档案功能方案

档案业务综合管理系统设计系统设计标准XX市数字档案馆系统是一个综合、可扩展网络应用系统，其功效涵盖了档案数字化加工和数字档案信息采集、处理、存放、组织、公布、利用以及系统管理全过程，为了实现项目建设目标，我们确定以下总体设计标准：标准描述先进性采取组件式开发、身份认证、全文检索等多项关键技术及先进体系结构，选择先进软件和硬件技术结构系统支撑平台和运行环境，建设具备国内领先水平支撑平台和应用软件系统，确保系统具备充分先进性。开放性考虑到未来发展需要及扩充性能要求，在设备选择及联网方案上，要坚持开放性标准，确保该系统对各种硬件设备互连互通；在应用平台和系统设计时，支持跨平台和开放数据接口，确保每个独立系统设计要求外，充分考虑到各系统互连，实现数据共享、交换等应用集成服务。实用性充分考虑各类使用人员能力和素质、专业结构、部门业务需求等很多原因对系统产生综合影响，遵照档案管理人员操作习惯；重视突出各项系统功效实用性；提供方便联机帮助；系统管理简单，尽可能一键操作，系统默认多数选项，使管理愈加简练方便；人机界面友好，可操作性强。可扩展性项目建设不但要着眼于现在，而且要放眼未来。采取多层体系结构，实现用户操作界面、业务逻辑和数据分离，便于系统扩展；做好总体规划，确保系统平台、应用平台和应用软件不但能够满足现在要求，而且能够方便地扩展未来业务需求，并具备向未来技术平滑过渡能力；在系统设计时，应确保应用系统具备良好二次开发功效，满足用户对系统自扩充需求。可靠性系统平台采取高可用技术，确保系统能长久稳定不间断运行，采取流行、成熟、稳定、先进操作系统、数据库、网络协议和中间件等系统软件平台，在网络、主机、数据库或应用系统出现问题时，能及时、快速地恢复，确保系统稳定性；在应用系统设计中，充分考虑到可能出现各种情况，采取对应技术方法，尽可能降低系统故障，系统对主要步骤具备监控功效。灵活性采取高内聚、低耦合标准进行模块划分。模块间提供对应接口，当应用系统业务或功效要求发生改变时，能够经过简单对对应模块修改或者增加功效模块来实现功效扩展。整个系统组织采取模块化设计标准，不一样软件、硬件平台之间具备良好兼容特征。采取开放系统体系设计结构，兼容不一样软件、硬件平台系统。应用软件采取各种编程接口和图形接口，可充分利用现有设备资源，系统能够满足对未来情况改变需求。安全性本项目应采取身份认证、访问控制、数字署名、数据加密解密、防火墙、入侵检测和隐患扫描等安全技术，建立包含物理、网络、系统、应用、管理等步骤多层次、全方位安全保障体系，确保系统安全性。可管理性系统布署、使用及管理以简便、易于操作、方便实用为准则，采取基于Web方式管理系统，降低系统管理、维护成本，提升系统可管理性。应用系统说明应用系统名称应用说明档案资源采集系统实现档案数据著录、上报数据接收、历史数据导入、数字化结果接收等多个方式搜集档案信息资源，对不一样起源档案资源进行采集和整理，充实和扩大档案关键资源数据库。建立起包含文书、科技、照片、声像等传统档案和人物、婚姻等专题档案以及政府公开信息、现行文件、各类资料在内目录数据库和电子文件数据库。并对采集数据进行初步规范化处理。档案资源管理系统实现对实体档案文件、电子档案文件、资料及现行文件等标准化、规范化管理，提升档案馆馆藏数据质量和管理工作效率，确保档案安全和电子文件真实、完整和有效。经过档案整理、保管、判定等实现档案永久保留。档案资源利用系统实现对档案馆藏数据利用管理，为档案管理人员和社会公众提供多样化检索功效和利用功效，利用范围包含电子档案信息和实体档案资源。系统经过借阅管理以及检索管理为利用者提供方便、快捷信息资源利用服务。虚拟档案室采取集中存放、分布管理、共享公布模式，将XX市全部立档单位档案室搬上网，实现档案是数据“大集中”，是“数字档案馆“功效延伸，其功效涵盖档案室实体档案辅助管理、电子档案管理、监管管理、档案在线年检、在线移交、保管、利用、判定、统计全部业务管理。档案资源采集系统功效模块划分基本功效概述功效名称功效描述主要子功效档案著录实现馆藏档案数据、现行文件信息及各类资料信息录入、修改、删除、数字化采集等功效；提供双机录入自动校对。支持电子文件（包含扫描影像文件、超大型文件）非标准格式向标准格式转换，包含文本转换PDF、音频转换AVI、视频转换WMV等功效。数据著录数字化采集双机校对格式转换网格录入档案接收用于接收来自党政信息网“虚拟档案室”全宗单位或者其余路径上报各类档案数据。还包含档案馆原馆藏历史档案数据导入。可接收数据类型包含档案数据目录以及数据文件。上报数据格式参考浙江省、宁波市、XX相关交换标准，采取XML目录及原文标准交换格式，并支持DBF档案目录交换。其中原文数据格式支持XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，支持TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式（对TIFF、JPEG、PDF等格式进行汉字识别和压缩保留），支持MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、RM、RMVB等视频文件格式。系统支持同类型格式间向标准格式转换，并能进行数据文件标准检验、验收汇报打印等。系统预设同XX市档案局二期办公自动化系统数据交换接口，自动实现办结公文归档接收。数据接收数据导入OCR识别格式转换数据检验验收汇报打印目录关联档案征集档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠予档案资料或向社会提供个人、家庭等主要资料档案存放等管理功效。系统提供上述档案征集方式登记、分类、档案管理、移交、统计等功效。档案征购档案馈赠档案存放数据管理统计分析文件采集是指对已经制作完成标准或非标准电子档案目录及已经过数字化加工电子文件接收和处理。对经过数字化采集或接收图片或文本文件能够转换为PDF文件，并集成数字水印，可对JPEG、PDF等格式文件进行水印添加。系统支持OCR（集成[北京]清华文通OCRSDK开发包）自动识别TIFF、JPEG等扫描格式文件以及PDF图像文件，并能生成双层PDF。针对JPEG、TIFF等图像文件系统提供图像再处理工具以及文本扫描在线数字化扫描加工工具。系统同时提供数据导入恢复功效，并可在数据接收过程中依据档案著录规则对导入数据进行完整性、唯一性校验，确保数据完整准确。还提供对档案数据目录批量处理。在线扫描图像处理格式转换OCR识别批量处理数字水印管理信息录入包含年检数据进馆接收以及其余档案进馆及日常管理信息登记、统计、等功效。对于日常管理功效中部分可累加统计数据系统自动实现累计功效。年检数据接收档案管理登记详细功效描述档案著录档案著录主要实现对各门类档案数据著录功效，包含档案目录著录以及实体档案数字化加工及文件挂接等。数据著录系统提供档案目录普通界面著录、网格录入等手工著录模式。普通界面著录允许档案管理员经过系统维护管理功效进行各个类别档案著录界面自定义，包含设定著录字段位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色等内容。档案著录界面提供保留、新增、复制、上一条、下一条、首条、末条、数据关联、文件挂接及数字化扫描等功效。数据著录完成点击保留，系统可自动依照档案著录规则对著录元数据进行判断，假如不符合要求，系统将立刻给出提醒并定位错误位置，提醒用户修改。对于符合规则档案数据条目将直接保留入库。网格录入方式是类似Excel方式档案目录数据快速著录模式，系统提供著录字段选择、单行复制、多行复制、自动携带复制、多行携带复制、自动保留等功效。网格著录界面提供排序、检索、批量修改、批量替换等著录辅助管理功效。数字化采集系统提供数字文件上传和数字化采集控件两种数字化采集方式。用户第一次使用数字化扫描加工控件需要进行安装。该数字化控件提供在线数字化加工功效，实现对纸质文件及图像文件数字化扫描及图像处理。控件自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户能够从当地服务器进行文件或图片扫描或者从当地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化结果直接同档案目录进行上传挂接。