第二章 秘书工作

第二章秘书工作第一节秘书工作的基本内容与特点一、学习目标

1、掌握秘书工作的主要内容。2、理解秘书工作的基本特点。

第一节秘书工作的基本内容与特点二、案例导入：实力挂帅

在台湾，能够找到日系服务的秘书接受访问，并不是太容易，资深绩优而又开朗大方的吴慧玲，在当选为台北台北市秘书书协会第一副会长之后，把个人服务十八年的心得分享大家，是一件难能可贵的经验。以前不知道日系和其他外商有什么不同，但是加入秘书协会这三年，倒是深有所悟。日系人员内敛含蓄，是实力派，其他外商的秘书则比较外向活泼，力求表现。”吴慧玲毫不讳言提到，参与初期，还有人认为她过手矫饰而加以抨击“我倒是后来想通了，只要待人以诚，日子久了，自己的风格才会受人肯定。”二、案例导入：实力挂帅辅仁大学东方语文学系毕业之后，就考上亚航的空服人员只是无法戴隐形眼镜矫正视力，就转向外销成衣公司及清华广告公司担任短期工作。最后，亚航招考地勤人员，因缘际会，还是进入日本亚细亚航空公司。在机场担任服务员四年之后，机场经理有秘书的空缺，调任又做了八年。但是有了孩子之后，觉得回到家八、九点太晚，大胆请求调回台北。倒是公司方面也同意安排一份秘书工作在台北，但不久主管调到日本，旋即又调任会计部门。这时工作压力大，很辛苦，表现又差劲。不得已，越级请教人事最高主管，经他指点，才发现：“太刻板，没有微笑亲切的感觉，给人第一印象不快乐，欣赏度因此降低。”改变之后再出发，吴慧玲找到一个机会。日本总公司某一次有两位人员出差到台湾，因为接驳飞机赶不上，她于是将事前事后的准备工作都安排妥当。不久就因为这个表现获得担任台湾支社社长秘书的职位。二、案例导入：实力挂帅“这时我虽然已在公司工作了十五年，但才发现自己原来所接触的层面很有限。一切再学习，工作忙也踏实。”这时的吴慧玲坦诚已经进入人生的另一个历程。“尤其是由于代表公司赞助机票给协会之后，我也加入秘书协会，认识很多志同道合的朋友。以往在工作公司内部没有更资深的秘书指导，现在总算有了模仿及学习的新对象。”由全然陌生的一个会员，到贡献服务，而今年最高票荣膺第一副会长，其中的改变，只有自己最能体会。吴慧玲形容说：“我好像变了一个人。”“我希望能为别人做一些事，再往前跨一步。”目前担任支社长秘书，除了一般例行工作，也负责部分招考、福利、体检及免费机票等等事情。“公司的日本人主管来台湾上任，安顿家业，我都愿意帮忙。还有日常要倒茶水、洗茶杯，有些人会以为是很委屈，可是我的想法不同。这些是工作的一部分，没有什么贵贱的区分。”吴慧玲非常识趣地说，就算自己是中国人，为外国人多做点事也没有什么不对。二、案例导入：实力挂帅

“很多秘书都以为替老板多做一些份外的工作，如板本身或其眷属的私事，就是不该而又讨厌的。其实他们来到陌生的环境，不靠你帮忙要靠谁呢?别人肯相信把事情交给你做，也算是一种肯定。有些事一开始就能欣然接的话,别人也会充满了感激。所以同一件事，往往有不同的结论。”对于这一点不同的看法，吴慧玲充分表示她的担任秘书，第一心要细，设想周到；第二，人际关系要好，不能以老板代言人姿态出现。因为工作不只是与主管配合，需要大家一起帮忙；第三，秘书要有积极的态度。近代女性求知欲很高，无形中提升秘书。能够提供完整资讯的秘书，也往往向上走到管理职级。吴慧玲举例说明，最近十月间曾经与秘协其他伙伴一起往马尼拉参加第十一届亚洲秘书大会，“走前以为大家联谊。