ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序

ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序文件修订记录序号前版本版次修订内容（或简要描述）修订人备注1A01因ISO9001和ISO14001标准改版(2008版)修改文件2B01整合ISO9001和ISO14001(2008版)修改文件3A02整合ISO9001和ISO14001，并更新为2015版批准审核制定1.0目的ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第1页。对质量环境管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。加强对记录的控制，以提供符合要求和质量环境管理体系有效运行的证据。ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第1页。2.0适用的范围适用于本公司对质量环境管理体系所使用的文件和记录的控制。3.0定义：无4.0职责4.1行政部是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；品管部负责技术文件的管理。4.2各部门均是本程序的配合并实施的单位。4.3最高管理者（总经理）负责管理（质量环境管理）手册批准。4.4管理者代表负责审核管理手册和批准程序文件。5.0工作程序5.1文件概念文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量与环境管理体系文件是质量与环境管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。本公司的质量与环境管理体系文件的范围包括：----形成文件的质量与环境方针和目标；----管理手册；----为了贯彻ISO9001/14001标准所规定的流程性文件和记录；----确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件和记录，例如质量计划、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件；----记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件；----其他文件。例如流程卡、作业指引等，标准中虽未规定，但在实际活动中需要。5.2管理手册5.2.15.2.2----质量/环境管理体系覆盖的范围，包括任何不适用的细节与不应用的合理性；----为质量/环境管理体系编制的形成文件程序的引用；----质量/环境方针和目标；----质量/环境管理体系过程之间相互作用的表述。5.2.35.2.45.3文件控制5.35.3ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第2页。5.3.ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第2页。区分制定审核核准管理手册管理者代表-----总经理流程性文件ISO推行小组各部门会签管理者代表指导性文件责任人员文件编写人员直接上司5.3.5.3.2.3识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件申请单》，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控文件统一修改，修改后的文件需要再次按照5.5.3.2.4文件的版本用大写英文字母“A、B、C，5.35.3.2.6要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，填写《文件/记录销毁记录表》经管理者代表批准后销毁，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”印章和“5.35.35.3ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第3页。5.3.ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第3页。5.3.35.3.3XXX-XX-XX-XXX公司代码-类别代码–部门代码-流水号注：当同一种表格有多种格式或描述时，分别在其原编号后加流水号A、B、C……以示区分。如HC-WIQ-SC-001A;HC-WIQ-SC-001B注：当三级文件有多种文件描述时，分别在原编号流水号后面再增加一个流水号以示区分。（原流水号代表文件区分代码）如：HC-WIQ-SC-001-01;HC-WIQ-SC-002-015.3.3XXX-XX-XXX公司代码-类别代码–流水号5.3.3一级文件/管理手册:代码为QM二级文件/程序文件:代码为QEP三级文件/流程性文件:代码为WIQ四级文件/规范文件:代码为WI5.3.3总经办GM文控中心DCC品管部PJ行政部XZ业务部YW采购CG仓库部CK生产SC5.3.35.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部门使用受控文件的副本,为了区分，文控中心应在正本文件的背面加盖“文件发行专用章”,在副本文件的正面加盖“受控文件专用章”,非受控文件加改“仅供参考”5.3.5文控中心负责定期(5.4记录控制5.4.1----记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。记录是一种特殊的文件。----记录的作用，可提供产品、过程符合要求的证据和质量环境职业健康安全管理体系有效运行的证据，还可为采取纠正和预防措施以及为保持和改进质量环境职业健康安全管理体系提供信息。5.4.2本公司对记录规定要控制标识、储存、保护、检索、保存期限和处置等主要内容。ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第4页。----标识：单个记录可用编号作标识，记录的储存袋（盒、夹）可用标准章节号、程序文件顺序号或表格的编号作标识，以便于检索、快速查找。ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第4页。----储存：记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保记录在储存期间不丢失、不损坏、不变质。为便于查找，按程序文件名称设置记录的袋（盒、夹）标识。----保护：当年的记录由本部门保管，跨年度的记录由公司行政部建档保管，专业性记录平时可由相关人员分散保管，审核时或归档时交由文件员统一保管。记录应与其他质量环境职业健康安全管理体系文件一起存放在专门部位，保持受控状态。----检索：为便于检索和快速查找，各单位应建立相关记录表格清单，行政部建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的袋（盒、夹）内建立记录目录，随时把已填写过的记录名称填入记录目录中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客如果需要查阅有关记录，应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后及时收回。----保存期：一般的质量环境职业健康安全管理体系运行记录保存3年，产品特点、法规要求及合同要求另定保存期，施工工程质量及验收记录应长期保存。----处置：对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督销毁。销毁记录的清单应存档。----填写记录应完整，保持清晰可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准擅自涂改。如确需修改记录的内容时，应经管理者代表批准。5.5文件保密公司文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、普通文件、公开性文件、宣传资料。公司各部门按照不同的保密等级对文件实施管控防止泄密。5.5.1绝密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。通常情况下包括以下几类：---财务分析报告；---对高层管理者的考核报告；---对工资分配方案及所属文件；---涉及项目成本、利润的报告或论证材料；---公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；---公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。5.5.2机密文件：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。通常情况下包括以下几类：---公司注册及相关文件；---技术资料、工程设计的重要图纸；---立项报告、业务进度分析报告；---涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第5页。---公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。ISO9001-ISO14001文件与记录管理程序全文共6页，当前为第5页。5.5.3普通文件：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。通常情况下包括以下几类：---平时各种工作流程、指引、标准、规章制度；---一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；---各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；---行政管理工作的计划、总结、报告；---一般性的月、季工作计划与总结报告；-