控件提供抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。控件支持将多份TIFF扫描文件拼接成为一份PDF文件进行挂接。系统经过数字化文件上传可挂接经音视频采集、音视频转换、DVD光盘处理等数字化加工产生各种数字化结果。系统支持多个多媒体方式数字化加工，具备强大兼容性和可扩展性。系统支持将WORD、JPEG、TIFF等各式文本或图像文件转换成标准PDF文件，音频等转换为AVI格式，视频转换为WMV等。双机校对双机校对是提升档案著录准确性一个主要检验步骤。双机校对在系统后台自行完成。双机校对提供对已著录档案目录（最少两个用户对相同档案目录分别进行著录）元数据匹配验证。对验证经过档案目录系统自动转入数据管理模块，未经过验证数据条目系统自动抛出并进行特殊颜色标注，需相关著录人员检验后进行修改并保留，供系统第二次进行匹配验证，以这类推。双机校正确校对过程可由系统自行设定校对时间及用户点击校对按钮完成两种方式。双机校对规则需用户经过校对参数模块进行设置。格式转换在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一管理格式。格式转换提供上述四类电子文件向标准格式转换。系统经过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型标准格式转换。转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。扫描型文本文件及图像能够转换成PDF标准格式，可转换格式包含TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式转换，可转换格式包含MP3、WAVE等；视频向WMV格式转换，可转换格式包含MPEG等。回收站当用户从系统中删除一些档案目录数据或文件数据时，系统并没有将这些数据直接去除，而是将这些信息放入回收站。当用户发觉误删除一些数据时，能够在回收站中找到对应数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来数据存放地。回收站依照删除数据性质分为档案目录信息回收站和文件信息回收站，分别存放从系统中删除档案目录信息和文件信息。档案接收数据接收数据接收是接收来自布署在党政信息网上“虚拟档案室”系统或者其余路径提交上来各类档案数据。数据接收首先要进行接收数据登记，登记信息包含报送单位信息、报送目录及文件数量、报送时间及报送人等信息。系统将报送上来数据进行接收后，数据将进入暂时接收库，方便档案管理员进行数据审核，审核经过数据将进入档案资源正式库。对于不符合要求报送数据，档案管理员将进行数据退回操作，并填写退回意见等。数据可接收电子文件格式包含XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式，MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、WMV、RM、RMVB等视频文件格式。数据导入系统提供对馆藏历史档案导入，数据导入过程中，系统自动对电子目录数据及原始文件数据进行“三性”验证。系统支持XML、XLS、DBF等多个格式档案目录及文件导入。OCR识别OCR识别是针对扫描型文本文字识别，识别结果将有利于扫描电子文件利用。OCR识别同系统进行集成，在后台进行识别处理。系统提供单份扫描文件OCR识别、批量扫描文件OCR识别以及后台自动对符合要求文件进行OCR识别。系统集成[北京]清华文通OCR汉字识别产品（SDK开发包），可识别文件格式包含JPEG、TIFF、PDF、PNG等。格式转换在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一管理格式。格式转换提供上述四类电子文件向标准格式转换。系统经过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型标准格式转换。转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。扫描型文本文件及图像能够转换成PDF标准格式，可转换格式包含TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式转换，可转换格式包含MP3、WAVE等；视频向WMV格式转换，可转换格式包含MPEG等。数据检验提供系统数据接收以及收据导入是数据完整性、规范性检验工作。数据检验标准参考国家及浙江省相关档案目录著录标准。数据检验主要包含档案目录元数据字段类型检验、元数据字段长度检验、元数据置空检验、元数据内容检验、档号格式检验等。对需要进行检验元数据字段可经过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。数据手工检验还包含对全文数据能够查对图像质量、图像与目录挂接是否准确、条目数据是否符合著录格式等检验。验收汇报打印打印验收汇报是对从虚拟档案室或其余路径接收进馆数据进行检验检验结果汇报。验收汇报模板可由用户经过系统后台进行自定义。目录关联目录关联提供文书档案、科技档案等存在案卷目录及卷内文件目录划分档案数据关联。系统提供目录关联按钮，选择目录关联查看状态后，经过点击案卷目录，系统可自动显示该目录对应卷内文件目录。目录关联规则可经过系统后台进行自定义。档案征集档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠予档案资料或向社会提供个人、家庭等主要资料档案存放灯管理功效。档案征购用于管理市档案馆从社会上征集或者购置来档案资料信息，包含实体档案、电子影音等。档案征购提供对征购档案数据登记、著录、数字化处理、分类、移交等功效。针对档案征购类别库结构设计可经过系统后台进行管理。档案馈赠用于管理社会向市档案馆赠予实体档案、电子影音文件等。其管理模式雷同档案征购。档案存放档案存放用于管理社会人士借助档案馆专业管理能力对私人拥有档案信息管理。档案存放将在档案资源管理系统代保管业务管理部分进行详细功效说明，在本系统中，档案存放类送档案征购。数据管理数据管理针对档案征购、馈赠、存放等存放数据信息进行管理，主要功效包含增加、修改、删除、批量修改、批量替换、复合检索、文件管理、目录关联、报表打印等。统计分析统计分析提供档案征集模块相关数量、时间等统计功效，并可打印数量统计报表。文件采集在线扫描在线扫描是经过数字化加工控件进行文本实体或图像实体扫描加工。扫描空间可自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户能够从当地服务器进行文件或图片扫描或者从当地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化结果直接同档案目录进行上传挂接。图像处理系统数字化加工控件对扫描文件提供图像再处理功效，包含抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。格式转换格式转换提供文本向标准格式转换、音频向标准格式转换和视频向标准格市转换功效。详细请参考.1.4章节内容。OCR识别OCR识别提供扫描型图像文件文字识别功效，OCR识别结果将提供档案利用之用。详细请参考.2.3章节内容。批量处理包含对档案目录相关元数据批量处理以及电子文件批量处理功效。档案目录元数据批量处理主要包含批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。电子文件批量处理包含批量格式转换、批量OCR识别等。批量操作可由管理员经过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。数字水印数字水印是表现档案图片或文本电子文件所属单位主要方式，用户可将本单位标志或者名称以数字水印形式显示在电子文件上。系统提供文字和图片两种数字水印添加方式。用户能够自定义水印内容（文字或者图片）、大小、位置等信息，定义过程经过系统后台进行管理。支持数字水印添加电子格式包含PDF、JPEG、GIF、BMP等文本及图片格式，系统同时支持视频数字水印添加。管理信息录入管理信息录入管理人工录入档案接收、档案管理和利用登记等业务管理过程中产生辅助信息。档案接收信息管理档案接收信息包含档案交接登记、进馆资料登记等。针对接收过程中产生业务数据进行著录保留，是档案业务规范化管理主要组成部分。系统提供档案目录管理类似功效进行数据维护。档案馆信息管理档案管理信息包含档案数量变动情况、资料数量变动情况、库存档案情况、馆藏资料情况和馆藏特种载体情况等。系统提供档案目录管理类似功效进行数据维护。档案利用信息管理利用登记信息主要指调阅登记产生信息。包含来自虚拟档案室系统利用登记信息报送和档案借阅管理系统借阅信息自动导入。系统提供导入导出、数量统计、数据管理等功效对于在信息管理过程中累计信息，系统能够自动在原有数据统计基础上累加生成新数据统计。档案资源管理系统功效模块划分