去了之后才发现有很多课程需要大家一起讨论，我们不只代表自己协会，还代表国家。”因此，语文能力突然变得很重要。结交的朋友也因而变得多了起来，气势也好像强了很多。工作以外，吴慧玲对艺术、压花、缝纫都很有兴趣。A型射手座的她，也期望有机会到欧洲去留学，只是有家有孩子,一切都要考虑。第一节秘书工作的基本内容与特点三、秘书工作的基本内容1.秘书日常工作和机关行政事务管理工作2．文书撰写与制作工作3．文书档案管理工作4．信息资料管理工作5．调查研究工作6．信访工作：第一节秘书工作的基本内容与特点三、秘书工作的基本内容7．督促检查工作8．综合协调工作9．会务工作10．公共关系事务11．保密工作12．其他临时交办的事项。第一节秘书工作的基本内容与特点董事长秘书和董事会秘书的工作内容比较第一越节紧秘驶书工幻玉作的呜基本惑内容惩与特仆点2.械秘书浸工作叠的特酬点(1垂)机俭密性国：管好尊自己胡的嘴凭，看料好自宵己的馋门，怒收好压自己摧的文色。(2)综合哀性：秘书盏人员恼必须殿具有致较高率的政幕策水眯平、辜文字言水平待和理乌论水顷平，迅有较男强的射参谋胳能力扰、调符研能蒸力、殃信息荒处理泼能力懒和办栏文办懒事能贯力，川熟悉昨文书挖、档境案、腐保密队、信朋访、糖会务疏、通袜信、叉礼仪垃等方相面的荣知识怒，会赏操作半现代小化办果公设程施等顷等。第一旗节萌秘烈书工宜作的平基本近内容败与特疏点2.锐秘书核工作妇的特载点3．服难务性秘书忍部门近是各验级各后类机库关和仁企事眠业单共位的佛办事祸机构丈，承商担着仙协助竖领导誓者处遗理日烫常事想务的拣责任程，以墙保证亦组织种工作缝的有疑效与蛋高效宝运转,这就绘决定革秘书瘦工作读的服豪务性娱特征洪。4．被较动性秘书愧工作洞的被尊动性哈特征酬主要牛表现才在两杰个方温面：读第一薯，秘渠书部迷门和戒秘书屯人员历必须别执行嘱领导昌指示觉，按历领导鲜意图义办事销，不糕能自水行其油是。列第二摆，秘姥书部溉门是纯相关汤组织棕的信颂息枢糊纽，垂临时泰性的士工作雄较多严，事早先无舟法预绒料。第一矮节猛秘稻书工寄作的柏基本埋内容域与特纱点小诱结秘书崖工作耽的内放容和御特征角决定出秘书炭人员恐的角肤色定信位，李如何交做到逼工作毁到位扒而不医越位窑，如妙何做兴好宣静传又圈注意古保密辫，如秤何在吴被动直中争膊取主钞动，住如何雨在综倡合性蔽的日造常事基务工维作中飞为领吼导的乓决策肤提供柄最大未的帮闷助，劳这是傍秘书狐在熟氧悉秘债书各打项工伏作内瓶容和懂特征榨的前够提下眨应该薄追求部的目翅标。第二丈节倍秘帝书工天作机畏构一、饶学习色目标1、了解帆秘书军工作宜机构固的各尤种类胁型。2、理爷解秘牌书机峡构设狂置的设设置捐原则聪和要养求。第二开节评秘初书工串作机加构二、蒜案例层导入第二更节桌秘艇书工覆作机悬构三、溉知识涨链接1.胃秘书讽机构泉的类蛮型(1朋)党疮政机的关的糊秘书段机构我国追党政冻机关类的秘烤书机旦构设唯置有临分理恳制和坝综理零制两殿种情慎况。所谓折分理揭制就狮是采蓬用分雹部门灵办公体的形犬式。所谓之综理继制就纺是不批分部拨门办加公的首形式乌，由掠秘书弊机构奥综合歉管理套机关忠的一送切日嫂常事震务。第二者节记秘均书工者作机确构(2闲)民蓄主党侵派、群社会滨团体毕和事区业单才位的愚秘书艰机构我国父各民竭主党树派、没社会挽团体冶和事伤业单外位的抱秘书外机构玩基本哑上是掠参照思党政苍机关椅设立鞭办公画室。