企业档案管理制度体系

企业档案管理制度体系

为加强企业档案治理，逐步实现标准化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产效劳，依据《档案法》及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。

2.档案归档制度

2.1.适用范围

公司档案主要包括：1.党群工作;2.行政治理;3.经营治理类;4.生产技术治理类;5.产品档案;6.科学技术讨论档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案治理。

2.2.文件资料的形成和归档。

2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责日常积存、整理和归档;各项治理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积存、整理和归档工作。

2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进展整理，以上资料于其次年六月底前移交到档案室进展分类、整理、立卷归档。

2.2.1.2.经营治理类包括经营局部包合同、分包结算、分包商评价表(包括供给商评价表);生产部的生产规划、统计(表)报表、设备报表、设备检查规划报告等按年度整理、组卷，于其次年六月底前移交档案室归档。

2.2.1.3.生产技术治理类档案由质量部专人按年度负责整理，于其次年六月底前移交档案室进展分类、整理、立卷归档。

2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按《分类规章》11.5进展收集整理，以承接工程全部完工后进展整理，以产品入库时间为准两个月内整理、立卷移交档案室归档。

2.2.1.5.科学技术讨论档案，由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按《分类规章》11.6进展整理、组卷，并向档案室移交归档。

2.2.1.6基建档案，在基建工程竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按《档案分类规章》11.7进展整理、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。

2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按《分类规章》11.8进展整理、组卷，并在两个月内移交档案室保管。

2.2.1.8.会计档案，由财务部按《分类规章》11.9整理装订成册，排列编号并编制分类名目。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。

2.2.2.资料归档的根本要求

2.2.2.1.文件资料必需保持成套性和完整性。

2.2.2.2.归档的文件资料必需精确反映各项活动的真实内容。

2.2.2.3.在一个年度或一个工程完毕后，由档案员根据文件的特点，系统整理组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。

2.2.2.4.每一个保管单位都要填写案卷封面(包括：单位名称、工程名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等)卷内名目和备考表。

2.2.2.5.归档的文件资料必需符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求，书写工整清晰，不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。

2.2.3.归档份数

2.2.3.1.各类档案归档一份。

2.2.3.2.声像、电子版档案归档二份。

2.2.4.归档案卷的交接

2.2.4.1.公司各部门形成的技术文件，由资料员根据《分类规章》进展整理，填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)，由部门经理审核后移交档案室。

2.2.4.2.公司技术部、质量部形成的技术文件，包括经营治理、产品、基建、科研类等文件，由资料员根据《分类规章》进展整理、组卷，并编写技术文件归档说明书，填写《移交清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)。

2.2.4.3.确定档案保管期限的原则：

a.凡记述和反映公司重要活动和历史面貌，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保存。

b.凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存(30年)。

c.凡在短时期内需要查考利用的档案列为短期保存(10年)。

d.介于两者之间的档案，一律从长保存。

3.档案接收制度

3.1.接收档案必需仔细验收，并办理接交手续。

3.2.存放档案必需有专用柜，排列方法一律从左向右自上而下。

3.3.底图存放要扎边平放。蓝图按四号大小琴式折叠。

3.4.借阅档案必需按借阅制度办理。

3.5.每年12月31日前对库房档案进展一次清点、核对，做到账物相符。

4.档案保管制度

4.1.档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。

4.2.档案室每月进展一次安全检查，检查状况应登记，发觉问题当即处理或向领导反映解决。

4.3.非库房治理人员，不得进入库房。如因工作需要进入库房的，应由治理人员伴随。

5.档案登记统计制度

5.1.档案统计主要包括：档案治理根本状况、档案数量、档案利用效果。

5.2.严格履行借阅手续，照实填写《借阅档案登记表》，并妥当保存，作为积存档案利用的依据。

5.3.档案员要主动与利用者联系，请利用者帮助填写“档案利用效果登记表”并将利用效果实例汇编成册。

5.4.档案统计报表每年年底报总公司档案室和唐山市档案局一份，档案室留两份。

6.档案的保密制度

6.1.档案治理人员必需贯彻执行国家保密制度及公司的档案保密规定，确保档案的安全。

6.2.档案治理人员对所保管的档案内容不得泄露。

6.3.不得擅自翻英复英传抄档案、资料。

6.4.经鉴定批准销毁的档案、资料，必需送指定造纸厂销毁，不准卖给废品收购站。

6.5.发觉档案、资料丧失或下落不明，要马上报告保卫部门。

7.档案借阅制度

7.1.借阅档案应依据档案的重要程度履行不同的借阅手续。

7.2.机关各部室因工作需要在档案室查阅档案者，须经部门经理签字。调阅档案且离开档案室或复印案卷内容(不带出机关)者，须经部门经理、经理办公室主任签字，方准予借阅或复樱

7.3.凡外单位借阅档案或复印案卷内容并带出机关者，必需持单位介绍信，经公司主管领导签字，方可调阅或复印，“介绍信”留存档案室。

7.4.借阅档案，借出时间最长不超过15天。

7.5.借阅档案的人员，必需保守档案的机密，保证档案的安全，不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复英转借。