基本功效概述功效名称功效描述主要子功效档案接收档案接收包含实体档案进馆接收管理以及电子文件进馆接收管理。对于实体档案和电子文件（包含现行文件）接收都需要对文件进行完整性、准确性、系统性进行检验，然后进行全宗登记、数量统计、质量判定登记等工作，并形成全宗卷。系统对于接收电子单干文件系统自动进行智能标引，包含主题词、分类号标引，接收图片文件系统可自动生成缩略图。管理员可按照管理要求对接收档案进行人工预处理操作。经过最终检验文件将进行智能归档或在管理员控制下进行人工归档操作。档案检验档案登记质量判定智能标引验证归档统计与分析整理编目系统提供对已经接收入库档案资源或者资料信息进行调整功效，包含智能标引（针对分类号以及主题词）、重复文件检测、文件自动摘要、信息跟踪、件号调整、案卷号调整、卷内次序号调整、组卷拆卷、信息补遗以及其余辅助管理功效。在整理编目过程中，系统提供针对依然存在错误数据校对或处理功效，主要包含批量处理、OCR识别（集成[北京]清华文通OCRSDK开发包）、格式转换、数字化加工等操作。为方便管理员进行信息管理，系统提供统一编号管理机制，对有规则档号、卷内次序号、页数等字段内容系统自动依照档案目录上下文关系判别并生成相关数据元信息。对完成整理编目标档案，系统自动与档案资源利用系统进行衔接，向利用系统提供利用数据，供数据库检索、全文检索等检索利用之用。智能标引自动摘要重复检测编号管理批量管理件/卷号调整档案判定档案判定提供期限判定、开放判定、价值判定、销毁判定等功效。详细实现包含判定数据检索及选取、判定任务管理、判定意见反馈、意见汇总、领导审核、最终止论等，并能够自动生成判定清册表、情况统计表等，并能够自动将判定人、领导等意见统计进入判定清单及日志数据库。系统可经过全文检索、目录扫描及校对等帮助管理员选定判定数据范围。对期限判定、开放判定等将直接影响档案数据相关字段，对销毁判定其销毁电子目录将进入档案销毁库进行保留，系统在制订时间段后自动清空销毁库符合要求范围数据。系统提供保管期限表、销毁条件管理表编制管理功效，并可由系统依据保管期限表及销毁条件管理表自动进行判定提醒。系统提供对判定信息查询功效。期限判定开放判定划控判定判定清册消息提醒判定标准管理档案编研档案编研工作是指档案部门依照社会利用需要，对档案内容进行研究和编纂工作。系统提供对主要文件、专题、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研材料进行集中式管理。专题管理是档案编研工作主要内容，包含专题制作、修改、查询利用、光盘公布等功效。系统经过专题库及参数设置，打破档案类别及全宗限制，组成人物专题、图片专题等各种综合性专题。专题管理提供类似整理编目标专题目录及专题文件管理功效，包含专题数据增加、编辑、删除、复制、粘贴、目录关联、检索、合编、审核、光盘公布等功效。专题数据选取来自系统电子档案信息选摘以及部分数据手工著录。系统以专题数据库形式实现对专题单独存放，同其余档案数据区分。系统还提供主要文件汇编、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研模板，用户利用此模板完成档案信息编研工作。专题制作专题管理专题公布目录关联全宗指南组织沿革大事记编研模板管理档案保管库房管理档案保管包含库房管理、温湿度管理、病档监管等功效。库房管理实现库房虚拟图形化，实现楼宇、楼层、库房、库柜等虚拟图形化显示以及库房信息维护功效，能够随时经过平面图，查看库架满置度。提供档案追踪管理功效，并与档案借阅管理功效是现无缝衔接，在档案调卷管理功效中，管理员可经过档案目录直接定位档案存放位置。系统对实体档案出入库进行统一管理，包含入库登记和出库登记管理功效，系统提供手工著录登记功效以及二维条形码扫描登记采集数据交换接口，出入库管理与档案图形化管理模块经过数据操作进行集成。系统同时提供温湿度管理功效、允许用户经过库房管理模块实现对温湿度手工登记并提供温湿度数据采集接口同温湿度采集设备进行无缝集成。温湿度能够分库房进行月统计、年统计等，并以图表形式展示并可打印输出。存放位置索引设置一个存放位置索引表，批量地设置存放位置，极大地提升档案管理人员库房管理工作效率。病档监管提供档案馆管理员了解库房档案情况，及时对病档统计，能够生成月统计表、年统计表并打印输出。了解库房档案情况，实现对病档登记、病档抢救情况追踪等功效，能够生成月统计表、年统计表并打印输出，并可依照预设病档监管时间设置自动进行提醒。库房信息管理虚拟图形库房文件定位跟踪库房满置度统计出库登记管理入库登记管理实体档案维护管理登记温湿度管理存放位置索引病档监管集成数据接口资源信息管理是指对馆藏实体档案辅助管理和电子档案信息、资料信息及多媒体资源信息统一管理。主要提供对系统档案及资料目录和文件搜集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功效。针对图像及声像档案资源还提供起源、时间、内容等辅助信息关联功效。针对因借阅利用、档案判定等档案信息业务管理引发元数据及状态更，系统将自动进行更新，进行动态管理。确保数据规范性、准确性和科学性。实物档案管理电子档案管理多媒体资源管理资料管理数据动态更新全宗数据管理提供对全宗历史数据统一管理，包含对全宗信息、全宗目录信息、文件信息、历史过程信息等数据录入、导入导出、文件上传挂接、元数据维护等处理操作，系统提供单条处理和批量处理两种处理模式，包含对接收数据进行类型、长度等完整性有效性校验，确保数据安全性。全宗管理包含全宗信息管理和变更管理，包含全宗号、全宗名称、全宗档案数量、全宗形成时间、全宗沿革、全宗内容介绍等信息管理以及全宗单位增加、删除、修改、查询等操作，同时全宗同库房进行数据衔接，自动进行全宗档案位置定位。全宗数据管理主要是针对本全宗内部电子档案目录组编、管理、查询、修改等管理功效，以及案卷排列编号、存放位置索引、收进移出以及判定等进行管理管理，系统提供相关编号自动处理功效。全宗单位管理全宗历史统计数据维护全宗同机件/卷号调整批量处理代保管业务管理代保管业务管理是针对社会公众借助档案馆档案管理功效对本身需重点管理资料管理模块，包含私有档案管理、协议管理等。其功效主要包含代保管信息著录、分类、整理、保留、更新、检索、利用登记、数量统计、定位追踪、利用统计、报表打印等功效。针对协议管理中到期协议文本，系统自动提醒通知管理员进行到期处理。现实中，代保管档案、协议等实际拥有些人可经过委托代理人进行管理。系统实现对授权代理人个人信息管理和授权信息管理。代保管档案须代理人持有效证实文件才可进行调阅或取出，确保代保管资料安全性。信息著录协议管理代保档案管理授权信息管理超期提醒报表打印现行文件管理各单位档案管理系统按照既定现行文件接收规则将符合规则档案数据提交到现行文件管理中心。现行文件管理中心按照条目开放级别面向公众开放，供公众查询利用。现行文件管理中心提供对现行文件上报接收、文件审核、分类管理、历史数据维护、目录打印、数据统计以及有效性判定等功效。同时现行文件管理中心提供与XX市档案局二期现行文件服务中心标准数据交换接口。先行文件接收现行文件审核文件分类管理数据统计报表打印有效性判定统计分析统计分析是代替档案管理员进行系统快速自动统计和数据分析主要功效，主要包含数据统计、信息分析和统计报表打印等功效。