(3洗)企泼业秘爹书机虾构1)厨国有缎企业仇秘书透机构华，尤聋其是价大中疗型国有有企边业秘示书机杜构，祖一般誓设有迷党委凡办公导室和箱厂长刻办公杂室，踢实行货综理竭制。2)性集体摔和民耐营企允业的献秘书详机构告，不课同规甘模、犬不同险性质昌的企绵业之尝间差岔别很砍大。第二洒节廊秘盲书工榆作机怠构3)博三资泻企业辉是我情国改政革开锹放以命来发压展很叮快的剂一类选具有苍中国溉特色边的企诊业类叨型，朴其秘向书机沾构的话设置沸大致飞可以砍分为瞒以下与几种军情况滴：一是俘大型贴的三寒资企拆业，旨由于忘其发笨展时腐间较序长，蒜管理产比较愤规范抖，更守多地烛采用揪了国岗际上挽的管配理方优式和交组织贤体制歇，分狭工比锹较细坏，比狼较专眯业，锡人员桥比较垒稳定足。这铃些企雀业的盾秘书黑机构会一般么称为猛“行钩政部司”或日“总野务部痰”等堪。二是曾中小喜型三口资企征业。适经营芹时间计较长决并且斩管理陆正规弹的，侵一般胸都配栗备了尝独立言秘书号机构凉，即土使没油有专越门的夹秘书颠机构袋也为茂企业烟的重揭要管徒理人占员配佛备专鞋职秘似书。高有的朋还有璃速记乔员、堵打字农员或路者前腔台文束员协旺助秘带书工瞒作。仍至于填开办班时间邮不长同的小科外资敢企业柳，往雕往就唤只为然几位梅老总喊配备沈专职氏秘书富或文柄员。第二拆节宗秘严书工缸作机绳构(4币)临竹时性疲秘书写机构临时扎性的村秘书济机构秀是有念关部录门为多应对按临时委性的疤大型持活动浊或突弱发事汤件而柜成立地的办缎公机董构。穗一般庭是从善本单鱼位的突几个滥部门亲抽调坏人员放组成拜或者沃从几砖个单误位抽躲调人肆员组理成。刃这种颗临时宁性的缓秘书钟机构言一般播命名帝为“舰××宣秘书锋处”传、“菊××阴办公渗室”雹、“亚××叛委员缎会”该等。李这些恋机构基的下桨设机廊构依各需要元而定教，可价少设嫌也可融多设退，北球京奥镰组委众的下怖设机乡丰构就霸达2灾6个铜之多赶，包纲括“斑秘书土行政瓜部”钓、“迹总体羽策划盖部”定、“松国际无联络片部”绍、“挪新闻念宣传求部”竖、“台市场青开发钉部”皂、“岸法律笛事务匪部”佣、“胃运动袭会服匹务部构”、骗“监芝察审李计部轨”、登“人蜡事部雷”、探“文穿化活委动部流”等御。第二扩节购秘遮书工用作机浇构2.哪秘书疯机构肺设置猴的原琴则与翠要求1)都机构茄设置派要精犬简。2)创任务岂分工鄙要明绑确。3)缠工作汤程序骗要规跑范。4)逆信息壶渠道超要畅远通。第二扰节奇秘棵书工稿作机尊构小撤结秘书拔工作求机构戴是秘邮书工进作开乓展的东载体库和场堵所，虹了解俯秘书遥机构挂的类捆型能载使秘造书人蛙员具撒体问艺题具熄体分跌析，愁根据洲秘书让机构羊类型街的不轰同来廊开展强不同射的工偿作，秧增强敢工作砌的灵父活性辟。理财解秘窝书机朗构设丸置的愚精简宴原则羞，有苗利于巴秘书傻人员损正确熊对待差办公芒室的洁纷繁摆复杂舌的事杏务性攀工作驶，学救会积跟极主击动地胀开展毯工作事。掌驶握秘巴书机随构的乞工作匠要求蹄，有炸利于容秘书忠人员踪蝶积极间开展亡办公未室工划作的呈改革巡寿，以勿适应启时代吵的急单剧变拒化。第三劳节帐中腾国港秋台及康国外挠秘书旬工作酬基本叉情况一、联学习兼目标1、了拣解中遣国的来港台活地区芦及国铃外秘跳书工脖作在夜理论抛和实烘践方贷面的健特点搬。2、掌滴握秘烧书工车作的台本质卖规律桐和发查展趋捞势，祸适应泥进一塘步改绒革开茂放的耳需要严。第三机节衡中把国港降台及巷国外卖秘书界工作切基本隙情况二、案例子导入第三捕节龄中诸国港叶台及埋国外英秘书忽工作蝇基本晕情况三、立知识恳链接1.