会议组织流程标准

/会议组织流程标准会议是一种重要的商务活动，作为重要的沟通形式，会议能够通过面对面沟通、身体语言的沟通，使全部参会人员对沟通的信息能够做出更全面的理解，会议供应双向的沟通机会，可以提问、回答、探讨等等，要开好会议，会议的组织、会议和活动的组织流程及实施是一个特别严谨的工作。第一章会前筹备会前筹备：是会议和活动举办前的打算工作，打算工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：一、会议时间的确定确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的打算，一般至少给出2-8周的时间提前让参和活动的人了解活动的支配。因此，会议时间的确定是一个特别重要的决策，要尽早进行。二、会议议程的支配会议议程是会议要探讨的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够胜利的关键，因此，议程是整个会议筹备前须要最早确定的事情之一。年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势和工作支配的探讨；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。在制订议程的时候，要依据工作须要、预算等因素来考虑选择哪些项目是肯定须要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参和，哪些项目是部分人员参和。三、会议的三类相关人员会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备和接待人员3、参与人员。1、领导小组领导小组是全部重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调；2、筹备和接待筹备和接待人员的职责是：依据领导的支配，为领导小组供应会议筹备的具体细微环节，供应备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事务，因而也是担当会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备和接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。①、细心策划要做好每一项接待工作，首先必需进行方案的策划和制定。只有细心策划、充分打算，接待活动才有可能成为胜利的公关活动。这就要求我们接待人员必需具备较高素养，树立剧烈的责随意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，假如这一次的接待工作热忱周到、细心细腻，企业良好的精神风貌、深厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。我们平常要具体了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、消遣设施、平安保卫及价格等，为领导供应分析资料及运用建议，供届时领导选择。在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本状况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路途、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。依据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，具体支配日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细微环节，并体现肯定的创意和创新，制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。然后报请领导批准后实施。②、规范运作每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，工作同样须要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放、接待人员的着装和精神面貌等等，都要努力凸显企业和众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的特性，感受到企业文化的特色。在接待过程中，要严格依据方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序连接、首尾相连。细微环节确定成败，接待工作来不得半点马虎，必需到处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时依据接待工作的须要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思索，从打算会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细微环节都要细致地思索一遍，以便刚好弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便刚好实行应变措施。这就要求接待人员加强敏捷应变实力、临场发挥实力的训练，提高处理突发事务、意外状况实力的训练，提高处理突发事务、意外状况的水平，以便将各类有损作企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。