数据统计提供库存档案数量统计、归档情况统计、判定情况统计、利用情况统计等功效，统计结果以统计表或者以直方图、饼状图、折线图等三维或二维统计图显示。并可自动生成统计年报。数据统计允许管理员自定义统计，可按照元数据项进行组合统计对比。信息分析是在数据统计基础上对档案资源数据进行分析、抽取、汇编等深层次业务利用。系统提供统计报表模板设计及打印功效。统计与分析详细功效描述档案接收档案检验提供系统数据接收以及数据导入时数据完整性、规范性检验工作。数据检验标准参考国家及浙江省相关档案目录著录标准。档案检验包含实体档案接收中档案检验和电子档案数据校验检验。实体档案接收进馆进行实体完整性校验，对不符合要求实体档案，档案管理人员进行手工干预并将干预结果登统计入库。电子档案目录自动检验主要包含档案目录元数据字段类型检验、元数据字段长度检验、元数据置空检验、元数据内容检验、档号格式检验等。对需要进行检验元数据字段可经过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。电子档案手工检验还包含对全文数据能够查对图像质量、图像与目录挂接是否准确、条目数据是否符合著录格式等检验。档案登记系统提供对实体档案进馆和电子档案进馆辅助信息登记管理功效，包含进馆档案全宗信息登记、数量信息登记等。质量判定实体档案接收进馆进行实体完整性及规范性检验，对不符合要求实体档案，档案管理人员进行手工干预并将干预结果登统计入库。系统提供信息增加、修改、删除等操作。智能标引在电子档案目录进馆过程中，系统自动对目录元数据字段进行解析判断，对符合主题词或分类号标引字段，系统将调用主题词库和分类号库信息对符合要求字段进行内容解析，提取符合要求主题词或分类号，保留到档案目录主题词或分类号字段中。系统智能标引结合档案目录内容填充情况进行判断，对主题词或分类号已经存在字段，系统不会将调用职能标引结果进行覆盖。系统向档案管理员提供智能标引开关参数。验证归档对经过质量验证电子档案目录及文件进行正式归档处理。归档操作可进行人工干预，也可经过系统智能判断，将符合要求接收档案进行归档。对验证未经过电子目录先进入预归档管理库，经档案管理员处理过后再进行归档操作。统计与分析统计分析提供对档案已经接收数据进行统计功效，包含接收全宗数量统计、接收档案数量统计、接收档案分类统计等，并可打印数量统计报表。在统计基础上形成全宗卷。整理编目智能标引在电子档案整理编目过程中，系统自动对主题词及分类号不完整档案目录元数据字段进行解析判断，对符合主题词或分类号标引字段，系统将调用主题词库和分类号库信息对符合要求字段进行内容解析，提取符合要求主题词或分类号，保留到档案目录主题词或分类号字段中。自动摘要自动摘要是系统依照管理员提前预设摘要关键词及摘要语句长度对档案电子文件或经过OCR识别文件内容进行解析，提取摘要内容。自动摘要功效经过系统自动完成，自动摘要关键字及长度设置经过系统后台进行设置。摘要结果保留在数据库内。重复检测系统进行档案数据著录或者档案数据导入时，可能存在重复档案数据。系统自动提供对重复数据检测，系统依照档案管理员设置唯一值检测条件进行重复检测，通常情况下重复检测条件为档号。对于经过检测重复数据，系统将会抛出并提醒用户进行处理。重复检测条件可由用户自行设置，系统默认档号为重复检测条件。批量管理包含对档案目录相关元数据批量处理以及电子文件批量处理功效。档案目录元数据批量处理主要包含批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。电子文件批量处理包含批量格式转换、批量OCR识别等。批量操作可由管理员经过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。件/卷号调整档案管理员经过系统提供档号、件号、卷内次序号等有规律数据自动调整，实现档号、卷内序号、卷内件数和页数等信息点自动形成。针对件/卷号调整系统提供档案管理员手工干预。档案判定档案判定工作，是档案室按照一定标准、标准和方法，甄别各判定档案文件价值，确定档案保管期限，剔除失去保留价值档案并给予销毁，使保留档案达成精炼工作。期限判定期限判定是对到期档案判定，经过此系统您能够修改相关统计保管期限，签署判定意见，而且系统将保管期限判定统计加入判定清册中。在进行判定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案判定人员导入当前整理编目界面编目表中显示数据。按要求选择输入到期年度，就会将整理编目当前窗体中符合条件数据导入到当前窗体中。假如当前表中信息过多，也能够经过组合查询进行过滤。开放判定开放判定是对开放档案文件判定，经过此系统您能够修改相关统计开放级别，签署判定意见，而且系统将开放状态修改统计加入判定清册中。在进行判定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案判定人员导入当前整理编目界面编目表中显示数据。按要求选择输入条件，就会将整理编目当前窗体中符合条件数据导入到当前窗体中。假如当前表中信息过多，也能够经过组合查询进行过滤。密级判定密级判定是对档案文件密级判定，经过此系统您能够修改相关统计密级，签署判定意见，而且系统将密级修改统计加入判定清册中。在进行判定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案判定人员导入当前整理编目界面编目表中显示数据。按要求选择输入条件，就会将整理编目当前窗体中符合条件数据导入到当前窗体中。假如当前表中信息过多，也能够经过组合查询进行过滤。销毁判定销毁判定即对判定为销毁档案进行销毁登记工作，被销毁档案在编目管理界面中对应编目表统计信息其档案实体状态将自动变为“已销毁”。系统能够销毁当前统计，由用户填入销毁原因、原保管期限、销毁日期、小组意见、责任人签章、监毁人签章等信息，也能够批量销毁。判定清册判定清册即对各种判定行为档案进行判定登记工作，被判定档案在编目管理界面中对应编目表统计信息其档案实体状态将自动变为“已判定”及“判定结果”。系统能够判定当前统计，由用户填入判定原因、判定方式、判定日期、小组意见、责任人签章、判定人签章等信息，也能够批量判定。实现打印文书档案、科技档案、会计档案等判定清册目录。消息提醒档案各种判定都是有章可循，比如保管期限判定、销毁判定等，系统可对档案业务数据自动进行监控，当系统检测到需要进行判定数据是将会定时给管理员发送提醒信息。信息包含需要判定档案类别、数量等。提醒信息时间间隔可由档案管理员经过系统后台设置。判定标准管理判定标准管理包含档案判定标准和保管期限表两部分。系统实现档案判定标准录入、查询、更新等功效。保管期限表提供用于系统自动提醒保管期限编制、查询等，系统可调用保管期限表信息对系统数据自动进行检测。档案编研专题制作专题制作是档案编研工作主要内容，。系统经过专题库及参数设置，打破档案类别及全宗限制，组成人物专题、图片专题等各种综合性专题。系统提供专题数据筛选功效及部分专题数据手工著录。专题管理包含专题修改、查询利用、光盘公布等功效。专题管理提供类似整理编目标专题目录及专题文件管理功效，包含专题数据增加、编辑、删除、复制、粘贴、目录关联、检索、专题合编、审核、光盘公布等功效。专题公布系统提供良种公布方式，一个是专题光盘公布，另一个是专题利用公布。专题光盘公布是档案管理员依照业务需求选取需要进行公布专题档案目录及文件，填写公布编制表，将相关专题数据打包下载并刻录成光盘文件，光盘数据打包过程由系统按照编制要求自动完成。专题利用公布是档案员依照专题价值对社会公众进行开放利用公布管理，系统提供与档案利用系统接口，管理员选择需要公布专题数据，点击专题利用公布后，数据将提供专题查阅利用。目录关联目录关联提供专题档案名称与相关专题档案数据关联。系统提供专题关联按钮，选择专题关联查看状态后，经过点击专题名称目录，系统可自动显示该目录对应专题数据文件。专题关联规则可经过系统后台进行自定义。全宗指南系统提供全宗指南编制，包含全宗指南名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。