高速公路项目档案管理及竣工资料编制实施办法

档案管理及竣工资料编制实施办法第一章总则1.1为了做好高速公路建设项目文件资料的形成、积累、整理及归档工作，使高速公路建设项目文件资料标准化、规范化，在施工中应做好各方面资料的收集、整理工作，做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表，确保归档文件资料的完整、及时、准确，特制定本办法。1.2应在高速公路建设项目档案工作中积极运用计算机等现代技术，进行案卷及卷内文件信息的著录和检索，并逐步实现项目档案原文数字化。往来文件资料必须建立严格的签收登记制度，妥善保管或处理签收的各种文件资料。1.3建设、勘察、设计、施工、监理等单位应根据相关要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。1.4项目档案工作应与高速公路建设同步。各实施阶段均应进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘察、设计、施工、监理等合同、协议时，应对项目档案的编制、整理和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目档案的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和工程验收时，应同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。在项目档案管理过程中，应明确工作责任、工作步骤，对不符合规定的应提出整改要求。1.5项目建设单位、施工单位及监理单位应将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程目标管理，纳入施工管理及考核范围，纳入有关法人和工程技术人员的岗位职责。建设项目专职档案员或兼职档案员应参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱，参加各单项验收和工程项目总验收。1.6建设单位负责对建设项目档案工作进行监督、指导和协调；施工、监理单位按合同要求，完成建设项目文件的收集和整理；监理单位还应对施工单位的项目档案工作进行检查。在缺陷责任期内，建设单位还应督促设计、施工、监理和使用单位，对高速公路试运行情况进行综述和对设计、施工质量评定资料及时归档。对于未能按要求完成项目档案工作的，工程不予验收。1.7各参建单位应明确分管项目档案工作的领导，配备档案工作人员，加强对档案人员的培训，并保持相对稳定；建立覆盖建设单位各部门和各施工、监理单位的项目档案管理网络。从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案管理岗位责任制。1.8在高速公路建设期的全过程，应采取有效的防护措施，确保档案的安全，谨防丢失和损坏。1.9项目文件的收集及质量要求1.9.1反映与项目建设有关的职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。项目文件归档范围和保管期限应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《公路工程质量检验评定标准（土建工程）》、《公路工程竣（交）工验收办法》、《建筑工程施工质量验收统一标准》的规定。1.9.2收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序和项目建设情况及时收集。1.9.3项目文件质量要求〈1〉项目文件必须是原始件。〈2〉项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签署完备。不得用易褪色的书写材料（包括红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、彩色墨水等）书写、绘制和签字。〈3〉计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机。表格应铅印或用计算机激光打印，表内文字应是手写或计算机激光打印。纸张统一采用国际标准纸型A4、A3幅面。〈4〉签名应由本人亲自书写，特殊情况需要代签，代签人应持有应签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。〈5〉写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用橡皮擦改。〈6〉传真件（激光打印除外）及复写件应复印后与原件一并归档。两种文件具有同等效力。〈7〉录音、录像文件应保证载体的有效性。〈8〉长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。第二章

文书档案整理办法2.1立卷的原则和方法：组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。可灵活应用以下六个特征。〈1〉按问题特征立卷。按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；〈2〉按文件作者特征立卷。把同一个机关或个人的某些文件组合在一起立卷；〈3〉按文件名称特征立卷。把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；〈4〉按通讯者特征立卷。将本机关与某一机关协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；〈5〉按时间特征立卷。把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；〈6〉按地区特征立卷。把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。〈7〉设计类文件按原有装订形式组卷；施工、监理类文件按标段、单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后及文件的文种特征等组卷；竣工图按标段、工程类别等组卷。〈8〉在案卷的组合厚度上，应视具体情况，灵活掌握卷内文件材料数量，使案卷保持合适的厚度，一般不超过20mm。2.2归档范围〈1〉上级党政机关指示、批示、批复、批转、通知、通报等指导性文件；〈2〉本机关形成的主要指示、批示、批复、批转、通知、决议、决定、通报、工作；〈3〉下级机关报送的重要性统计、情况报告、专题报告及本机关的批复；〈4〉上级机关、同级机关和非隶属机关颁发与本机关的条例、规章制度、通知等文件材料；〈5〉重要的地方来信及领导批示办理的信件；〈6〉在报纸上发布不另行文的文件，由成文单位将负责同志签署的最后定稿和剪报收集归档；〈7〉未经机关收发登记而又需要归档的文件。2.3立卷的质量要求：〈1〉保持文件之间的历史联系；〈2〉价值（保管期限）不同的文件要分开立卷，立卷是永久性材料应在最前，后放长期，再放短期，按此顺序日后便于销毁；〈3〉党政文件要分开立卷；〈4〉文电要统一立卷；〈5〉绝密文件要分开立卷；〈6〉会议文件应单独立卷；〈7〉统计报表应单独立卷；〈8〉重要文件保存两份，一般文件保存一份。2.4卷内文件的排序及整理案卷与卷内文件的排序原则：综合类文件遵循以问题为主兼顾时间顺序排列的原则，工程施工类、监理类和工程竣工图表类应遵循工程内容、桩号顺序和工序先后进行整理排序。〈1〉密不可分的文件材料应依序进行排列a.

