办公室环境优化和管理项目

项目1办公室环境优化和管理办公环境，或称为办公室环境．从广义上说，它是指一定组织机构全部组员所处大环境；从狭义上说，办公环境是指一定组织机构秘书部门工作所处环境，它包含人文环境和自然环境。办公室环境优化和管理项目第1页1.1当代办公环境1、当代办公室布局现行办公室布局，大致上有开放式、封闭式和混合式三种。办公室环境优化和管理项目第2页（1）开放式布局将一个大工作间“切分”成多个相对独立工作单元，把组织内部各职能部门全部工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。办公室环境优化和管理项目第3页办公室环境优化和管理项目第4页办公室环境优化和管理项目第5页办公室环境优化和管理项目第6页开放式办公不利健康

现在大多数单位都采取开放办公方式，这么办公室透明度高，便于管理，可起到相互监督作用，而且有当代化气息。可是，开放式办公并非十分有利于健康。前很快，美国康奈尔大学环境分析学教授加里·埃文斯以及研究人员随机安排40个女性文秘到平静办公室或有轻微噪音开放式办公室工作3小时。结果发觉，那些在有噪音或嘈杂办公室工作人体内肾上腺素水平非常高(肾上腺素水平过高，患心脏病危险性便增大)。这说明她们感到了很大压力。而医学科学证实，精神和心理压力大人，轻易引发大脑皮质功效紊乱及植物神经功效失调等，从而造成心率加紧及心肌耗氧量增加。同时，还可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，造成血脂增高，易促使冠心病形成。另外，开放式办公往往也易使疾病传输，还可使人易患空调环境造成各种疾病。处于开放式办公人们。假如无法改变自己工作环境，就要经常从座位上起身短暂休息。这不但能够缓解压力，保护自己心脏，还被证实能够提升工作效率。其次，主动调整心态，努力缓解心理压力。还有，注意开放式办公室空气流通，经常进行必要消毒。在病毒细菌活跃季节，最好关闭开放式办公室。办公室环境优化和管理项目第7页（2）封闭式布局把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。办公室环境优化和管理项目第8页办公室环境优化和管理项目第9页办公室环境优化和管理项目第10页（3）混合式布局在开放式布局大办公室内，把组织内部各职能部门用组合式办公用具或其它材料分隔开来，组成若干个工作区域。办公室环境优化和管理项目第11页办公室环境优化和管理项目第12页办公室环境优化和管理项目第13页2、直接工作空间安排（1）办公桌。（2）办公椅。（3）橱柜等办公家俱。（4）电脑、复印机等办公自动化设备。办公室环境优化和管理项目第14页办公室环境优化和管理项目第15页办公桌摆放注意事项：第一，按照工作程序次序，直线对称标准，朝同一方向摆放，不宜对面排列，这么可防止使人产生被监控感觉，也可防止相互干扰和闲谈。第二，各座位间通道大小要适宜，其技术参数是通道1.5米，桌与桌距离1米左右。第三，应使光线来自左方，方便顺光写字办公。办公室环境优化和管理项目第16页考考你你认为办公室有怎样空间环境才有利于办公?办公室环境优化和管理项目第17页空间环境指数温度:15℃--20℃相对湿度:40%---60%污染指数:低于30空气流速:0.25米/秒时噪音:40分贝以下照度:80µ--100µ办公室环境优化和管理项目第18页3、办公室环境物理条件

（1）空气①温度：最舒适并有益于健康工作温度是15～20℃。②湿度：最适宜湿度为40%～60%。③空气流通：每人每分钟需要45立方米新鲜空气。④空气净化：包含清扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。办公室环境优化和管理项目第19页（2）光线

