公司企业行政办公制度

公司企业行政办公制度1.总则1.1为规范公司行政管理，加强企业内控，提高行政效率，制定《公司企业行政办公制度》（以下简称“办公制度”）。1.2本办公制度适用于公司所有员工及办公区域，是企业行政管理的重要组成部分。1.3公司应在员工入职时向其宣传和解释本办公制度内容，并获取其签字确认。2.行政办公区域管理2.1办公区域管理所有办公区域都应该保持清洁、整洁、有序，员工应遵纪守法、文明办公、不得干扰他人正常工作，维护办公环境和办公设备的使用与安全。2.2安全管理办公区域应该建立安全防范措施，所有员工应该按照防范措施执行，特别是些要注意防火、防盗等问题。2.3展示项目管理公司内各种展示项目、海报等应在规定的展示区域展示，并且要遵循规定，不得随意张贴。3.文件管理3.1文件保管所有公司文件应按照规定进行编号、归档。文件归档后不能移动或乱放，不得私自带出公司。3.2文件传递文件传递时需要按照规定进行，传递时应注意文本清晰、无错漏，防止信息流失和传递失误。3.3海报管理公司海报采用制定模板进行编制，所有部门、员工都要按照要求制作海报，并遵循设计规范，符合公司品牌形象。4.会议管理4.1会议室使用公司会议室要保持整洁，设备应完好并符合会议人数要求。如需使用会议室，需要提前预约并签署借用协议书。4.2会议纪要公司会议的纪要应当符合书写规范，清晰明了，并及时分发到相关人员，纪要需加盖公章。4.3会议礼仪员工在参加会议时应注意：穿着得体、按时参加、保持纪律，不得故意扰乱会场秩序。5.电话传真管理5.1电话管理电话是日常沟通的重要工具，所有电话需先打内线，然后按需要转接或留言。员工接听电话应言语恰当、礼貌、耐心。5.2传真管理公司传真应按照规定进行，必须内容清晰、语言规范、格式正确。6.员工请假管理6.1请假规定员工的请假要按照规定进行，需要提前上报，不能影响公司正常工作。6.2请假程序员工请假前需提出申请，并在请假条上注明请假开始、结束时间、请假事由等相关内容，由主管审核确认签字后方可生效。6.3请假审批请假审核人员在审核请假条时应保密员工隐私，审核意见需进行评估，并在提高员工工作效率的前提下给予支持。7.各种证照管理7.1证照管理公司员工的各种证照应妥善保管，不得丢失或损坏。7.2证照办理公司员工需要使用的各种证照应在要求时间内办理，并验明真伪。7.3证照更新公司员工的各种证照应及时更新，在有效期限内使用。8.公章管理8.1公章制作公司公章应按照规定进行制作，并及时备份管理。8.2公章使用公章是重要的法定文件签署工具，需要谨慎使用。员工在正常工作中使用公章时应以签字的方式进行，同时要进行记载。8.3公章授权公司公章应有专人保管，并统一进行授权使用，不得私自使用。9.办公设备管理9.1设备使用公司办公设备要按照规定使用，不得随意破损，如有问题应及时报修或更换。9.2设备维护公司员工有责任对工作设备进行日常维护和保养。如有发现问题应及时汇报。10.保密管理10.1保密责任所有员工均应对公司信息保密，严格遵守保密规定。10.2保密措施公司应通过技术手段、职责制度等多种方案对公司信息进行保密，员工应遵循规定，如发现信息泄露现象要及时向公司报告。10.3保密制度公司应制定保密制度，保护公司信息、员工个人隐私和商业秘密。11.违规行为处理11.1违规现象公司员工出现违反本办公制度现象，将视情节处理意见。11.2处理方式对于公司员工的违规行为，应首先作出行为警示，并适时制定改进方案，同时对于严重违规行为按照公司政策进行处分，甚至追究法律责任。12.附则