批复在前，请示在后；b.

正件在前，附件在后；c.

印件在前，定稿在后；d.

转发件在前，被转发件在后。〈2〉卷内文件的整理a.

剔除重份文件或没有文字的空白页；b.

拆除金属物，调整文件页码顺序；c.

对纸张过小或批语、签注意见写在装订线上的应予粘贴补宽，对纸张过大的文件应当折叠，折叠按国家标准《技术制图复制图的折叠方法》进行。2.5案卷编目2.5.1卷内文件页号的编写：卷内文件整理完毕后，用阿拉伯数字在文件材料有书写内容页面的右下角，背面的左下角编上页号；图样的页号编写在标题栏外右下角；页号编写统一使用铅笔。案卷封面、卷内目录、备考表均不编写页号。每卷文件从“1”起编页号，各卷之间页号互不连续。2.5.2卷内目录的填写：〈1〉序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。〈2〉文件编号：填写文件的文号或图样的图号，无文号或图号可空白。〈3〉责任者：填写文件材料的形成部门（由建设单位同意规定用标准简称）。〈4〉文件材料题名：填写文件材料标题的全称（无标题或标题不详的需根据内容拟写标题并加方括号[]）。〈5〉日期：填写文件材料或图纸形成最后日期，用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2008年1月1日，标注为20080101。如文件上未注明日期，编制时应根据内容加以考证后填写。〈6〉页号：填写每份文件材料在案卷中首页上标注的页号，每卷最后一份文件的页次则填写起止页号，中间用“-”隔开。〈7〉卷内目录必须是计算机打印，排列在案卷文件材料的首页之前。2.5.3卷内备考表的编制卷内备考表要注明卷内文件的件数、页数，以及在组卷过程中需要说明的问题。立卷人即立卷责任人，检查人即该项目技术负责人，可盖章，也可签名。卷内备考表排列在案卷内文件的尾页之后。2.5.4案卷封面和脊背的编制〈1〉案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。综合类案卷题名包括卷内文件的主要责任者（或项目名称）、内容特征、、文种（或技术文件名称等）；工程设计类、工程施工类、工程监理类、工程竣工图表类、竣工决算类、工程科研类案卷题名，包括项目名称、内容特征、技术文件名称等。项目名称应与原立项、设计（包括代号）相符。〈2〉立卷单位：填写文件材料组卷部门。〈3〉起止日期：填写卷内文件形成的起止日期。用8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2008年1月1日，标注为20080101。〈4〉保管期限：填写其划定的保管期限。〈5〉密级：按规定填写。〈6〉档号：填写档案的分类号和案卷流水号，中间用“-”连接，统一用铅笔填写。分类号由建设单位按各工程项目统一分类编号。〈7〉案卷软封皮用计算机打印或钢笔正楷书写，案卷卷盒封面内容与软卷皮相同但不填写，仅在卷盒脊背用铅笔填写放入案卷的起止档号。2.6案卷装订及封面〈1〉案卷各部分内容的排列顺序依次为：案卷软卷皮封面、竣工文件封面、总目录、卷内目录、文件材料、备考表、软卷皮封底。〈2〉所有案卷统一使用软卷皮装订，存放在卷盒内。〈3〉案卷装订要牢固、整齐、美观。案卷采用三孔一线的方法装订，中孔应在卷皮纵向的中点，孔距8cm，线头打结在案卷上下两侧。案卷底边和装订边要整齐，脊背边与底边成90°直角方可装订，装订时应注意卷内文字的完整无损。〈4〉利用设计院原发成册的有塑封封皮的图纸做竣工图，可以不拆原封面，不再加装档案专用封面，只在扉页右上角加盖科技档案档号章，填写档号栏，填写方法如封面档号栏填法相同。序号栏空白。〈5〉不装订卷需在每件右上角加盖档号章，以件为单位编写页码号。〈6〉案卷装订完毕后，按年代、组织机构排列。第三章

