回复投诉函示例

菲同一般助力卓越演示

主讲人张晓云Sampleofreplyingtoacomplaint

回复投诉函示例学习内容

目标与技能接受投诉—理赔函理解合同的有关质量、数量异议提出的时间和依据、规定。掌握回复投诉信函的英文表述，理赔信函的写作要点，也能能够针对对方的索赔有礼有节地进行理赔拒绝投诉

能够针对对方的申诉及企业的实际情况及时回复客户，在维护自己利益的同时维护与客户之间良好的贸易关系。TARGETChecklistforreplyingtoacomplaint回复投诉函的写作要点

1Startwithparagraph1:acknowledgethepreviousletter,summarizeverybrieflywhatwassaidinitandapologizesincerelyfortheinconveniencecausedevenifyoulatergoontopointoutthatthecompliantwasnotreallyjustifiedatall2Fromthesecondparagraphandnow,explainindetailhoweachmistakeshasbeenmadeandgoontosaywhatactionyouintendtotakeputthematterright.Youshoulddevoteparagraphtoeachcompliantyouhavetoreplyto.第一段我们要提及前面的相关信函，简单地总结一下信函里的内容，为给对方引起的不方便诚挚道歉。即便你后面要指出前述信函里的投诉实际上完全不能理赔。第二段往后，要详细地解释投诉的错误发生的缘由以及一一叙述你将采取什么行动让事情向正确的方向趋转。每一条应该回复的投诉应该占用一段文字，列写清楚。Checklistforreplyingtoacomplaint回复投诉函的写作要点

3Then,apologizeagainforthemistakesyouhavemadeandassuretoyourclientthatyouwillnotmakethesamemistakesagain.Sayclearlywhatcompensationyouareabletoofferforinconveniencecaused.4lastparagraph:cordialconclusion然后，另起一段再次就你们已经导致的错误道歉，并保证将不再发生类似的错误。明确地说明你们可以提供什么样的补偿来赔偿已经引起的不方便。最后一段：亲切友善的结尾。Sampleletteranalyzing样信分析

DearMr.,JohnRe:WrongshipmentofyourorderitemPN-235

关于错运你方订单PN-235货物WerefertoyourletterofJuly15th.WethankyouforcallingourattentiontothefactthatthewronggoodswereshippedonyourorderitemPN-235.我方回复你方7月15日的信函，感谢你方来函要求我方注意你方订单货号PN-235货物错运的问题。Incheckingthefiles,wefindthatourstaff-in-chargeshippedthegoodsofitemPN-325insteadofitemPN-235onwhichyourorderwasplaced.仔细检查发现，我们负责发运的员工把PN-325号货物错当成你方订单PN-235发给了你们。主题明确感谢对方来函，说明回复信函目的查找错误发生的原因Sampleletteranalyzing样信分析

Wesincerelyregretthatwehavemademuchtroubletoyou.Weassureyouthatthebestofferwillbemadetopreventanyrepetitionofsuchmistakes.我方非常抱歉给你方造成的麻烦。我们保证将尽我们最大的努力防止这样的错误再次发生。Inordertoadjustthematterwehavejustcaused,wehopeyouwouldacceptthegoodsatanallowanceof3%,throughwesustainagreatlossasthepriceofitemNoPN-325being5%higherthanthatofPN-235.Thatmeans8%off.为了补偿我们已经导致的错误，我们希望你方可以接受这批货物，我方将降价3%。尽管我们也要承受巨大的损失，因为PN-325本身就比PN-235高5%。这就意味着我方的折扣达到8%。提出理赔方案诚恳道歉并保证不再发生Sampleletteranalyzing样信分析

Pleaseacceptourapologiesagainfortheinconveniencecausedtoyouandfurtheropportunitytoregainourconfidence.请再次接受我们的道歉。我们也希望利用这个机会来感谢你或你的惠顾。