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文档简介

会务接待流程

会务接待流程会务工作总体思路在会务工作中，需要将任务分解为各专项任务，明确分工并保证质量。每项任务都需要有专人负责，并制订周密的工作计划。计划的每个环节和步骤都必须严格落实。会前准备成立会务组会务组需要由组长总体负责，并分为文秘材料小组和后勤保障小组。文秘材料小组负责会议邀请函、会务指南、宣传材料的准备。后勤保障小组负责会议的会场、餐饮、住宿、旅游等后勤保障事宜。任务分解后形成《会务接待方案》。明确会议概况全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：1.会议主题2.级别与规模3.参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）4.会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）5.会议经费申批：根据会议概况，按照公司有关标准预算会议经费，签报领导批准。日程安排形成会务指南。根据会议概况，按照公司有关标准预算会议经费，签报领导批准。下发会议通知、登记代表名单文秘材料小组负责起草会议通知，并报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项、会议回执、会址交通导引。会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站。登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。选定会议地点后勤保障小组需要联系几家宾馆，实地考察并比较。需要调查的项目包括价格、设施、服务、交通和当期有无接待能力。综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作：在筹备会议期间，需要进行多项准备工作。首先，需要与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣，并根据会议预算在财务借款。其次，需要准备会议材料和用品。会议材料由材料文秘小组负责整理、印制，包括会议代表名单（附房间号）、日程安排、各项活动地点及注意事项等。会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括会场条幅（或现场LED显示器）、会议代表证、与会领导桌签、文件袋、笔记本、笔、录音笔、照相机、摄像机、便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）、花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）、药箱（备常用药品）和现场安全帽。其次，需要进行餐饮安排。后勤保障小组需要与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：吃饭人数、包间预定、烟、酒水准备和饭后车辆安排。会场安排也是重要的准备工作之一。后勤保障小组需要与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：会议室、领导临时休息室、各次分会的会场布局，包括大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人和投影仪。在会议结束后，还需要进行房间安排和会中服务。后勤保障小组需要在确定了参会代表名单之后，在宾馆订房、安排房间，包括房间内水果、烟、矿泉水摆放。会中服务包括接站和签到。签到工作需要在宾馆门厅悬挂

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