电子邮件技巧

欢迎学习《电子邮件沟通技巧》这门课程。如今，电子邮件已成为现代社会人与人之间沟通交流的一种重要方式。无论是在与同事、上司，还是在与客户的交流中，电子邮件都是必不可少的。虽然电子邮件在形式上比较自由，使用起来方便快捷，但在使用中你是否遇到过以下情况呢？邮件发出后石沉大海。需要对方确认的是A事项，得到的答复却是B事项。为了说明问题，洋洋洒洒写了一大篇，但对方还是没明白。发出一封无主题的邮件，被当成垃圾邮件删除。出现这些情况，你的邮件显然就不能达到预想的目的，这其实就是在沟通上出了问题，也就是说没有实现有效的沟通。那怎样才能做到有效沟通呢？要想做到有效沟通，首先就要知道什么是沟通。沟通就是信息传递与接受的行为，信息发送者为达到一定的目的，凭借某种途径，将信息传递给接受者，并寻求反馈以达到相互理解。由此可见，沟通的关键在于双方相互了解，相互回应，并且期待通过沟通的行为，接纳意见并达成共识。只有做到这些，才能称为是有效的沟通。那么，在使用电子邮件沟通的过程中，我们怎样才能实现与沟通对象相互接纳和相互理解呢？与其他常用的沟通方式相比，电子邮件的特点是只能通过文字语言来传递信息，而不能像面对面沟通那样还可以使用肢体语言和有声语言。有研究表明：在面对面沟通中，信息的55%是通过肢体语言传递的，其余45%中，用词内容只占7%,而语音语调占38%。而在电子邮件沟通中，我们只能使用用词内容来传递信息，可见，在电子邮件沟通中要做到信息完整准确的传递是多么的困难。所以，在收发电子邮件时，就需要我们在文字语言上多下功夫，同时掌握相应的邮件知识和一些有效的沟通技巧，这样就不容易造成信息的沟通不畅和误解的产生。电子邮件沟通主要包括写邮件、发邮件、收邮件和回复邮件这四个过程。所以，在本课程中，我们将针对这四个过程，分别介绍相关的沟通技巧。下面，我们就先来学习在撰写邮件的时候需要注意的技巧。如果我们要写好一封邮件，就需要了解邮件的结构，并掌握各结构部分的使用技巧，以及使用符合邮件特点的语言，这样才能达到与对方有效沟通的目的。邮件的结构主要包括地址栏、抄送栏、密送栏、主题、正文和附件等。关于地址栏、抄送栏和密送栏的内容我们将在后面发送邮件技巧部分做具体的介绍。这里，我们重点讲讲主题、正文和附件对邮件沟通的影响。填写主题是写邮件时一个非常重要的环节，因为收件人收到邮件时首先看到的就是邮件的主题，主题到位与否决定着收件人对邮件的“第一印象”。例如，周五下午，经理告诉秘书小张，原定下周一下午3点的讨论会需要提前到2点半举行，要他通知所有的与会人员。小张赶紧写了一封通知邮件发送给了所有人。周一下午开会时，还是有一半的人3点才来，一问原因才得知：原来小张发出的邮件没有写主题，结果多数收件人就没有予以理会。如果小张能对所发邮件的主题重视一些，也许就不会出现重要通知被忽视的问题了。可见，邮件主题是非常重要且不可或缺的。另外，我们还需要注意，主题一定要能让收件人一看就能了解邮件的中心内容，因此就需要简明扼要、紧扣邮件中心。这样既是对所发内容的负责，也是对收件人基本的尊重，更是保证良好沟通的开始。正文是邮件的主体部分，主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。为了能和收件人进行良好有效的沟通，以上内容要尽量书写完整。称呼能够体现出你对收件人的尊重和礼貌。如果在称呼上出现差错，例如，将女士称为先生、将董事长称为经理，除了失礼外，也会暴露出你对对方缺乏了解，甚至还可以说做事很毛躁，这样就会直接影响到对方对你的印象和态度，自然就不利于后续的沟通。所以，对于称呼，我们应该做到礼貌、正确、到位。在称呼之后，适当的问候是必要的。这是人之常情，对此我们就不再赘言了。主体内容是邮件的核心，它决定了沟通信息能否被有效传达和接受，因此我们将在后面的邮件语言部分专门对其进行详细的讲解。结束语也是不应该被忽视的。结束语可以是对邮件内容的总结、提出要求、表达感情等。如“若有疑问，请您致电垂询”、“希望我们能够达成合作”、“请您百忙之中予以回复”、“感谢您对我们的支持”等。