项目档案信息管理制度

项目档案信息管理制度项目档案信息管理制度项目档案信息管理制度项目档案信息管理制度为规范档案管理，充发散挥档案作用，更好地为公司各项工作服务，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法推行方法》《公司档案管理规定》和国家档案局颁发的有关规定，联合公司实质情况，特制定本制度。本制度合用于公司系统各单位，公司手下单位可联合实质，制定本单位的档案管理制度。公司档案工作推行一致管理、分级负责的原则。公司档案室负责集中管理全公司各样类和载体的档案，各部门负责本部门资料的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。公司档案工作应归入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任制。各部门及有关人员依照其岗位职责，负责本岗位在工作中产生的各样载体资料的归档工作。部门文书负责对本部门形成的各载体资料进行收集、整理，填写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。公司全体干部员工都有保护档案的义务和保护档案完满安全的职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的,应该追查有关部门和责任人的责任。文件资料的归档归档范围凡公司在各项工作活动（包括筹办、建立、经营、管理及产权改动等）中形成的拥有保留价值的文字、图表、声像等各样载体资料应列入归档范围，包括但不限于以下内容：发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。各样统计报表、统计资料，生产经营简报、月(周)报。公司规划、经营分析、财务分析等专题资料。合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签）表、授权委托书、招招标文件、执行情况记录、纠葛或争议的办理情况记录及有关资料。调动运行资料包括调动运行报告、图表等文件资料。科研课题资料包括调研、申报立项研究、试验总结、判断报奖、推行应用等资料。会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移交清单等。归档文件资料根源公司内部形成的文件资料。公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件资料。公司引进项目、外购设施等带来的文件资料。公司投资的全资、控股、参股公司应向公司提交的文件资料。公司参加的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件资料公司执行、办理、接收的外来文件资料及各样载体资料。归档文件资料载体归档的文件资料载体主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各样载体形式。归档时间管理性文件资料一般应在办理完成后的第二年上半年归档。外购设施仪器或引进项目的文件资料在开箱查收或接收后即时登记，安装调试后归档。公司员工出门参加公事活动形成的文件资料应在活动结束后实时归档。会计文件资料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保留一年后向档案室移交。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件资料应在工作结束后实时归档。归档要求整理归档的文件资料应依照文件资料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。归档的文件资料应为原件，因故无原件的可归拥有凭证作用的文件资料，文件资料归档后不得更正。非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。外文（或少许民族文字）资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。拥有永远、长久保留价值的电子文件，必定形成一份纸质文件归档。归档文件资料的载体和字迹应符合长久性要求。归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频频的和有专门需要的可适合增加份数。反应同一内容而形式不同样的文件资料应保持其一致性。公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的保留全套文件资料，公司作为协办单位的保留与担当当务有关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。各部门文书人员应检查本部门归档文件资料的齐备、完满与正确情况，整理完成并编制移交清册，由部门或项目负责人署名赞成后向档案室移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件资料的质量。交接双方应仔细查对移交清册，并执行署名手续，移交清册各留一份以备查考。归档文件的分类和定义公司档案分为：A文书档案、B生产运行档案、C会计档案、D工程建设项目档案、F审计档案、G照片档案、H合同档案、K科研档案、R荣誉、实物档案、S传媒电子档案、X信息化项目档案、Y营销客户档案、Z招招标档案。文书档案文书档案是指公司在各项生产、经营、管理活动中直接形成的有保留价值的各样形式的历史记录。生产运行档案生产运行档案是指公司在电力生产、调动运行中形成的有保留价值的历史记录。