公司行政部档案管理制度

公司行政部档案管理制度为了规范公司档案的保存、管理和利用，保证档案的真实、准确、完整、安全，加强公司对档案的管理，提高档案利用效率，特制定以下管理制度。一、档案的范围和分类档案的范围包括公司各个部门的各类文件、会议纪要、决策文件、事务性文件、账目档案等。档案共分为以下几类：法定存续期限档案永久保存档案长期保存档案常规保存档案二、档案的保存管理档案保存的原则是依法依规、安全可靠、分类保存、保密管理，确保档案的完整性和安全性。对于档案的保存期限，具体如下：法定存续期限档案：依照相关法律法规的规定执行。永久保存档案：经过鉴定后确定为有历史、文化和科学价值的档案。长期保存档案：保存期限为20年以上，但经鉴定为有历史、文化和科学价值的档案不受此限。常规保存档案：保存期限根据档案属性和重要程度而定，一般为3到5年。在保存档案时，必须注重以下方面：档案区定位醒目，内外部环境清洁卫生。不得将档案放置于高温、潮湿、阳光直射、易受磁、火灾等危险因素的环境中。严禁在档案上涂污、写字、刷白、删改、泼水、剪裁等损坏行为。在保存档案时，应该采取必要措施确保其安全，以免遭到丢失、损毁和泄密等风险。组织职能部门应制定档案安全管理制度，明确档案的保密、限用、备份、防火、防水、防盗等方面的处理措施，对动态档案进行巡视、检查和管理。三、档案的利用管理根据有关规定，公司行政部门可以向内部的其他部门和单位提供行政档案的利用服务。档案利用必须在严格的档案管理程序下进行，并遵守档案保密的规定。档案利用需要提出书面申请，经过审批，按照相关流程和程序进行。对于因利用档案而发生的证明和鉴定，公司行政部门应当出具真实、准确、完整的证明或鉴定材料。在利用档案时，必须注重以下方面：不得将档案借用、外借或者销毁。未经许可，不得擅自将档案复制或者拍照。档案必须按照原貌出借，不得随意折叠、涂画或做任何更改。档案定期检查：将定期开展档案检查工作，对档案的存放、分类、保管、利用等进行全面、系统性的检查，保证档案的及时更新、修整和完善。对于发现档案保存的问题，予以及时修整，在手机车及时通知有关部门。四、档案的保密管理公司行政部门对于涉及国家秘密和公司机密的档案，必须按照有关保密法规进行保密管理。对于外来人员进入档案室，必须出示有效的证件，经过登记、领取特定的身份凭证方可进入。各部门必须加强对档案的保密意识，确保档案不被非法窃取、泄露。对于涉及到泄密案件的档案，要做好隔离措施，停止借阅和使用，在依法依规做好保密审查后，再行处置。五、档案的归档和调案关于档案的归档和调案，必须严格按照各类档案的保存期限和存放位置进行。在将档案归档之前，必须做好统计、整理和打包工作，做到有序、规范、明确。进行档案借阅和调阅时，必须填写档案调阅申请表，在批准后方可借阅。档案调阅必须在档案室内进行，未经审批不得将档案外借。六、制度的改进和完善公司行政部门定期或不定期检查档案管理工作的质量和效益，并及时整合和其他，不断完善档案管理制度。面对档案管理工作面临的新问题和新需求，公司行政部门随时修改和完善档案管理制度，并及时向各部门通报和宣传