物资采购管理制度

物资采购管理制度第一章总则第一条为了加强物资采购管理，规范企业物资采购行为，保证生产经营的物资供应；根据上级相关管理文件要求，结合本公司的实际情况，制订本管理制度：第二条本制度主要内容包括：职责分工、授权审批、采购、货款支付、索赔与应诉、供应商评估。第三条本制度作为公司物资采购管理的规定和要求，司属各单位应遵照执行。第二章职责分工第四条公司工程部为物资采购的职能主管部门，负责公司范围内物资采购管理制度的贯彻与调整、合格供应商的审批与发布、各区域分公司物资采购工作的监督与评估。第五条区域分公司材料设备科为物资采购的主要执行部门，负责本区域内所有物资的集中采购工作。第六条项目部材料员为物资采购工作的主要成员，负责监管、记录物资采购的程序性、合格性、真实性；建立相关台帐。第七条区域分公司材设科分管采购的业务主管任期不得超过两年，可与项目部材料主管轮岗或安排其他材设人员接任。第三章授权审批第八条合格供应商的授权审批分公司材设科根据对合格供应商的考察情况，填写《合格供应商考察记录》报公司工程部审批。公司工程部每年初审核、汇总上年度各分公司报送的合格供应商考察记录，编制《合格供应商名册》报分管领导审批、发布。第九条采购申请的授权审批项目部材料员根据施工需要编制《材料需用计划》，经项目经理、预算员签认后，报送分公司材设科，由分公司经营科审核批准，交材设科执行。第十条招标询价的授权审批材设科签发《物资采购招标报价单》，经供应商填写后，由分公司分管领导，材设科、项目经理、项目材料员四方评审会签，中标《报价单》须经分公司经理批准后，方为有效。第十一条采购合同的授权审批材设科依据中标的《物资采购招标报价单》与供应商签订《物资采购合同》，经项目经理、项目材料员核对，报分公司经理审批后，盖章生效。第十二条物资验收的授权审批1.项目部材料员按实签发物资进场《收料单》，并经送货人、门卫、项目值班领导会签后，作为物资进场的原始单据留存。2.项目部材料员按规定时间办理《物资验收单》，并将《收料单》附后，交项目经理签认后，报分公司材设科、财务科审核入账。第十三条货款支付的授权审批项目部根据当月工程款回收情况由项目经理编制《资金支付计划》，经分公司财务科审核后，报分工公司经理批准支付。第四章采购第十四条分公司材设科依据《材料需用计划》在合格供应商范围内组织招标采购，签订《物资采购合同》，并按合同约定组织装卸运输，将物资送至施工现场，交项目部验收入库。第十五条《物资采购合同》主控部门为分公司材料设备科，材设科应将合同副本以发文形式抄送财务科、项目部各一份。第十六条各分公司材设科应将主要材料的物资采购合同制定成相对固定的格式范本，非特殊情况，不可使用供应商提供的格式合同。第十七条区域内可以协调调拨的物资，由材设科主持办理相关手续，并负责送货至需用物资的施工现场。第十八条联营项目可在分公司材设科参与的情况下，与其自定的合格供应商洽谈采购合同，经分公司批准后执行采购。第十九条物资进场后由项目部材料员按本制度第十一条规定的程序组织验收，并对验收结果负完全责任。第二十条对进场物资验收应符合以下条件：符合《材料需用计划》内容已签订《物资采购合同》符合相关质量标准复试检验合格特种物资组织专家组验收所供数量与发货单无误第二十一条项目部材料员根据验收及复试结果填写《物资进场验证记录》，登记物资台帐。第二十二条不合格品报分公司材设科办理退货、索赔。第四章货款支付第二十三条分公司财务科应建立各项目部材料成本台账。第二十四条分公司财务科对照《物资采购合同》及材料成本台账审核项目部报送的《资金支付计划表》，无采购合同款项，不予支付。第二十五条对于现金支付的交易，应当根据付款凭证向项目部支付其垫付的资金，原始凭证不能作为支付依据。第二十六条各种物资预付款、定金必须依据相关合同(或协议)由对方单位开出收据，经分公司财务负责人签批、单位负责人审签后方可支付，同时定期与对方单位核对，按合约及时在应付款中扣除。第二十七条分公司材设科与财务科同时建立供应商应付账款台账，负责项目部所购材料、设备核算，定期进行清查和盘点，检查供货方所提供工程材料、设备的有关票据，以便结算入帐并核实其真实性。对于应付账款不属实的项目部，暂停办理资金支付。第五章索赔与应诉第二十八条送至施工现场的物资，如发生与合同约定不相符，如数量缺少则与供应商联系要求补足或按实验收，如质量问题应及时告知材设科，由材设科按合同约定与供应商协商折让或办理退货，结算折让款、退货款。第二十九条对逾期支付货款造成的债务诉讼纠纷，分公司材设科负责收集相关证据，并应积极与供应商协商调解或协助法务部门应诉。第三十条在合同纠纷应诉期间，财务科应及时提供与供应商之间的往来明细及相关附件。第六章供应商评估第三十一条各分公司应在公司发布的《合格供应商名册》中选择使用供应商。采购过程中需增补的供应商，应及时对其进行考察评估，报公司工程部批准后方可使用。第三十二条分公司材设科每年底对所使用的供应商进行一次全面评估，并将《评估报告》于当年12月31日前报公司工程部。第三十三条供应商有以下情节之一的，予以删除：协同项目部虚报应付账款当年与本公司发生债务诉讼且未能达成调解协议，通过法院判决一年内连续两次送货质量不符合合同约定被当地主管