软件技术有限公司资料管理制度

#资料管理制度1目的为了使公司资料实行综合管理，特制定以下管理制度。2适用范围公司所有证件、合同（合同、协议、标书等）、收发文、图书（报刊、书籍等）的管理。3执行主体行政部、人力资源部izifixri4流程图A2：员工把需要移交的资料准备好。资料管理瑞讨工图搂收文件■坪行情+址izifixri4流程图A2：员工把需要移交的资料准备好。资料管理瑞讨工图搂收文件■坪行情+址G充同*日■1r峡证c行政总会A.以二B2：行政部接受员工移交资料，同时在交接表上登记（注明编号、日期、文件类型、文件名、份数、移交人、接交人等）。B3：行政部把移交的资料整理归档，填写登记表（注明编号、日期、文件名、份数）。A3：员工填写借阅表（注明文件名、用途、借阅日期、返还日期、借阅人）。C4：行政总监审批借阅表。A5：行政部提供文件给员工查阅。B6：员工返还文件给行政部，由行政部整理归档。

技我」1笈技我」1笈2同泞川涧程图■/Jf;lIIL才J3AHI斑斓诬n嬴IHl则〉b招吉ITnH漫草中於:定fi.ni一sshH定白国s-一■>|r立衲=^iA室也JU 1s ■*Hlp评»世工F要航11in握声杏前_1rr尸1UI人2：项目联系人准备合同草稿（注明甲、乙双方的名称、地址、邮编、联系人、联系方式、Email、合同内容、金额、付款方式）。82：项目联系人需把合同草稿到人力资源部备案。B3：人力资源部对合同草稿提出修改意见。人4：项目联系人修改合同草稿。B5：人力资源部再次确认项目联系人提供的修改合同草稿。E5：总经理审批合同。人6：项目联系人与业务单位签订正式合同（需盖公章、法人或代理人签字、注明日期、合同一式四份）B7：人力资源部凭正式合同到市科技局鉴定合同。B8：人力资源部留存合同。D8：人力资源部复印一份合同给财务部备案。人9：项目联系人根据项目进度以取货款。D9：财务部根据合同收取货款。人10：项目联系人填写付款单（注明日期、项目名称、金额、事由）。D10：财务部审核付款单。E10：总经理审批付款单。D11：财务部支付货款（注明日期、金额、付款方式、事由）。人11：项目联系人填写查阅申请表。C11：行政总监审批查阅申请表。A12：人力资源部凭审批表提供查阅合同。813：项目联系人返还查阅合同。一般台同管理梳和图1A力口联系人人力资意部£）时势修V衣河牛格—b签定国可1合同讦档1-分司事签ip鼬_■二一V</■-TWW；海-假取萧依•<$>\z口, - •吉时中证—4寸也太■1kMli'lli*?HIr仙一.人2：项目联系人准备合同草稿（注明甲、乙双方的名称、地址、邮编、联系人、联系方式、Email、合同内容、金额、付款方式）。82：项目联系人需把合同草稿到人力资源部备案。人3：项目联系人与业务单位签订正式合同（需盖公章、法人或代理人签字、注明日期、合同一式四份）。B4：人力资源部留存合同。D4：人力资源部复印一份合同给财务部备案。人5：项目联系人根据项目进度以取货款。D5：财务部根据合同收取货款。人6：项目联系人填写付款单（注明日期、项目名称、金额、事由）。D6：财务部审核付款单。E6：总经理审批付款单。D7：财务部支付货款（注明日期、金额、付款方式、事由）。人7：项目联系人填写查阅申请表。C7：行政总监审批查阅申请表。A8：人力资源部凭审批表提供查阅合同。89：项目联系人返还查阅合同。A2：员工把需要保存的资料移交给行政部，行政部填写交接表（注明编号、日期、文件类型、文名份数、移交人、接受人）。B2：行政部填写登记表（注明编号、日期、文件名、份数）。B3：行政部填写传阅登记表（注明文件名、日期、传阅部门、经手人）。C3：行政总监审批传阅登记表。D3：行政部把资料传给相关部门。D4：相关部门针对所涉事项予以办理。B4：事毕，相关部门把资料归还行政部。A5：员工填写借阅表（注明文件名称、借阅人、用途、借阅日期、返还日期）。C6：行政总监审批借阅表。A7：行政部提供文件给员工借阅。B8：员工返还文件给行政部，行政部予以整理。A2：相关部门填写发文申请表，附发文草稿。B2：部门总监审核发文申请表、发文草稿。D2：行政总监审批发文申请表、发文草稿。C3：行政部填写发文登记表（注明日期、文号、文件名称、份数、责任人）。A3：相关部门打印文件并执行。C4：相关部门提供1份文件给行政部备案归档。A5：相关部门填写借阅表（注明文件名称、借阅人、用途、借阅日期、返还日期）。D6：行政总监审批借阅表。A7：行政部提供文件给相关部门借阅。C8：相关部门返还文件给行政部，行政部予以整理。