组织沿革系统提供组织沿革编制，包含组织沿革名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。大事记系统提供大事记编制，包含大事记名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。编研模板管理系统提供主要文件汇编、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研模板，用户能够利用此模板完成档案信息编研工作。档案保管（库房管理）库房信息管理提供库房信息维护功效，将全部档案所在库房物理位置(库房、排、列、层、正反面)信息全部统计在数据库中而且能够随时修改、更新当前库房档案位置信息。虚拟图形库房实现多楼宇、多楼层库房图形化管理，包含库房、库柜、档案位置等，直观显示库房状态、当前温湿度、库架满置度等信息。库图图形化管理由系统后台进行统一设置和管理。文件定位跟踪系统提供对档案库房位置定位功效，档案管理员选择或填写需定位档案档号或者存放位置，系统将直接定位到对应实体档案所在位置。系统自动定位功效由系统依照预设库架位置进行检测。库房满置度统计系统提供对库房满置度自动统计功效，并能以直方图形式进行显示。库房满置度与虚拟图形库房相结合，提供库架满置度统计。出库登记管理实体档案因借阅利用或者迁移出库时候需要对出库文件进行登记管理。系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功效。入库登记管理实体档案因借阅利用完成偿还或者迁移入库时候需要对出库文件进行登记管理。系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功效。实体档案维护管理登记实现对档案实体进行技术处理等维护管理信息登记，如消毒、辐照等，以及实体档案抢救、照片翻拍等登记、审批、外出处理在途管理、统计等功效。温湿度管理天天在指定时间对保管档案库房进行温度和湿度登记，并能够进行统计工作，生成月统计表、年统计表。它目标是及时控制库房温湿度，使保管条件有利于延长档案寿命。（1）参数设置：在进行温温度登记之前，需要设定标准温湿度和登记时间，用户能够将一天登记时间设为二次或数次。（2）日登记：日登记即统计库房天天温湿度（3）统计报表：依照天天温湿度，可生成档案库房温、湿度统计表、档案库房温湿度日统计表、月统计表、年统计表。存放位置索引设置档案存放位置是档案保管工作一部分，目标是方便档案管理人员日常查找，设置一个存放位置索引表，批量地设置存放位置，提升档案管理人员工作效率。系统应提供添加、删除和修改存放位置索引等功效，能经过组合查询将符合条件案卷显示在条件列表中并可输入要存放位置，并能打印出存放位置索引表。病档监管了解库房档案实体档案情况，对于出现问题档案需要进行维护，并将信息登记入库。能够生成月统计表、年统计表并打印输出。集成数据接口虚拟图形化库房管理系统需要同档案资源利用系统进行数据集成，系统提供两个系统之间数据管理接口，包含档案资源管理系统中经过档案目录进行档案位置追踪、库房管理系统经过虚拟库房查看库架内档案目录等。资源信息管理实物档案管理实现对馆藏实体档案辅助信息管理统一管理。主要提供对系统对实体档案辅助管理信息搜集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功效。电子档案管理实现对电子档案管理信息统一管理。主要提供对系统对电子档案管理信息搜集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功效。多媒体资源管理实现对系统中多媒体资源统一管理。主要提供对系统对多媒体资源信息搜集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功效。能够对声像、照片等信息资源与编号排列、位置、摘要说明、来历等进行自动关联。提供自动缩略图制作、非线性编辑功效。资料管理实现提供对资料资料搜集、排列编号、存放地址、移进移出等功效。数据动态更新系统提供档案目录管理信息自动时时更新功效，针对经过电子目录借阅及偿还、实物档案借阅及偿还、保管期限判定、开放判定、销毁判定等影响档案数据目录过程信息进行自动更新。全宗数据管理全宗单位管理全宗单位管理提供对进馆档案所属全宗信息管理功效，包含全宗单位名称、全宗号、地址等信息管理，功效又增加、删除、修改等。全宗历史统计用于登记全宗单位沿革历史，主要包含全宗创建时间、变更时间、终止时间、名称变更等信息登记、编辑等功效。数据维护系统提供对进馆全宗实体档案及对应电子档案文件数据编辑、批量修改、目录关联等维护管理。全宗统计系统提供对进馆全宗以及全宗数据详细统计功效，包含针对全宗进馆时间等内容自定义统计，对进馆数据分类、时间、数量等进行自定义统计，还包含分全宗进馆档案相关统计。件/卷号调整档案管理员经过系统提供档号、件号、卷内次序号等数据自动调整，实现进馆全宗数据档号、卷内序号、卷内件数和页数等信息点自动形成和手工干预调整。确保进馆全宗数据准确性和规范性。批量处理针对进馆全宗档案目录相关元数据批量处理以及电子文件批量处理功效。档案目录元数据批量处理主要包含批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。电子文件批量处理包含批量格式转换、批量OCR识别等。批量操作可由管理员经过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。代保管业务管理信息著录系统提供代保管业中重协议、代保管档案及授权信息数据著录功效，包含信息采集、编辑、批量修改、删除等业务功效，信息著录其余管理功效类似档案著录。协议管理实现由档案局（馆）代为保管协议数据信息著录、分类、整理、保留和管理等功效。系统同超期提醒功效相结合，提供协议到期自动提醒。管理员可进行人工或者自动提供服务管理，能够经过短信、邮件等方式通知委托代保管单位或个人。代保档案管理代保管档案管理类似协议管理，实现由档案局（馆）代为保管档案实体管理，包含实体档案数据辅助管理，功效有信息著录、分类、整理、保留和管理等功效。并同库房管理系统相结合，实当代保管档案追踪定位功效。系统同超期提醒功效相结合，提供代保管到期自动提醒。管理员可进行人工或者自动提供服务管理，能够经过短信、邮件等方式通知委托代保管单位或个人。授权信息管理系统实现对授权代理人个人信息管理和授权信息管理。系统功效包含代保官信息著录、编辑、删除等。代保管档案须代理人持有效证实文件才可进行调阅或取出，确保代保管资料安全性。超期提醒针对系统中设定代保管期限协议、代保管档案等进行超期提醒。系统自动对比当前时间与代保管业务数据开始时间，对超出时间长度数据系统将向管理员发送超时提醒信息。报表打印系统提供对协议管理、代保管档案管理、授权信息管理等目录报表打印。用户可经过系统后台设计打印汇报格式及内容。现行文件管理现行文件接收现行文件接收负责接收来自各单位现行文件及其目录数据。现行文件接收须支持TIFF、JPEG等图片格式和XML、RTF、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式；电子目录接收采取统一交换格式，详细格式定义参考《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》，支持在移交过程中同时接收移交单位移交意见。本功效满足大容量数据传输要求，数据加密传输，确保数据完整性、安全性，对数据传输前后一致性进行校验，能够合理使用网络资源，防止影响政务外网上其余正常使用。数据移交完成后，能够提供统计信息，反馈给移交单位。现行文件接收采取B/S架构方式，可进行在线先行文件移交。系统也可接收符合标准交换格式其余离线移交数据文件。经过在线移交或者离线移交现行文件经过审核后进行现行文件数据管理中心。现行文件审核现行文件审核指管理员收到各个单位报送过来文件后，对数据内容进行审核，对于不合格或含有密级文件给予退回操作。数据审核依照现行文件管理要求，需经过市档案馆以及相关安全管理单位审核。文件分类管理为了更方便大众利用，数据分类指将现行文件中心数据按照行业、单位、年度等多个分类规则进行分类、编目。数据统计系统提供对现行文件多个数据统计功效，包含现行文件分类、数量等统计以及份全宗对现行文件统计。报表打印系统提供现行文件报表打印功效。系统管理员可经过系统后台报表打印模板进行设置。有效性判定系统提供类似档案判定现行文件有效性判定功效。对于已经置为现行文件数据统计分析统计是以表册或数字形式，揭示档案和档案工作中诸现象发展过程及其通常规律工作，同时也能够让档案管理人员随时掌握馆藏情况。系统实现了统计档案馆保留档案、利用档案情况，并将统计结果以报表形式打印出来。统计表档案统计用于档案管理员对本单位档案室各类档案信息进行统计，并制作各种档案年报，以下列图：档案统计能够提供较完善年报录入、管理等功效，所形成年报报表符合国家标准，并可形成上报盘上报给上级主管单位，同时可接收下级单位上报来数据，并可对报上来数据进行数据汇总。应能够实现用户自定义年报数据与档案数据对应，实现相关年报数据自动生成。降低管理人员年报汇总工作量。统计图档案统计能自动对录入系统档案库内各种数据进行统计，并可依照定制统计方案形成各种统计图表，如打印直方图、饼图、柱状图等。能够完全代替以往由档案人员手工进行统计工作。档案资源利用系统功效模块划分

