会计电算化课件2015第四章第一节

第四章电子表格软件在会计中的应用知识导图

第一节电子表格软件概述第一节电子表格软件概述一、常用的电子表格软件（★）

Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、LotusNotes、FormulaOne等

Mac操作系统：Numbers第一节电子表格软件概述二、电子表格软件的主要功能（★）

1.建立工作簿

2.管理数据

3.实现数据网上共享

4.制作图表

5.开发应用系统

第一节电子表格软件概述（一）建立工作簿

每个工作簿含有一张或多张工作表。

单元格是工作表的最小组成单位。每一单元格最多可容纳32000个字符。

每个工作簿含有工作表的张数受到计算机内存大小的限制。版本默认工作表数量行数列数EXCEL20033张65536(256×256)256EXCEL20131张1048576(65536×16)16384（256×64）第一节电子表格软件概述（二）管理数据

用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。第一节电子表格软件概述（三）实现数据网上共享通过Excel可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。第一节电子表格软件概述（四）制作图表

散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。

第一节电子表格软件概述（五）开发应用系统Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。第一节电子表格软件概述三、Excel软件的启动与退出（一）Excel软件的启动1．点击开始菜单中列示的Excel快捷命令；2．点击桌面或任务栏中Excel的快捷方式图标；3．通过运行对话框启动Excel软件；(开始图标+R或“开始”—“运行”菜单)4．直接鼠标左键双击或右键单击选择打开现成的Excel文件。第一节电子表格软件概述

（二）Excel软件的退出

1.通过标题栏的“关闭”按钮退出,或者标题栏右键关闭

2.通过任务栏退出

3.通过快捷键退出：Alt+F4

4.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出

5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出第一节电子表格软件概述快捷键Alt+F4与Ctrl+F4的区别在Excel2003中，Ctrl+F4仅关闭当前工作簿，程序依然运行；Alt+F4关闭当前程序。在Excel2013中，没有区别。如同时打开几个工作簿，在Excel2003中，Alt+F4是关闭所有工作簿，Ctrl+F4仅关闭当前工作簿。在Excel2013中，Alt+F4与Ctrl+F4都只能关闭当前工作簿。第一节电子表格软件概述四、Excel软件的用户界面（★★）

Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;

Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同,主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

【提示】功能区将菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。

第一节电子表格软件概述Excel2003可以通过工具—选项—常规—新工作簿内的工作表张数输入默认的工作表张数。Excel2013可以通过文件—选项—常规—包含的工作表数输入默认的工作表张数。Excel2007可以先点击左上角的excel图标，然后选择右下角的excel选项命令。excel2003可通过工具—选项设置是否显示列标与行号，excel2007上：通过视图—标题，把复选框上的打钩去掉就行。全选按钮：位于名称框下方，单击该按钮，可选中当前工作表的全部单元格。快捷键Ctrl+A第一节电子表格软件概述【提示】

1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。

2.单元格是工作表中最基本的存储单位。

3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。（2003版本）

第一节电子表格软件概述4.功能区是Excel2007以上版本特有的功能。Excel2013默认的功能区标签有开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图、开发工具，排列在标题栏的下方。此外，用户还可以通过自定义功能区自定义选项卡。5.折叠或展开功能区：

（1）Ctrl+F1（Excel2003为打开任务窗格）

（2）功能区空白处右击—折叠功能区

（3）双击选项卡名称

（4）单击功能区右下角折叠箭头

第一节电子表格软件概述五、Excel文件的管理（★★）

Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。

（一）Excel文件的新建与保存

1.Excel文件的新建

（1）启动软件时：自动建立新文件

（2）启动软件以后：

快捷键：“Ctrl+N”键

菜单栏：“文件”→“新建”