结束语可以说是向对方传递邮件中心内容的最后机会，因此应该予以珍惜。邮件最后的签名用以表明身份。签名应包括姓名、公司、公司地址、联系方式等容。签名的完整不仅使邮件结构完整，也便于对方及时通过有效方式和你进行沟通反馈。大多数的邮件都不需要添加附件，只有那些需要传递正式文件或非文字信息的邮件才需要使用附件。正是因为附件不常用，因此在撰写邮件时总是会被忽视，以致发生差错。常见的差错有：忘记添加附件；添加错了附件；没有在正文中对附件予以说明以致收件人忽略了附件；附件随意命名让收件人产生疑惑；附件过大，以致耽误了收件人对正文的了解；附件被服务器过滤掉，以致收件人无法收到。针对这些问题，我们可以采取以下对策：事先与收件人确认允许的附件类型和大小；附件命名应符合文档内容，同时命名要简练；在书写正文之前就把附件添加好；在正文中对附件内容进行交待。另外，如果在正文中要叙述的内容较多或较复杂，建议把这些内容单独写在一个文档，然后以附件的形式发送。通过前面的学习，我们了解了电子邮件的写作技巧和注意事项。现在，我们来做个小结。在撰写邮件时，我们需要重点关注邮件的主题、正文和附件。邮件主题应该简明扼要、紧扣邮件中心；邮件正文主要包括称呼、问候语、主体内容、结束语、签名等内容。其写作技巧包括：开门见山、言简意赅、庄重得体和书写准确。邮件附件虽然不常用，但如果忽视，也会导致信息传递的差错。了解了这些技巧和注意事项，可以说就为电子邮件沟通打好了基础。但仅仅把邮件写好还不足构成有效的沟通，还需要掌握发送邮件的技巧。为什么这么说呢？让我们一起来了解。如果一封邮件不能到达收件人的手中，邮件的内容再精彩又有什么用呢？所以，我们说在电子邮件沟通中，邮件的发送与邮件的撰写同等重要。要使邮件正确无误地到达收件人手中并实现预期的效果，我们就有必要掌握一些发送邮件的技巧，这些技巧主要有：了解对方、正确填写地址栏、合理使用抄送和密送以及邮件发送确认。下面，我们就分别对这些技巧进行了解。了解对方如果某位客户由于工作原因经常奔波于各地，很少有时间去收发邮件。这时，你发一封需要立即回复确认的邮件给他，能得到及时回复吗？如果有一位客户是上了年纪的，不怎么会用电脑，更不会用电脑打字。这时，你与他进行邮件沟通可行吗？通过这两个例子，我们可以知道，虽然电子邮件沟通方便、快捷，但由于受个人习惯、环境条件等因素的影响，并非所有的商务人士都愿意或能够使用电子邮件进行沟通。所以，我们在发送电子邮件前需要提前对对方进行了解，以确定使用电子邮件的沟通方式可以达到沟通的目的。正确填写地址栏正确填写收件人地址是邮件能够送达收件人的根本保证。如果收件人地址填写错误，就会造成邮件的误投或者退信，从而导致沟通不畅。因此，在发送邮件前，务必要对地址栏内容进行检查确认。尤其是给多人发送邮件时，还要注意按相关的要求在各地址之间填入间隔符号，并且注意区分半角和全角符号，务必保证每个收件人都能收到邮件。合理使用抄送和密送电子邮件除了收件人地址栏之外，还有抄送栏和密送栏也可以用来填写收件人地址。它们其实也能用来传递一定的信息。例如，当收件人看到邮件也同时抄送给了他的上级领导，那么，他对邮件中需要办理的事项是不是就会更加重视了呢？但是，并不是所有的邮件都可以使用抄送的。例如，你向某位同事提出工作上的建议并把这封邮件抄送给了你们的上级领导，那么，同事会不会认为你是故意向领导打小报告呢？在这种情况下如果你一定要抄送给领导，则可以采用密送的方式。可见，合理使用抄送和密送对于电子邮件的沟通也能起到有效的影响。邮件发送确认我们说沟通是表达、接受和反馈的过程，没有反馈的沟通是不完整的。所以，不要以为邮件发送了就万事大吉，我们还应该进行发送后的确认。确认的目的就是获取反馈以确保沟通的完整。确认的方式通常有两种：一种是发第二封邮件。这种方法通常用于沟通内容不重要或不需要对方立即回复的情况，因此确认的时间也应在第一封邮件发出至少48小时之后，否则会有频繁骚扰对方的嫌疑。而对于内容重要的电子邮件或需要对方及时予以回复的电子邮件，在邮件发出一段时间后，就应立即打电话与收件人进行确认是否收到。这样既可以体现出你对事件的重视程度，也不会因其他意外原因（如网络故障、对方外出等）耽误了事情。