工程技术资料及档案管理制度

第一章范围1、本制度规定了项目部全部部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。2、本制度适用于本工程从项目立项前打算阶段到项目竣工投产验收期间全部工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。其次章规范性引用文件建设项目（工程）档案验收方法工程竣工图文件编制规定国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范第三章管理方法与制度一、工程技术资料归档范围及要求1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。2、项目凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由部门或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由档案工作人员验收后归档。3、对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。4、全部归档的工程文件应为原件。二、工程技术资料管理1、接收：技术档案室在接收资料时应细致核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。2、登记：充分利用资料管理软件，分类登记，确保软件自动生成的档案号与分类表一样。3、填写卷盒封面、脊背。4、排架：资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面对左。三、资料的分发及借阅1、资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。(表格见附表1.1、1.2)2、项目工程技术档案资料原则上仅供项目内部人员运用，外单位调阅档案要经项目领导批准，见有效证件才可接待。3、资料外借一般不超过1个月，最长不超过3个月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特别状况下急需借阅，必需经过综合部主任签字批准。4、借阅资料要刚好归还。5、对借出归还的资料要细致核对清点。6、收到归还的资料要刚好放回原处，并在借阅登记表上注销。7、档案室对借出资料每月汇总一次，对到期末还的资料发出催还通知。8、工程技术档案管理。四、收集1、凡从项目立项前打算阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反应与生产、建设、技术等有关重要职能活动，对今后各项工作和持续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行收集。2、档案管理人员应坚持“五参与”（参与科研成果和科研项目鉴定；参与设备招、评标，参与设备开箱；参与工程项目验收；参与重要的生产事故分析会），了解工程进度及有关资料状况，以保证各类档案资料刚好、齐全、精确的归档。五、档案的排架与保管1、档案柜（架）依次从上到下，从左到右的原则进行编号，档案排架也依据从上到下，从左到右的方法。2、本室档案采纳分类排架法，不同类别的档案分别排架，同一类别的档案按分类号及案卷依次号依次排列。3、档案保管应做到“四不”即：不使档案分散；不使档案相互混乱；不使档案丢失与泄密；不使档案遭到损坏。六、报告与记录1、报告项目以外的其他人员借阅档案时，应经主管部门领导同意后方可借阅。发觉借阅人员损坏档案的现象时，应刚好向主管部门领导汇报，并进行相应的处理。2、记录A：接收档案材料必需有交接记录。(见附表1.3)B：调、借、阅档案材料必需有登记记录。C：档案平安检查要有记录。(见附表1.4)D：年度档案管理总结应存档备查。第四章部门职责一、综合部1、项目档案室是干脆管理部门，负责建立规范的项目档案室，设立专职工程技术档案管理人员。2、负责依据国家和行业的档案法规，制定项目工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。3、刚好向项目档案室移交本部门构成元素的工程项目资料。二、档案室1、负责工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、电脑录入及编码归档。2、负责归档数据库的数据备份。3、负责指导项目各部门收集、整理相关工程技术资料。4、负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的平安及保密工作。5、负责达标投产的资料整理工作。三、工程部1、建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术管理人员。2、督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守项目工程技术档案资料管理方法，并纳入合同条款中进行管理。3、协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。4、审定经过监理单位审查的各类技术资料，并刚好移交资料室。四、安排合同部1、负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料。2、收集、积累以及移交档案室之前的保存及管理。3、负责借阅档案资料的妥当保管刚好归还。4、负责经手保密档案和资料的保密工作。5、负责与设备供货方在技术资料方面的联系。6、负责新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。第五章检查与考核1、项目领导班子不定期组织有关人员对各部门工程技术资料管理状况进行抽查。对本方法中规定的档案材料不自觉上交且长期占为私有者，每件次扣罚责任部门200元。3、不按规定收集整理档案材料并移交档案室的，或经催收仍不移交完整资料的，考核责任部门扣罚100-200元。4、重要设备开箱验收不通知档案人员收取资料的，考核责任部门扣罚100元。5、借阅档案资料超过规定时间，收到催还通知仍不归还或未办理续借手续的，考核责任部门扣罚100元。6、档案资料遗失，每件次考核责任部门扣罚200元。7、机密档案材料不按规定收集、整理、利用，违反程序而泄密者，考核责任部门扣罚200元，重者依法追究责任人行政和刑事责任。(见附表1.5)。

附表1.1文件和资料发放登记表项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部序号文件名称页数发文单位)接收单位接收人签名日期备注12345678910111213141516171819

1.2档案借阅登记表项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部序号档案名称借阅人借阅时间归还时间收档人备注1234567891011121314151617181920

1.3档案资料交接记录表项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部序号档案名称移交部门移交时间移交人接收人备注1234567891011121314151617181920

1.4档案平安检查表项目名称：中国交建郑西高速栾双段LSZCB-1项目经理部四分部检查时间检查地点检查人员检查范围检查状况数量破损字迹褪变纸张破损霉变虫蛀门窗平安火灾水淹泄密实行措施备注1.5档案工作考核表考核单位(部门)：年月日项目考核内容分值评分标准自查得分考评得分备注人员配备20分有明确的分管领导主管档案工作。5将档案工作纳入本单位年度工作安排中得5分有兼职档案员且相对稳定，兼职档案员因调动或调整时，办理档案移交手续并能刚好配齐兼职档案员。5有兼职档案员且相对固定的得5分，调动或调整时办理了档案移交手续并刚好配齐兼职档案员的得3分分管领导与兼职档案员能细致执行有关档案工作规章制度，主动参与档案工作会议、业务培训和相关活动。10依据参与档案工作会议和业务活动状况评分，每缺少一次扣2分。预立卷归档70分档案存放有固定场所，配备特地档案柜装具等设施，有专人负责保管，并能常常性地收集、整理、编目、预立卷等。15有固定存放地方得5分，有装具得5分，有专人保管得5分应交学校档案馆的文书、干部人事、学生等各类档案齐全、完整（依据学校部门文件材料归档范围检查）。10应归档文件材料未归的，发觉一份未归材料扣2分，超过3份不得分归档材料有电子版的，必需同时归档。收集文字材料的同时留意收集声像、实物档案。10电子文件、录音、录像、照片、磁盘、实物等应归档载体收集不全酌情扣分，未收集不得分；遵循文件材料形成规律，保持文件的系统有序，文件材料分类、预组卷正确合理。10不属归档范围而归档者扣2分，紧密相连的材料人为的分开（如请示与批复、正文与定稿等）扣3分，组卷紊乱、无条理、不规范者扣3分归档文件材料用纸规范、书写完整，用墨符合要求，装订整齐，无金属装订物。10文件材料中有圆珠笔、铅笔、红、纯蓝墨水字迹材料扣1—5分，有金属装订物扣5分案卷标题精确揭示卷内文件的内容。文字简练，不超过50字。5案卷标题不能反映案卷内容扣3分，内容不简明、字迹不清晰者扣2分文书档案6月30日前定为归档时间，每年归档一次。（财会、基建档案除外），各部门应在规定时间内完成年度预立卷归档工作，档案移交手续完备。10以规定移交时间为准，无故逾期1周内扣4分，逾期2周内扣6分，逾期超过2周以上不得分平安保密10分平安保密意识强，细致负责保管档案及文件材料。10建立查借阅登记簿，并且进行规范登记得5分，档案及文件材料保管有条理得5分

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