办公软件应用技巧培训演示文稿

办公软件应用技巧培训演示文稿1现在是1页\一共有85页\编辑于星期日（优选）办公软件应用技巧培训.2现在是2页\一共有85页\编辑于星期日一、培训目标熟悉WPSOffice的高级功能提高日常办公效率解决日常工作中的WPS应用问题3现在是3页\一共有85页\编辑于星期日二、WPSOffice简介

1.与MSOffice的版本对比软件功能WPSOffice2010MSOffice2003表格WPS表格Excel公文WPS文字Word幻灯片WPS演示PowerPoint4现在是4页\一共有85页\编辑于星期日2.文件的格式及建立方式软件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ettExcel表格文件*.xlsExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wptWord文字文件*.docWord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dptPowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示模板文件*.pot5现在是5页\一共有85页\编辑于星期日三种建立方式：模板建立建立空白右键菜单建立建立方式一：点选“开始”菜单“WPSOffice个人版”中相应WPS软件，开启软件6现在是6页\一共有85页\编辑于星期日如图，可选择在线模板或本地模板建立方式二：同上，也可以选择新建空白文件7现在是7页\一共有85页\编辑于星期日建立方式三：不推荐点击右键弹出右键菜单中”“新建”菜单中选中需要新建WPS文件类型，如“WPS表格工作簿”8现在是8页\一共有85页\编辑于星期日修改文件名称双击文件即可进入编辑注意：方法三生成的档案是WPS专用格式，会造成其他公司电脑无法打开9现在是9页\一共有85页\编辑于星期日三、WPS实用功能与技巧

1.WPS文字、表格、演示插入图片的方式对比标准正确操方式打开表格文件点击“插入”菜单下“图片”子菜单中的“来自文件”10现在是10页\一共有85页\编辑于星期日弹出“插入图片”对话框选择需要插入的图片点击“打开”，完成插入图片11现在是11页\一共有85页\编辑于星期日非标准操作方式敲击键盘PrScrn建或使用截图软件Ctrl+Alt+A进行获取图片打开演示文件按Ctrl+C粘贴图片，完成图片插入12现在是12页\一共有85页\编辑于星期日标准操作与非标准操作的显示效果完全一致13现在是13页\一共有85页\编辑于星期日非标准操作标准操作开启速度慢快占用空间、电脑资源大少14现在是14页\一共有85页\编辑于星期日2.WPS表格生成图表功能开启表格文件选中需要制表的内容15现在是15页\一共有85页\编辑于星期日点击“插入”菜单下“图标”16现在是16页\一共有85页\编辑于星期日弹出“图表类型”向导对话框选择你所需要图表类型，能看到简单的图表预览预览双击其图标17现在是17页\一共有85页\编辑于星期日将出现“配色方案”，可根据需要选择方案，达到美化图表的作用选完图表类型点击“下一步”18现在是18页\一共有85页\编辑于星期日出现“数据源”对话框“数据区域”选项卡中选定表中数据的来源指定数据源的行列格式（系统会自动判断，也可手动指定）点击“系列”选项卡19现在是19页\一共有85页\编辑于星期日添加或删除“系列”选择“分类(X)轴标志”点击“下一步”20现在是20页\一共有85页\编辑于星期日出现的“图表选项”对话框可以在“标题”选项卡中输入 “图表标题” “分类轴” “数值轴”可以马上看到预览效果如图21现在是21页\一共有85页\编辑于星期日点选“坐标轴”选项卡对“主坐标轴”进行调整22现在是22页\一共有85页\编辑于星期日点选“网格线”选项卡对“分类(X)轴”、“数值(Y)轴”选择是否增加主、次要网格线23现在是23页\一共有85页\编辑于星期日点选“图表”选项卡设定是否“显示图例”设定图例在图表中的“位置”24现在是24页\一共有85页\编辑于星期日点选“数据标志”选项卡设定“数据标签包括”的内容25现在是25页\一共有85页\编辑于星期日点选“数据表”选项卡勾选“显示数据表”点击“完成”按钮26现在是26页\一共有85页\编辑于星期日生成图表如图所示出现“图表”工具条选中图表调整其到合适大小27现在是27页\一共有85页\编辑于星期日在“图表”工具条中选择“系列完成率”28现在是28页\一共有85页\编辑于星期日再选择图表类型为“折线图”这样在同一图表中便可包含两种不同的图表类型29现在是29页\一共有85页\编辑于星期日选择“完成率”的折线单击鼠标右键右键菜单中选择“数据系列格式”30现在是30页\一共有85页\编辑于星期日弹出“系列完成率格式”对话框31现在是31页\一共有85页\编辑于星期日选择“坐标轴”选项卡在“系列绘制在”中选“次坐标轴”点选“确定”按钮32现在是32页\一共有85页\编辑于星期日如图产生一条次坐标轴在次坐标轴上点右键选择“坐标轴格式”33现在是33页\一共有85页\编辑于星期日弹出“次数值轴格式”对话框34现在是34页\一共有85页\编辑于星期日选中“数字”选项卡选择“分类”中的“百分比”格式(因为“完成率”是以百分比来显示的，所以要选择百分比格式）35现在是35页\一共有85页\编辑于星期日完成图表结果如图所示36现在是36页\一共有85页\编辑于星期日3.WPS表格函数（统计及数据对比）

统计函数：COUNTIF(区域，条件)