筹备和接待人员要有明确的职责分工，（1）要设定一个负责人；（2）要有人特地负责日程支配及和各部门协调；（3）要有人特地负责联系场地、布置会场；（4）有人特地负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行支配；（5）要有人特地负责设计嬉戏和其他活动；(6)要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。③、参与人员制定接待程序，落实各项细微环节：在确定了参与人员名单后，要明确参与人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参和探讨的人；谁要表演、竞赛，等等，要针对不同参会人员的需求，赐予不同的事先打算和制定接待支配。1、依据来宾的基本状况制定合理、舒适、平安的接待支配，做到让客人兴奋而来，满足而归。2、依据来宾级别确定接待规格和接待方式。3、具体了解酒店及酒店设施，包括酒店位置、菜单、餐饮、消遣设施、平安保卫及价格等告知领导，供应分析及运用建议，以便领导选择酒店。4、客人抵达前，必需在醒目处悬挂好欢迎词。5、做好接待前的打算工作，依据来宾身份预定房间，会客室（会议室），确定接待人员，相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。6、提前召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）7、领导审批接待支配，申请接待费用。四、支配食宿1、提前办理好住房手续（房间号应尽量避开带4或其他不吉利的数字），将房卡拿到，以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。2、熟知房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员房间）。客人用房：各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层房间号），工作人员用房数量及位置（后勤工作人员用房须要同客人在同一楼层，并尽可能靠近嘉宾的房间，以便为嘉宾供应快速、周到的服务）。3、房间布置：客人抵达前必需保证房间清洁卫生，同时检查房间内设施是否能正常运用，依据要求为房间配水果(需每天更换)。4、依据来宾职务、性别、习惯、年龄支配房间。贵来宾人有专人引领至房间。支配房间的原则：依据不同层次支配不同规格的房间。5、依据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点，结合本地饮食特色定餐。要求餐厅整齐、环境舒适、干净卫生、食品物美价廉。6、依据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。所用餐具必须要求做好消毒工作，并且坚决杜绝运用有裂纹的餐具。7、宴请时依据须要支配打印席卡。8、逐一落实各项细微环节。五、接待车辆1、接待用车：保证车辆必需是干净、整齐。驾驶员必需有极强的责任心，驾驶阅历丰富、服务看法好，有肯定的接待阅历和礼仪学问。2、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕过为客人开门，有伴同人员时，由伴同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。3、依据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量支配车辆。乘车座位支配应适当宽松，正常状况下，附加座一般担心排坐人。假如来宾行李数量较多，应当支配特地的行李车。假如是车队行进，动身前应明确行车依次，并通知有关人员，事先讲明路途和大致日程支配，留意集合时间及地点，以免行进中发生错位。每台车都将有明显的标记—号码；每台车支配一名陪伴人员，负责提示客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；4、现场实施过程中，严格依据事先制定的接待支配，实施并执行；如有任何特殊状况变更行程，应刚好通知相关人员和司机。5、依据来宾的其他须要支配相应车辆进行服务。6、假如来宾人数较多，为了在接站时避开混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。在来宾抵达时，将乘车表格发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。会议前期的筹备过程中要考虑的，如主席台的座位支配和姓名牌如何摆放？主持人是否要打算串词？发言的人是否要打算投影设备？嘉宾是否要有标记？表演的人是否须要道具和服装，等等，都要在参会人员名单确定后，进行打算。六、会议日程范文会议日程，是会议起先前要发放的关于会议支配的重要文档，让全部参会人员了解会议的地址、具体内容刚好间支配，因此，会议日程是特别关键的应用文，在这里供应一个春节活动及公司年度会议所运用的日程模板供大家参考。会议日程和会议议程的主要区分是：是否有具体的时间支配。会议议程是在会议前期打算过程中，让会议及活动的参与人员了解会议项目的文件，在会前发放，让相关的参会人员进行相应的打算。会议日程和议程的内容相像，但有更加具体的会议地址、会议内容的具体时间支配。