缴交现金的方式进行，餐费由收费员收取并开具收条。公司内部、因公招待来访客人或因物业服务中心未配置收费员的，饭堂管理员根据物业服务中心负责人审批的《就餐审批单》，按就餐标准供给餐票。厨师、厨工依据公司供给的饭卡/就餐收条/餐票给外来人员供给就餐。4.6报销结算饭堂管理员负责核算饭堂进出状况，综合管理部负责人每天对《物业服务中心饭堂进出日报表》进行核实、确认署名，物业服务中心负责人每周对《物业服务中心饭堂进出日报表》进行核实、确认署名。饭堂管理员每个月尾按职工出勤天数核算餐费，禁止虚报就餐人数及用餐次数。公司补贴用餐天数原则上依据每个月职工排班天数（告假、外勤、出差天数不包含在内）核定。外勤职工可在外单位就餐或享受餐费补贴。当月职工可补贴餐费=（职工每个月应出勤天数－告假天数－出差/外勤天数）×每天餐费标准。饭堂管理员每个月整理职工就餐餐次，职工个人就餐总数高出个人餐费补贴范围的，高出部分由职工担当。综合管理部次月5日前将本月饭堂报销单据整理后报物业服务中心负责人审察，经行政人事部审察后报地域公司财务部，物业服务中心复印留档。4.7职工就餐满意度地域物业公司行政人事部每季度起码进行一次职工饭堂满意度检查。行政人事部行政专员将《职工饮食满意度检查表》发放就餐职工，现场回收问卷。行政人事部依据问卷检查结果出具报告，经地域物业公司签批建议后反应至物业服务中心。物业服务中心须依据检查结果拟订改良举措并实行。支持性文件无有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-19《饭堂就餐管理规范》（范本）JBPM-QR-XZ-20《物业服务中心职工饭堂菜谱》JBPM-QR-XZ-21《商场积分兑换管理台账》JBPM-QR-XZ-22《职工饮食满意度检查表》JBPM-QR-XZ-23《物业服务中心职工餐费统计表》JBPM-QR-XZ-24《物业服务中心饭堂年代进出日报表》JBPM-QR-XZ-25《物业服务中心月询价单》JBPM-QR-XZ-26《饭堂卫生环境、人员着装及安全检查状况统计表》JBPM-QR-XZ-27《就餐审批单》JBPM-QR-XZ-28《饭堂采买价钱公示栏》目的规范宿舍管理，保护职工宿舍优秀的卫生环境及次序。范围合用于地域物业公司职工宿舍管理工作。职责3.1行政人事部负责地域物业公司本部职工宿舍管理，指导、督查物业服务中心职工宿舍管理。3.2综合管理部负责物业服务中心职工宿舍管理。方法与过程控制4.1宿舍管理主要包含宿舍的标准及配置、入住与退宿办理、宿舍安全卫生管理及宿舍物件维修管理等事项。4.2宿舍的标准及配置行政专员依据公司实质住宿需求，按《恒大地产公司地域物业公司管理方法》审批权限提报呈批报告至有关负责人审批后租借/配置职工宿舍。物业公司职工宿舍租借花费标准及职工宿舍配置按地域公司有关规定执行。宿舍免费配置包含但不限于床、衣柜、热水器、空调、洗衣机、电视机等物件；保安宿舍须配置公司一致购买的床上用品。行政专员进行宿舍租借时，原则上要求房主能配置热水器、洗衣机、电视机、空调等物件。行政专员负责填报《宿舍床位及空置状况统计表》并每个月进行更新。行政专员负责准时办理宿舍租借花费支付手续。4.3入住与退宿办理职工因工作需要可申请入住职工宿舍。职工住宿前须填写《宿舍入住/退宿申请表》，报行政人事部/综合管理部负责人审批后方可办理入住。行政专员负责安排床位，一经确立不得私自调整床位。次序保护部作为备勤部门，原则上保安员自入职当天一定入住保安员宿舍，接受一致管理。职工因辞职、调离、个人原由申请退宿的，依靠已审批的辞职申请书/调令/退宿申请表交至行政专员处，由行政专员为其办理退宿手续。行政专员负责检查退宿人员宿舍用品使用状况、水电费结算等手续，若有丢掉或破坏的物件须折旧补偿。退宿手续办理完成，行政专员督查退宿人员立刻搬离宿舍，不得迟延。出差的地域物业公司职工及因为工作安排暂时调感人员提早3天通知对口招待部门，由对口招待部门负责安排住宿。