库存管理解决方案-中小型酒店

库存管理解决方案广州万迅电脑软件有限公司2005年07月版本版本说明修订人修订日期授权人授权日期V1.0创建蔡建荣目录TOC\o"1-3"\h\z第一章 方案简介 1其次章 投资预算 2第三章 业务流程 33.1 收货应付流程 3 业务流程 3 管理意义 4 实施要点 43.2 库管流程 73.3 盘点流程 8 业务流程 8 实施要点： 93.4 帐务处理流程 10第四章优缺点比较 11第四章 常见问题 12第六章硬件资料 14方案简介本方案适合于一个中、小型的酒店，规模是拥有客房200余间，餐位共1000个餐位。利用千里马供应的软件、硬件，对原有流程进行流程再造，将实际的业务流程与电脑系统进行整合，达致提高饭店物资供应质量、降低成本、降低资金积压、提高资金利用水平、杜塞管理漏洞的目的。

投资预算软件投资：库存系统（含3用户）+应付系统（含2用户）40000元硬件投资：收货、仓库电脑工作站2台*4000元OKI5530SC平推票据打印机2台*3500元成本会计电脑工作站1台*4000元LQ-1600KIIIH1台*3000元应付会计电脑工作站1台*4000元

业务流程收货应付流程业务流程由选购 部通过口头\传真通知供应商送货或自行选购 。供应商按口头\传真的送货单送货至收货，自行选购 也到收货部办理收货。货到收货部后，文员即依据上述资料开出一式四联的“收货记录单”(PV)，之后通知运用部门、验收人等一同进行验货。验货完成后由运用部门、供应商、验收人等在单据上签名确认，收货联须盖章。四联单分另为：白色/财务、红色/收货、黄色/供应商、绿色/运用部门，按上图分别送到财务、收货、供应商、运用部门。供应商以收货记录到财务进行即结或月结，付款时，供应商供应的收货记录须与财务联及应付系统中的挂帐记录核对无误。管理意义该流程使得全部选购 物品从进店起先就被管理起来，通过以上的工作流程构成了一个订货、送货、验收、结算的闭环系统。收货记录要求尽可能100%电脑开单，而且要求快速开单，否则因开单不刚好造成无法验货，出现收货瓶颈。所以这个环节的电脑、打印机、操作人中需得到保证。3、“送货、发货、收据”等单据只作为附件随白色联送交财务部复核记帐。实施要点1、运用入库单收货以上流程中，选购 和申购是手工操作，从收货起先，才运用电脑操作，详细的说，由于没有选购 系统，这里的收货只能是在库存系统中运用“入库单”来实现收货的过程。2、收货记录单的客户化工作流程中须要打印“收货记录单”，而在运用“入库单”收货时，打印的是“入库单”，而通常“收货记录单”是印好的单据，所以须要客户化修改入库单的格式，依据印制好的单据格式调整，另存为user.pbl，然后在系统中的“事务类别”这个工作视图中修改“入库”所对应的单据格式为user.pbl，在修改这个单据的时候请依据实际的尺寸来设置单据的大小，避开打印走纸不精确从而影响打印速度的问题3、过帐后打印的管理意义系统参数中有一个“限制是否要过帐之后才可以打印单据:yes,须要;no,不须要”的参数，依据管理的须要，可以设置只有过帐之后的单据才能打印，这样的好处是可以保持帐面数和实物数一样，避开因为存在没有过帐的单据而造成帐面数和实物数不符的现象，同时削减一些作弊现象，不好的地方在于：假如有输错的单据，事后发觉时不便利修改，只能冲减，所以对于初级用户建议不要运用这个参数，等熟识操作之后，可以考虑运用4、手工单+电脑单的运用依据流程的要求，全部的单据都应当是电脑打印的，但是在用户刚起先运用的时候由于初始数据的不健全、操作的不熟识等缘由，很难做到纯电脑操作，这就须要考虑到运用“手工单+电脑单”结合这种形式，详细的讲，在收货的时候，由于工作繁忙，来不及用电脑输单时，可以运用手工填单的方式来填写“收货记录单”将该单据供应应供应商一份，等工作不繁忙的时候，再将单据录入电脑并打印出来，将打印的单据和手工单据订在一起，上缴给财务和相关部门。这个流程在系统投入运用的初期是会常常用到的，这里须要强调，在手工单之后，肯定要在电脑上输单并打印，这样才能保证操作人员越来越熟识电脑的操作，最终摆脱手工，干脆用电脑。“手工单+电脑单”这个过程只是一个过渡阶段，完全电脑化才是最终目的，所以须要客户的管理层制订一个期限，要求操作人员在规定期限内达到完全电脑化，有这个期限比没有这个期限好，5、供应商编码和物资编码的完善和维护在系统投入运用的初期，在运用中，会发觉有许多物资和供应商是系统中没有的，对输单据很不便利，这时须要临时把这些物资或供应商添加到系统中去，这个工作最好由操作人员来做，详细的方法是：有财务部来规定物资的分类和分类编码，操作人员在录入时发觉没有这个物资或供应商时，先运用模糊查找的功能在系统中查询相关的物资，确认没有该物资之后，在物资编码中按规定的分类来添加物资，这里要强调一下：为什么肯定要先模糊查找一次之后再添加呢？主要是避开同一个物资大家的叫法不同，而造成从复输入，一旦发觉有一个物资有两个编码的时候，就只能运用冲减功能来冲掉其中一个错误编码的单据，然后运用正确的编码重新录入，这样才能保证报表是数据的正确。所以在增加编码的时候要特殊当心库管流程物品领用：物品领用部门填写手工领料单，经过有关人员审批后到仓库办理领料，仓库员验明物料的规格、数量并与电脑帐存数核对，经仓库主任签审后才能发货。发货后依据手工的领料单刚好入电脑，并审核过帐，保让电脑帐面与实物一样。物品补库：定期（每月）依据《订货建议表》，查看那些物品须要订货，提出请购建议。月未打印《物资进出存表》、《物资结存表》、《部门领用明细表》、《部门直拔明细表》以作存档。盘点流程业务流程实施要点：1、盘点开关系统新增一个功能，主要是为了能限制，在盘点期间，其他的入库和出库都不影响盘点的数据，通常在盘点期间是不允许过帐入库单和领料单等，以免影响帐存数量，为盘点带来混乱2、在电脑系统中如何操作盘点如上图所介绍的盘点流程可知，首先，点“盘点开关”使这个期间的其他单据不影响盘点，然后选择“盘点单”选择要盘点的仓库和物资，在出来的盘点单上，运用清零功能，将实存数量清空，然后打印出来，运用这张表去盘点，边盘边填，最终，将这张表上的实存数录入电脑，保存之后，审核该盘点单，然后按“生成”系统会将盘点单过帐，并自动生成盘盈单和盘亏单3、调整帐目当盘点完成之后，对盘盈和盘亏的物资进行审查，查出为什么会产生盘盈和盘亏现象，假如发觉是损坏而造成的，应当运用“报损单”来调整，假如查不出缘由的，可以运用盘盈或盘亏单来调整帐存数和实存数，使帐存数和实存数相等4、盘点结束在物资盘点结束之后，将帐存数和实存数量调整一样之后，就可以再次运用“盘点开关”功能，将盘点工作结束，只有在盘点结束之后，系统才能支持对入库单和领料单等单据的过帐帐务处理流程每日或肯定周期依据《仓库每日入库表》制作原材料入库凭证。每日或肯定周期依据《部门每日直拨表》制作部门直拔成本凭证。月结后依据《部门成本汇总表》制作部门领用费用分摊凭证。