基本功效概述功效名称功效描述主要子功效利用查询系统提供数据库检索、全文文检索以及基于内容多媒体检索三种方式，内容包括档案目录、文本文件、多媒体文件等。依照档案著录规则系统实现各著录项简单检索、多条件组合检索、含糊检索、精准检索、二次检索、布尔检索等多个机制检索。系统可将对检索结果进行展示、排序、存放、打印输出。并可与借阅管理功效实现借阅申请业务无缝衔接，对于借阅用户权限外数据需申请借阅，其借阅申请直接转入借阅管理功效。其中全文检索引擎采取业内成熟检索软件产品天宇CGRS，其检索速度百万条目响应时间小于1秒钟。针对借阅用户，系统提供留言簿功效供信息反馈。数据库检索全文检索多媒体检索组合检索检索结果排序查阅申请数据下载转存数据打印输出借阅管理借阅管理包含节约借阅业务管理、调归卷管理和综合利用统计三部分。借阅业务管理分电子档案借阅管理以及实体档案借阅管理两类。电子档案借阅管理是用户在借阅没有权限申请档案文件，包含文本、照片、音频、视频等。管理员授予利用时间期限，到期后系统自动收回借阅档案阅览利用权限。实体档案借阅管理包含阅览利用管理、借出利用管理和内部利用管理，其功效有利用人管理、利用登记、偿还管理、利用查询等功效。系统自动进行借阅期限管理，对借阅超时文件进行自动提醒，并能够邮件、短信等方式通知借阅人。对于实体档案借阅，系统经过与图形化库房管理集成，实现对调卷档案位置快速直观定位。调归卷管理是档案库房管理人员依照利用审批情况从库房中调出或偿还实体档案管理功效，调卷管理模块允许用户手工刷新数据或自动刷新数据。对已经出架或上架实体档案进行标识处理。实体档案已经借出在未偿还上架情况下不能再次借出利用。综合利用统计提供档案案卷利用卷次、档案利用人次、档案利用率(卷次／总卷数)等情况进行统计，自动生成统计报表，系统提供相关统计报表输出功效。电子档案借阅管理实体档案借阅管理借阅审核管理超时提醒综合利用统计调归卷管理借阅文档打印借阅历史统计预约查档包含网上预约、函电预约、邮件预约等方式，对于受理查档预约系统提供审核、反馈、统计、打印等功效。预约查档同节约利用管理自动衔接，对于已执行预约统计系统自动修改预约状态。系统提供邮件、短信等意见反馈方式，系统提供邮件及短信系统集成接口。预约管理处理反馈预约提醒统计汇总触摸屏触摸屏系统主要提供进馆社会公众人员对XX市档案馆组成结构、馆藏情况、查阅利用须知等了解和现行文件、开放档案等查询利用。触摸屏显示内容经过借阅管理系统信息公布功效进行信息统一管理。档案局介绍馆藏介绍查阅须知文件查询电子阅览室电子阅览室是档案利用主要组成部分，提供对社会公众档案利用功效。电子阅览室主要提供档案信息公布、档案目录查阅、文件查阅等功效。对于超出查阅权限档案文件能够进行申请查阅。电子阅览室布署在局域网上，由档案局（馆）统一提供系统终端供社会公众进馆查询利用。其数据起源于综合数字档案馆相关各系统。系统提电子档案文件查询、利用、信息公布等功效。档案查询借阅管理终端管理系统管理详细功效描述利用查询数据库检索系统提供对各类别档案数据库直接检索，主要是针对文书、科技、婚姻、特种载体档案数据库目录元数据检索功效。系统提供简单检索、复合检索两种检索模式。提供包含、不包含、等于、不等于、大于及小于等多个比对关系。简单检索是元数据单字段检索，符合检索是多元数据字段布尔组合检索，系统提供与/或两种布尔关联关系。系统提供在结果中检索功效，实现对数据缩小检索范围功效。简单检索以及复合检索目标字段可经过系统后台进行统一设置管理，不一样档案类别检索字段设置不一样。全文检索全文检索系统是系统后台服务，它处理主要问题是：在关系型数据库数据量很大时，使用数据库本身查询方法已经不实用，系统反应时间过长，而利用全文检索系统可大大提升检索速度。如上界面：用户在录入框中录入要搜索关键字（假如要搜索多个关键字，关键字之间用空格隔开），点击“开始检索”按钮，系统自动会跨年度、跨库检索出符合关键词全部统计。多媒体检索多媒体检索是指对图像、音频及视频文件检索。系统提供基于内容多媒体检索方式。组合检索组合检索是全文检索主要补充，组合检索提供多关键词组合关系检索。组合模式包含包含、不包含等布尔组合模式。检索结果排序检索结果排序包含对数据库检索结果排序以及全文检索结果排序。系统在数据管理区设置排序次序后，数据库检索形成结果将自动按照之前设定排序进行数据结果显示。全文检索结果排序是系统按照默认字段进行排序后进行结果显示，同时检索结果界面提供其余字段排序方式，经过点击相关字段进行排序，包含次序和倒序。查阅申请系统依照用户设定档案利用权限设置数据查阅范围，对于范围外数据假如需要进行利用，系统要求进行查阅申请。用户填写借阅申请目标、利用时间等信息后提交档案管理员进行审核。已审核经过查阅申请文件系统自动在借阅文件夹中进行显示。数据下载及打印系统提供检索结果电子数据下载以及报表打印功效。借阅管理电子档案借阅管理电子文件借阅管理是针对电子档案目录借阅申请管理及偿还管理模块。电子文件借阅是档案数据利用者自行登陆系统进行文件检索，对本身权限外数据提出利用申请，并形成借阅统计进入电子文件管理模块。档案管理员依照用户提交借阅信息进行审批，对管理员可审批权限内档案数据进行同意申请或者拒绝申请操作，并授权利用时间或者填写拒绝意见；对于管理员不能直接审批电子目录由档案管理员提交上级管理部门进行审批管理，系统提供站内信息以及短信等方式通知上级审核人员。电子节约管理能够查看申请者基本信息以及申请借阅档案数据目录和文件信息。系统提供超期电子借阅文件自动回收功效，超期档案借阅权限回收后，借阅用户将丧失再次查看功效。实体档案借阅管理实体档案借阅管理由三部分组成。阅览利用管理针对本人实地来借阅，而且不带走，阅览后马上偿还利用进行登记管理，分为，阅览登记，阅览查询、阅览偿还，阅览利用情况登记等步骤。借出利用管理针对本人实地来借出，而且带走利用进行登记管理，需要本人凭借单位介绍信来借出档案，需要填写借用档案申请记录表，分为，登记，查询、偿还，过期催还、利用情况登记等步骤。内部利用管理针对登陆系统档案管理人员，在需要档案录入，档案编研等用途下，经过系统来申请，而且利用得管理。分为，申请，档案出库，档案偿还等步骤。借阅审核管理对于普通档案管理员无权核定是否能够借阅利用电子档案文件或者实体档案，需要由上级管理部门完成借阅审核。借阅审核管理提供类似借阅文件管理功效，系统提供借阅人基本信息查阅、借阅电子文件信息查看等功效。审核人能够核准或拒绝借阅申请。超时提醒超时提醒用于实体档案借阅管理，对于借出实体档案或者内部利用实体档案抵达借阅申请回收日期还未偿还档案数据，系统自动进行超时提醒，经过站内信息或者短信、邮件等方式通知借阅者。综合利用统计系统提供对档案借阅利用统计功效，包含利用情况统计、借出档案统计、超期未偿还档案统计等。系统提供用户自定义统计功效。调归卷管理调归卷是档案库房管理人员依照利用审批情况从库房中调出或偿还实体档案管理功效，调卷管理模块允许用户手工刷新数据或自动刷新数据。对已经出架或上架实体档案进行标识处理。实体档案已经借出在未偿还上架情况下不能再次借出利用。