借出后归还的档案，档案治理人员要仔细核对、检查，发觉问题要向借阅人当面提出，查明状况报告领导。

8.档案利用制度

8.1.党群、行政、经营、生产技术治理档案实行新规章的编制归档文件名目;产品、基建、设备仪器、科技、会计档案编制总名目、分类名目等。

8.2.生产经营和其他各项工作中形成的全部档案为一个全宗。档案室应在文书和业务部门立卷根底上，根据“分类规章”进展分类、组卷、编目、排列、上架。

8.3.档案室依据各类档案的不同要求，分别按年度或工程编制必要的名目、卡片、索引等检索工具。

8.4.全宗内的案卷名目，应依分类方案准时间挨次排列并编号，专柜保存，并绘制案卷存放标识。

8.5.应用计算机存贮和检索档案。

9.档案鉴定销毁制度

9.1.档案的鉴定，由档案鉴定小组负责，档案鉴定小组由公司主管领导、业务技术部门、经理办和档案室的负责人员组成。

9.2.鉴定工作每三至五年进展一次。

9.3.依据档案保管期限规定，对超过保管期限的档案由鉴定小组提出存毁意见。

9.4.销毁的档案登记造册，报经公司主管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人在销毁册上签字并注明年、月、日，销毁清册立卷归档长期保存。

10.违规惩罚

对违反以下行为之一的直接责任人及主管领导人应视情节轻重赐予不同程度的惩罚，构成犯罪的”依法追究刑事责任：

10.1.不按规定整理档案，不按期向档案室移交档案的;

10.2.因保管不善，造成档案损毁、丧失的;

10.3.伪造、涂改档案的;

10.4.擅自销毁、抄录、复制档案的;

10.5.泄露档案内容，造成严峻后果的。

11.分类规章

11.1.档案分类

依据《工业企业档案分类试行规章》要求，依据公司实际状况设置十个一级类目，即党群工作类、行政治理类、经营治理类、生产技术治理类、产品类、科学技术讨论类、根本建立类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

11.2.档号编制原则

11.2.1.唯一性原则：

档案馆内档号应指代单一。不是编号对象应赋于不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

11.2.2.合理性原则：档号构造必需与馆藏档案的整理分类体系相适应。

11.2.3.稳定性原则：档号一经确定，一般不应随便转变。

11.2.4.扩大性原则;档号必需留有适当的递增容量，以便适应不断扩大档案的需要。

11.2.5.单性原则：档号力求简短明白，以便削减代码过失，节约存储空间，提高处理效率。

11.3.档号的构造

名目号—类别名—案卷号—页号

X—X·XX—XX—X

11.4.党群工作、行政治理、经营治理、生产技术治理档案类目设置及编号

11.4.1.一级类目：0党群工作类;1行政治理类;2经营治理类;3生产技术治理类

11.4.2.按二级类目组织案卷。

11.4.3.档号的构造形式

上述四类档案编号构造形式采纳四段式，编号由左至右排列，格式如下：

第一段为名目号。

其次段为一级类目，用“0、1、2、3”表示。

第三段为部门(二级类目)。

第四段为案卷号，同一保管期限内流水编号。

11.4.4.案卷排列与编目

同一保管期限内按党群工作类、行政治理类、经营治理类、生产技术治理类的挨次逐年编制流水卷号，分三种保管期限编制案卷名目。

利用新规章进展文件级治理的，同一保管期限内同一年度按党群工作类、行政治理类、经营治理类、生产技术治理类挨次编制流水件号，分三种保管期限编制归档文件名目。

11.5.产品档案类目设置及编号

产品生产档案按所承接的工程工程----子项专业设置类目，按二级类目组织案卷。

11.5.1.档号的构造形式

产品档案构造形成采纳四段式，编号由左至右排列，格式如下：。

X—4·XX—XX

第一段为名目号。

其次段为一级类目，用“4”表示产品档案。

第三段为二级类目，按产品种类或型号设置。

第四段为案卷号，同一类产品档案的编号。

11.6.科学技术讨论档案

11.6.1.类目设置

科学技术讨论档案按科研课题设置类目，二级类目依据科研课题完成的时间挨次编制，按二级类目组织案卷。

11.6.2.编号的构造形式

科学技术讨论档案编号的构造形式采纳四段式，格式如下：

X—5·XX—X

第一段为名目号

其次段为一级类目(科学技术讨论档案)，用“5”表示。

第三段为课题，依据科研工程排序编号。

第三段为案卷号，按工程流水编号。

11.6.3.案卷排列按二级类目挨次排列。

11.7.根本建立档案类目设置及编号

11.7.1.类目设置

根本建立档案按建立工程设置类目，二级类目依据基建工程完成的时间挨次编制，按二级类目组织案卷。

11.7.2.编号的构造形式

基建档案编号的构造形式采纳五段式，格式如下：

X—6·XX·XX—X

第一段为名目号

其次段为一级类目(根本建立档案)，用“6”表示。

第三段为建立工程，依据工程排序编号。

第四段为三级类目，用01-11表示。

第五段为案卷号，按工程流水编号。

11.7.3.案卷排列按二级类目挨次排列。

11.8.设备仪器档案类目设置及编号

11.8.1.类目设置.设备仪器档案按设备种类(用途)设置类目，设备仪器类设置八个二级类目(见类目表)，按单位设备组织案卷。

11.8.2.编号的构造形式

设备仪器档案的编号构造形式采纳五段式，格式如下：

X—7·XX·XX—X

第一段为