质量记录控制程序

xxxx有限公司编制：质量管理体系文件文件编号：审核：版次/修改：2/0批准：记录控制程序修改日期：实施：2008年12月20日页码/页次：1/41目的对记录进行标识、收集、归档、分发、保存和管理，为质量体系是否有效运行和过程、产品质量是否符合要求提供客观证据。2适用范围本程序适用于公司为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行而提供的记录。3职责3.1品质部是记录控制的归口管理部门，负责对质量记录格式编号进行统一控制，规定各种记录的保存期限，并监督、管理各部门的记录。3.2各职能部门负责设计本部门所需的记录，由品质部审核，管理者代表批准后，纳入《质量记录清单》管理，包括印刷等。3.3各有关部门按规定填写和管理所使用的记录。4术语（无）5工作内容和控制要求5.1资源5.1.1配备具有相应资格的记录人员：a)内审人员应由有资格的培训部门授权，具备上岗证；b)检验人员、试验人员应由组织授权，具有上岗资格；c)其他人员资格见《员工岗位规范》。5.1.2提供保存记录所需的场所（如资料室）和设施（如计算机存贮器）。5.2输入质量管理体系、过程、产品符合要求及有效运行的结果。5.3过程5.3.1记录的种类5.3.1.1产品前期策划记录5.3.1.2有关质量体系运行的记录a)管理评审记录；b)内部质量审核记录；c)人员培训、考核和资格认可记录；d)过程质量控制及对关键、特殊过程的监控记录；e)纠正和预防措施验证记录；f)检验、测量和试验设备的校准、检定记录；g)供方评定记录；h)辅助过程记录等。实施：2008年12月20日质量管理体系文件文件编号：WD/QP－02－02版次/修改：2/0记录控制程序页码/页次：2/45.3.1.3有关产品的记录a)进货检验记录（包括供方质量证明记录）；b)过程检验记录；c)最终产品检验记录；d)不合格品报告等。5.3.1.4其他有关的记录：a)有关法律、法规的记录；b)顾客指定的记录;c)安全检查的记录；d)环境的记录；5.3.2记录的标识由品质部建立《质量记录清单》，对记录规定统一编号以进行标识，编号必须是唯一的，并与相应的文件保持一致。5.3.3记录的填写、收集、保存5.3.3.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，如因某种原因不能填写的项目，并将该项目用单杠线划去，不允许空白；记录写错更改后，要加盖名章。5.3.3.2各部门负责定期收集、整理、保存本部门的记录。原则上每月收集一次，综合性和基础性记录要每季度（或一年）收集一次并存档；5.3.3.3要求各部门所有的记录必须清晰易读，并保存在条件合适的装置内，存档记录封皮上标明记录名称、装订日期、页数、装订人等内容，并且还应保持一定规律，以便能够很容易地再次找到，这也适合于电子可读数据载体上的记录。5.3.3.4记录保存的条件，应有防止损坏、丢失、防盗、防火、防腐、防潮及加密保护的措施。如记录为电子媒体等存储介质，必要时应附加安全性存放（双重存档、安全性复制等。5.3.3.5记录的保存应符合规定要求。5.3.4记录的分析评定和分发各职能部门应及时对质量记录的有效性、真实性进行分析、评定，意义重大的（或文件规定的）质量数据分析情况必须提供给各有关责任部门使用，这适合于单独的报告、周期性连续报告以及状态报告。供方和顾客的记录也必须包括在内。5.3.5记录的保存期限和归档5.3.5.1记录的保存（存档）期限必须符合法规、通用准则、顾客和产品责任等方面的要求。存档期限的最低要求是：a)产品停产后一年：如产品/过程认可，有关合同与补充文件等；b)二年：有关质量绩效的记录，如质量控制图、检验结果等；c)三年：如给最高管理者的报告、有关内部质量审核的记录、管理评审等；d)十五年：有关产品安全法规的记录等；实施：2008年12月20日质量管理体系文件文件编号：WD/QP－02－02版次/修改：2/1记录控制程序页码/页次：3/4e)更长时间：需特别存档的文件；f)按规定期限：如国家或行业有规定的或顾客指定的方面。5.3.5.2凡归档的记录应符合存档的要求，做到规范化。5.3.6对记录的处置应及时对存档期限到期的记录进行处置，包括对废旧记录的标识。当记录超过存档期限或其它特殊情况需要销毁时，应由主管部门负责提出质量记录销毁申请，并经品质部审核，管理者代表批准后，由授权人销毁。对已销毁的质量记录由保管部门填写《质量记录处置登记台帐》。5.3.7记录的查阅5.3.7.1合同规定提供有关记录时，合同签订部门应向归口管理部门提出申请，经归口管理部门领导批准后，向管理人员办理借阅手续。5.3.7.2本公司内有关部门为了解产品质量情况需用质量记录时，可直接向管理人员办理借阅手续。5.3.7.3借阅人应保持质量记录的完整性和保密性，如发生损坏、丢失、泄密等情况，保管部门有权按规定对借阅人进行处罚。5.3.8记录的印制及供应当质量记录表格需要印制时，由编制部门提出申请，并同质量记录表样一起，经品质部审核，管理者代表批准后，送交品质部登记上帐，由生管部组织印制，印制返回后，生管部及时通知编制部门领取，投入使用。5.4测量、分析和改进通过内部审核及各部门对主管记录的日常监督、管理，确保记录得到有效控制；对发现的问题，应及时进行纠正，具体按《纠正措施控制程序》实施。6.0输出6.1《质量记录处置登记台帐》WD/QR－001－QP026.2《质量记录清单》WD/QR－002－QP027.0相关文件7.1《文件控制程序》WD/QP－01－027.2《员工管理手册》WD/WI－03－027.3《纠正措施控制程序》WD/QP－27－02实施：2008年12月20日质量管理体系文件文件编号：WD/QP－02－02版次/修改：2/0记录控制程序页码/页次：4/4附表1：记录控制过程流程图流程输入输出负责部门表单印刷记录填写记录收集、归档记录借阅记录销毁表单确定和编目表单印刷记录填写记录收集、归档记录借阅记录销