某公司行政管理工作标准工作卡

某公司行政管理工作标准工作卡二级事项三级事项四级事项五级事项工作编号证照办理证照办理、年检公司营业执照的年检组织机构代码证年检证照变更办理公司名称核准审批单办理工商登记组织机构代码办理文秘服务会务管理印章管理事业部印章用印事业部印章保管事业部各部门印章报刻行政车辆调度事业部行政用车安排编制事业部号码表事业部号码表制作事业部号码表更新行政服务事业部总经理办公室环境卫生的整理、维护事业部领导需审批（阅）文件传递事业部领导定期文书整理、报送总经理存查的档案资料的整理、立卷与定期归档部门负责人日清收发报刊杂志的收发甄选事业部领导日常接待甄选事业部领导甄选事业部领导函件整理事业部文秘档案事业部公文报送各部门会议管理受理各部门会议申请事业部会议管理事业部级会议议题收集事业部级会议通知安排会议座次会议记录编写会议纪要会议评价公文管理发文处理事业部公文撰写事业部公文审核事业部公文报送收文处理外单位来文处理内部文件处理督查督办编制督查督办单督办工作实施督办评价档案管理档案制度修编及指导工作等档案管理制度的制订、修改完善档案管理制度的制订档案管理制度的修改完善对外施工单位所需归档资料整编工作的指导各相关部门做资料整理归档的指导档案资料收发对外文件资料发放对内文件资料发放图纸资料的发放依据设备合同，给相关设备厂家邮寄所需设备图纸参加设备开箱参加工程竣工验收档案资料收集档案资料形成档案进行审查档案资料整理档案资料保管档案资料利用借阅手续办理档案归还、归位档案的鉴定档案的销毁档案统计工作员工体检体检策划体检策划审核组织分批体检取体检结果日常行政事务报表管理公司内部报表内部报表的编制内部报表的审批内部报表的网络上传外部报表外部报表编制、汇总外部报表审核外部报表报送办公用品管理办公固定资产的添置办公固定资产的日常管理办公固定资产的折旧报废处理复印管理信息问题处理信息、问题的收集信息、问题的调查、处理信息、问题的反馈总部信息转办阅览室管理阅览室书籍的管理阅览室借阅者的管理事业部行政物资审批事业部行政物资需求计划初审事业部行政物资需求计划复核公司营业执照的年检工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：01目的国家对企业的规范化管理,通过年检，企业取得合法的法人资格目标通过年检对应流程/规则/年工作量40h单次参考工时40h工作频率1年1次（上半年完成）触发条件每年4月份信息输入1、财务年度报告（经会计师事务所审计的报告）；2、年检表格；3、资质证件；4、营业执照；5、特殊情况需提交验资报告。输出年审材料异常判定财务报告数据不符异常处理财务人员调整合格工作步骤与要求：1、掌握年检事项；2、收集年检资料，如企业营业执照正、副本及复印件、企业批准证书复印件、消防许可证、办公场地房屋产权证明复印件、经会计事务所审计的财务审计报告等；3、填报年检申请表格；4、办理签字盖章手续；5、提交工商审核；6、工商行政机关履行审批手续；7、交工商手续办理费用，办理证照年检。组织机构代码证年检工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：02目的国家对企业的规范化管理，企业通过年检取得合法资格。目标通过年检对应流程/规则/年工作量40h单次参考工时40h工作频率1年1次（上半年完成）触发条件每年4月份信息输入1、通过年检的营业执照；2、公司公章；3、经办人身份证复印件；4、法定代表人身份证复印件；5、年检表格。输出年审材料异常判定无法定代表人身份证复印件；没有携带公司公章（或者未在年检表格上盖章）。异常处理准备证件和加盖公章工作步骤与要求：1、掌握年检事项；2、按照相关主管行政机关要求，收集年检资料；3、填报年检表格；4、办理签字盖章手续；5、呈报资料给质量技术监督部门；6、行政副主管机关相关责任人履行审核手续；7、办理组织机构代码年检。证照变更工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：03目的业务发展、变更需要和工商规定目标资料收集完毕后一周内取得新的证照对应流程/规则/年工作量50h单次参考工时50h工作频率根据公司需要触发条件当公司情况发生变更时信息输入1、公司法定代表人签署的《公司变更登记申请书》（公司加盖公章）；2、公司签署的《指定代表或者共同委托代理人的证明》（公司加盖公章）及指定代表或委托代理人的身份证复印件（本人签字）；3、公司章程修正案（公司法定代表人签署）；4、董事会、股东会决议；5、公司签署的《公司股东（发起人）出资情况表》（公司加盖公章）；6、公司营业执照正副本；7、依法设立的验资机构出具的验资证明。输出变更材料异常判定1、材料准备不齐全2、不熟悉变更程序异常处理1、按照要求对材料进行修改和完善2、了解和熟悉材料审核人员,加强沟通工作步骤与要求：1、掌握变更事项，理清目的和思路；2、掌握变更程序和需要提交的资料清单；3、按行政副主管机关要求，收集变更资料；4、完善签字与盖章手续；5、提交工商等管理部门审核；6、掌握审核进度，做好解释工作；7、完善、补充材料内容；8、取得审批意见；9、取得新的证照。办理公司名称核准审批单工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：04目的确定企业名称，不发生经营纠纷目标取得工商行政管理部门颁发的名称核准书对应流程/规则/年工作量48h单次参考工时48h工作频率根据公司需要触发条件当公司情况发生变更时信息输入股东单位签署的共同投资合同书输出公司名称核准审批单异常判定提交的名称不符合工商登记要求异常处理找出字号与名称不相近或相同的名称工作步骤与要求：1、召开股东会议，形成股东会议决议，签署共同投资合同书2、组织各股东单位提交营业执照复印件3、填写名称预核申请表4、取得名称查询意见5、办理公司名称核准审批单办理工商登记工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：05目的完善登记手续，以便合法经营目标完成资料收集，办理正式登记，取得营业执照对应流程/规则/年工作量72h单次参考工时72h工作频率根据公司需要触发条件当公司情况发生变更时信息输入工商登记表等相关资料输出营业执照异常判定1、提交的资料不符合工商登记要求2、相关办理人员出差在外异常处理1、修改资料内容，完善资料2、找直接领导安排其他人办理工作步骤与要求：1、填写登记表格；2、验资报告；3、签署公司章程；4、拟任法定代表人签字；5、各股东单位盖章；6、资料提交工商审核。