XX公司年会日程（范文）经过一年的努力进取，公司取得了良好的业绩，为总结工作，展望公司的发展前景、表彰优秀，公司将实行年度会议，会议日程如下：会议日期：XXXX年02月05日8：30-17：00会议地址：XX市XX大酒店大会议厅参会人员：公司总部全体员工、分公司经理、各项目经理、部门负责人8：30-12：00各部门、项目部汇报上一年度工作状况及下一步工作支配12：00-13：30午餐，中餐厅及参会人员合影留念13：30-16：00各部门、项目部接着汇报上一年度工作状况及下一步工作支配16：00-16：30分公司经理讲话16：30-17：00表彰优秀员工17：00会议结束七、会议管理、会议预算会议预算是会议管理和策划的重要内容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行细心核算，筹备人员应刚好将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组，并依据领导的决策用好会议预算。会议预算包括以下6项内容：1、交通费用交通费用可以细分为：①动身地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、马路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他和会人员可能运用的预定交通；③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、马路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。2、场地费用具体可细分为：①会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些特别规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，须要加装非主席台发言线路时也可能须要另外的预算。②会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常须要支付肯定的运用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持和维护费用。值得留意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。③会场布置费用：假如不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特殊要求，可以和专业的会议服务商协商。④其他场地费用：这些费用通常包括：广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输和仓储、消遣、保健、媒介服务等，可视会议须要进行选购 。对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。3、住宿费用正常的住宿费除和酒店星级标准、房型等因素有关外，还和客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、客房水果、鲜花供应等服务是否开放有关。会议筹办者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简洁，也可以很困难，这取决于会议议程须要及会议目的在会议的食品饮料支配中，已有具体介绍。茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。正餐通常是自助餐，当然也可以实行围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预料就餐人数不得和实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）5、其他消遣、演出、保健、旅游项目费用会议室、住宿费用中可能含一部分消遣项目的费用，会议期间可以利用，但有些项目须要依据活动支配另行打算预算。6、杂费杂费是指会议和活动过程中，产生的一些临时性费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特和礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译和向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难支配，通常可以在会务费用预算中增列不行预见费用作为机动处理。八、会议物品选购 清单和选购 人员支配在会议的三类相关人员中，会议筹备人员往往还要负责全部会议相关物品的选购 、订制和租赁，在选购 前列一个选购 清单，并支配好会议选购 人员，会使选购 进行得有条不紊，且不会产生遗漏。会议物品选购 、订制及租赁主要包含的11项内容：1、会议场地租用，可参考：会议地点的选择会议地点的选择和会议议程、参会人员、预算亲密相关。会议场所的费用，通常在整个预算中占比较大，同时，场地对参会人员的感受影响也较大，因此，对于筹办人员来讲，场地选择是个重要的事情。假如公司内部有合适的地点选择，会议地点可以支配在公司内部。由于削减了租用场地和设备，选择内部地点开会可以节约费用，适合于内部会议和活动。由外部的服务商供应的会议场地，通常有三类地点：①宾馆、酒店、②会议中心③饭店这几类场所。①宾馆、酒店很多宾馆有特地接待商务会议的业务，由于宾馆同时能够供应住宿和餐饮，因此，对于有食宿需求的会议，是很合适的选择。②会议中心会议中心属于专业从事会议服务的场所，通常有适合各种规模的会议室；有专业的会议相关设施；精通会务服务的服务人员；大部分的会议中心也供应餐饮和住宿服务。③饭店饭店有适合大型活动的房间，同时也供应餐饮服务。会议场地假如由外部供应，会议筹备人员有可能对场地不是特别了解，有些会议场地甚至会选在和公司不同城市、不同国家的地方，因此，事先踩点就很重要了，不然，等大队人马过去开会时，才发觉地点和想象的不一样就来不及了。假如由于各种缘由无法亲自去踩点，也就由熟识会议需求的人，帮助视察，或了解熟识场地的其他用户对场地的评价，了解场地的设施等级。