采购管理制度

采购管理制度

采购管理制度一、总则为规范公司的商务采购工作，特制定本制度。本制度适用于公司的商务采购/招标活动，包括办公用品、工程、设备设施维修/维护等项目。二、采购/招标原则1.严格执行询议价程序。采购/招标活动必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书，包括项目完成时间、质量要求及验收标准等。2.采购/招标活动必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价，并围绕供应商资信情况进行背景调查，并如实记录。3.在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上，由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格及采购/招标要求。4.临时性应急采购/招标的项目，须向公司领导电话汇报，经授权确认后，可以先予实施，但应于项目实施之日起五个工作日内，补充完善相关审批程序。5.采购/招标活动必须各相关部门共同参与，调研汇总各方意见，形成书面的评估报告，经公司领导审核，并确认最终中标单位。6.采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求，拟定《合作协议》，报公司领导审核。采购业务负责人与中标单位沟通并确认《合作协议》，报公司领导批准后，予以执行。三、职责分离1.采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收。2.采购/招标过程中，货物质量、数量、交货等问题的解决，应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准，与供应商协商完成。3.财务部负责对项目采购/招标过程中，相关费用的审核及评估程序合法性的监控。四、一致性原则采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，采购人员应及时反馈信息，由项目需求部门综合评估，变更采购单，经公司领导确认后，再次向供应商发出采购要约。五、廉洁制度所有采购人员必须做到：1.自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本，提高采购效率；加强学习，提高认识，增强法治观念。2.廉洁自律，不能向供应商索取或收受回扣。3.严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。4.工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失；努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。六、采购程序供应商的选择必须遵循严格的程序，采购人员应该根据公司的采购/招标原则选择供应商，并在管理部、项目需求部门、财务部的协助下，进行综合评估和最终选择。供应商评估过程中，参与投标单位必须提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明，以确保其具有合法资质。对于经常使用的商品或服务，管理部应建立供应商档案并记录供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，并定期对供应商进行评估和审计。在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。如果供应商是中间商，应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况。供应商的报价不能作为唯一决定的因素。为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门报管理部统一申请。根据采购申请流程，由各相关部门审核，并经公司领导批准后，方可交管理部采购人员实施采购。采购/招标活动应严格遵循采购申请流程及标准要求，并由各相关部门审批。如果项目采购申请中要素不明确，应予退回。采购询价、综合评估、会签合同由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成，并报公司领导批准。项目需求部门负责采购物品的功能及适用性检查，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，管理部负责合同风险条款的审查、合同条款的谈判、付款申请、索赔、采购档案的建立、市场信息的收集，以及与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。如果采购过程中发生变化，项目需求部门应出具采购变更申请，并由公司领导签字确认后，交管理部采购人员执行。采购/招标项目需求部门和管理部负责出具接收报告，并在相关表格后附上。对于大宗采购行为（采购/招标单价在500元以上），应要求供应商提供开户行及银行账号信息，优先考虑银行转账支付，原则上不予现金结算。在付款前，必须向供应商索要发票，核对发票内容是否和合同一致，并填写发票明细单，部门负责人签字，财务部审核，公司领导批准后，由财务部核销。采购人员应积极跟进项目采购/招标项目，确认项目交付期，如可能出现延期，管理部应及时通知相关部门。货物出现质量问题时，使用者应提出书面意见并报部门负责人审核，管理部接到意见后会上报公司领导并紧急处理，书面形式报告供应商并电话通知，要求供应商换货、退货或变更服务。在合作协议中，应明确双方权利、义务、违约责任，以及仲裁和解约条款。如果管理部与供应商无法协商，或者造成损失，财务部会核算损失，管理部负责追索，如果追索不成，将由法院裁决。财务部负责对采购全过程进行财务监督、核查和审计。在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除了管理部、采购项目需求部门及相关领导参与外，财务部门也要全程参与。采购人员应自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。如果采购人员在采购过程中违反廉洁制度，将按公司有关制度予以制裁。如果情节严重，触犯法律，将移送公安机关处理。附表一是《合同报批表》（付款类），应填写合同类别、申报类别、申报时间、合同编号、合同名称、合同标的、职务、付款方式、法人代表、电话、资信情况、内容提要、规格与数量、报价单位、价格比较、参考报价一、参考报价二、参考报价三、合同签订价、签约对方。必须附带签约对方单位营业执照复印件、相关资质证明、许可证复印件等，以及合同对方洽谈人法人授权委托书。附件二是《项目/工程采购申请单》，应填写单位名称、洽谈人姓名、业务状况、合同责任人签名、使用部门意见签