设计及变更设计资料3.1

设计资料的管理〈1〉高速公路建设项目的设计图纸资料由山西省公路勘察设计院等设计单位完成，设计单位必须及时准确的向业主提供设计文件，不得延误施工时间。〈2〉任何设计资料设计单位完成并审核后必须交建设单位工程技术质检部审阅，经技术部审核并加盖印章后下发给施工单位。任何不按此途径获取的设计文件均视为无效文件，由此而产生的工程不予计量，并追查当事人的责任。〈3〉设计资料到位后各部门、各施工单位应建立完整的工程台帐，做到帐帐相符，避免在计量工作中出现超计或漏计现象。3.2变更设计资料的管理〈1〉高速公路项目建设中的变更设计严格按照《山西省高速公路建设项目变更设计管理实施办法》的规定进行上报和审批。对于延时或不按程序上报的变更设计建设单位将不予签认。〈2〉变更设计批复后各部门、各施工单位应及时登入工程量台帐中，并以此做为工程计量的依据。工程台帐在施工过程中每月进行一次核对工作。第四章

项目竣工图的编制4.1项目竣工图的编制要求〈1〉竣工图由施工单位负责编制〈2〉竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。〈3〉按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位在施工图（必须是新图）上加盖并签署竣工图章。〈4〉一般性图纸变更及符合杠改要求的变更，可在原图（必须是新图）上更改，加盖并签署竣工图章，并标注变更通知或其他变更批准文件编号。〈5〉涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，加盖并签署竣工图章，图中的变更处，必须标注变更通知或其他变更批准文号。〈6〉各竣工图编制单位应编制竣工说明，与相应的竣工图一起组卷。4.2竣工图的更改方法及竣工图章的使用〈1〉文字、数字、线条更改一般是杠改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。〈2〉利用施工图更改，应在更改处注明变更通知或其他变更批准文件编号。〈3〉图上各种变更的引出线应与图框平行，并不得相互交叉，不遮盖其他线条。〈4〉有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改；新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加。〈5所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。〈6〉竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。第五章特殊载体材料的整理5.1建设、施工、监理等单位在工程实施过程中，必须对建设项目的重要会议、关键工序的施工、控制等方面进行摄影、摄像，施工、监理单位应归档的特殊载体在整理后移交建设单位统一编号归档。5.2照片档案以册为为档案保管管单位，包包括照片档档案册目录录、照片、底底片、照片片档案说明明和备考表表。照片档档案的档号号由分类号号、案卷号号（册号）组组成。5.3照片档案册内目目录包括：：照片号、题题名、时间间、页号、底底片号、备备注。5.4照片档案册内目目录以一组组照片为单单位著录，照照片号、底底片号、页页号均著录录起止号，时时间为起止止时间。5.5册内备考表项目目包括本册册情况说明明、立册人人、检查人人、立册时时间。5.6照片档案说明以以单张照片片为单位填填写，内容容包括：〈1〉题名：应简明概概括、准确确反映照片片的基本内内容、人物物、时间、地地点、事由由等要素。〈2〉照片号、底片号号：采用合合一编号，格格式为册号号-张号。〈3〉参见号：是指与与本张照片片有密切联联系的其他他载体档案案的档号。〈4〉照片的拍摄时间间：用8位阿拉伯伯数字标注注年、月、日日，如20008年1月1日，标注为2008801011。〈5〉摄影者：一般填填写个人，必必要时可加加写单位。〈6〉文字说明：对题题名未涉及及内容作出出补充。5.7底片应放入底片片袋内保管管，一张一一袋，并标标明底片号号。5.8照片档案册由建建设单位统统一配置。照照片档案归归档应符合合国家标准准《照片档档案管理规规范》的规规定。5.9数码相机拍摄照照片需按拍拍摄顺序打打印在像纸纸上，整理理方法同上上，同时刻刻录成光盘盘。5.10录音、录录像、光盘盘及实物档档案应以件件为单位贴贴上标签，标标签上应注注明档号，并并做相应的的目录。第六章竣工资料6.1根据交通部令22004年第3号〈〈公路路工程竣（交交）工验收收办法〉〉〉、交通部部交公路发[20044]446号〈〈〈关于贯贯彻执行公公路工程竣竣（交）工验验收办法有有关事宜的的通知〉〉〉以及山西省交通通厅关于〈〈山西省重点公路建建设项目档档案管理办办法〉〉的的有关规定定和要求，使使高速公路路建设项目目工程竣工工资料规范范化、标准准化。6.2