组织机构代码办理工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：06目的办理法人资质证明目标取得质量技术监督部门批复的机构代码证对应流程/规则/年工作量80h单次参考工时80h工作频率根据公司需要触发条件新公司成立时信息输入1、公司公章2、法定代表人身份证复印件3、年检后营业执照正本及复印件输出组织机构代码异常判定无法定代表人身份证复印件；没有携带公司公章。异常处理准备好法定代表人身份证复印件和公章工作步骤与要求：1、填写登记表格；2、向总部申请提取营业执照正本及复印件；3、备齐资料提交质量技术监督局审核；4、办理组织机构代码证。事业部印章用印工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：13目的规范印章使用，防控风险目标1、错误用印次数为0；2、不按规范程序用印次数为0。对应流程/规则《印章管理规则》Q-GZ-CD01-011年工作量h单次参考工时h工作频率10次/月触发条件各部门提交的需用印文件信息输入1、《印章管理规定》2、《用印登记表》3、各部门需用印文件输出完成用印的文件异常判定1、错误用印；2、未按程序用印；3、用印不清晰。异常处理1、收回错误用印的文件；向上级汇报。2、重新用印。工作步骤与要求：1、审查各部门提交的需用印文件；2、审查通过后指导提交人填写《用印登记表》；3、由申请部门负责人签字认可后送部门负责人审批；4、在文件上规定位置用印，章形不歪斜，印迹清晰。5、完成用印后将印章放回原处，上锁。事业部印章保管工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：14目的规范印章保管，防控风险，延长印章使用寿命目标1、无印章丢失；1、用印墨迹清晰易辨认；2、使用年限达5年。对应流程/规则《印章管理规则》Q-GZ-CD01-011年工作量10h单次参考工时h工作频率随时触发条件1、行政专责岗位职责；2、用印不清晰；3、一年以不上使用的印章申请销毁；4、机构调整信息输入《印章管理规定》输出/异常判定印章遗失异常处理1、向上级汇报；2、发公告停止遗失印章的使用；3、向公安机关报案。工作步骤与要求：1、每次用印时检查印油是否足量，用印不明显时需添加印油，印油不宜添加过多；2、每次用印后盖好印章盖；3、放入存放柜，上锁；4、每年年初（一至二月份）对前一年各部门印章使用情况进行清理，要求各部门填写《印章清理登记表》，对印章提出保留、封存、销毁建议。5、对各部门提交的《印章清理登记表》进行审核、调查，确认无误后提交办公室主任审批后，按审批意见对印章进行处理。事业部各部门印章报刻工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：15目的规范印章印刻，防控风险目标1、受理及时率100%；2、服务到位。对应流程/规则《印章管理规则》Q-GZ-CD01-011年工作量20h单次参考工时3h工作频率随机触发条件机构调整；职责调整信息输入1、《印章管理规定》2、《印章刻制申请表》输出1、审核通过的《印章刻制申请表》2、填写完整的《印章领用/移交登记表》异常判定不能在规定时间完成印章报刻异常处理1、向申请部门说明情况；2、向上级汇报。工作步骤与要求：1、各部门根据工作需要按要求填写《印章刻制申请表》；2、审核各部门提交《印章刻制申请表》；3、交办公室主任审核，在通过后一个工作日内至长沙总部行政部门；4、根据刻制申请要求定期催办企管中心完成印章刻制。5、在接到企管中心刻制完的印章后，填写《印章领用/移交登记表》，按要求盖上印模；6、通知申报部门到办公室领取《印章领用/移交登记表》后按要求在相应的栏目中签字；7、《印章领用/移交登记表》一式两份，申报部门一份，办公室一份存档备查；8、根据填写完整的《印章领用/移交登记表》将印章交给申报部事业部行政用车安排工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：16目的车辆使用规范，满足工作用车目标1、车辆利用率100%，无违反规定用车情况2、领导满意度100%3、部门满意度90%对应流程/规则《事业部行政用车管理流程》Q-LC-CD01-004年工作量96h单次参考工时h工作频率60次/月触发条件1、各部门因工作需要使用车辆；2、事业部领导因工作需要使用车辆。信息输入1、各部门提交的《用车单》；2、XXXX车队提供的车辆信息。输出审核通过的《用车单》异常判定1、审核错误，造成公车私用等违反制度的现象；车辆使用冲突。异常处理1、立即通知司机回司；调查原因；向上级汇报。2、根据工作的重要性合理调整。工作步骤与要求：1、各部门根据工作需要按要求规范、完整填写《用车单》；2、审核《用车单》是否符合申请要求，重点对用车事宜进行申核；3、与车队班长确定车辆；根据当天的派车情况确定是否派车，在《用车单》上调度栏审核签字（长途需办公室主任批准）；4、根据用车的轻重缓急协调车辆使用，如有两个部门以上同一时段去同一地点要求使用一辆车。5、要求用车人凭审核签字后的《用车单》乘坐车辆。6、除特殊和紧急情况外，不得先派车，后补《用车单》。事业部号码表制作工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：17目的内部沟通顺畅目标1、格式美观、整齐，无号码错误2、发表及时率100%对应流程/规则/年工作量6h单次参考工时h工作频率1次/月触发条件行政专责岗位职责信息输入1、各部门号码表2、人员异动或变更明细输出事业部号码表异常判定1、各部门不能及时提供号码2、号码错误。异常处理1、督促2、及时修改后重新发布。工作步骤与要求：1、要求各部门综合管理员按规范格式，上报部门号码资料至办公室；2、办公室行政专责按部门分类制作号码表，排版布局合理、数据清晰无误。3、一个工作日内使用网站发布、邮件发送等方式向各部门公布号码表；4、不得泄露公司领导的手机号码。事业部号码表更新工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：行政副主管编号：18目的内部沟通顺畅目标更新及时率100%对应流程/规则/年工作量h单次参考工时h工作频率2次/月触发条件1、机构调整；2、各部门人员变动。信息输入1、各部门号码表2、长沙总部号码表输出事业部号码表异常判定/异常处理/工作步骤与要求：1、发生机构调整、人员异动、变更等情况，所在部门的综合管理员必须在两个工作日内，按公布格式上报资料至办公室；2、办公室行政专责在一个工作日内完成号码表更新；3、用网站或电子邮件方式发布更新完毕的号码表。事业部总经理办公室环境卫生的整理、维护工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：19目的为事业部领导创造干净整洁的工作环境目标1、办公设施整齐，桌面、地面无灰尘2、领导满意度100%对应流程/规则/年工作量h单次参考工时h工作频率22次/月触发条件1、每日7：40分以前到领导办公室；2、桌面文件较多时，需及时清理；客人离去后，及时清理办公室。