肉食加工厂采购管理制度模版

公司制度模版采购管理制度1.0目的为规范公司各种物资、原辅料、设备的采购管理,特制订本管理规定。2.0适用范围适用于所有物资、设备、原辅料的采购管理。3.0职责3.1.采购部负责各种外购原料、果蔬原料、包材的采购。3.2.工程装备部负责设备的采购。3.3.品管部负责各种外购原料的验收。4.0政策4.1.计划编制4.1.1.依据物资、原辅料实际库存及车间生产实际消耗，结合发货周期，原料以7天为警戒库存，辅料以15天为警戒库存，纸箱以2天为警戒库存，低于警戒库存时，生产厂及时编制需求计划并填制《预算编制审批表》。4.1.2.《预算编制审批表》由使用部门主管签字确认，由营运中心部经理批准；对于急需的原辅料和物资，在编制需求计划时必须加注“急需”标志。4.1.3.经营运中心批准的《预算编制审批表》传递至物资采购部实施采购。4.2.采购流程4.2.1.采购部接到《预算编制审批表》后，进行审核，经采购部主管签字后报公司财务中心核准审批。计划核准审批后，采购员实施采购。4.2.2.采购物资到厂后，应先由检验员进行感观检验，感观检验合格后，方可卸车。在卸车过程中，品管部按《原辅包装材料检验规范》的要求随机抽样检验。4.2.3.卸车结束后，品管部填写《原辅料验收记录单》，注明品名、数量、检验情况等，一式三份，交采购部、物资库或原料库各一份，一份自留。4.2.4.物资库或冷藏库根据实际接收数量，由库管员开具《实物收据》，采购员凭《实物收据》或《原料磅码单》到财务中心开具《入库验收单》，交物资库或冷藏库一份，品管员在《入库验收单》上签字确认、标注质量情况。4.3.价格确定4.3.1.采购员在进行采购作业前，要深入市场进行价格调查，并在《预算编制审批表》上列出拟采购物资的价格，经财务审核批后方可进行采购。4.3.2.物资到厂验收后，采购员将品管部开具的《原料验收报告单》、以及物资库或冷藏库开具的《实物收据》三份手续汇总在一起，根据原料检验结果执行合同价格或根据相关规定作调价、折扣处理。4.3.3.果蔬原料由营运中心根据市场行情确定统一的采购价格，需调整时由基地办采购员对果蔬市场充分调研分析后,由基地办编制《果蔬原料调价通知单》该单一式四份,报采购部主管初审后，在《果蔬原料调价通知单》上签字,交营运中心总经理审批。《调价通知单》一式四份，营运中心总经理留存一份，营运中心财务一份，付款员一份，原料部一份。4.4.付款管理4.4.1.一般情况下，每月货款结算一次。采购员将确定的价格通知客户开具发票。采购员接到客户送来的发票后，与《实收收据》数量或《原料磅码单》进行核对，无误后，将《预算编制审批表》、《原料验收报告单》、《实物收据》、《采购发票》以公司内部报帐单的形式报采购主管审核签字，最后交财务中心资金管理部复审，经审核实际采购数量、价格、品质符合要求后，资金管理部签字入帐。4.4.2.采购员根据合同约定付款条件，付款时填写《汇款申请单》，经采购部主管审批后，交财务中心审核，审核无误后签字确认，交银行结算员进行付款作业。4.4.3.果蔬原料付款管理遵循以下流程⑴.果蔬原料到厂验收后，采购员将品管部开具的《原料验收报告单》、以及调理厂填写的《收购日报表》、采购部开具的《调价通知单》三份手续汇总在一起交于果蔬统计员审核。⑵.调理厂统计员审核后将《收购日报表》留存汇总，进行收购量及综合出品率验证分析，并将《原料验收报告单》、《调价通知单》交财务核算处审核。⑶.供应商持《原料磅码单》去财务核算处更换发票，到发款室结收帐款。4.4.4.