高科产业公司行政管理规定

高科产业公司行政管理规定一、办公用品管理1、办公用品的申购：⑴各部门每月25号报下月办公用品需求计划，部门负责人签字；⑵行政部统一审核、汇总、整理各部门采购需求，并经核查库存状况后制订申购计划，经主管领导批准后实施采购。2、办公用品的领用：⑴耐用办公用品：包括：计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀、直尺、打孔器等。于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新，遗失自理。⑵易耗办公用品：易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。①部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸、打印墨水。由部门负责使用人员领取，行政部专管人员登记发放。②个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸等。由部门按计划领用。③部门需印制单据、表格、宣传品等，均由部门自行设计样式，提出印制数量，经部门领导批准后由行政部统一印制。3、管理规定：⑴办公用品实行归口统一采购，其他部门不得擅自采购，并遵循质优价廉的原则，严格控制成本。⑵领取办公用品时必须书写申请单，交部门负责人审查签字后，方可凭单到行政部领物，办公用品更换时按以旧换新原则办理，特殊用品除外。⑶严禁员工将公司办公用品带回家私用。⑷办公用品设专人负责管理，用品入库需根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库，登记入账。⑸办公用品保管实行“三清、三一致”，即材料清、帐目清、数量清，帐、卡、物一致，做到日清月结。⑹做好出库管理。在日清月结的条件下，月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。并根据部门领物登记表，逐一准确计算并汇总当月领用物品的总金额，报总经理、财务部及各部门，实施办公用品费用控制。⑺各使用单位或个人应爱护办公物品，各类物品非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。员工离职应交回或移交所领用办公用品，耐用办公用品如有缺失，则按价在工资中扣除。二、办公设备管理1、办公设备包括汽车、计算机、复印机、投影仪、摄像机、照相机、办公桌、资料柜、会议桌、空调等。2、办公设备是公司的固定资产，由专人负责其使用、保养。使用人应对自己保管和使用的办公设备负责，严格按照规定程序操作使用。使用人应经常检查设备的运行情况、安全性，确保设备正常运行及重要文件、资料的安全。3、办公设备一般不外借，特殊情况外借由行政部经理呈报总裁批准。公司内部设备借用，也应经部门负责人或行政部经理批准并登记，以明确责任和加强管理。4、工作时间不准使用公司电脑上网聊天、玩游戏、听音乐、看电影。使用办公设备处理私人事务，按规定岗位缴费，违者视情节轻重给予处罚。5、办公设备出现故障，操作员无修复把握时不要擅自处理，应通知行政部，由行政部请专职技师修理。6、打印、复印文件资料应严格控制份数，非外发性、正规性文件一律尽量使用环保纸（即二次使用）打印、复印和传真，杜绝浪费。7、软盘、色带、碳粉、墨盒、复印纸、打印纸等耗材，各部门根据需要提前三天向行政部提出申请计划，以便行政部安排采购。三、通讯设备管理1、通讯设备包括：电话、传真机、对讲机等。2、通讯设备的使用管理：⑴长途电话：①拨打长途电话必须使用IP号码，不使用IP号码的将取消长途功能；②严禁用长途电话闲聊，通话时间超过10分钟的通话将予核实；③公司所属单位之间所在办公岗位人员的工作联络以QQ联络为主，如无必要不可用电话；④严禁因私拨打长途电话，月底核查话费清单，如查实属私人电话，将按话费两倍扣款，享受手机费补贴的将予取消当月电话补贴；⑵市内电话①通话内容要简明扼要，尽量缩短通话时间；②享受话费补贴人员严格控制拨打私人电话；⑶传真①禁止用传真机拨打电话；②不接收非公司工作、业务需要或非预约传真件；③非公司工作需要不发送私人传真。⑷对讲机：对讲机为公司保安值班专用，不得私用。⑸移动电话：享受公司话费补贴的移动电话，每天（包括节假日）24小时不能关机，一个月内电话关机超过3次，当月话费不予报销。3、通讯设备维护保养：（1）各通讯设备使用者应严格按使用说明书操作，正确使用；（2）电话单机由使用人定期擦拭保养；（3）通讯设备发生故障由使用单位（人）及时向行政部申告，由行政部统一安排处理；（4）通讯设备（对讲机）遗失（被抢、被盗视同遗失），当事人赔偿新置费用的50-100％；（5）有意损坏通讯设备，当事人按原值赔偿，并视情节轻重给予处罚。5、离职、调离人员的通讯设备由行政部负责收回。四、报刊、图书管理公司报刊、图书的订阅、购买、收发、保管、借阅及阅览室的管理由行政部负责。1、报刊、图书的订阅与购买（1）行政部负责编制每年的报刊、图书的订阅计划，并具体办理订阅事项；（2）各部门因工作需要购买各类工具书、专业技术书籍等，需事先提出书面申请，经本部门负责人签字同意后，报行政部安排购买。特殊情况也可由申请部门自行购买，但事后必须及时到行政部登记、盖印，再按图书借阅规定补办借阅手续。2、报刊、图书的收发、保管与借阅（1）公司总部由前台接待文员负责每日报刊的收发、整理与保管；（2）公司厂部由保安负责接收、清点每日的报刊、图书，并及时送交行政文员进行复核和分发；（3）前台文员、行政文员应及时将各类图书登记备案、盖印，专业技术类图书由资料室统一保管，文化生活类图书应及时转交阅览室保管；（4）资料室图书严格执行借阅制度，借阅人须按规定办理借阅和归还手续。借阅人在借阅期间负责保管好所借书籍，不得撕、剪、拆、涂、画等。如有损坏或遗失，除照原价赔偿外，将视情节轻重处以罚款。3、阅览室图书管理（2）员工须严格遵守阅览室管理规则，爱惜报刊、图书；（3）所有报刊、杂志均只限在阅览室内阅读，一律不外借。其它图书在办理借阅手续后方可借出阅览室。五、工卡管理规定1、工卡由人力资源部在员工报到之时制发。2、员工在上班时