信息输入/输出/异常判定领导提前到达办公室。异常处理使用最短的时间完成文件归档与桌面清理。工作步骤与要求：1、每个工作日的7：40分前到达事业部总经理办公室；2、准备抹布、拖把等清洁物品；3、首先进行办公桌面的文件整理，按文件类型归档；4、用抹布清洁所有桌椅、门窗；5、用拖把清洁地面；6、询问总经理后冲泡水和茶水；7、每月进行一次大扫除，使用皮革保护剂清洁皮质沙发和座椅，使用玻璃清洁剂清洁所有窗户。事业部领导需审批（阅）文件传递工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：20目的规范文件呈报程序，使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。目标1、及时率100%；2、遗漏率0%、丢失率0%；3、文件无重大质量问题和低级错误。对应流程/规则/年工作量108h单次参考工时h工作频率30次/月触发条件1、紧急文件立即呈送；已批示文件第一时间返回呈送部门或通知取文。2、其他文件根据情况，一般为上午、下午各送一次。信息输入1、各部门报送的文件；2、来往文件登记表3、《文书考核规则》输出1、审核通过的文件；2、审核未通过的文件；3、领导批示后的文件。异常判定1、紧急文件需批示；2、文件丢失。异常处理1、如领导在办公室则马上请示，如不在办公室则通过通讯工具请示；2、向上级汇报。工作步骤与要求：1、接收各部门呈送的文件；2、对各部门呈送文件进行审核，对行文方向、内容表述不正确的文件要求呈送部门重新编制；3、登记需批示的报告（请示）；4、视轻重缓急将文件送至分管领导审批，按请示和报告形式分开放于办公桌上；5、紧急文件及时传递；重要文件一个工作日内完成传递；其他文件两个工作日内完成传递；6、紧急文件在规定时间内提醒领导及时审批，其他文件定时取回；7、在《呈报文件明细表》上登记领导批示内容及取文者姓名；8、通知承办部门或呈报部门阅文、取文，对领导要求修改的文件及时通知呈送部门修改后重新报事业部领导定期文书整理、报送工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：21目的协助事业部领导处理日常文案目标1、结构合理、内容全面、数据无误2、初稿修改率不超10%3、在规定时间内完成拟搞、送审对应流程/规则/年工作量120h单次参考工时1h工作频率10次/月触发条件1、上级部门下发通知或指令；2、事业部领导下发指令；3、每月、每周定期整理、报送。信息输入1、与事业部领导沟通交流；2、文字草稿输出上报机构要求的规范格式文件。异常判定领导因外出无法审核稿件。异常处理1、向事业部领导请示报送方式（电子邮件或）；2、如需推迟报送则向报送机构说明原因。工作步骤与要求：1、了解领导思想意图与主要内容；2、按格式和要求完成初稿；3、送领导审阅，根据意见进行修改；4、进行文字校对，确保无错字、病句；5、在规定时间内报送至相关机构、人员。总经理存查的档案资料的整理、立卷与定期归档工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：22目的使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。目标文件分类存放，五分钟内可准确查找对应流程/规则/年工作量78h单次参考工时h工作频率25次/月触发条件每周分类整理到文件夹，每月归档至文件盒，每年移交档案室。信息输入总经理所需查阅的文件、资料输出规范分类的文件夹异常判定重要文件资料缺失异常处理向相关部门重新取得文件；如无法取得则向上级汇报。工作步骤与要求：1、建立分类档案盒和文件夹；2、常用报表与文件分类存放至文件夹；3、每月将文件夹内文件分类存放至档案盒；4、每年将资料整编后存于档案室或销毁。部门负责人日清收发工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：23目的加强事业部领导与部门负责人的沟通目标1、日清表收发及时率100%；2、不影响当日填写。对应流程/规则/年工作量78h单次参考工时h工作频率25次/月触发条件每日十点前收齐信息输入各部门负责人当天填写的日清表输出经事业部领导批示的日清表异常判定不能按时收齐日清表异常处理1、督促未提交人，询问未提交原因；2、向事业部领导汇报。工作步骤与要求：1、每日十点前督促各部门第一负责人填写日清；2、收齐各部门第一负责人当日填写的日清表；3、分送各事业部分管领导；4、次日下午下班前从事业部领导处收回后分发。报刊杂志的收发工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：24目的使事业部领导及时获取行业信息，扩大知识面。目标报刊送阅及时率100%对应流程/规则/年工作量48h单次参考工时h工作频率25次/月触发条件报刊杂志每日下午送阅。信息输入当日报刊杂志。输出分类放置于报刊架的报刊杂志。异常判定当日报刊杂志未按时收到。异常处理向事业部领导说明未情况工作步骤与要求：1、在接到档案室送到的报刊后，于当天送至事业部领导办公室；2、按分类和日期放置于报刊架；3、报刊架上报刊较多时应按日期将较早的报刊杂志取下，送至档案室或另行保存。甄选事业部领导日常接待工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：25目的使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。目标及时率100%，客户满意度100%，领导满意度100%。对应流程/规则/年工作量h单次参考工时h工作频率5次/月触发条件1、来宾到访；2、上级指令；3、门岗值班人员通知。信息输入1、门岗来电；2、领导指示输出/异常判定遇到未得到批准而执意要见和吵闹的来宾异常处理请执勤保安按规定处理。工作步骤与要求：1、日常客户至办公楼门岗后，视来访情况通报事业部领导；2、在得到事业部领导批准后，确定接待地点；3、通知领导至接待点或引领来宾至领导办公室；4、根据来宾人数泡茶水；5、视会谈时间半小时添加一次茶水。甄选事业部领导工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：26目的使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。目标及时率100%，准确率100%，客户满意度100%，领导满意度100%。