借阅文档打印系统提供借阅申请表、借阅信息表、催还单等档案借阅管理文档打印功效。用户可自定义各种报表格式。借阅历史纪录系统自动统计实体档案及电子档案借阅统计。系统可对借阅统计进行自定义汇总统计。预约查档预约管理预约管理包含网上预约、函电预约、邮件预约等多个预约方式。对于网上预约信息系统将自动接收进入预约管理库，对于函电预约和邮件预约信息将在人工干预下采集进入预约管理库。预约管理提供著录、编辑、删除、报表打印、数据统计等功效。处理反馈档案管理员针对提交到系统预约信息进行处理。管理员针对网上预约提出回复意见后可经过邮件、短信、电话等信息进行反馈。系统提供短信集成接口和邮件发送功效，反馈结果可经过本功效进行发送，系统自动提取反馈地址及主题标注，内容由管理员进行填写。预约提醒针对经过网上预约及经过邮件接收预约信息，系统能够自动弹出提醒信息提供档案管理员进行处理。统计汇总系统自动对经过网上预约、函电预约及短信预约预约信息及处理结果进行统计，包含年预约统计、月预约统计、预约方式统计等。触摸屏局馆介绍提供XX市档案局（馆）组织结构、局馆领导等信息公布。局馆介绍内容可由管理员经过系统后台进行统一管理。馆藏介绍系统提供馆藏信息情况介绍，包含库房介绍、档案类别介绍、全宗介绍等。馆藏介绍内容可由管理员经过系统后台进行统一维护。查阅须知提供馆藏资源信息查阅相关法规、条例、方法和流程等信息公布，并能够公布借阅利用相关通知公告。查阅须知内容可由管理员经过系统后台进行统一维护。文件查阅文件查阅主要提供馆藏开放档案、现行文件及政府公开信息查阅。电子阅览室首页提供档案局（馆）制作可公开利用专题档案馆藏开放档案及现行文件等信息展示，其中专题模块可依照其类型分为：人物、地理、科教、历史、字画等类型。频道内针对字画等可进行缩略图显示。档案查询系统对集中存放管理众多文件提供类似baidu、谷歌式全文检索和浏览功效，并提供保留、打印等辅助功效。检索伎俩主要包含：字段检索、任意词检索、复合检索、二次检索、精准检索、含糊检索等。对多媒体对象内容及上下文语义环境进行检索，如对图像中颜色、纹理，或视频中场景、片断进行分析和特征提取，并基于这些特征进行相同性匹配。借阅管理当用户需要查阅其权限范围外馆藏数据时，必须提出借阅申请。本模块主要是管理员对各种申请进行审批功效，管理员能够做出同意或拒绝批复。当管理员做出同意批复时，同时指定允许其利用天数，系统将在指定时间后自动回收其查阅权限。系统自动统计借阅相关信息。终端管理终端管理员对进入电子阅览室用户进行身份确认，再依照申请登记情况指定阅览用户使用电脑。系统提供电子阅览室虚拟管理界面，可及时提供现在电脑使用情况，管理员可指定空闲电脑并解除登陆系统锁定。管理员可将电脑编号同电脑用户名或IP关联，可进行位置自定义。系统管理系统管理提供对整个电子阅览室用户及操作管理功效。用户管理实现对借阅用户及用户组增、删、改，设定登录密码以及阅览数据使用权限，信息公布提供触摸屏、首页等信息公布管理。系统采取日志跟踪形式，统计全部用户对系统进行任何操作。档案信息资源利用平台XX市档案局建立一个全市集中、统一档案信息资源利用平台，该平台保管各级档案室移交档案数据，并对政务网内部人员提供档案查询、检索服务。处理海量电子文件存放及查询，复杂归档目录机构管理等。档案信息资源利用平台接收下属档案室系统移交数字档案、全部可在政务内网上公布档案信息和先行文件信息以及经过档案馆公布可利用档案信息，并进行目录及原文数据批量审核工作，使这些实体档案能进入档案信息资源利用平台管理体系，方便愈加好地进行管理及利用，愈加好为查询用户提供真实广泛档案信息。系统还有完善用户管理及对应安全机制，使系统数据能在安全控制范围；提供数据备份恢复机制，使系统运行相对安全。功效模块划分基本功效概述功效名称功效描述主要子功效数据接收数据接收包含可利用档案目录和电子档案原文接收。其接收方式包含EXCEL接收、XML电子目录和原文接收等方式。XML接收EXCEL接收在线接收数据审核数据审核是针对提交档案目录及原文进行是否可开放审核，对于不能开放档案目录不能进行公布和利用。数据管理主要针对政务网可公开电子档案管理功效。数据管理包含对现行文件、政府公开信息等接收管理（其管理功效类似档案资源采集系统中档案数据著录与整理编目功效。系统提供回收站管理机制以及电子文件安全校验功效。电子文件管理功效包含数据分类整理编目、元数据信息维护能。在制订各类档案标准数据结构基础上，提供XLS、XML、DBF等多个开放式数据交换接口。档案管理整理维护备份恢复报表打印档案查询档案查询主要针对可公开信息查询，包含当案目录数据库查询、全文检索等。针对查询结果能够进行排序、在结果中查询等功效。数据库检索全文检索详细功效描述数据接收数据接收是一个长久而复杂过程，系统要接收下属档案室报送过来档案数据，需要面对复杂起源数据格式，一个好数据接收功效是档案共享利用中心信息不停充实关键。从总体上讲，接收系统负责档案目录及数字化后原文接收工作，主要是下属单位数字档案移交接收。数字档案接收包括到上下级单位双方数据交换。系统实现数字档案目录和原文移交，形成报盘数据，报盘数据能够以一个标准符合XML规范压缩文件等格式经过网上传递方式移交到档案数据中心接收系统，接收系统能够阅读该格式目录及原文数据，在接收人员干预下把移交数据导入到档案数据管理。数据审核数据审核指管理员收到各个档案室移交过来档案文件后，对数据内容进行审核，对于不合格或涉密文件给予退回。数据管理档案数据管理是档案共享利用中心主要日常工作，管理工作包含档案类目分类，数据导入/导出、整编等。数据管理功效供管理员使用，其业务功效与数字档案室管理系统中“数据管理”功效类似。档案查询文档资料查询和检索是档案文件资料数据库信息利用主要组成部分，在当前建设系统里，单位内系统要实现数据库查询：简单查询，带复杂条件专业查询，卡片式查询：单位外系统（主要是Web方式）因为面正确是普通用户，提供关键字方式简单查询。同时，针对大数据量级内容（全文）查询，查询系统建立在全文搜索系统基础上，能够实现千万条统计数量级以上全文搜索。百万级数据条目查询响应时间不超出1秒钟。信息公布信息公布是档案共享利用中心主要功效，档案共享利用中心信息资源是保护与利用并重。档案共享利用中心是和互联网隔离，这么能够充分保障系统安全，同时又为了广大公务员能够快速、及时地利用到档案共享利用中心数据库数据提供便捷。报表打印报表打印在实际应用中会渗透到系统应用各方面，作为硬拷贝输出系统，报表输出主要实现数字档案目录打印、原文打印及各重自定义内容打印。集中式档案室管理系统依照XX市档案局建设目标，以“资源共享、工作互济、优势互补”为目标，建立一套全市统一、标准、规范档案综合管理系统，愈加好扎实XX市数字档案馆建设基础，是现在XX市档案工作信息化建设主要工作。该系统依靠档案馆资源共享专网及XX市党政信息网，面向各档案室提供给用。系统表现“数据物理集中，权限逻辑分离”基本思想，其基本实现原理是，数据和程序集中存放在档案局主机服务器上，所以数据是物理集中，但经过权限控制，各立档单位档案管理员依然是在管理本单位档案，也就是逻辑上实现每个单位具备独立管理系统。对可公开信息，各立档单位档案管理员可对该信息做上特定标识，经审批后可发送到现行文件服务中心或信息公布系统公开，同时也可经过该系统直接实现移交进馆、电子目录报送和上下级数据交换功效。系统设计以档案室实际业务结构为基础，功效结构模块图以下所表示：功效模块划分