抛中国羞港台丽地区猎的秘惹书工形作（1）中国盛港台某地区锤对秘不书的村理解绿有两策种：广割义的酷秘书勾是指程投资罢经营计者或磨组织快管理钓者处朵理业腔务的惹辅助骆性工善作人诉员，搬包括窄助理泊人员芳、参粱议咨雹询人虹员、鸟决策省智囊奋团人命员及星办公筐室专捕司文绪秘业鼓务的熄工作旦人员隐。狭狡义的隆秘书烧则是高专指库跟随薯组织财体系畏的经荐营者歼和管遵理者慨并给恳予协沃助和吗服务也的专辫司文搂秘工器作的柴人员絮。中凯国港惩台秘真书人战员绝报大部晋分都全是机您关或啊公司抹的雇毁佣服爽务人喘员。第三探节休中蜻国港赞台及掌国外丸秘书剥工作宁基本振情况（2）中国家港台霉地区其秘书唉种类碍繁多猴。从横激向分搜，秘府书类价别的锈多少淹随社卷会行昆业的青多少鲜而定忧。从纵泊向分敢，企签业界验有初并级秘裹书、指中级孔秘书史、高率级秘赔书。初级喂秘书巴是指外从大错专院款校商誉文科开、秘贴书科遥或相圆关科乘系毕镇业的包初入仔企业贷界从沫事此鸭工作趴者。高级辰秘书赔亦称暑执行寄秘书澡，她砍并非插以例纵行性口的秘川书工缸作为墙主，竿事实税上她骡十分买了解拿公司定的组捏织、置政策帆和业铜务状蚕况，共在上毛司的胸授权让下，仗作若暖干行窃政上评的决亲定，脱并代穿表上救司和方其他予公司符的业炭务代猛表洽告谈；绞尤其搭当上拣司不鞭在时容，并滑须督充导下引属处建理一豆切业遥务，贫因此艘她在蚕上司差的信连任与谊授权笨下，贤侧重典于主排动决珍定与砍督导甜执行遵的工并作。第三瓣节桌中脾国港填台及家国外捐秘书赛工作酷基本吊情况（2）中国滑港台上地区章秘书辜种类涛繁多盏。在港正台的蜘一般葡组织尊系统爱中，爷按照鲜职能险可分虫为决抚策层挡、经辫营层勉、管氧理层剖、监湿督层下和执竹行层唉。秘真书人船员按骗其资胞历和掉等级援分属眨于各止个不忌同的乔层次才中，薯例如哀助理貌级秘膝书包喜括在叮决策踏层中聪，主云任级放秘书味包括僵在经蠢营层彻中，坑部长种、科榜长级贼秘书灶包括洲在管有理层守中，侧股长遍级秘克书包抄括在衫监督犯层中办，而乒一般死的中胳、初净级秘劣书和歼见习锻秘书办则包客括在慌执行绝层中跪。第三惠节核中埋国港狱台及歪国外捞秘书骨工作番基本剖情况2.嚷国外饰秘书兔工作(1典)政攀府机童构的洗秘书绳工作在欧毯美国跨家政遍府机泉构内蚊，秘晶书部尺门都吓处于扁政权兵的中照枢位犬置，睛充当迁各级躲首脑殊的重政要参阿谋助喝手。题政府妹机构桐的秘搂书工办作具残体体尸现在达以下酸方面桨：1)旱秘书执的地近位得离到巩醒固。2)崇秘书穴的工怨作分铸工更差细。3)荡政府摇要员密一般穿都配狮备有过私人眨秘书皂或秘底书班泰子。4)秘书才人员桑的素文质要福求更午高。第三晃节航中贸国港灾台及阵国外摊秘书燥工作研基本黑情况(2焦)工晶商企莲业的荒秘书辛工作大、斤中型参企业竿的企瓣业主托管身该边配怖备了核秘书鼻机构以或秘还书人汪员，糕如董鸦事会在秘书霉的职菊责是朝处理牲董事粘会文崖件、槽签署羽根据圣董事宫会决辣定授熄权发雨行的美公司较股份伍证书再和行些政管讯理性习合同逐、发蠢布信规息、裁对外和联络冠等，景甚至和还要盆承担夕经营创管理孟和决燃策的市职能刺。人员悲不多脉的小测公司状，也只配备陷了办送理日善常事跪务的员秘书肥。企毯业的煮秘书尝机构施和秘名书人枪员，哀为企详业主束管分斜担事冰务，说收集仔、处羽理、死利用靠经营弦管理理信息跌，综震合处锡理各速方面创的关牺系，诞逐步焰成为奔企业董经营摘管理帜机构