第四章优缺点比较优点：在比较低的投入下可以管控到物品在店内的全过程，物品的流淌全都在电脑系统的记录中，统计、查核轻而易举。严谨的应付结算流程，对外单据清晰精确，对内帐目清晰高效。可利用一体制证自动生成原材料、直拔、成本、费用凭证，提高帐务核算效率。缺点：物品运用部门需手工下单，选购 部门的运作仍是手工进行，未能与收货部门连接起来。选购 部门对供应商的运作是手工进行，未能与收货部门连接起来。整条物流线是脱节的。

常见问题供应商代码和物资编码的维护问题。在收货时，会常常会出现新增供应商代码和新的物品，这种状况在开业时会特殊多，所以供应商代码和物资编码的维护需得到刚好跟进，而让收货文员随意输入也会导致报表统计混乱，如供应商代码“红旗食品供应公司”与“红旗食品供应公司”实际是同一供应商。所以，在编码时必需遵循肯定的原则：由成本部制定供应商代码和物资编码的大类，收货文员跟随大类进行编码，建议供应商按供应的类别进行分类。收货文员如须要增加供应商，须要先用模糊筛选查找看看是否的确不存在，假如不存在，才增加一个新的供应商，本日工作结束后将新增的供应商编码列表交送成本部。物资编码的维护同理。收货记录来不及电脑开单，怎办？在刚开业时，因人员的娴熟程度等缘由，或硬件故障，有时可能来不及开电脑单，这时可以先用手工开单，待空闲时再输入电脑中，重新开电脑单，并将这些手工单与电脑一齐交财务应付以作核对。编码方案（请用户单位供应原始资料）分类名称级数第一级宽度其次级宽度第三级宽度第四级宽度物资编码供应商编码仓库编码部门编码分类名称级数第一级宽度其次级宽度第三级宽度第四级宽度物资编码供应商编码仓库编码部门编码

第六章硬件资料为何选用OKI5530SC平推票据打印机？OKI5530SC是专业的票据打印机在收货记录的打印中突显优势：比较项OKI5530SCLQ1600KIII/LQ300K耐用性极高。（故障极少）一般（断针是最常见的问题）入纸方式平推入纸，打印完毕后自动从正面退回，操作非常简便。送纸器连续打印：打印窄行连续纸，一张收货记录打印完后，需手动进纸至