若《预算审批表》同时批准了几个采购品种，报帐需用复印件时，则需在复印件《预算审批表》上加盖“已采购”红章（该章由采购部主管进行保管），否则财务不予办理相关手续。4.5．供应商管理采购部根据产品的需要，对供应商的技术条件、生产能力、质量保证能力等进行充分评定，选择合格的供应商，建立合格供应商档案，签订采购合同。4.6.责任界定4.6.1.采购部未规定的期限采购到位而影响生产者，对责任人给予100－500元的罚款。4.6.2.对先款后货的物资，到厂后经验不合格者，由物资采购部负责向供应商进行索赔或退货，并承担由此造成的生产损失。4.6.3.如索赔或退货失败，由物资采购部全额承担由此造成的经济损失。4.7.其它规定4.7.1.各部门在编制预算时必须结合实际生产情况和库存量进行预算编制，低于安全库存量和标杆库存量时才能编制预算（具体编制周期按物资采购部通知01号执行）；编制预算时必须注明所采购物资最长使用期限。4.7.2.对物资采购预算根据谁编制谁负责的原则，建立采购风险责任追究制。对因预算编制不合理或失误，导致采购物资积压者，预算编制部门承担以下责任：4.7.2.1.预算内采购物资库存时间超过“最长使用期限”三个月者，对预算编制部门给予剩余物资总价值5%的处罚；超过“最长使用期限”六个月者，对预算编制部门给予剩余物资总价值20%的处罚；超过“最长使用期限”一年者，对预算编制部门给予剩余物资总价值50%的处罚；最终判定为永久积压者，由预算编制部门承担全部经济损失。4.7.2.2.责任划分为：预算编制人员承担40％责任，预算批准人承担60％责任。预算编制人和预算批准人以预算申请表的签字为依据。4.7.2.3.凡没有按预算审批结果进行采购，超预算采购造成的积压，超出部分由采购员和采购部审批主管承担责任。4.7.3.采购物资分为常用物资和非常用物资，常用物资与非常用物资由物资采购部确定并予以公布。所有常用物资的最低库存量由物资采购部确定并由物资采购部负责预算编制；非常用物资预算由各生产性分厂自行编制，新增物资随编制预算由使用部门制定出最低库存量。特殊配件由设备部门制定最低库存量。特殊订单多为一次性使用，计划编制人员在编制预算时要征求订单下发部门的意见并由订单下发部门签字；因订单没有执行造成的物资积压由订单下发部门全额承担，因预算编制不准确造成的物资积压由预算编制人员全额承担，有争议时由管理中心仲裁。因制造部门预算编制不当造成积压依据第二条第1款执行。4.7.4.因公司产品结构调整或促销方案而编制的预算，需有产品结构调整部门或相关分公司提前制订调整计划并附物资采购清单，方案制订部门应在预算单上签字并承担物资积压的风险，承担损失的比例由管理中心根据实际情况裁定。因制造部门预算编制不当造成积压依据第二条第1款执行。新开发的产品批量生产时，所编制预算采购必须有市场中心的市场调研报告，如造成物资积压，由市场中心和技术中心承担，具体责任由管理中心裁定。技术中心所需试验的新型原辅料（≤5kg），由技术中心负责要求供应商无偿提供，且对所提供的样品使用效果快速、准确、公正的书面反馈于物资采购部。4.7.5.包装类产品需改版时，市场中心必须提前通知物资采购部，对原有包装物库存量进行确认，并对过度期的工作做好安排；原则上必须待原有包装物消耗完毕才能使用新版；若因盲目改版或不按规定的流程导致的物资积压由市场中心全额承担。4.7.6.仓库人员要跟踪非常用物资的使用进度，对超期物资仓管人员要提交预警报告，物资采购部将责成使用部门提交原因分析报告并制订使用计划和方案。4.7.7.对积压物资实行预警管理4.7.7.1.物资管理员要时刻关注物资的使用进度，对入库后1个月一次没有领用