对应流程/规则/年工作量h单次参考工时h工作频率10次/月触发条件来访信息输入外接来电输出来电登记本异常判定/异常处理/工作步骤与要求：1、接到找事业部领导的来电，礼貌询问来电人所属单位和来电事宜，做好内容记录；2、根据来电内容决定是否立即向领导汇报，一般事件告知相关部门联系方式或礼貌婉拒来电人；3、紧急事件及时通知事业部领导。甄选事业部领导函件工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：27目的使事业部领导从繁琐的日常工作中解脱。目标及时率100%，准确率100%，废件0件，领导满意度100%。对应流程/规则/年工作量h单次参考工时h工作频率10次/月触发条件函件寄到信息输入信件输出经来文处理的外来函件异常判定重要信件处理错误异常处理向上级汇报工作步骤与要求：1、收到外来函件；2、属个人信件当日呈送事业部领导；3、属文件类做外单位来文处理；4、属公司总部的函件，在最短时间内带至公司总部；5、其他视情况发至各部门。整理事业部文秘档案工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：28目的维护档案资料的完整齐全，为公司服务。目标归档及时率100%，资料齐全率100%。对应流程/规则/年工作量30h单次参考工时h工作频率5次/月触发条件1、每周分类归档；2、每年初移交档案室信息输入1、《档案管理规定》2、未整理的文件输出档案目录明细异常判定重要文件资料缺失异常处理向相关部门重新取得文件；如无法取得则向上级汇报。工作步骤与要求：1、每周五定期将一周内处理的文件按规范分类归档；2、按日期顺序排列整编；3、外单位来文一季度整编一次，移交公司总部行政部门；4、其他文书档案每年三月份统一按要求整编，打印档案卷内目录和备考表，放于档案盒内，移交档案室。事业部公文报送工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：29目的规范内部制发公文的管理目标1、送审及时100%；2、发放登记无漏项，重要文件一个工作日内发放到位，普通文件二个工作日内发放到位。对应流程/规则/年工作量60h单次参考工时h工作频率10次/月触发条件完成公文签发信息输入1、《公文管理规定》；2、《公文管理规则》；3、已签发的文件输出1、事业部发文：红头文件加盖印章；2、公司发文：将领导签发的公文处理纸和电子文档发至长沙企管中心制作。异常判定1、文件正式下发后发现错误；2、事业部领导出差，无法签发文件；3、出现文件泄密。异常处理1、可收回的文件在第一时间收回，修改后重新发文；不可收回的文件（发外单位）向发往机构说明情况后重新发送。2、请经授权后的领导签发，如未授权则用通讯工具请示事业部领导。3、按照《保密管理规定》处理。工作步骤与要求：1、根据事业部领导签发的发文稿纸打印文件；2、按规范用印；3、事业部内部文件发至相关部门，可使用网站发布和邮件发送等形式，根据需要在公告栏上张贴；4、发至外部的文件（函、报告、请示等）以寄送和方式报送，也可以经办（责任）部门自行报送；5、原件存挡备查。受理各部门会议申请工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：30目的规范会议，提高会议效果目标1、受理及时率100%；2、服务到位。对应流程/规则1、《会议管理规定》Q-GD-0012、《会议管理流程》Q-LC-CD01-0033、《会议管理规则》Q-GZ-CD01-001年工作量h单次参考工时h工作频率6次/月触发条件各部门提交《会议申请（策划）书》信息输入各部门提交的《会议申请（策划）书》输出审核通过《会议申请（策划）书》异常判定1、办公室主任外出，无法审核；2、事业部领导外出，无法审批；异常处理1、请示；2、向上级汇报。工作步骤与要求：1、接收各部门提交的《会议申请（策划）书》；2、行政专责在一个工作日内审核《会议申请（策划）书》，重点对会议目的、主题、议程进行审核；3、初审通过后送办公室主任复核；4、复核通过后送事业部分管领导审批。5、对不符合要求的会议申请要求申请部门重新修改；6、审核通过的会议申请在当日将原件反馈至申请部门，可进入一下程序（会议通知）。事业部级会议议题收集工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：31目的确定会议主题，确保会议高效目标议题收集及时率100%对应流程/规则1、《会议管理规定》Q-GD-0012、《会议管理流程》Q-LC-CD01-0033、《会议管理规则》Q-GZ-CD01-001年工作量h单次参考工时h工作频率5次/月触发条件会前一天。信息输入1、《会议管理规定》；2、《会议管理规则》；3、参会人员提供的议题。输出1、《会议议题汇总表》；2、确定的会议议题。异常判定1、不能按时收集议题；2、议题无法收集齐。异常处理向主持人说明情况工作步骤与要求：1、对需要讨论议题的会议，于会前一天收集参会人员上报的议题；2、按时汇总整理；3、对未及时上报的人员采取等方式进行催促；4、打印议题汇总表，呈送会议主持人审定。事业部级会议通知工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：32目的确保会前准备充分，提高会议的有效性目标1、通知及时率100%；2、通知事项无遗漏；3、通知人员无遗漏。对应流程/规则1、《会议管理规定》Q-GD-0012、《会议管理流程》Q-LC-CD01-0033、《会议管理规则》Q-GZ-CD01-001年工作量h单次参考工时h工作频率10次/月触发条件1、计划内会议召开前；2、事业部领导下达开会指令。信息输入1、确定的会议议题；2、事业部领导下达的开会要求。输出《会议通知》异常判定会议时间提前，会议地点变更异常处理及时通知参会人员工作步骤与要求：1、需要讨论议题的会议，在会议主持人确定议题后，通知参会人员会议主题，作好会前准备；2、根据领导召开会议的要求，通知参会人员会议时间和会议地点；3、不定期会议在接到开会指令后立即通知参会人员，确保不耽误会议召开。安排会议座次工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：33目的规范会议，提高会议效果目标座次排列无误对应流程/规则1、《会议管理规定》Q-GD-0012、《会议管理流程》Q-LC-CD01-0033、《会议管理规则》Q-GZ-CD01-001年工作量30h单次参考工时h工作频率5次/月触发条件会议召开前信息输入参会人员职务、发言顺序、人数输出会议座次定置表异常判定座次排列错误异常处理1、向上级汇报；2、马上调整。工作步骤与要求：1、整理、核对所有参会人员的姓名与职务；2、根据参会人员职务、发言顺序、人数合理排列座次；3、制作会议定置图；4、会前交后勤部制作座次卡，按定置图摆放；5、会前对座次卡摆放进行检查，确保无误。