①光线量。②光线质。③光设计。光亮设计标准：防止用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。办公室环境优化和管理项目第20页（3）色彩①有效地使用颜色。②颜色应协调一致。（4）声音①消除噪音起源。②用吸音材料以降低噪音影响。③适量音乐播放。办公室环境优化和管理项目第21页办公室环境优化和管理项目第22页1.2办公室布置1、优化办公环境标准（1）方便实用（2）舒适整齐（3）友好统一（4）安全办公室环境优化和管理项目第23页2、办公室布置详细程序（1）对各部门业务及工作内容与性质，加以考查与分析，以明确各部门及各员工间关系，而供决定其位置时依据与参考。（2）列表将各部门工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需空间，设定其空间大小。猜一猜：办公空间应该多大？（3）依据工作需要，决定所需家俱、桌椅等，列表分别详细记载。（4）依据这些步骤所得结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。办公室环境优化和管理项目第24页猜一猜：办公空间应该多大？通常办公空间大小，因各人工作性质而异。普通而言，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即能够。办公室环境优化和管理项目第25页办公室环境优化和管理项目第26页3、办公室布置注意事项（1）使用一样大小桌椅、档案柜、文件架等。（2）采取直线对称布置，防止不对称、弯曲与成角度排列。（3）工作流程应成直线，防止倒退、交叉与无须要文书移动。（4）相关部门，应置于相邻地点，并使性质相同工作便于联络。（5）接待室或接待区应置于入口处。（6）饮水机、公告板等置于不致引发职员分心及不拥挤地方。（7）主管座位位于下属之后，便于上司观察工作时发生事情。（8）自然光应来自桌子左上方或斜后上方。办公室环境优化和管理项目第27页3、办公室布置注意事项（9）勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。（10）采取屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。（11）将需要使用嘈杂设备与机械单位，设于防声之处或安排在独立房间内，以防止干扰其它部门。（12）装设充分电插座，供办公室设备与机械之用。（13）倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。（14）档案柜应背对背放置，或可考虑将档案柜放置在墙角。（15）对未来改变应加预测，使布置易适应改变。办公室环境优化和管理项目第28页1.3办公室环境日常维护秘书一定要形成好习惯，维护办公室日常环境：1、清扫卫生，及时消毒（1）办公桌面无灰尘、水渍、杂物，下班前要清理桌面。（2）废纸篓应放在隐蔽处，最好是办公桌内侧，天天下班前要倒掉废纸篓中垃圾。（3）计算机键盘要定时消毒。（4）定时消毒电话筒、地毯、门把，降低细菌入侵。办公室环境优化和管理项目第29页2、勤于收拾，保持秩序（1）文件全部整齐并有分类地放置在文件夹、文件架或文件柜中，不得随意散放在桌面上。（2）文件柜中物品、文件要摆放整齐，标志明确，便于查找。（3）抽屉内物品要摆放整齐并定时整理。（4）办公椅不要摆放在过道处，用后要把椅子摆放在办公桌下方。（5）天天下班前，应将办公桌上文件、数据收好，用过办公用具要摆放整齐。（6）公用桌椅用后好摆放整齐归位，方便日后使用。（7）不得处处摆放与工作无关东西。办公室环境优化和管理项目第30页3、注意安全，预防失密（1）主要书面文件、保密资料一律入柜，注意取用后随时锁好文件柜。（2）下班离开前要锁好抽屉。（3）文件柜顶部不要堆放物品。（4）暂时摆放物品不要妨碍通道、走廊、楼梯。办公室环境优化和管理项目第31页4、管理好办公自动化设备（1）正确使用各种办公自动化设备。（2）打印机、传真机、复印机用纸要节约，纸张要存放整齐。（3）下班时要关闭电脑电源。办公室环境优化和管理项目第32页1.4办公室健康、安全管理1、树立安全意识（1）学法懂法，树立安全意识，维护企业利益，保护自己正当劳动权益。（2）上岗前学习了解相关安全生产、劳动保护要求和本组织规章制度，并自觉地恪守执行。（3）主动识别工作场所存在隐患，并在职权范围内排除。（4）发觉工作场全部异常情况或险情时，应马上准确、清楚地向主管汇报。（5）按照设备安全操作规程操作设备，识别运行中存在隐患，在职权范围内排除。（6）发觉设备故障，应马上汇报，并填写“设备故障记录表”。办公室环境优化和管理项目第33页2、识别办公室安全隐患（1）办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要防滑办法，离创办公室前忘记关窗、锁门等。（2）办公室物理环境方面隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调整欠佳，噪音控制不妥等。（3）办公家俱方面隐患：如办公家俱和设备等摆放不妥，阻挡通道；家俱和设备有突出棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。办公室环境优化和管理项目第34页（4）办公设备及操作中隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不妥反光，复印机辐射，违规操作等。（5）工作中疏忽大意人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士长头发卷进相关机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别相关安全标识等。（6）消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。办公室环境优化和管理项目第35页3、进行安全检验包含办公环境和办公设备两部分：要区分“隐患统计及处理表”和“设备故障表”使用，前者统计是隐患，包含办公环境和办公设备两部分，后者是统计办公设备运行中出现故障。比如计算机不能工作了，就应填“设备故障表”，假如计算机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼，就应该填写“隐患统计及处理表”。办公室环境优化和管理项目第36页隐患统计及处理表序号时间地点发觉隐患造成隐患原因隐患危害和后果处理人采取方法111月4日研发部靠窗一排电脑屏幕刺眼无窗帘遮阳有损眼睛行政主管张强安装窗帘211月19日研发部一名外来人员没有访客胸卡接待人员离岗有安全和失密隐患行政主管张强强调接待处职责要求311月25日研发部周末5号文件资料柜未锁负责研发人员外出开会失密隐患研发部经理王立统周一部务会上强调办公室环境优化和管理项目第37页设备故障表时间发觉人设备名称何故障维修要求维修责任人办公室环境优化和管理项目第38页

技能训练：

以下问题哪些属于设备故障，哪些属于办公隐患：过分拥挤；打滑地板；家俱或设备突出棱角；柜橱顶端抽屉堆放着太多东西；转椅无法调整高度；电线拖曳太长；未接地线设备；电路负荷太大；消防栓无法打开；碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。办公室环境优化和管理项目第39页4、安全管理重点＊（1）防盗：在办公大楼内应设有专门保安人员24小时值班。

＊（2）防火：火灾首重预防，电器电线应作定时检验，以防走火跑电引发火灾。

＊（3）预防意外伤亡：为了预防意外伤亡事故发生，组织应向职