匕〉了〉母〉中〉三〉二〉A部门稣川击d匕〉了〉母〉中〉三〉二〉A部门稣川击d嚣EG J.*1瞋-mi恬我敢4也笛登X恰拜氏青埴W孤小单YB>■机情费M——A祝汪述世孤叽I第管理流程图B2：部门经理填写订阅申请表（注明日期、名称、用途、份数、金额、签名）。同意则进入下一步，否则退回。C2：部门总监审核部门经理所提交的订阅申请表，同意再给总经理审批，否则退回。D2：总经理审批订阅申请表，同意则订阅或购买，不同意则退回。E2：行政部填写借款单（注明日期、金额、用途、签名，提供订阅申请表查看）。F2：行政总监审核签字借款单。G2：财务部审批行政部人员的借款单（提供总经理已审批同意的订阅申请表），支付借款。E3：行政部订阅报刊或书籍，开具正规发票（注明日期、公司名称、品名、数量、单位、单价、金额、合计）。E4：行政部收领登记报刊或书籍。E5：行政部整理保管报刊或书籍。E6：行政部填写报销单（注明日期、金额、合计、用途，附发票、订阅申请表）。F6：行政总监审核报销单并签字。G6：财务部审核报销单，无误签字送交总经理审批。D7：总经理审批费用报销单。G8：财务部拿到总经理已审批签字的费用报销单通知行政部人员报销费用，冲抵借款。A9：员工填写借阅表（注明名称、借阅日期、返还日期、签名）。F10：行政总监审批借阅表并签字。A11：行政部提供报刊或书籍给员工。E12：员工返还报刊或书籍，行政部整理归档。5管理内容证件的接收、整理、归档、借用日常管理移交人将证件移交至行政部。行政部接收人接收证件，并由移交人、接收人双方在交接表（附件6）上签名后由行政部接收人整理归档。员工提出借用申请，至行政部填写借阅表（附件7）。行政总监审批借阅表并签字。一般情况下应实时办理，如行政总监不在，行政部应电话联系，获得其授权方可借给员工，后补审批。借用返还。在借用期限内员工将证件返还行政部，并在借阅表进行返还登记。在借用期限到期后员工仍未将证件返还行政部，行政部有权负责向其追回作返还登记，并整理归档，如需续借仍按正常流程审批。因员工遗失证件，视情节轻重予以处理。处罚行政部未按相关流程办理手续，给予以口头警告及罚款10元。员工在借阅期截止日仍未返还所借证件且未办理延期借阅手续，给予口头警告及罚款10元。员工遗失所借阅的证件，给予书面警告、罚款30元及承担补办证件费用。合同的撰写、签订、接收、整理、归档、借阅日常管理公司与业务单位签订技术开发合同前，项目联系人应先到人力资源部填写项目审批表（附件8），并拟定合同草稿。项目联系人将合同草稿发给人力资源部备案，同时由其提出修改意见。项目联系人根据人力资源部所提的修改意见重新修改合同草稿。项目联系人把修改后的合同发给人力资源部，由其核准后发给总经理审批。人力资源部把总经理审批同意的合同文稿发给项目联系人，由其与业务单位签订正式合同。人力资源部凭项目联系人提供的正式合同到市科技局鉴定合同。人力资源部存档合同，并复印1份给财务部备案。项目联系人根据项目收取或支付货款。一般合同不需要人力资源部到市科技局鉴定，其他流程同技术开发合同一样。借阅人因公提出借阅申请，至人力资源部填写借阅表。行政总监审批借用表并签字。一般情况下应实时办理，如行政总监不在，人力资源部应电话联系，获得其授权方可借给员工，后补审批。借用返还。在借用期限内员工将证件返还人力资源部，并在借用表进行返还登记。在借用期限到期后员工仍未将合同返还人力资源部，人力资源部有权负责向其追回作返还登记，并整理归档，如需续借仍按正常流程审批。因员工遗失合同，视情节轻重予以处理。处罚项目联系人未按流程办理事项，给予以口头警告及罚款10元。人力资源部未按流程办理事项，给予以口头警告及罚款10元。财务部未按流程办理事项，给予以口头警告及罚款10元。员工在借阅期截止日仍未返还所借合同且未办理延期借阅手续，给予口头警告及罚款10元。员工遗失所借阅的合同，给予书面警告、罚款30元及承担由此造成的影响。收、发文的接收、整理、归档、借阅日常管理收文员工把需要保存的文件移交给行政部。行政部接收人接收收文，并由移交人、接收人双方在交接表上签名。行政部接收人将收文在登记表（附件9）中进行登记，并编号归档。因公需要传阅相关部门由行政部填写传阅表（附件10），行政总监审核签字，行政部将收文传阅各相关部门，由其予以办理后返还行政部。发文相关部门提出发文申请，同时准备好发文草稿，至行政部填写发文申请表。部门总监审核发文申请表、发文草稿并签字。行政总监审批发文申请表、发文草稿并签字。行政部编文号、记录、归档，填写发文登记表（附件11）且发文，相关部门也存档。收、发文的借阅借阅人提出借阅申请，至行政部填写借阅表。行政总监审批借用表并签字。一般情况下应实时办理，如行政总监不在，行政部应电话联系，获得其授权方可借给员工，后补审批。借用返还。在借用期限内员工将文件返还行政部，并在借用表进行返还登记。在借用期限到期后员工仍未将文件返还行政部，行政部有权负责向其追回作返还登记，并整理归档，如需续借仍按正常流程审批。因员工遗失文件，视情节轻重予以处理。处罚行政部未按流程办理事项，给予以口头警告及罚款10元。员工在借阅期截止日仍未返还所借文件且未办理延期借阅手续，给予口头警告及罚款10元。报刊、书籍的订阅、收领、登记、借阅、整理及保管日常管理部门经理填写订阅申请表（附件12），直属总监审核、总经理审批，行政部订阅。行政部收领报刊，进行整理、核对齐全，填入收发表（附件13）。报刊自行领阅及归还；书籍放至书