会议记录工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：34目的记载会议内容和决议目标1、书写速度快；2、打字速度120字/分；3、记录全面；4、字迹清晰，书写整齐。对应流程/规则1、《会议管理规定》Q-GD-0012、《会议管理流程》Q-LC-CD01-0033、《会议管理规则》Q-GZ-CD01-001年工作量270h单次参考工时h工作频率15次/月触发条件1、每月、每周定期会议；2、事业部领导下达开会指令信息输入会议发言内容输出会议记录异常判定未记录全面和清楚的事项异常处理会后及时询问发言人和会议主持人。工作步骤与要求：1、参会人员发言的同时记录发言内容，延误不超过3秒钟；2、重要讲话时可使用录音器材收录，宜放在发言人附近，不超出5米；3、有条件可使用便携式电脑进行记录。4、会后有未记录全面和不清楚的事项及时询问发言人和会议主持人。编写会议纪要工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：35目的会议精神和决议得到贯彻执行目标1、会后四小时内完成纪要编写，及时率100%；2、记载完整率100%；3、下发及时率100%，无遗漏。对应流程/规则1、《会议管理规定》Q-GD-0012、《会议管理流程》Q-LC-CD01-0033、《会议管理规则》Q-GZ-CD01-001年工作量240h单次参考工时2h工作频率10次/月触发条件1、会议召开完毕2、会后四小时信息输入整理后的会议记录输出会议纪要初稿异常判定不能按时完成编写异常处理向上级汇报工作步骤与要求：1、在会后两个小时内完成会议记录的整理；2、根据整理后的会议记录在两个小时内完成会议纪要编写，报上级审核；3、纪要内容全面，真实记载会议内容，无遗漏事项；用语简明、准确，无错字、病句；4、纪要下发可使用复印、电子邮件、网站发布等形式发送至参会人员和部门综合管理员；5、留存一份纪要存档备查。会议评价工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：行政副主管编号：36目的会议精神和决议得到贯彻执行目标1、会议有效率90%以上；2、会议违章率0。对应流程/规则1、《会议管理规定》Q-GD-0012、《会议管理流程》Q-LC-CD01-0033、《会议管理规则》Q-GZ-CD01-001年工作量24h单次参考工时h工作频率10次/月触发条件会议纪要已签发信息输入复印后的会议纪要输出登记完毕的发文登记本。异常判定/异常处理/工作步骤与要求：1、对会议组织部门提出的会议申请策划书的完成情况进行核对，提出评价意见；2、会议主持人对会议效果进行评价；3、组织部门根据评价意见改进会议组织策划；4、办公室对会议中违反会议制度的行为提出考核意见，如迟到、早退、接打手机等。事业部公文撰写工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：37目的执行公司政令，推进工作进度。目标1、拟搞及时率100%；2、初稿一次通过率85%对应流程/规则/年工作量120h单次参考工时1h工作频率10次/月触发条件1、需向事业部范围内通报、通知重要事项时，以事业部名义发文；2、需向外单位联系工作和请示汇报时，以事业部或公司名义发文。信息输入1、《公文管理规定》；2、《公文管理规则》；3、公司政令、工作安排4、发文稿纸。输出责任部门所拟初稿异常判定不能按时完成初稿拟制异常处理1、督促拟稿部门负责人；2、向上级汇报。工作步骤与要求：1、根据领导指令或工作需要，以及部门专业职责由承办部门拟订初稿，重要文件由承办部门负责人亲自拟订或组织；2、形成初稿后填写《XXXX铝业发文稿纸》，拟稿人将内容填写完整，并在拟稿栏上签名；3、将《XXXX铝业发文稿纸》与初稿合订后交至部门负责人。事业部公文审核工作卡工作岗位：办公室主任考核岗位：事业部总/副总经理编号：38目的规范内部制发公文的管理目标1、发文稿件校核后正确率100%，2、送领导审核的文件无重大文字错误，差错率为0。对应流程/规则/年工作量120h单次参考工时1h工作频率10次/月触发条件接到公文初稿信息输入1、《公文管理规定》；2、《公文管理规则》；3、责任部门所拟初稿。输出已签发的文件异常判定1、办公室主任外出，无法审核文件；2、事业部领导外出，无法签发文件；异常处理1、请示；2、向上级汇报。工作步骤与要求：1、部门负责人审核初稿后在《XXXX铝业发文稿纸》的核稿栏上签名；2、涉及两个部门以上的文件需进行会签，在《XXXX铝业发文稿纸》的会签栏上签字，由责任部门组织；3、会签完后交办公室校核；4、办公室行政人员对文件进行校核后在《XXXX铝业发文稿纸》的办公室一栏签名；重要文件由办公室主任复核；5、将审核完毕的文件送事业部分管领导签发；事业部公文报送工作卡工作岗位：行政专责考核岗位：办公室主任编号：39目的规范内部制发公文的管理目标1、送审及时100%；2、发放登记无漏项，重要文件一个工作日内发放到位，普通文件二个工作日内发放到位。对应流程/规则/年工作量60h单次参考工时h工作频率10次/月触发条件完成公文签发信息输入1、《公文管理规定》；2、《公文管理规则》；3、已签发的文件输出1、事业部发文：红头文件加盖印章；2、公司发文：将领导签发的公文处理纸和电子文档发至长沙企管中心制作。异常判定1、文件正式下发后发现错误；2、事业部领导出差，无法签发文件；3、出现文件泄密。异常处理1、可收回的文件在第一时间收回，修改后重新发文；不可收回的文件（发外单位）向发往机构说明情况后重新发送。2、请经授权后的领导签发，如未授权则用通讯工具请示事业部领导。3、按照《保密管理规定》处理。工作步骤与要求：1、根据事业部领导签发的发文稿纸打印文件；2、根据文件性质判断是否需要编号，对公文进行登记编号；3、按规范程序用印；4、事业部内部文件发至相关部门，可使用网站发布和邮件发送等形式，根据需要在公告栏上张贴；5、发至外部的文件（函、报告、请示等）以寄送和方式报送，也可以经办（责任）部门自行报送；6、原件存挡备查。外单位来文处理工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：40目的对来自本公司外部的公文进行处置与管理目标1、及时率100%、准确率100%，保密性好2、登记无漏项3、一般文件二个工作日内、重要文件一个工作日内、紧急文件半日完成审核、拟办、批办4、对批示后的文件进行督查、催办对应流程/规则《来文处理流程》Q-LC-CD01-002年工作量180h单次参考工时1h工作频率15次/月触发条件外单位来文信息输入1、《公文管理规定》；2、《公文管理规则》；3、外来信件、文件、；4、公文处理纸。