工具栏：“新建”按钮

第一节电子表格软件概述2.Excel文件的保存

快捷键：“F12”键，另存为（尚未保存过）

“Ctrl+S”键，保存（之前保存过）

常用工具栏：“保存”按钮（适用于Excel2003）快速访问工具栏（适用于Excel2013）

菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为”（适用于Excel2003）

第一节电子表格软件概述自定义自动保存的时间Excel2003：工具—选项—保存—保存自动恢复信息；Excel2013：文件—excel选项—保存—保存自动恢复信息时间间隔。Excel2007：office图标—excel选项—保存—保存自动恢复信息时间间隔第一节电子表格软件概述（二）Excel文件的关闭与打开1．Excel文件的关闭可以采用Excel软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可采用以下方法来关闭Excel文件：（1）快捷键Ctrl+F4关闭当前文件。（2）文件菜单或选项卡—关闭。（3）工具栏—关闭（Excel2003）；快速访问工具栏中—关闭（Excel2013）。第一节电子表格软件概述注意：（1）上述三种方法关闭的均是当前文件，其他处于打开状态的Excel文件仍处于打开状态，Excel软件仍在运行，并可通过按击Ctr1+N键等方式创建新工作簿。第一节电子表格软件概述（2）Ctrl+F4和Alt+F4的区别。在Excel2003\2007中，Ctrl+F4仅关闭当前工作簿，程序依然运行；Alt+F4关闭当前程序。在Excel2013中，没有区别。如同时打开几个工作簿，在Excel2003中，Alt+F4是关闭所有工作簿，Ctrl+F4仅关闭当前工作簿。在Excel2013中，Alt+F4与Ctrl+F4都只能关闭当前工作簿。第一节电子表格软件概述2．Excel文件的打开打开Excel文件的方法主要有：（1）直接点击Excel文件打开。（2）快捷菜单中打开命令打开。（3）文件菜单/选项卡—打开。（4）常用工具栏（适用于Excel2003）—打开；快速访问工具栏（适用于Excel2013）—打开。（5）快捷键Ctr1+O（字母O）。第一节电子表格软件概述（三）Excel文件的保密与备份1．Excel文件的保密设置打开权限密码：输入正确的密码才能打开。设置了修改权限密码：输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。加密方法：1.文件—另存为—工具—常规选项—输入打开密码和修改密码。2.Excel2013中还可以通过文件—信息—保护工作薄—用密码进行加密来设置打开权限密码。（excel2007：office图标——准备——加密文档）第一节电子表格软件概述2．Excel文件的备份Excel软件根据原文件自动创建备份文件的名称为原文件名后加上“的备份”字样，图标与原文件不同，保存位置与原文件保存位置相同，与默认的自动保存文件路径不同。

文件—另存为—工具—常规选项—勾选生成备份文件第一节电子表格软件概述（四）Excel文件的修改与删除1．Excel文件的修改Excel文件的修改通常在已打开的Excel文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。（1）选择和新增工作表

鼠标左键单击工作表标签即可选择，如果需要同时选择多个工作表组合，可以使用“Ctrl”或“Shift”进行不连续多选或连续多选。第一节电子表格软件概述增加工作表的方法：①鼠标左键单击追加工作表标签按钮（Excel2013）。②快捷键：Shift＋F11。③右击工作表标签—插入（如工作簿被保护则不能插入）。④菜单栏插入—工作表（Excel2003）；

开始选项卡—单元格—插入—插入工作表（Excel2013）。第一节电子表格软件概述（2）删除、移动、复制工作表①移动：鼠标拖动工作表标签。②复制：按住“Ctrl”键同时用鼠标拖动。③在不同工作簿中复制或移动工作表：右键单击工作表标签—移动或复制—选择目标工作簿。勾选“建立副本”则为复制，不勾选，则为移动。第一节电子表格软件概述④删除：右键单击想要删除的工作表标签—删除。注意：工作表一旦被删除是无法恢复的。（3）隐藏、显示工作表隐藏：右键单击想要隐藏的工作表标签—隐藏。显示：右键单击任意一个工作表标签—取消隐藏—选择需要显示的隐藏工作表。（4）重命名工作表①双击工作表标签；②右键单击工作表标签—重命名。第一节电子表格软件概述（5）设置工作表标签颜色右键单击工作表标签—工作表标签颜色。Excel2003还可通过格式—工作表实现重命名、隐藏和显示、设置工作表标签颜色。（6）选择单元格每一个单元格都有一个固定的地址，一个地址只表示一个单元格。如：“B2”表示位于第B列和第2行交汇处的单元格；“B2:F9”表示从单元格“B2”到单元格“F9”的整个矩形区域；第一节电子表格软件概述“Sheet1!B6”表示工作表名为“Sheet1”中的“B6”单元格。注意：单元格名称框中只显示活动单元格的地址。

活动单元格是当前正在使用的单元格，在屏幕上用黑色粗框线表示（Excel2013框线颜色默认为绿色），活动单元格的地址会在地址栏中显示，此时输入的数据会被保存在该单元格中，每次只能有一个单元格是活动的。

多个连续的单元格区域中，该区域左上方第一个以白色显示的单元格为当前活动单元格，多个不连续的单元格区域中，最后一个被选中的以白色显示的单元格为当前活动单元格。第一节电子表格软件概述选择单元格的方法主要有以下几种：①左键单击目标单元格。②按住鼠标左键拖动可连续选择单元格区域。③选择某个单元格，按住“Shift”键同时选择另一个单元格，即可选择这两个单元格为对角线的矩形区域；按住“Ctrl”键同时选择另一个单元格可以同时选中不连续的单元格或区域。④单击行号或列标，可选择该行或该列上的所有单元格。⑤单击全选按钮或按“Ctrl＋A”，可选中该工作表中所有单元格。第一节电子