竣工资资料按五个部分整整理编制,由各参建建单位分别别装订成册册，交建设设单位统一一管理，待待竣工验收收后交由管管理单位归归档。6.3公路工工程竣工档档案目录第一部分综综合文件一、竣（交）工工验收文件件1、竣工验收文件件2、交工验收文件件3、各参建单位总总结报告二、单项工程验验收文件1、机电工程验收收文件2、房建工程验收收文件3、环保工程验收收文件4、档案验收文件件三、建设依据及及上级有关关指示1、项目建议书及及批准文件件2、工程可行性研研究报告及及批准文件件3、水土保持批准准文件4、环境影响评价价及批准文文件5、文物调查、保保护等文件件6、初步设计文件件及审批文文件7、施工图设计文文件及审批批文件8、设计变更文件件及批准文文件9、设计中重大技技术问题来来往文件、会会议纪要10、上级单位有关关指示四、征地拆迁资资料1、征地拆迁合同同协议2、征地批文3、征用土地数量量一览表4、占地图及土地地使用证5、建设单位往来来文件6、其他文件及资资料第二部分决决算和审计计文件一、支付报表二、财务决算文文件三、工程决算文文件四、项目审计文文件五、其他文件第三部分监监理资料一、监理管理文文件二、工程质量控控制文件1、质量控制措施施、规定及及往来文件件2、材料试验、检检测资料3、监理独立抽检检资料4、交工验收工程程质量评定定资料三、工程进度计计划管理文文件四、工程合同管管理文件五、其他文件六、其他资料监理日志，会议议记录、纪纪要，工程程照片，音音像资料监理机构及人员员情况，各各级监理人人员的工作作范围、责责任划分、工工作制度。第四部分施施工资料一、竣工图表1、变更设计一览览表2、变更图纸3、工程竣工图二、工程管理文文件三、施工质量控控制文件（一）工程质量量文件1、工程质量往来来文件；2、工程质量自检检报告及工工程质量检检验评定资资料；3、安全质量事故故及处理情情况报告、补补救后达到到要求的认认可证明文文件；4、桥梁竣工验收收荷载试验验报告；5、桥梁基础、梁梁的预制等等强度、完完整性检验验资料；6、施工中遇到的的非正常记记录、处理理方案、施施工工艺、质质量检测记记录及观察察记录、对对工程质量量影响分析析；7、交工验收施工工单位的试试验、检测测、评定资资料。（二）试验、检检测报告1、各种原材料试试验报告；；2、混凝土、砂浆浆配合比试试验报告；；3、原材料、外购购成品、半半成品抽检检、试验资资料；4、击实试验报告告；5、路面结构层配配合比设计计报告；6、机电设备、监监控设备成成品合格证证、试验、测测试记录。（三）施工原始始资料（Ⅰ）路基工程1、路基土石方工工程（1）地表处理资料；；（2）不良地质处理方方案、施工工资料、检检测资料；；（3）分层压实资料；；（4）路基检测、验收收资料；（5）分段资料汇总。2、构造物及防护护工程（1）基坑开挖、处处理试验、检检测资料；；（2）各工序施工记记录、检测测验记录；；（3）成品检测资料料。3、小桥工程（1）基坑处理、检检查记录；；（2）基础处理、检检查、试验验记录；（3）各分项施工检检查、施工工、试验记记录；（4）质量检查记录录。4、排水工程（1）各工序施工、检检测记录；；（2）砂浆、混凝土土强度试验验资料；（3）成品检查记录录；（4）分段质量检测测资料汇总总。5、涵洞工程（1）基坑开挖、处处理记录；；（2）各工序施工、检检测记录资资料；（3）砂浆、混凝土土强度试验验资料；（4）成品检查资料料；（Ⅱ）路面工程1、压实度检测资资料；2、强度检测、试试验资料；；3、材料配合比检检测、试验验资料；4、各工序施工检检测资料；；5、检查资料汇总总。（Ⅲ）桥梁工程1、基坑开挖、处处理施工记记录、检查查资料；2、基础施工检查查资料，桩桩基检测资资料；3、现浇构件施工工、检测、试试验资料；；4、预制构件施工工、检测资资料；5、预应力张拉、压压浆检查资资料；6、外构件检查记记录；7、按施工工序各各中间环节节检查记录录；8、混凝土、砂浆浆强度试验验资料；9、各部位检查、验验收资料；；10、引道工程、防防护工程施施工、检测测、试验资资料。