输出1、经事业部领导批示的文件2、来文汇总表异常判定1、文件处理时间超时；2、出现文件泄密。异常处理1、向上级汇报；2、按照《保密管理规定》处理。工作步骤与要求：1、接收到外来单位文件；2、按格式填写公文处理纸；3、送办公室主任拟办；4、按拟办意见呈送事业部领导批示；5、按领导批示通知承办部门或人员查阅文件，视情况领取文件复印件；6、及时跟踪指令落实情况；7、办理完毕回收文件存档。内部文件处理工作卡工作岗位：行政副主管考核岗位：办公室主任编号：41目的确保内部政令和信息畅通目标1、及时率100%，准确率100%2、发放无遗漏对应流程/规则《发文处理流程》Q-LC-CD01-001年工作量180h单次参考工时1h工作频率15次/月触发条件上级部门和其他部门来文信息输入1、《公文管理规定》；2、《公文管理规则》；3、总部来文、工作联系单4、公文处理纸。输出1、经事业部领导批示的文件2、来文汇总表异常判定1、文件处理时间超时；2、出现文件泄密。异常处理1、向上级汇报；2、按照《保密管理规定》处理。工作步骤与要求：1、接收到长沙总部文件；2、公文类按格式填写公文处理纸；工作联系单无须填写公文处理纸；3、送办公室主任拟办；4、呈送事业部领导阅示；5、公文类分至各部门，并在公告栏公布；工作联系单发至相关部门；6、原文存档。编制督查督办单工作卡工作岗位：督查督办副主管考核岗位：办公室主任编号：42目的确保督办信息的有效收集和运用目标1、信息准确性100%2、信息收集及时率100%3、沟通有效性100%4、标准细化、量化，具有考核操作性5、责任到具体人6、工作措施有效7、无文书错误对应流程/规则1、《督查督办管理流程》Q-LC-CD01-0052、《督查督办管理规则》Q-GZ-CD01-003年工作量240h单次参考工时4h工作频率5次/月触发条件1、当工作督办指令下达时/2、周二16：00前要将本周的督查督办单下发信息输入事业部会议纪要领导指令输出督查督办单异常判定1、信息不准确2、双方意见分歧比较大，无法达成一致3、对方未收到邮件，或网络不通异常处理1、重新收集、确认信息2、请示领导，按照领导下达的指令执行3、重新再发督办邮件，或下发督查督办纸质文件工作步骤与要求：1、参加事业部会议，及时记录会议督办信息，要求记录准确、无差错。2、完成记录后需与会议纪要进行核对，如发生信息不统一的情况，以会议纪要为准。如会议记录在周二下午17：00前不能发出，那将以督查会议记录为督查依据。3、依据工作内容和工作难度，由督查督办副主管草拟督查工作完成时间、工作完成标准、工作责任人；要求工作完成时间设计符合实际情况、标准合理、工作责任到人。4、在督查督办副主管草拟督查工作完成时间、工作完成标准、工作责任人后，由督查督办副主管采用或现场沟通的方式跟执行部门负责人进行沟通，如执行部门对完成时间存在异议，督查督办副主管需到现场进行核实相关情况重新确定完成时间、工作完成标准、工作责任人等信息，并将有关上报办公室主任，办公室主任认可后，督查督办副主管负责将重新修订后的信息与执行部门进行重新沟通、确定，如再存在异议将以办公室核定的内容为准。要求督查督办副主管要根据督办事项的难易度、人员状况、物料情况、工作方法、外部因素、内部因素等方面进行考虑确定督办事项完成的标准。5、督查事项信息必须进行沟通，如无法进行有效沟通，一般以督查督办副主管核定的信息为准。如在督办事项执行过程中责任人发生变动，需重新确定督办责任人。6、将收集准确的信息写入督办单，要求在8小时内完成编制、下发工作。7、如事业部有临时要紧的事情需要督办，将以事业部领导下达的指令为准，相关程序与上相同。8、将督查督办单通过E-MAIL发到责任人邮箱，确认查收。督办工作实施工作卡工作岗位：督查督办副主管、办公室主任考核岗位：办公室主任编号：43目的确保政令畅通和工作有效，促进公司的重大决策、重要工作部署的落实与执行目标重大督办事项完成率100%重大督办事项有效率≥80%督办事项不良率≤5%工作督促率100%对应流程/规则1、《督查督办管理流程》Q-LC-CD01-0052、《督查督办管理规则》Q-GZ-CD01-003年工作量756h单次参考工时3h工作频率21次/月触发条件工作督办指令下达到执行部门后信息输入督查督办工作完成情况输出督查督办工作情况通报异常判定1、了解信息片面，不准确或信息反馈不准确或不及时异常处理1、重新调查，并处理检查人工作步骤与要求：1、对事业部和公司要求督办的事项及时跟踪，及时发现问题，及时汇报，突出过程管理和控制，将能及时整改或纠偏的及时要求整改与纠偏，并将执行情况详细记录，要求对所督查督办的工作进行现场调查了解情况，督促相关部门和责任人按照督办要求完成工作。2、工作要求：相关部门第一负责人为重大督办事项的第一责任人，对重大督查督办事项要求四小时复命，工作完成时或不能按时按质完成时有书面报告报办公室。对于重大督办事项，办公室督查人员须定时到现场跟进、核实情况，对工作过程和结果有详细的记录，做到至少1个工作日1督促。对于一般督办事项，办公室督查人员在事项结束和关键节点时到现场核实情况，并对过程有所了解，做到至少2个工作日1督促。3、了解督查督办完成情况包括如下方法：询问相关当事人；现场调研，收集第一手信息。但需要将所了解的情况与相关责任人进行沟通，如双方存在比较大的差异，可以组织相关人员召开说清楚会。4、在督查督办的过程中如遇问题，按照如下步骤操作：问题调研，寻找问题发生原因；罗列各类解决措施；讨论解决措施有效性；提出成熟的问题解决措施，等报批后督促相关责任方按照整改措施实施整改；现场了解问题解决进度；记录问题解决过程；协助问题整改部门开展问题整改工作（主要是资源支持）；及时向分管高管层汇报工作进度。5、每周日24点前将所收集的督办情况整理好录入到周督查事项反馈表中报办公室主任。督办评价工作卡工作岗位：督查督办副主管、办公室主任考核岗位：办公室主任编号：44目的提高工作双效性，工作激励，奖优罚劣，营造和维护公司执行文化氛围目标督办事项评价准确率≥95%对应流程/规则1、《督查督办管理流程》Q-LC-CD01-0052、《督查督办管理规则》Q-GZ-CD01-003年工作量240h单次参考工时4h工作频率5次/月触发条件督办工作完成后或无法完成时信息输入督查督办工作完成情况输出督查督办工作情况通报异常判定1、评价不准确2、统计数据不准确异常处理1、处理责任人2、重新评价和统计工作步骤与要求：1、依据督查事项情况反馈表将完成情况好/不好的事项罗列出来，逐一分析原因，寻找工作经验/教训。2、分析过程中注重数据的收集，按照数理要求进行数据的整理、统计，计算事业部和各部门的整体执行率、工作良好率、工作不良率，同时比照上月数据进行分析。3、依据分析结果对执行情况好/不好的部门和个人进行通报表扬/批评。4、依据以上信息在每月10日前编制完成事业部月度督查通报，报分管高管层审批后，在事业部宣传栏和信息系统进行公布，并将结果交企管部进行考评运用。