1、住宿、消遣、演员、旅行目的地预订2、车辆运用及租赁支配3、票务预订供应机构选择4、音像协助设备租赁5、会场布置所需物品订制，如指示牌、会标、背景板、展架、易拉宝、鲜花、条幅等等。会场布置虽然是个细微环节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是特别重要的。会场布置通常由会议场所供应方和会议筹备人员协作完成，在会场布置之前，通常会出个会场布置方案，甚至画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。会场布置总体要求会场布置要和会议的内容相匹配，依据会议内容可把会场布置为：喜庆喧闹的、动感活跃的、严谨商务的等等。会议场所的室外布置会议场所的室外及入口布置可依据须要选择：1、主会标2、欢迎拱门、条幅3、彩球、鲜花、氦气球4、地毯5、展架、易拉宝、广告板6、引导牌7、灯箱8、签到台9、休息座椅等会议场所的室内布置会议场所的室内布置可依据须要选择：1、会标、背景板2、主席台、听众席、演讲台的布置，3、鲜花、彩球、彩带等装饰4、音像协助设备5、灯光、电源设备6、茶点，7、奖品、礼品、活动道具8、桌牌、名牌9、摄像设备，等7、礼品、奖品、纪念品、演出道具选购 清单8、餐饮、水果、饮用瓶装水等9、接待物品选购 ，包括：吊带、胸牌、姓名卡、桌卡、签到簿、签到笔、指示牌、纸笔等办公用品10、会议相关印刷品须要提前的确内容，供应印刷服务供应商，以确保在会议召开前印刷完成。会议相关的印刷品，包括：请柬、会议宣扬单、代表名录、会议日程表、参会人员信息登记表、会议评估反馈表、住宿支配表、居住区域地图、城市地图、广告材料，等11、和会议相关的其他物品各类物品的选购 、订制、租赁，都要选择牢靠的供应商，以免出现产品质量达不到要求、送货不刚好、售后服务跟不上等问题九、请柬、邀请函的7项信息和范文有些会议或活动须要邀请某些特定的人来参与，因此，要给他们发送请柬或邀请函，请柬和邀请函的内容为被邀请者供应了会议的相关信息，为了让被邀请者了解会议信息，请柬和邀请函的内容应体现7类信息，在此供应请柬和邀请函范文供参考。请柬和邀请函具备的7项信息：1、活动类型2、活动日期、时间和会期3、会议邀请者和被邀请者4、会议地点5、是否须要回复(会议回执)6、供应的餐饮7、其他信息，如着装要求、地图、旅行支配等邀请函范文XXX先生/女士：XX公司将于2月5日8：30-17：00，举办公司年会，特邀请合作伙伴派员参与。会议议程如下：……会议地点在XX国际会议中心中餐厅，会议供应午餐及茶点。请贵公司于2月2日前供应参会人员人数及名单。因有团队活动，参会者请备休闲装。会议中心地址：XX街XX号，公司接送车辆8：00，由火车站接参会者到会议中心。XX公司1月9日请柬和邀请函要提前发出，以便参考者提前支配时间；请柬和邀请函的样式、纸张取决于会议和活动的类型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的会议，请柬和邀请函的预算越高；对有回复要求的请柬和邀请函要做好跟踪，对回复要刚好登记，以便统计精确的人数，人数在预定餐饮、住宿等项时，特别重要，也和会议的预算亲密相关。其次章会议地点的选择会议地点的选择是属于会前筹备的一部分，但单独作为一节来讲，是因为会议地点选择的特别重要，甚至是影响会议成败的关键因素，参会人员对会议感受、会议预算都和会议地点的选择关系亲密。一、会议地点评估的几个项目在选择会议地点后，要对会议场地进行评估，可参考如下16个项目：1、会议场地交通便利程度、是否能够供应班车、班车是否免费2、停车场3、平安状况、保安服务质量4、电信联络便利性5、装修和外观6、清洁程度7、大堂、卫生间装修、设施、清洁8、食品、茶点（可参考：会议的食品饮料支配）9、餐饮服务水平10、工作人员表现11、服务水平12、供暖、空调、照明设施13、住宿设施14、音像协助设备15、休闲设施16、其他设施和服务以上项目逐项按好、中、差打分。在会议筹备阶段，先选择2-3个备选地点，逐一列出其优劣，提交会议的领导小组确定最终的会议地址，以将保障会议地点和会议要求相符合。会议座位支配，如何支配会议座位是会议筹备人员不能忽视的一个细微环节，会议室座位支配既要保证全部的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位支配礼仪。二、会议室座位支配的五种方式会议座位支配，如何支配会议座位是会议筹备人员不能忽视的一个细微环节，会议室座位支配既要保证全部的参会人员能够看到和听到发言人的发言，还要考虑就座的礼仪，会议座位支配礼仪。会议室座位支配通常有五种方式：1、圆桌会议型全部人转着桌子就座，便利全部人参和探讨，通常用于小型会议及须要探讨较多的会议。尽管圆桌会议型就座人员相对同等，但仍旧须要留意就座的礼仪，可在座位上摆放姓名牌，用于提示就座的次序。2、正式演讲型正式演讲时，要给演讲者、发言人一张讲台或办公桌，便利演讲者站立或座着讲话，同时，还要依据演讲人的要求及演讲须要，摆放相应的音像协助设备。听众在演讲者对面，按排坐，面对演讲者。这样的布置有利于演讲者和听众的沟通。这种座位排列方式，应略微多供应一些座位，因为在中间的座位有可能是空的，听众通常不会座得特别满。3、小组探讨型据会议的须要，把座位分成几个圆桌型，在会议主要发言人发言结束后，参会人员将分成几个小组进行探讨，培训常常采纳这种形势，便利对课题进行小规模的深化研讨，保证更多的人对议题表达看法。4、就餐座位支配对于正式的晚餐或宴请，应选择这种方式支配座位，在餐桌上要摆放桌号提示牌，或供应座位用于表示就座的次序，可在参会人员的请柬上标明就餐的餐桌号。