现在，我们来对发送邮件的技巧做个小结。在发送邮件之前，最好要了解对方的基本情况以确定邮件沟通方式的可行；正确填写地址栏，才能保证邮件信息能传达到收件人手中；抄送和密送也会对邮件沟通的效果产生影响，因此要合理使用；邮件发送后，还要对接收情况予以确认，确认的方式可以是邮件也可以是电话。至此，电子邮件沟通中的信息发送者应掌握的邮件写作技巧和发送邮件技巧我们就学习完了。但是，作为电子邮件沟通中的信息接收者又应该掌握哪些技巧呢？接下来，我们就将介绍收邮件的技巧和回复邮件的技巧。也许有人会问：“收邮件这么简单的事还需要技巧吗？”其实，收邮件这个看似简单的环节，却为后续的邮件回复，保证沟通的持续畅通起到了承前启后的作用。如果不讲究点技巧，就可能造成信息沟通的不畅。接下来，我们就分别介绍恶意邮件的处理以及如何设定自动接收功能。恶意邮件处理在网络空间中，恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称之为恶意邮件。在商务交往中，你有可能会收到来自竞争对手的恶意诋毁的邮件，对于这类邮件你会怎么处理呢？在人与人的沟通中，难免会碰到恶意挑衅之人，只要你轻松对待，放宽心情，没准儿对方还会主动上门承认错误或寻求合作。毕竟在生意场上没有永远的朋友，也没有永远的敌人。设定自动接收作为邮件接收方，如果不能及时收到邮件，沟通效果自然就会受到影响。但是，如果人为地频繁去查询邮件，势必会影响自己的工作。因此，为了不影响工作又能及时收到邮件信息，我们可以设置一个自动接收电子邮件的功能，这样不仅可以定期接收邮件，在收到邮件后还能给你及时的提醒，从而避免未及时接收邮件造成的沟通不畅问题。现在，我们就以Outlook软件为例，来学习一下怎样设定自动接收：打开Outlook界面，点击菜单栏中的“工具”，展开后选择“选项”，之后在弹出的窗口中选择“邮件设置”，接下来选择“发送/接收”，在弹出窗口的中下部有选项“安排自动发送/接收的时间间隔”，按个人意愿填好收发邮件的间隔时间就可以了。在沟通中，作为信息的接收者，需要对接收到的信息予以反馈。所以，当我们收到电子邮件后，应仔细了解邮件信息，在充分理解之后，针对邮件内容及时予以回复。回复邮件时的正文撰写要求与发送邮件时的正文撰写要求一样，这里我们就不再赘述了。这里我们仅介绍回复邮件时的其他技巧，分别是：限期回复、回复全部收件人和忌删除原文。在沟通中，作为信息的接收者，需要对接收到的信息予以反馈。所以，当我们收到电子邮件后，应仔细了解邮件信息，在充分理解之后，针对邮件内容及时予以回复。回复邮件时的正文撰写要求与发送邮件时的正文撰写要求一样，这里我们就不再赘述了。这里我们仅介绍回复邮件时的其他技巧，分别是：限期回复、回复全部收件人和忌删除原文。收到他人发送的邮件，应该及时回复，一般不超过24小时，这不仅是一种技巧，更是一种礼仪。如果无法及时回复，则需提前告之发件人目前无法回复的原因以及后续可能的回复时间。这样做既体现了你的责任感，也可以让对方感到被尊重，同时，也能防止对方因你迟迟不回复邮件而产生诸多猜疑，避免降低沟通双方的信任感。如果发件人已将信件进行多人发送和抄送，你在回复的时候就需要选择全部回复，而不要只回复发件人。为什么要这样做呢？我们来分析一下发件人的心理。发件人抄送邮件的目的是希望其他人也能了解事情的进展情况，这属于多人沟通的情况。所以，你有义务回复全部的人，不但要让发件人看到你的回复，同时也要让其他参与成员看到你的回复，以此保证多人沟通的畅通，使所谈事情透明、直观、高效，避免对沟通的其他各方引起不必要的误会。在回复邮件时，不要把来信的原文都删除，虽然表面上会很简洁，但是带来的坏处却是很多的。首先，你在回复原文中的内容时就需要去查看原邮件；其次，当原发件人收到你的回复后，也需要去对照原邮件来回想原信内容。这样既增加了双方的麻烦，也不利于保证沟通信息的良好衔接。所以，删除原文应谨慎，如一定要删，应尽可能保留原文的要点内容。学习完收邮件和回复邮件的技巧，电子邮件沟通过程中所有的技巧就学习完了。现在