（Ⅳ）隧道工程1、洞身开挖施工工、检测记记录；2、衬砌施工、检检验资料；；3、隧道路面工程程施工、检检查记录；；4、照明、通风、消消防设施施施工、检查查记录；5、洞口施工检查查记录；6、各种附属设施施检验施工工记录；7、各环节工序检检查、验收收资料；8、隧道衬砌厚度度、混凝土土强度检验验资料。（Ⅴ）交通安全设施施1、各种标志牌制制作安装检检查记录；；2、标线检查资料料、施工记记录；3、防撞护栏、隔隔离栅及附附属设施施施工、检查查资料；4、照明系统施工工、检测资资料；5、各中间环节检检测资料；；6、成品检测资料料。（Ⅵ）收费站等房建建施工资料料房建施工资料应应按建筑部部门有关法法规、资料料编制办法法管理汇总总。（Ⅶ）收费、监控、通通讯系统收费、监控、通通讯系统施施工、检测测、验收资资料应按有有关行业标标准整理汇汇总。（Ⅷ）绿化工程等施施工资料（四）缺陷责任任期资料四、施工安全及及文明施工工文件1、安全生产的有有关文件2、安全事故的调调查处理文文件3、文明施工的有有关文件五、进度控制文文件1、进度计划（文文件、图表表）、批准准文件2、进度执行情况况（文件、图图表）3、有关进度的往往来文件六、计量支付文文件七、合同管理文文件八、施工管理记记录1、施工日志2、天气、温度及及自然灾害害纪录3、测量原始纪录录、4、各工序施工纪纪录（未汇汇入施工质质量控制文文件的部分分）5、会议记录、纪纪要6、施工照片、音音像资料7、其他原始记录录第五部分科研研、新技术术资料一、科研资料二、新技术应用用资料（批准的所有资资料、新技技术资料均均要整理归归档）工程档案资料编编制内容及及责任部门门分卷分册编制内容责任部门编制份数第一卷综合文件第一册竣（交）工验收收文件第一分册竣工验收文件综合办第二分册交工验收文件综合办第三分册各参建单位总结结报告施工总结施工单位监理总结监理单位设计总结设计单位建设管理总结综合办质量监督工作总总结省质监站第二册单项工程验收文文件第一分册机电工程验收文文件技术质检部第二分册房建工程验收文文件技术质检部第三分册环保工程验收文文件地方协调部第四分册档案验收文件工程管理部第三册建设依据及上级级有关指示示第一分册项目建议书及批批准文件工程管理部第二分册工程可行性研究究报告及批批准文件工程管理部第三分册水土保护批准文文件地方协调部第四分册环境影响评价及及批准文件件地方协调部第五分册文物调查、保护护等文件地方协调部第六分册初步设计文件及及审批文件件工程管理部第七分册施工图设计文件件及批准文文件技术质检部第八分册设计变更文件及及批准文件件技术质检部第九分册设计中重大技术术问题来往往文件、会议纪要技术质检部第十分册上级单位有关指指示综合办第四册征地拆迁资料第一分册征地拆迁合同协协议地方协调部第二分册征地批文地方协调部第三分册征用土地数量一一览表地方协调部第四分册占地图及土地使使用证地方协调部工程档案资料编编制内容及及责任部门门分卷分册编制内容责任部门编制份数第一卷拆迁数量一览表表地方协调部第五册工程管理文件第一分册招标文件工程管理部第二分册投标文件、评标标报告工程管理部第三分册合同书、协议书书工程管理部第四分册技术文件及补充充文件技术质检部第五分册建设单位来往文文件综合办第六分册其它文件及资料料各部室第二卷决算和审计文件件第一册支付报表工程管理部第二册财务决算文件财务部第三册工程决算文件工程管理部第四册项目审计文件财务部第五册其他文件各部室第三卷监理文件监理单位第一册监理管理文件第二册工程质量控制文文件第一分册质量控制措施、规规定及往来来文件第二分册材料试验、检测测资料第三分册监理独立抽检资资料第四分册交工验收工程质质量评定资资料第三册工程进度计划管管理文件第四册工程合同管理文文件第五册其他文件第六册其他资料第四卷施工资料施工单位第一册竣工图表第一分册变更设计一览表表第二分册变更图纸第三分册工程竣工图各项竣工表工程档案资料编编制内容及及责任部门门分卷分册编制内容责任部门编制份数第四卷定级数据竣工图图施工单位平面总体竣工图图路线纵断面竣工工图路