4.4宿舍卫生安全管理行政专员在职工宿舍惹眼地点张贴宿舍管理规定、物业管理中心检举渠道通告、宿舍卫生轮值表等。每个宿舍应由住宿人员轮番进行卫生值日，保持室内洁净卫生。每个宿舍设兼职宿舍管理员一人。住宿职工一定恪守宿舍管理规定，听从宿舍管理员的合理安排。未经赞同不得私自调整、调动房间或床位，不得私自过夜外来人员。宿舍管理员负责宿舍每天的平时管理，禁止职工在宿舍内抽烟、酗酒、赌博及喧哗等影响他人歇息行为；禁止职工在宿舍内寄存易燃易爆及有毒物件；禁止使用大功率电器；禁止饲养宠物；男职工不得进入女职工宿舍，女职工不得进入男职工宿舍。宿舍管理员负责宿舍花费（由职工担当部分，如水费、电费等）分摊收取及缴费，并公示花费及发票在宿舍惹眼地点。如无理拒交有关花费，经开导不改的，所欠花费从薪水中扣除，并撤消其住宿资格。行政专员落实按每50平方米一个灭火器的标准为职工宿舍配置灭火器，灭火器须搁置在惹眼及方便取用地点，禁止任意挪放。消防主管每个月起码进行一次消防安全检查，发现问题立刻报告部门负责人及综合管理部负责人，拟订整顿方案并实行；过期灭火器须实时改换，不得出现空档期。行政专员每个月起码一次对职工宿舍的卫生、安全、设备设备等进行抽查并填报《宿舍检查表》。4.5宿舍物件维修管理公司装备电器出现破坏、没法使用等状况，保修期内的，赶快安排维保单位进行维修；不在维保期内，可联系工程维修部人员进行维修。行政专员每季度组织工程维修部职工对宿舍消防通道、电子器材、门锁、床铺等进行全面检查，保证宿舍安全、电器可正常使用。4.6综合管理部负责人每季度对宿舍管理状况进行一次检查，包含资料复核及现场巡视，发现不切合规定的状况应立刻整顿。支持性文件《恒大地产公司地域物业公司管理方法》有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-29《宿舍入住/退宿申请表》JBPM-QR-XZ-30《宿舍床位及空置状况统计表》JBPM-QR-XZ-31《宿舍检查表》目的规范财产和物件的保留工作，保障财产和物件保留安全。范围合用于地域物业公司库房管理工作。职责3.1行政人事部负责指导、督查物业服务中心库房管理。3.2综合管理部负责物业服务中心的库房管理。方法与过程控制4.1库房管理主要包含库房设置、入库、出仓、保留、盘点等工作事项。4.2库房的设置物业服务中心设置集中一致库房，此中甲供材、维保修自购材须独自设置库房，不得设置二级仓。所有库房一定设置专人进行库房的平时管理。库房须配置灭火器、货架，且库房大门须上锁，并采纳防潮、防火等举措。明确库房开放时间并张贴公示。4.3入库及出仓物件入库前，库房管理员须组织物质申购部门有关人员查收，物件未经查收不得入库。查收要求：依据已审察赞同的物件采买计划、购货发票，核对实物的名称、规格、数目、单价、金额等，并对物件的质量能否合格进行考证。考证内容：检查物件的外观与包装能否有破坏，能否有合格证，专业用品应请专业人员进行产品内在质量的查验或试验。查收物件合格后，库房管理员填写《入库单》并署名确认。查收不合格的物件禁止入库，不合格物件的退货或换货由采买人员负责办理。对可直接领取的采买物件，在物件送到并查收合格后由库房管理员填写《直拨单》由需求部门领用。关于采买量大且可分批领取的物件先存入库房，由需求部门填写《出仓单》，经使用部门经理、领用人、库房管理员署名确认后，由领用人分批量领取。物件出仓须由领料人填写《物件领用登记表》，经部门负责人审察后，到库房管理员处领取，领料须当面点交清楚，防备差错，并妥当保留所有出仓凭证。4.4保留和盘点库房管理员依据物件的属性、特色和用途安排适合寄存的地点，凡进出量大并没有防潮要求的物件落地堆放，周转量小的物件用货架寄存。库房管理员依据物件的自然属性考虑储藏的场所和保留举措，使物件不霉变、不腐化、不遭虫蛀或鼠咬，不破坏，务必使物件不受损失。各种易燃、有毒物件须独自寄存，并保证寄存环境知足安全要求。自有物件物质须与各种代管物件物质分开寄存。所有库房物件应按类型、品名、规格型号进行分类整理，堆放齐整，张贴物件标识卡。