作用：用于统计区域内满足条件的记录个数如图所示37现在是37页\一共有85页\编辑于星期日先点选单元格再点击“插入”菜单中“函数”功能38现在是38页\一共有85页\编辑于星期日弹出“插入函数”对话框39现在是39页\一共有85页\编辑于星期日选中“全部函数”选项卡点选“或选择类别”中得“统计”，将所有统计函数列出来40现在是40页\一共有85页\编辑于星期日选择“COUNTIF”函数点“确定”按钮41现在是41页\一共有85页\编辑于星期日弹出“函数参数”对话框点选“区域选择按钮”42现在是42页\一共有85页\编辑于星期日鼠标框选非空数据区域再点“区域选择按钮”返回函数参数设定画面43现在是43页\一共有85页\编辑于星期日输入“条件”点击“确定”按钮完成函数参数设定44现在是44页\一共有85页\编辑于星期日结果如图45现在是45页\一共有85页\编辑于星期日数据对比函数：VLOOKUP(查找值，数据表，列序数，匹配条件)

作用：在匹配条件为假时，返回查找值在数据表中对应的列序数中的数据实例为，表2中人员工资数据取来自表1中的对应数据46现在是46页\一共有85页\编辑于星期日点击“插入函数”按钮弹出“插入函数”对话框选择“查找与引用”类别47现在是47页\一共有85页\编辑于星期日选择VLOOKUP函数点击“确定”48现在是48页\一共有85页\编辑于星期日输入查找值数据表序列数匹配条件按“确定”按钮完成49现在是49页\一共有85页\编辑于星期日将表格G19一拖拽，公式便应用到下面的表格中50现在是50页\一共有85页\编辑于星期日结果如图51现在是51页\一共有85页\编辑于星期日“邮件合并工具”功能应用：批量打印：打印邀请函、打印工资条批量生成文件：制作人事文档批量发邮件：发邀请邮件“邮件合并工具”功能应用条件：WPS文字文件（相当是模板文件）数据文件（数据源）4.WPS文字“邮件合并工具”功能52现在是52页\一共有85页\编辑于星期日开启WPS文字文件点选“工具”菜单下“邮件合并工具栏”53现在是53页\一共有85页\编辑于星期日出现“邮件合并工具栏”点选“打开数据源”54现在是54页\一共有85页\编辑于星期日弹出“选取数据源”对话框选择数据文件，点“打开”55现在是55页\一共有85页\编辑于星期日弹出“选择表格”选择相应数据表单如：Sheet1$点“确定”56现在是56页\一共有85页\编辑于星期日点“收件人”按钮57现在是57页\一共有85页\编辑于星期日在弹出“邮件合并收件人”中选择相应数据记录点“确定”58现在是58页\一共有85页\编辑于星期日将光标设定到需要插入数据的位置点选“插入合并域”按钮59现在是59页\一共有85页\编辑于星期日弹出“插入域”对话框选择“域”中“姓名”点击“插入”插入完成后，点选“取消”60现在是60页\一共有85页\编辑于星期日插入数据后如图61现在是61页\一共有85页\编辑于星期日合并到新文档将数据与文件合并后生成一个文件，适合打印工资条等应用62现在是62页\一共有85页\编辑于星期日合并到不同新文档将数据按记录条数合成成记录数个文件，适合应用生成人事资料等63现在是63页\一共有85页\编辑于星期日合并到打印机将合并后的数据进行输出作业，适合打印工资条等应用64现在是64页\一共有85页\编辑于星期日合并到电子邮件合并后作为电子邮件按指定邮件地址进行发送，适合发送邀请函应用65现在是65页\一共有85页\编辑于星期日点击“合并到电子邮件”弹出““合并到电子邮件”对话框在“邮件选项”“收件人”中选数据的邮件（地址）项输入“主题行”点“确定”66现在是66页\一共有85页\编辑于星期日出现“文件转换”对话框能看到“预览”信件内容确认无误后点击“确定”67现在是67页\一共有85页\编辑于星期日弹出“OutlookExpress”发送确定框点“发送”就将合并好的邮件发送出去68现在是68页\一共有85页\编辑于星期日如图，完成批量发送邮件69现在是69页\一共有85页\编辑于星期日5.WPS演示模板套用开启“WPS演示”可以选择“在线模板”可以选择“我的模板”也可以“切换到本地模板资源”选择模板类型如：选择“报告总结”再双击“年终总结”70现在是70页\一共有85页\编辑于星期日经过短时间Download,“年终总结”模板被开启71现在是71页\一共有85页\编辑于星期日点击各页面进行相应修改、输入数据便可完成一个漂亮的年终总结报告模板就是要简化我们制作演示文档的繁琐72现在是72页\一共有85页\编辑于星期日6.WPS应用小技巧WPS设定用户信息修改文件编辑者信息WPS方便的人民币格式表格文件中得数字格式能快速转换成人民币格式WPS文件转PDF档案如果有需要，文件档案能通过WPS直接转成PDF档案73现在是73页\一共有85页\编辑于星期日开启WPS软件点选“工具”菜单中的“选项”功能WPS表格、文件、演示的“选项”都在“工具”菜单下WPS设定用户信息74现在是74页\一共有85页\编辑于星期日选择WPS表格“选项”的“常规与保存”选项卡输入“用户名”点击“确定”完成75现在是75页\一共有85页\编辑于星期日选择WPS文字“选项”的“用户信息”选项卡输入“用户信息”点击“确定”完成76现在是76页\一共有85页\编辑于星期日选择WPS演示“选项”的“常规与保存”选项卡输入“用户信息”点击“确定”完成77现在是77页\一共有85页\编辑于星期日WPS方便的人民币格式开启表格文件框选要转换格式的数字区域78现在是78页\一共有85页\编辑于星期日框选区域上点鼠标右键弹出右键菜单中选择“设置单元格格式”79现在是79页\一共有85页\编辑于星期日在“数字”选项卡中，选中“特殊”分类再选中“人民币大写”点“确定”完成