2023年关于主数据发票信息库的思考

关于主数据发票信息库的思考我是负责公司中台的产品经理，最近接了一个关于财务提出的的需求：当我们集团下公司的开票资料发生变化时，我们公司中在使用公司开票资料的人可以收到一个开票资料变更通知信息，在将来使用时可以使用最新的开票资料。

由于现在我们公司的开票资料发生变更，会有沟通信息传达掩盖不全的状况消失，导致接收变更通知不准时而在推动业务中遇到障碍。

1.开票资料

开票资料是指开发票时需要供应的对方信息：客户的公司是小规模还是一般人、客户公司名称、税号、注册地址、注册电话、开户行、账号、快递收件信息、票种需求（索要专票还是普票）。

一般财务对接到的开票资料是下面的内容：

实现这个需求的第一步是需要在主数据中台的公司信息库中，维护对应公司的财务信息，其次步是当主数据中的财务信息发生变更触发通知提示。

今日我们不对这个需求的完整流程绽开争论，仅争论为什么财务信息要维护到主数据中，以及财务信息哪部分资料需要维护到主数据中。

其实传统维护财务信息的方式是公司的财务人员自己来维护的，财务人员会使用一个超大的excel表格，将各个对接的公司开票资料整理到不同的sheet中，字段一般为：公司名称、公司税号、公司注册地址、公司电话、公司开户行名称和公司开户的银行账号。

也有可能将部分财务信息放在公司的业务平台进行管理，以实现数据的调用。

1.1一般发票和专用发票抬头必填信息是不同的

开增值税一般发票，对方单位的全称，纳税人识别名是必填项，其他可填可不填，但是假如填了就要填正确，否则发票无法使用。

开具增值税专用发票必需填对方单位的全称，纳税人识别名，单位地址及电话（电话是公司电话，是座机号，不是手机号）、银行基本户账号、开户行，少填或填错发票都会造成无法使用的状况。

为什么要将发票信息库维护在主数据中？

一般发票信息都是稳定的，不轻易发生变动的，但还是会消失财务信息发生变动的状况，传统财务人员更新了财务信息后，并不肯定会通知到公司的全部人员。

就很简单有财务信息对接变更状况不准时发票开错的状况消失，造成财务环节的流程耗时长。

传统方式是公司的财务人员维护客户的财务资料，在财务信息对接和财务信息管理上会投入大量的时间成本，而对接财务信息和维护更新财务资料环节其实是重复的工作内容。

我们集团需要维护我们旗下的公司信息有许多，假如不同公司的信息放在不同的业务产品线中进行管理，当财务信息发生变化就需要工作人员去不同的业务产品系统中，修改财务信息，同样的触发通知规律需求我们就需要开发在不同的业务产品线都做一个同样的触发规律。

而假如是将稳定的财务开票信息放在主数据中台管理，当需要时供应接口支持其他业务调用使用，当企业的开票资料信息发生变化时，修改主数据中台的开票资料后，调用这部分资料的业务产品线也同步变更数据信息，同时触发通知提示，这样会特别节约人力时间成本。

将开票资料维护到主数据，当业务产品线需要这些公司的财务数据时直接调用就可以了，可以解决数据集团化管理更加标准快捷的为业务供应数据的力量。

避开在财务资料的更新和对接上给财务人员造成额外的工作负担，削减了财务人员在这个环节时间成本的铺张。

将开票资料这类财务信息从人工线下维护管理转变成线上统一的、集中的、标准化的管理到主数据中台，解决了任何人使用的这部分财务信息都是标准全都的。

1.2将这部分财务信息维护到主数据可以解决以下2个问题

标准化：将稳定的、且被重复调用的、非业务相关的信息资料实现集团的标准化、规范化管理，保证使用时任何人使用的这个字段信息都是全都的。效率化：字段无法保证肯定是精确     的，假如当使用者发觉这个字段信息记录有误，反馈这个状况，只要主数据中做了修改，其他人再使用这个接口信息就是正确的了。特别便利，避开了各业务线维护的字段不统一、不全都以及修改不同步、重复劳动成本的问题。2.主数据的发票信息模块设计时应当留意什么

2.1开票资料中属于业务性质的数据与属于主数据性质的数据要剥离开来

2.1.1业务性质的数据

与支付、售卖相关的信息就是业务数据，属于业务性质的数据无法被其他业务线使用，这个字段数据只是能够为供应某一业务的某一场景供应使用。

2.1.2主数据性质的数据

中台数据的特点是数据具备基础性、核心性和稳定性。具有为多条业务的多个场景供应使用的底层力量。

基础性：数据的颗粒度最细，简单被业务系统调用，后期业务可以依据自身的需求针对性的对数据进行加工处理。比如公司地址归入主数据中台管理，业务将来可能做地区筛选，调用的地址是主数据供应的，但是地区筛选功能是依据业务线自身需求去做的。核心性：数据具备底层力量，稳定的数据但是假如不够核心，无法供应通用力量，也不会归入到主数据中台中。稳定性：不轻易发生变化。比如公司名称、税号不会轻易发生变化。推断一个数据是否维护到主数据中，我们就先观看这个数据是否与业务的支付、买卖相关，再观思索这个数据是否稳定，不易发生转变，假如与业务的支付、买卖无关，且稳定，那么就属于主数据中台要维护管理的数据。

不同产品不同时期在不同供应商的进价都不一样，不同产品在不同时期对外售卖的价格也不一样，这里的进价、卖价、税点都是业务字段。

而对方公司营业执照上面的信息，比如公司、税号、电话、地址就是主数据性质的数据。

举个例子：

A业务线发生选购，他们的业务产品字段可能就会涵盖选购的税率字段，但是这个税率字段不会维护在主数据中，缘由有两个：

其他的业务线不会使用，由于选购业务至发生在A业务线中税率是依据发生不同的购销类型打算的税率，所以并不稳定假如不剥离开来，业务性质的数据由于会会常常发生变化，主数据就需要常常维护修改，假如A业务甲字段发生变化了，但B业务中甲字段就没有变化，但是也在调用这个字段进行使用，这时这个字段就不能被很好的管理了。

2.2主数据中的发票信息库设计的思索

我在主数据发票信息库做字段筛选的时候，主要参考了发票的字段，由于发票抬头上面体现的字段信息都是公司财务需要的重要信息，这些信息也不简单发生变动，依据发票上面的抬头，总结了以下四个字段：

企业名称：公司名称统一社会信用代码：税号地址、电话：公司注册地址：营业执照上的公司注册地址信息；公司注册电话号码（非个人手机号）开户行及税号：开户行名称：公司的开户行的名称，比如招商银行；开户银行名称：公司开户银行名称所属的支行名称，比如招商银行股份有限公司最漂亮路支行；银行账号：公司开户的银行账号三、税点信息也是开票资料，要不要维护到主数据中？

税点信息虽然是一家企业的财务信息，但是我不建议维护到主数据中，主要的缘由是由于税点信息并不稳定，简单发生变动。

一般人类型的公司和小规模类型的公司税点是不同的，但是公司会在两种类型之间依据业务和销售状况发生转变，我们并不能把控一家公司什么时候转换，所以税点的变化具有随机性。

税点信息假如纠其实质，属于的是业务数据，并不属于主数据，虽然是财务信息，但是是依据不同的经济业务会产生不同的税点，不是底层稳定的数据信息。

总结主数据发票信息库可以便利企业维护企业数据，数据量越来越