另外，每周办公室负责出一期督查督办周报，通报各项工作完成情况，并对相关督办事项进行评价，并在周工作例会上通报。5、办公室将不定时对完成优秀/差的督办事项组织案例讨论。6、评价标准。好：工作投入产出比在1：5以上，或单项工作一次性为公司节约/多产出100万以上的价值；非职责性工作得到了事业部领导及以上人员表扬；职责工作完成效果好，超出领导期望，得到CEO表扬；在确保工作质量的前提下，工作进度较计划缩短1/2以上。平：工作投入产出比在1：3以上；职责性工作按时完成，工作不存在不足之处，领导满意率100%。差：工作没有按时完成，且在一周以内；工作质量上有不足；投入产出比低于1：3以下。档案管理制度的制订工作卡工作岗位：档案专责、办公室主任考核岗位：办公室主任编号：45目的规范档案管理目标使档案管理合乎规范对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-002年工作量20h单次参考工时20h工作频率根据制度运行情况而定触发条件规范档案管理信息输入/输出/异常判定应用中出现漏洞异常处理修改完善制度工作步骤与要求：1、根据档案管理内容，明确需制订那些制度；2、草拟制度，要求所订制度规范、合理，能有效覆盖档案管理内容，包括收集归档、分类整理、保管维护、提供利用、鉴定销毁、保密等方面。3、反复修改，完善。要求无错字、别字，无病句，通俗易懂，便于执行。4、档案管理制度符合IS09000管理体系要求。档案管理制度的修改完善工作卡工作岗位：档案专责、办公室主任考核岗位：办公室主任编号：46目的规范档案管理目标使档案管理合乎规范对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-002年工作量15h单次参考工时15h工作频率根据制度运行情况而定触发条件每年若干次信息输入/输出/异常判定应用中出现漏洞异常处理持续修改完善制度工作步骤与要求：1、针对需修改的制度，组织全体档案管理人员逐项逐条逐句进行讨论，力求把档案管理过程中发现的问题尽力提出。要求与会人员熟知档案管理过程，讨论中畅所欲言；2、针对提出的问题对原有制度逐条逐句逐字进行修改；3、对修改稿再次进行讨论，要求与会人员各抒己见，将问题彻底提出；4、根据讨论意见对修改稿进行完善。要求修改后的制度更加规范、合理、能有效执行。对外施工单位所需归档资料整编工作的指导工作卡工作岗位：档案专责考核岗位：办公室主任编号：47目的规范档案整理目标上交资料规范率100%对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-0022、《档案整编作业规程》Q-GC-CD01-001年工作量24h单次参考工时h工作频率4次/月触发条件每年若干次信息输入/输出/异常判定/异常处理/工作步骤与要求：1、施工单位资料员将需归档的资料按规范进行初步整理，并将未装订初稿提交档案室审查；2、档案管理人员依据国家《科学技术档案案卷构成一般要求》及基建工程竣工资料整编细则逐项进行审查，包括案卷外观质量、格式、图纸折叠、修改、字迹材料是否合符规范、归档资料内容是否齐全等；3、根据审查中发现的问题，提出整改事项和整改要求，要求指出问题全面、彻底；4、针对存在的问题逐项对其进行科学的指导，要求针对性强，整改后的资料合乎规范。各相关部门做资料整理归档的指导工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：48目的规范档案整理目标上交资料规范率100%对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-0022、档案整编作业规程》Q-GC-CD01-001年工作量24h单次参考工时h工作频率4次/月触发条件每年若干次信息输入/输出/异常判定/异常处理/工作步骤与要求：1、相关单位责任人将需归档的资料按规范进行初步整理后，提交档案室审查；2、档案管理人员依据国家《科学技术档案案卷构成一般要求》逐项进行审查，包括案卷外观质量、格式、图纸折叠、修改、字迹材料是否合符规范、归档资料内容是否齐全等；3、根据审查中发现的问题，提出整改事项和整改要求，要求指出问题全面、彻底；4、针对存在的问题逐项对其进行科学的指导，要求针对性强，整改后的资料合乎规范。对外文件资料发放工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：49目的传递信息，保证工程建设顺利开展目标1、文件保密2、登记、发放及时、准确率100%对应流程/规则/年工作量480h单次参考工时h工作频率160次/月触发条件1、每天若干次2、档案管理员，应将收到的文件及时登记，在5分钟内通知到位信息输入工作联系单、设计修改通知、合同、技术协议等输出外部文件发放登记表异常判定1、登记错误2、漏登异常处理1、纠正错误2、补登工作步骤与要求：1、接收各部门发送的文件；2、档案管理人员认真核对接收的文件，要求逐项核对，包括签字手续是否完备、是否盖印、数量是否相符等，核对准确无误后签字认可；3、将接收的文件留取一份存档，余下文件详细登记在《外部文件发放登记表》上；4、通知相关部门领取文件，要求5分钟内通知到位，特殊情况除外；5、领取文件人核对文件名称、数量等无误后签字确认；6、文件发放完成。对内文件资料发放工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：50目的传递信息，保证工程建设顺利开展目标1、文件保密2、登记、发放及时、准确率100%对应流程/规则/年工作量600h单次参考工时h工作频率200次/月触发条件1、每天若干次2、档案管理员，应将收到的文件及时登记，在10分钟内通知送达到位信息输入工作联系单、设计修改通知、监理月报、周报、会议纪要等输出内部文件发放登记表异常判定1、登记错误2、漏登异常处理1、纠正错误2、补登工作步骤与要求：1、接收施工、监理等单位发送的文件；2、档案管理人员认真核对接收的文件，要求认真核对，包括签字手续是否完备、是否盖印、数量是否相符等，核对准确无误后再签字确认；3、将接收的文件详细登记在《内部文件发放登记表》上；4、将文件发送至相关部门，要求5分钟内送达到位，特殊情况除外；5、收取文件人核对文件名称、数量等内容无误后签字确认；6、文件发送完成。