5、礼仪型有些特别正式的会议，对就座礼仪要求很高，例如有上级领导、重要嘉宾参与的会议，在主席台上就座的人，如何支配座位肯定要参照礼仪指导书，并事先征求会议领导小组、领导及嘉宾本人或秘书的看法。三、会议的食品饮料支配会议筹备过程中，肯定要事先确定各类用餐的次数，把每次用餐都考虑周全，并确定全部用餐的时间、供应者、菜单和费用。支配食品饮料时，须要了解是否有特殊饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。会议的食品饮料有两类：1、茶点茶点包括会中茶点、咖啡、茶，在会议期间供应。茶点的种类可分为西式和中式2种：西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。可以放在会议室内的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体供应时间、种类、数量、服务要求，需事前则会议筹办人员和会议场所供应商协商。2、正餐正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有支配，因此有肯定工作餐性质，以支配自助餐为主；晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会支配领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节；早餐除非是支配好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员供应，费用包含在住宿费用中，在预定住宿时，要和住宿供应者协商早餐的支配。食品饮料的供应者也就是食品的供应渠道，通常有：1、内部食堂；2、外部餐饮供应商，包括小型餐饮公司、饭店；3、会议或住宿场所供应；4、自行选购 ，有些茶点、饮料可自行选购 。四、音像协助设备支配任何会议和活动，都应当事先确定是否须要在会议室运用音像协助设备，由于音像协助设备能够表现事先打算的内容，会议室设备是否打算妥当会影响会议的效果，所以，运用音像协助设备有以下几个优点：①可事先打算图片和图表，便于观众理解演讲的内容；②运用音像协助设备能够显示专业的演讲和报告水平；③音像协助设备可显示现场书写的内容，便利和观众沟通；④帮助观众集中精力听讲和探讨，而不须要做笔记。会议常用的音像协助设备有以下7类：1、白板白板通常能在上面进行书写的铁制大块白板，可反复擦除上面的笔迹，也可以用磁吸将纸张粘在上面展示内容，因此，在打算白板的同时，要打算白板笔、板擦、磁吸（也叫磁钉、磁扣、磁粒、磁贴）、大张的白板纸、打印纸等。2、计算机有些演讲人不便利携带笔记本电脑，可将其演讲、展示的内容事先拷贝到会议室的计算机中，用计算机演示的文件可以是PPT文件、WORD文件，也可以是EXCEL表格、图表，甚至是动画、视频内容，使演讲内容更形象，便于理解。所以，计算机也是会议室常备的音像协助设备之一。3、投影仪投影仪可以把计算机屏幕上的内容放大显示到幕布上，使更多的观众看到，属于会议室的重要设备。在打算计算机及投影仪的时候，肯定要打算好相应的电源设备，并为突然停电的意外事故做好打算。4、画架、活动挂图画架上面可挂多层白板纸，便利在会计过程中，由主持人、演讲人、报告人登记和会人员的探讨过程、重要观点，画架也可以用白板代替。5、展板展板是便携式的图板，展示会议相关的内容或宣扬信息，由会议组织者事前打算好，摆放在会议室相关位置。6、音响设备依据会议室的大小及演讲者的须要，供应麦克风、音箱等，必要的音响设备。7、其他设置录像机、电视机、胶片投影仪、幻灯片投影仪等，随着计算机的普及，这些类型的音像协助设备运用的越来越少了。会议时，要运用何种音像协助设备需事先和演讲人、报告人进行沟通，并按他们的要求打算。假如会议场地没有足够的音像协助设备，就须要会议筹备人员通过其他方式，如租赁、借用，事先事先在会议场地布置好五、会场布置要留意的几个细微环节会场布置虽然是个细微环节，但却是整个会议的一个面子问题，给参会者留下对会议的第一印象，是特别重要的。会场布置通常由会议场所供应方和会议筹备人员协作完成，在会场布置之前，通常要出个会场布置方案，画出会场布置的效果图，报告给会议领导小组来审批。第三章会议过程限制 一、会议接待的2点留意事项会议接待是参会人员对会议评估的重要要点之一，会议接待是整个会议过程中重要的一个环节，会议接待方案打算、会议接待礼仪、会议接待留意事项，也是学习组织、筹备一个会议的重要内容，对于大型会议，应当打算特地的会议接待方案。会议接待中要留意的事项为：1、妥当支配接待人员会议的接待人员肯定要支配好，保证在会议起先、中间休息、就餐、结束的时候，都有接待人员为参会者供应服务。为保证支配好接待人员的工作，会议筹备的时候要打算一个接待人员排班表，把各个时段的接待人员都妥当地支配好。对会议接待人员要进行培训，使他们熟识会议的日程支配、会议场地状况、意外状况处理方法案等。2、足够打算接待资料在接待处应当打算足够的接待资料，一方面保证每个参会人员都能领到资料；另一方面保证每个人领到的资料都是全面的。接待处应当打算的资料和材料如下：1、胸卡或吊牌2、参会人员名单3、参会人员登记表、签到表4、办公用品，如铅笔、纸张、记录本5、会议日程6、关于会议地点、卫生间设施、停车、用餐地址等信息7、会议相关印刷品8、会议评估反馈表9、其他会议信息为每个参会人员打算的资料要集中放入一个资料袋中，便利参会人员领取。会议接待前留意了这2个问题后，会议的接待就能圆满地进行。二、会议意外事务处理、意外事务处理预案会议过程千头万绪，方方面面的事情很多，参会的人员较多，组织者要对会议过程进行限制，须要制定意外事务处理预案以应对会议过程中的突发事务、紧急事务。意外事务易发生在哪些地方呢？怎么有针对性地制定意外事务处理预案呢？会议前具体的筹备，可使意外事务的出现降低到最小程度，紧急事务、