U8第3章基础档案设置

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第三章基础档案设置

基础档案设置先后顺序如图3-1：

外币设置部门档案客户分类供应商分类地区分类存货分类存货档案计量单位供应商分类会计科目设置凭证类别职员档案客户档案

图3-1

编码档案设置的条件限制：

?客户、供应商、存货档案编码中可以输入字母、数字和汉字字符。

?其他文本文件：除特别字符（&：*、%`|？）外，其他所有字符都可以

输入。

?规格型号可以输入下划线“-〞。

?所有档案记录，只要新增记录，没有使用过，除编码外该记录中的所有内容均可修改。?所有档案记录，若为新增记录（没有使用过），或者是结转上年后，新年度账中该记

录没有任何数据信息，则该记录允许删除。

1机构设置

1.1部门档案

双击基础设置中的，显示如图3-2界面：

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第三章基础档案设置

图3-2

点击〖增加〗按钮，在编辑区输入部门的编号、名称、负责人、属性、电话、地址等基础信息资料，其中部门编码和部门名称必需输入。部门编号必需符合部门编码级次原则。假使要在“销售管理系统—信用控制〞中选择“部门信用控制〞，则这里必需输入部门信用状况。

应用指南

?在网络操作中，可能同时有多个操作员在操作一致的目录。您可以点击〖刷新〗按钮，

查看到当前最新的目录状况。

1.2职员档案

主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。

双击基础设置中的，显示如图3-3界面：

图3-3

在左边目录区选择要增加职员的部门，点击〖增加〗按钮，在图3-4界面中输入职员的编号、姓名、所属部门、信用额度、信用天数、信用等级等相关信息资料。其中职员编号、职员名称和所属部门必需输入。假使要在“销售管理系统—信用控制〞中选择“业务员信用控制〞，则必需在这里输入职员信用权限。

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第三章基础档案设置

图3-4

2往来单位

2.1客户/供应商分类

假使想对客户/供应商进行分类管理，则需建立客户/供应商分类体系。用户可将客户/供应商按行业、地区等进行划分。

用户双击基础设置中的，显示如图3-5界面：

单击〖增加〗按钮，可新增一个客户类型，在编辑区输入客户分类编码、名称，注意客户分类必需逐级增加；单击〖修改〗按钮，可对除客户分类编码外的其他客户分类信息进行修改；单击〖删除〗按钮，即可删除当前分类，注意已经使用的客户分类不能删除，非末级客户分类不能删除。

图3-5

供应商分类设置的操作同客户分类。

2.2客户/供应商档案

完成客户/供应商分类设置后，开始进行客户/供应商档案的设置和管理。供应商档案设置的操作同客户档案。

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双击基础设置中的，显示如图3-6界面：

图3-6

操作说明

?增加客户档案信息

在屏幕左边的列表中选择一个末级的客户分类，点击〖增加〗按钮，显示如图3-7“添加客户档案〞界面，分别填写基本页签（如图3-7）、信用页签（如图3-8）、联系页签（如图3-9）和其他页签（如图3-10）内容，增加客户信息。基本页签

填写一些主要客户信息，其中带“*〞为必输项，输入客户的基本资料，包括客户编码、客户名称、客户简称、所属分类码，这些信息资料在以后的日常业务处理中中作为一个客户区别另一个客户的主要标识，是必输项。

图3-7图3-8

信用页签

输入有关用户信用等级、信用期限等客户信用信息；假使您在应收款管理中选用“根据单据自动报警〞，那么在这里要输入相应的信用期限；假使您在应收款管理中启用“信用额度控制〞，那么在这里应输入信用额度的金额。有关客户信用的控制，

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请参见《销售管理使用手册》中的信用控制部分。供应商的信用控制主要在应付款管理中使用。

图3-9图3-10

“联系页签〞输入一些与客户联系所必需的联系信息，例如电话、地址、邮政编码、联系人等；其他辅助信息在“其他页签〞中输入。

假使系统提供的档案项目不能满足企业的特别要求，请启用自定义项设置功能，设置您需要的档案项目。有关自定义项的详细描述请参见本章8.2自定义项。?如何实现并户

在设置、管理客户/供应商档案时，要注意要保持每个客户/供应商的唯一性，例如在客户/供应商名称中有用友公司和用友（软件集团）公司，而实际上这是同一个客户/供应商，象这样只能保持一个用户名称，此时可以使用系统提供的并户功能，点击客户/供应商档案中的〖并户〗按钮，弹出如图3-11对话框：

图3-11

输入被并户的客户/供应商编码以及并至客户/供应商处的编码，确认即可。系统提醒并户成功，则说明已完成并户，被并户的客户/供应商将不再出现在客户列表中，只保存并至用户的基础档案信息，被并户客户/供应商的业务数据保存并入并至用户。

2.3地区分