图纸资料的发放工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：51目的保证工程建设顺利开展目标登记、发放及时、准确率100%对应流程/规则/年工作量126h单次参考工时h工作频率15次/月触发条件1、每月若干次2、档案管理员，应将收到的图纸资料及时登记，在当天内发送到所需单位信息输入设计图纸、厂家资料等输出图纸资料发放登记表异常判定1、登记错误2、漏登异常处理1、纠正错误2、补登工作步骤与要求：1、接收设计等单位发送的图纸资料；2、档案管理人员根据发送清单进行认真核对，包括图纸名称、数量是否相符等，若不符应告知发送单位；3、确认无误后将所收图纸资料详细录入电脑（包括图纸资料名称、责任单位、数量等）；4、依据合同或项目负责人的交代确认图纸资料发放单位；5、将需发放图纸资料详细登记在《图纸资料发放登记本》上；6、通知相关单位领取资料；7、收取人核对无误后签字确认；8、开放行单；9、存档（剩余图纸）。依据设备合同，给相关设备厂家邮寄所需设备图纸工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：52目的保证工程建设顺利开展目标邮寄及时，准确率100%对应流程/规则/年工作量h单次参考工时h工作频率4次/月触发条件1、档案管理员，应将所需邮寄的图纸资料及时处理，邮寄到所需单位2、工程建设进行中信息输入设计图纸输出快件发票异常判定1、邮寄不及时2、邮寄地址有误异常处理1、及时邮寄，否则造成延误按相关制度处罚2、核对地址无误方可邮寄，否则造成延误按相关制度处罚工作步骤与要求：1、确认需邮寄的资料内容，要求逐项核对，包括资料名称、数量等；2、明确邮寄单位地址，包括、收件人等内容；3、交付邮寄，若交与他人代寄，应将邮寄地址、收件人等逐项交代清楚；4、凭发票签字报帐。参加设备开箱工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：53目的维护档案资料的完整、齐全，为公司工作服务目标1、收集齐全率98%以上对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-002年工作量384h单次参考工时4h工作频率8次/月触发条件得到参加设备开箱的通知信息输入开箱通知输出开箱收集设备资料异常判定资料不齐全异常处理责令补齐工作步骤与要求：1、设备到货后，有关部门通知档案室派员与相关责任人共同参加设备开箱验收，禁止在无档案人员在场的情况下开箱验收；2、设备开箱时，箱内一切文件资料、清单等原始资料由档案员收集，核对登记存档，并负责提供利用，任何单位个人严禁将开箱资料据为已有；3、开箱验收后发现缺少的出厂文件及说明书等，应由项目负责部门索取补齐，档案室工作人员催办。参加工程竣工验收工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：54目的规范档案管理，为公司工作服务目标1、竣工资料准确率达100%对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-002年工作量384h单次参考工时4h工作频率8次/月触发条件得到参加验收的通知信息输入/输出/异常判定资料不合要求异常处理按规范整改工作步骤与要求：1、工程竣工验收时，有关部门通知档案部门派人共同参加验收；2、验收时，档案人员根据基建工程档案验收标准对其竣工资料进行初步审查，包括归档内容、案卷质量等3、及时指出在验收过程中发现的问题，针对问题逐一进行指导，并提出整改意见；4、参加竣工验收总结会。档案资料形成工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：55目的维护档案资料的完整、齐全，为公司工作服务目标1、案卷质量应100%符合《国家科学技术档案案卷构成的一般要求》2、收集齐全率98%以上对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-002年工作量180h单次参考工时h工作频率30次/月触发条件1、工程前期筹备完成后2、工程项目招投标工作完成后3、设备开箱及设备安装调试验收后4、工程竣工验收两个月后信息输入/输出/异常判定1、文件不齐2、漏登3、未作移交清单4、登记错误异常处理1、要求移交人补齐2、补登3、要求移交人补作移交清单4、纠正错误工作步骤与要求：1、工程前期文件资料形成；2、招、投标及合同文件形成；3、设备开箱后形成设备资料;4、设计出图；5、竣工资料资料形成；6、生产检修资料形成。档案进行审查工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：56目的维护档案资料的完整、齐全，为公司工作服务目标1、案卷质量应100%符合《国家科学技术档案案卷构成的一般要求》2、收集齐全率98%以上对应流程/规则1、《档案管理规定》Q-GD-002年工作量360h单次参考工时1h工作频率30次/月触发条件所形成的资料移交到档案室信息输入/输出/异常判定1、文件不齐异常处理1、要求移交人补齐工作步骤与要求：1、基建施工及安装资料：依据《国家科学技术档案案卷构成的一般要求》及基建工程竣工资料整编细则进行认真审查，包括案卷外观质量、格式、图纸折叠、修改、字迹材料是否合符规范，所交资料是否齐全等，不符则退回有关单位进行整改，并指出问题所在，提出改进意见；设备资料：依据开箱清单逐项审核，包括资料名称、数量等内容，若不齐全则要求项目负责人责令厂家补齐；招投标资料、合同、生产检修等资料：依据移交清单逐项核对，包括资料名称、数量等，若不齐则要求有关责任人补齐；2、审查合格，双方在移交清单上办理签字手续；3、将接收的资料整理入库。档案资料整理工作卡工作岗位：档案专责、档案管理员考核岗位：档案专责/办公室主任编号：57目的规范档案管理，档案管理达二级标准目标1、案卷质量应100%符合《国家科学技术档案案卷构成的一般要求》2、资料整理达国家二级标准对应流程/规则1、《档案整编作业规程》Q-GC-CD01-0012、《档案管理规定》Q-GD-002年工作量3600h单次参考工时1h工作频率300次/月触发条件收集的资料均按科学技术档案构成的一般要求进行规范化整理后方可入库存档信息输入收集的资料输出档案案卷异常判定1、分类不准2、案卷整理未按科学技术档案构成要求异常处理1、依据分类大纲重分2、严格按要求对案卷进行整理工作步骤与要求：1、档案资料分类：铝厂资料依据《XXXX铝业科技档案分类体系表》进行分类，电厂资料依据XXXX电厂科技档案分类大纲进行分类，所有资料先分大类，后分小类；然后按小类进行排序；2、单份文件拆钉装订：装订时必须先剔除金属物（永久、长期保管案卷），然后采用线装后胶粘，三孔一线，孔间距为7cm，扣结在封底；装订的文件要求右、下齐，美观一致；3、图纸折叠：所有图纸折叠成手风琴式，符合A4规格；4、编页号、档号：要求无错号、漏号、重号，准确率100%；5、输入及打印卷内目录及卷内备考表，所有档案均应有卷内目录及卷内备考表，项目填写齐全，内容不随意更改、简化；