库房管理员须在单项物件集中寄存地点张贴《库存实物卡》，以方便查找。库房禁止非库房管理人员私自入库。库房物件的借用须由需求部门填写《物件借用登记表》，对名贵物件的借用须签写借条，经综合管理部负责人赞同后做好登记方可借出。非本单位人员借用物件，须经物业服务中心负责人赞同。库房管理员须成立《库房台账》，按月更新。库房管理员须每个月尾进行一次库房物件盘点，做到帐、卡、物三样符合；若有异常状况，应剖析原由，查明责任，实时填写《盘问异样状况记录表》，报告部门负责人并向财产管理员报备。4.5督查与查核综合管理部负责人须每个月对《库房台账》、环境卫生、消防安全等进行检查，发现问题立刻整顿。行政人事部/督查管理部每季度对物业服务中心库房管理状况进行抽检，对严重违反公司规定的责任人进行查核。支持性文件无有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-32《入库单》JBPM-QR-XZ-33《直拨单》JBPM-QR-XZ-34《出仓单》JBPM-QR-XZ-35《物件领用登记表》JBPM-QR-XZ-36《库存实物卡》JBPM-QR-XZ-37《库房台账》JBPM-QR-XZ-38《盘问异样状况记录表》JBPM-QR-XZ-39《物件借用登记表》目的规范财产管理流程，保障公司财产的安全和有效利用。范围合用于地域物业公司财产管理工作。职责3.1行政人事部负责地域物业公司本部财产管理，指导、督查物业服务中心财产管理。3.2使用部门负责部门财产的保留工作。3.3综合管理部负责物业服务中心财产管理工作。方法与过程控制4.1财产管理主要包含财产分类、申购、保留、盘点、调拨、报废、维修等工作事项。4.2财产分为固定财产、低值易耗品及物料用品等三类。固定财产是指单位价值在1000元（含1000元）以上，使用年限超出一年并能独立使用的物件。低值易耗品是指单位价值在1000元以下，在使用过程中能保持原有形态的物件，如低值家具类、工艺装修品、办公用品（主要指U盘、计算器等）、娱乐用品、技术图书资料等。物料用品是指在使用过程中不可以保持原有形态、使用年限不超出一年的物件，主要包含：印刷品（如宣传单张等）、洁净用品（如洁净剂、洁净工具等）、日用品（如工作服、工作鞋帽等）、文具、办公耗材（如硒鼓、墨盒、复印纸等）等。部分由营销中心等单位购买已移交物业使用的物件，依据“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，应归入物业财产台账。用于促销和招待的低值物件、其余单位赠予公司的纪念品等不归入财产管理范围，但使用部门应做好物件使用登记，以备检查。4.3财产的申购采买固定财产时，需求部门填写《财产购买审批表》报行政人事部/综合管理部审核，按《恒大地产公司地域物业公司管理方法》权限报批。采买低值易耗品和物料用品地域物业公司本部由需求部门提交需求计划，行政人事部审察汇总成《采买物品月计划审批表》，按《恒大地产公司地域物业公司管理方法》权限报批。物业服务中心由需求部门提交需求计划，综合管理部审察汇总成《采买物件月计划审批表》，经物业服务中心负责人及行政人事部财产管理员赞同后，按《恒大地产公司地域物业公司管理方法》权限报批。关于紧迫采买需求，需求部门征得审批权限负责人赞同后，可要求固定供给商先行供货，并在过后补齐申报、签批手续。行政人事部财产管理员将审批表交采买部门/责任人采买，并负责跟进到货时间。4.4财产的保留物质采买到货后，由库房管理员依据《库房管理作业指导书》要求组织验货，核对无误后办理入库。物质寄存、保留、领用须严格依据《库房管理作业指导书》执行。财产管理按“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，责任到人。财产管理员在物质入库后应实时将使用说明书、保修卡等有关资料存档以备往后保养、维修使用。财产管理员须按固定财产类、低值易耗品类、物料类更新《财产台账》。