会计档案会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业资料，是记录和反应单位经济业务的重要史料和凭证。工程建设项目档案工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工查收以及运行保护技术改造过程中形成的、拥有保留价值的历史记录。审计档案审计档案是指在各样审计活动中直接形成的，拥有保留价值的以纸质、磁质、光盘和其他形式存在的历史记录。照片档案照片档案是指公司在社会活动中直接形成的以静态图像为主的有保留价值的历史记录。合同档案合同档案是指公司在各样活动中与自然人、法人或其他组织就建立、更正、停止民事权益义务关系而形成的合同、协议、意愿书及其过程纪录。科研档案科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直接形成的，拥有保留价值的文字、图表及声像等各样形式的历史记录。荣誉、实物档案荣誉、实物档案是指公司在工作活动中形成的拥有保留价值的荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。传媒电子档案传媒电子档案是指公司或许个人在社会活动中形成的、依赖流传媒体展现的、拥有保留价值的，以特别载体或电子形式存在的历史记录。信息化项目档案信息化项目档案是指电力公司信息化项目建设过程中形成的拥有保留价值的资料和文件。营销客户档案营销客户档案是指在电力营销过程中形成的拥有保留价值的历史记录。招招标档案招招标档案是指在公司招招标活动中直接形成的拥有保留价值的各样文字、数字、符号、图表、声像等各样不同样载体的历史记录。归档文件整理公司各样类档案依照公司分类表进行分类,依照公司档案基础业务作业指导书进行整理。文书档案的整理文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的文件资料向档案室移交。档案室汇总后依照公司文书档案分类规定进行分类，再依照《归档文件整理规则》DAT/22-2000的有关规定，以件为单位进行规范整理。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案由各职能部门负责收集，保证齐备完满正确后向档案室移交。生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案依照《科学技术档案模卷组成的一般要求》和《国家重要建设项目文件归档要求与档案整理规范》的有关规定进行整理。合同、招招标档案的整理合同、招招标档案由合同、招招标主管部门负责收集汇总后移交档案室。合同、招投标档案可归入工程的,依照科技档案进行整理。独自归档的依照《归档文件整理规则》DAT/22-2000有关规定，以件为单位进行整理。会计档案的整理会计档案由财务部门依照财政部《会计档案管理方法》（财会字〔定整理，保留一年后，连同会计档案移交清册一并向档案室移交。

1998〕32号）的规照片档案的整理照片档案由各形成的职能部门（包括新闻中心）汇总后向档案室移交，照片档案参照《照片档案管理规范》的有关规定进行整理。荣誉、实物档案的整理荣誉、实物档案由有关部门或个人在接收到荣誉、实物档案后向档案室移交。荣誉、实物档案按件为单位整理保留。审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集汇总，在工作结束后的次年6月前向档案室移交，审计(纪检)档案按《归档文件整理规则》和《纪检监察机关案件管理方法》的有关规定整理。传媒电子档案由形成部门或个人汇总后一致直档案室移交，依照分类不同样分别编号进行整理。营销客户档案由形成的单位收集、整理、保留。档案的保留及利用公司建立专门的档案库房作为档案的保留场所，档案库房应符合有关规定，达到“八防”要求和温湿度标准，并有专门人员管理，如期检查。档案库房建立一致的台账，做到账物符合。档案人员应熟悉库藏档案情况，依照利用者需要，经过各样手段积极开发档案信息资源，张开如文件汇编、大事记、组织沿革、深层次编研等各样信息服务工作。凡本公司的员工，均可在档案室或公司网络上查阅与本部门业务有关的档案信息资料。查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必定经部门领导赞成，专人负责查阅。会计档案需经财务部门领导赞成由财务人员查阅。公司各样类档案原则上只幸亏档案室查阅使用，不得外借，如确因工作需要，需经部门领导赞成。借出的档案严禁私自复印，经赞成赞成借出或复印的档案，严禁转借他人和私自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道、填字，涂改、破坏档案。外单位人员查阅档案，一律凭证位介绍信，经部门领导赞成方可查阅。利用档案的人员要填写《档案利用收效登记表》，主动供应档案利用收效，实时反应档案利用信息。档案管理归入办公自动化系统，利用信息化系统和各样现代化手段，做好档案信息资源的开发利用工作，努力实现档案信息资源的共享，为公司各项工作供应高效与便利的服务。档案的判断和销毁依照国家有关部门的规定，公司的各样档案可分为永远、长久、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。文件资料一经立卷归档后，未经赞成和办理正式手续，任何人不得私自销毁。对到期档案的判断工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成判断小组，对档案进行判断，提出判断建议。经判断需要销毁的档案必定填写《销毁档案清册》，由公司领导审查赞成