基本功效概述功效名称功效描述主要子功效数据管理包含对实体档案辅助管理以及电子档案管理功效。数据管理包含对待归档文件接收管理（系统经过标准交换街口，实现与OA系统无缝衔接，自动接收归档文件），文书档案、科技档案、照片档案、特种载体档案、业务档案等档案类别数据录入、数据维护、报表管理等。其管理功效类似档案资源采集系统中档案数据著录与整理编目功效。系统提供回收站管理机制以及电子文件安全校验功效。电子文件管理功效包含数据分类整理编目、元数据信息维护、文件自动组盘下载、文件恢复等功效。各全宗档案室可经过数据异地备份备份本单位档案数据目录或原文。在制订各类档案标准数据结构基础上，提供XLS、XML、DBF等多个开放式数据交换接口。待归档文件管理过程信息管理档案著录整理维护报表打印导入导出监管中心实现市档案局相关业务科对各立档单位档案工作情况进行实时监管，方便及时发觉问题，全方面推进全市档案管理工作。监管中心主要是档案局监督指导管理部门对下属全宗单位档案归档情况、数据整理情况、资源利用情况、档案判定情况及档案室等监督。数据监督利用监督判定监督意见反馈现行文件各单位档案管理系统按照既定现行文件接收规则将符合规则档案数据提交到现行文件中心。现行文件中心按照条目开放级别面向公众开放，供公众查询利用。现行文件接收文件审核数据上报业务管理本系统中业务管理模块包含档案室惯用业务管理功效以及同虚拟档案室特点相结合档案在线年检、档案在线移交接收，以及和实体档案辅助管理功效。实体档案辅助管理功效功效包含：实体借阅利用、实体档案移交进馆接收、数据上报等功效。业务管理可实现部分部分档案业务数据在线处理，如档案在线报送、在线接收、在线年检等。在线数据报送及接收档案判定档案保管借阅利用统计分析全文检索系统提供针对用户权限全文检索功效，各档案室用户可对本单位数据或共享数据进行全文检索。内容检索留言簿功效详细描述数据管理文件归档管理文件归档管理提供对来自办公自动化系统（OA）待归档电子文件接收操作。系统经过文件标准交换接口能够无缝地接收来自办公自动化系统（OA）等其余应用系统生成文书类、会计类、科技类等各类归档文件。用户能方便地配置待归档文件接收起源和制订各类文件接收标准格式，不符合标准格式电子文件不予归档并提出整改意见，直到合格。档案人员在接到验收合格通知后，再将案卷材料装订成册和电子档案一同归档。对于不归档电子文件，系统自动将其转入文件暂时资料库，依照系统设定年限，到期后这些文件将被自动去除。系统能够自动采集待归档文件字段信息和原文，降低档案员归档工作量，真正实现文档一体化管理。档案员依照档案预归档库接收文件，为每份文件设定保管期限，然后分类归档入库。归档过程人性化、智能化、便捷化，支持批量归档和自动归档等智能归档功效。另外，档案预归档库还提供待归档文件手工补充录入和修改、文件移交清单等各类报表打印功效。过程信息管理电子档案信息保管和维护与传统方式截然不一样，它信息与载体相分离、易更改不留痕、对设备及应用环境依赖、对背景数据及元数据依赖等特征决定了其保管复杂性和安全维护难度。系统设计遵照OAIS参考模型，提供对电子文件元数据除基本信息外辅助信息、描述信息等过程信息完整纪录。系统提供对过程信息纪录和查阅功效。数据著录档案著录主要实现对各门类档案数据著录功效，包含档案目录著录以及实体档案数字化加工及文件挂接。系统提供档案目录普通界面著录、网格式著录等手工著录模式，并提供在线数字化加工功效，实现对纸质文件及图像文件数字化加工及处理，能够进行抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换等图像格式文件处理。并可挂接经音视频采集、音视频转换、DVD光盘处理等数字化加工产生各种数字化结果。系统支持多个多媒体方式数字化加工，具备强大兼容性和可扩展性。系统支持将WORD、JPEG、TIFF等各式文本或图像文件转换成标准PDF文件，并经过集成OCR识别软件实现自动对JPEG、PNG、TIFF、PDF等各式图像文件或文本文件识别。系统集成数字水印技术，可对JPEG、PDF等格式文件按照用户要求添加数字水印，数字水印位置、内容均可进行定制。整理维护档案整理维护主要实现对各门类档案数据管理功效，提供数据著录、处理、查询、打印输出以及对电子原文管理。可管理文书类、会计类、科技类（含基建、固定资产等项）、业务类、特殊载体类等多个档案类别。对于文书档案系统支持传统组卷和最新简化归档两种归档管理模式。系统满足档案管理不停发展需求，能够灵活添加、删除或修改各种档案类别，并能为各种档案类别设置其标准数据格式（档案数据元信息）。依照标准数据格式，系统为各个档案类别提供可视化数据录入界面设计功效，。提供强大权限控制功效，能够灵活地设置用户对各种档案类别权限控制范围，包含条目级不可查、可查询、可修改和原文级不可查、可查询、可修改等权限。考虑到数字化档案涉密性高，权限控制严格，要求系统对条目、原文控制必须达成字段级控制，如某个档案员拥有对全部诉讼档案查询权限，但只有对保管期限为“长久”、年度为“”档案才拥有录入、修改或删除权限。经过灵活权限组合，使系统能方便为各级领导、各档案员、普通用户等各种级别用户设置其对应权限，使档案管理做到对同一个档案库进行不一样分工、协同管理、互不冲突效果。文件管理实现对各种电子原文（各类电子文档，支持TIFF、JPEG、GIF、BMP、DJVU等格式图片文档、XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB、HTML等格式文本文档、MP3、AVI、WAVE等格式音频文档及MPEG、RMVB、RM、ASF等格式视频文档）管理，功效包含对原文添加、加密存放、浏览、删除、文件格式转换、描述信息修改、权限设置等功效。在添加原文时进行权限设置，以预防影像档案数据未被授权非法复制、非法查看和非法修改，原文操作权限分读、写、删三种，能够给本系统各用户设置对原文不一样操作权限。原文管理主要特点以下：原文数据全部加密存放磁盘阵列中，以确保其安全性和完整性；能进行文字、图像、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料直接扫描存放管理。系统直接支持扫描仪扫描原文，一份多页文件多个扫描图像文档可合并存放于该文件原文区；大量原件经扫描后，要占用系统大量存放空间，所以系统自动生成（光栅图和矢量图）文件缩图，压缩比达成10至20倍。用户浏览原件，经过单击文件项快速预览其缩图而后浏览全文，可浏览DOC、WPS、XLS、TXT文档格式、BMP、TIFF、JPG、GIF光栅格式、DXF、DWG等矢量格式和CAD图档格式。文件校验文件校验主要是指系统对档案原文真实性和完整性进行校验，确保所挂接档案原文原始性。对在服务器上因物理损坏（非磁盘损坏）文件经过“文件恢复”进行文件还原，并直接物理删除原损坏文件。资料管理资料管理用于管理各类图书杂志和不归档文件。对于不归档文件，系统在用户指定时间段后从系统中自动去除。回收站当用户从系统中删除一些档案数据或者原文文件时，系统并没有直接将这些数据直接去除，而是将这些文件放入回收站，当用户发觉误删除一些数据时，能够在回收站中找到对应数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来数据存放地。回收站依照删除数据性质分为档案目录信息回收站和原文回收站，分别存放从系统中删除档案目录信息和原文信息。数据报送依照档案管理要求，下属档案室需向上级档案管理部门上报档案信息，系统提供数据报送功效，将符合要求档案数据、政府公开信息和现行文件经过在线上报或者离线上报方式报送至市档案馆，对退回目录能够查阅相关情况。报表打印报表打印在实际应用中会渗透到系统应用各方面，作为硬拷贝输出系统，在应用程序实现时是一个独立模块，报表输出主要实现数字档案案卷目录、卷内目录、文件目录、文档对照表及各重自定义内容打印。打印系统是自行设计编写系统并与本系统集成，经过档案标准制订进行统一管理及维护，实现目录格式灵活定义（包含行宽、列宽、字体等），打印内容灵活定义，网上打印等功效。导入导出本系统提供标准与其余系统进行数据交换包含原文处理方案。主要提供下面几个类型交换格式：EXCEL导入导出（只包含条目）。XML导入导出（能够包含条目和原文）。DBF导入导出（只包含条目）。监管中心数据监管市档案馆管理员能够依据全宗分别查阅每个立档单位档案著录情况、归档情况以及移交报送情况，包含档案分类、密级划分、保管期限划分、档案编制等，判定数据上报情况以及实体档案移交进馆情况。市档案馆管理员能够经过意见反馈将监管意见反馈给存在问题档案室管理员。全宗监管市档案馆管理员能够经过监督中心了解每个立档单位各个档案类别档案目录及原文统计情况以及按照不一样要求统计了解档案室室藏情况，包含不一样年代、不一样密级、不一样保管期限档案数量情况。利用监管市档案馆管理员能够经过监管中心查阅每个立档单位档案利用情况，利用情况以图表形式进行展示。判定监管市档案馆管理员能够经过监管中信查阅每个立档单位档案判定情况，包含期限判定、划控判定等情况。现行文件文件接收