4.5财产盘点行政人事部每半年组织一次财产盘点，经过核对账、物、卡，固定财产与公司财务明细账核对无误，并出具财产盘点报告。行政人事部/综合管理部每个月月尾前对本部/物业服务中心固定财产进行一次盘点，经过核对账、物、卡，更新财产盘点表。盘点结果若有进出，行政人事部须责成使用部门查清原由并进行说明。4.6财产调拨管理财产调入及调出时，有关单位须按流程填写《财产调拨单》，经部门负责人审察，报单位负责人赞同后方可调拨。财产调拨的调出及调入部门须依据《财产调拨单》执行财产调动的交接，并实时更新《财产台帐》。4.7财产报废管理使用部门依据物件使用年限、物件现状、能否维修等状况综合判断，如需报废的，填写《财产报废审批表》。固定财产及单位价值在500元（含500元）以上的低值易耗品报废需要专业技术部门赐予检测建议，此中固定财产还须财务赐予折旧建议。行政人事部财产管理员审察各单位填报的《财产报废审批表》后，按《恒大地产公司地域物业公司管理方法》权限报有关单位负责人审批。已报废的财产由使用部门进行销账办理，有残值能够回收的，交行政人事部/综合管理部实行外卖办理；无残值回收的，能够由使用部门自行办理，但办理前应当保存照片资料。4.8财产丢失、被盗、破坏办理若有固定财产丢失、破坏、被盗状况，责任保留部门应第一时间报告物业服务中心负责人，视状况向当地公安机关报警，并同时向公司行政人事部通告丢失、破坏、被盗状况。行政人事部/综合管理部填报《财产丢失、破坏、被盗补偿审批表》。人为原由造成的财产丢失、破坏、被盗等，有关责任人除按财产净值补偿外，还须进行渎职问责办理。属自然或其余非人为原由造成的财产破坏等，其损失由公司担当。4.9财产维修管理在保修期内的无需产生花费的物质，由财产使用部门联系维修、改换、退货事宜。在保修期内需产生花费以及在保修期外的物质，由财产使用部门找寻专业维修部门多方询价后执行维修工作（车辆维修的除外）。支持性文件《恒大地产公司地域物业公司管理方法》有关质量记录表格JBPM-QR-XZ-40《采买物件月计划审批表》JBPM-QR-XZ-41《财产购买审批表》JBPM-QR-XZ-42《财产台账》JBPM-QR-XZ-43《财产调拨单》JBPM-QR-XZ-44《财产报废审批单》JBPM-QR-XZ-45《财产丢失、破坏、被盗补偿审批表》目的规范地域物业公司计划管理工作，提高工作质量与效率。范围合用于地域物业公司月度计划管理工作。职责3.1行政人事部负责审察地域物业公司职能部门及物业服务中心月度计划并跟进计划完成状况。3.2各部门负责本部门月度计划的拟订及实行。方法与过程控制4.1计划管理主要包含工作计划的拟订与上报、审察、执行及查核等事项。4.2月度计划的拟订地域物业公司每个月尾拟订月工作计划，填写《月度工作计划汇总表》。工作计划主要内容包含但不限于：年度规划的分解计划。公司重要的会议定策、公司领导安排增添的工作计划。公司检查督导整顿计划。专项计划。执行职责的管理举措/方案。各部门之间的互提计划。4.3计划上报、审察物业服务中心各部门准时将经部门负责人审察的计划报至物业服务中心计划管理员。物业服务中心计划管理员整理各部门计划后，报物业服务中心负责人审察。各物业服务中心及物业公司各职能部门每个月27日前将署名纸质版扫描件（传真件）及电子版报行政人事部计划管理员。行政人事部计划管理员汇总、均衡及初步审察职能部门及物业服务中心计划，形成地域物业公司《月度工作计划汇总表》，并经行政人事部负责人审察后，报地域物业公司负责人审批。计划审批后，行政人事部于每个月5日前将计划正式公布至各单位。4.4计划执行及查核计划一经拟订，计划执行人、责任人须严格执行。各部门须于计划达成当天提交计划达成合格证明资料至地域物业公司行政人事部计划管理员处，不然以未达成认定。计划管理员经过资料审察、现场查察等门路抽查计划达成的真切性。关于供给虚假证明资料的，视情节轻重进行经济处罚或行政处罚。属于公司节点计划调整、工作方案改正等原由致使计划不可以按期达成，原计划责任部门须写计划未达成状况说明，经地域物业公司